新形勢(shì)下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)新常態(tài)的思考與舉措

李菲菲

摘要：隨著當(dāng)前高等教育的不斷發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院也在大步前進(jìn)中，因此對(duì)于獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理的工作也要隨著學(xué)院的發(fā)展，進(jìn)一步完善。我國(guó)的高等教育隨著辦學(xué)模式的不斷轉(zhuǎn)變，當(dāng)前已經(jīng)趨向大眾化教育。獨(dú)立學(xué)院正是符合這個(gè)多元化的發(fā)展趨勢(shì)，在學(xué)科建設(shè)和辦學(xué)方面，快速發(fā)展。獨(dú)立學(xué)院中的教學(xué)形式和課程管理，也是學(xué)院特色的體現(xiàn)點(diǎn)，因此對(duì)于教學(xué)檔案的管理過(guò)程中，就該對(duì)考慮現(xiàn)代這種大眾化教育形式下的，檔案管理新常態(tài)化的舉措。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案管理；獨(dú)立學(xué)院；舉措

獨(dú)立學(xué)院在人才培養(yǎng)方面，擔(dān)當(dāng)著重大的作用，因此對(duì)于獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理是非常重要的。這些教學(xué)檔案的管理，是對(duì)整個(gè)學(xué)院教學(xué)過(guò)程的重點(diǎn)記錄，對(duì)整個(gè)學(xué)院的教學(xué)工作進(jìn)行和發(fā)展提高，都有著促進(jìn)作用。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的范圍和內(nèi)容

獨(dú)立學(xué)院檔案是日常教學(xué)中收集下來(lái)的文字或者圖片和視頻等形式的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息的保留，對(duì)于獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)工作時(shí)有很大的促進(jìn)作用。主要的信息內(nèi)容包括，教學(xué)的培養(yǎng)內(nèi)容，包括教學(xué)的文件、制度、計(jì)劃、大綱、進(jìn)度、調(diào)查表等，課程表、教研記錄和試卷等，業(yè)務(wù)方面有各方面的建設(shè)項(xiàng)目資料，優(yōu)秀的成果、教材，學(xué)籍，優(yōu)秀教案展示等，并且包括畢業(yè)動(dòng)向信息。

二、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)前的獨(dú)立學(xué)院的檔案管理，由于教學(xué)評(píng)估工作的重視，教學(xué)檔案的管理也得到完善。首先教學(xué)檔案的范圍得到確立，都包含有教學(xué)的機(jī)制、新辦學(xué)模式相關(guān)的課程和教學(xué)內(nèi)容。大概分為九類如綜合類、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)類、學(xué)籍類、課程類、畢業(yè)和教材等相關(guān)內(nèi)容。其次獨(dú)立學(xué)院的各種日常管理教學(xué)相關(guān)的計(jì)劃、大綱、日歷等，都是當(dāng)前的檔案內(nèi)容。有些獨(dú)立學(xué)院的競(jìng)賽、訓(xùn)練和實(shí)驗(yàn)等教學(xué)方面，同時(shí)有教師方面的活動(dòng)，都在當(dāng)代獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)得到體現(xiàn)。

三、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱，對(duì)教學(xué)檔案工作不夠重視

在獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案相關(guān)人員，對(duì)于教學(xué)檔案的意識(shí)相當(dāng)薄弱，只關(guān)注到自我日常的教學(xué)工作和研究上來(lái)，把教學(xué)檔案的收集僅僅當(dāng)成與自己工作無(wú)關(guān)的事情，對(duì)于該上交的教學(xué)檔案等信息，都認(rèn)為是屬于自我成果保護(hù)，所有內(nèi)容并不完全，經(jīng)常把自己的教學(xué)資料，自己保管，或者上交不全面。

（二）教學(xué)檔案管理制度不夠完善，落實(shí)不到位

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)模式開(kāi)啟的時(shí)間比較晚，這樣相應(yīng)的教學(xué)檔案管理建設(shè)不夠全面，很多相關(guān)的細(xì)則也不夠全面，這就導(dǎo)致教學(xué)檔案的規(guī)范性不夠。管理收集人員與教師上交人員，都對(duì)于相關(guān)教學(xué)檔案內(nèi)容明細(xì)，表示不明確，上交內(nèi)容不夠正規(guī)。這就導(dǎo)致了獨(dú)立學(xué)院的這種被動(dòng)且不定期的收集方式，非常不利。對(duì)于性格的教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)和監(jiān)督，也是不都的。

（三）教學(xué)檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性

獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案收集時(shí)，由于在意識(shí)上，管理人員和教師對(duì)教學(xué)檔案上交的意識(shí)和相關(guān)知識(shí)的不完全，導(dǎo)致上交的檔案不夠齊全。很多獨(dú)立學(xué)院沒(méi)有專門(mén)的人員，來(lái)處理檔案收集、整理、管理工作，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料沒(méi)有規(guī)范性，十分散亂。檔案館內(nèi)，沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的編目處理，未按照正常的圖書(shū)管理來(lái)進(jìn)行分類，不利于查閱，檢索工作的詞條處理，更是沒(méi)有。同時(shí)教學(xué)檔案上交的形式也是單一的，都是紙質(zhì)文件為主。

（四）管理手段相對(duì)落后

獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理，并沒(méi)有和社會(huì)發(fā)展程度相接軌，當(dāng)今已經(jīng)是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主的信息社會(huì)了，所有資料信息管理工作，都幾乎已經(jīng)全面或者部分信息化了。獨(dú)立學(xué)院總的教學(xué)檔案管理，這種以紙質(zhì)形式作為主要存檔方式，這種手工管理的方法，并沒(méi)引入電子信息管理，同時(shí)不僅導(dǎo)致呈現(xiàn)形式的單一化，借閱形式等，都會(huì)因?yàn)殡娮有畔⒌默F(xiàn)代化不足，而帶來(lái)不便，這種教學(xué)檔案管理手段落后性，需要改變。

（五）管理隊(duì)伍力量薄弱

獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理，大部分都是由某個(gè)管理人員進(jìn)行兼并職務(wù)參與，而沒(méi)有進(jìn)行專職專設(shè)。這就導(dǎo)致管理人員的專業(yè)知識(shí)不夠全面，不能對(duì)整個(gè)管理工作很好的處理。不僅不知道歸檔的程序，更是對(duì)于教學(xué)檔案收集的資料各方面內(nèi)容和形式上的要求，了解的不夠詳盡。這就使得獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理工作過(guò)程中，出現(xiàn)各種紕漏百出的狀況。這種管理隊(duì)伍薄弱的現(xiàn)象，彼此從人員配備開(kāi)始。

（六）獨(dú)立學(xué)院的特色凸顯不夠

獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案主要資料是教學(xué)過(guò)程中的紙質(zhì)資料，這些檔案材料不能很好的體現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院的新常態(tài)化的要求，對(duì)當(dāng)前新形勢(shì)了解不夠的話，就很難使得獨(dú)立學(xué)院發(fā)展?jié)摿凸芾砀镄露取Ｍ瑯訉?duì)于人才的相關(guān)鼓勵(lì)，也是必須的。這就對(duì)獨(dú)立學(xué)院的整個(gè)辦學(xué)特色，要有充分的了解。

三、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)的有效途徑

（一）廣泛宣傳，全院動(dòng)員，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理意識(shí)，必須動(dòng)員所有人，經(jīng)過(guò)一系列的改造宣傳，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行專門(mén)的培訓(xùn)，包括內(nèi)容、法規(guī)、點(diǎn)評(píng)等方式，這種教學(xué)檔案的管理，就是要從全面的參與方、收集人員的思念和概念的植入。宣傳的范圍，也是這些意識(shí)薄弱，才帶來(lái)一些了問(wèn)題。

（二）建立規(guī)章，依法科學(xué)管理教學(xué)檔案

制度是一切事情規(guī)范的利器，獨(dú)立學(xué)院中有了制度的存在，才能有實(shí)現(xiàn)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)制度不僅突出了準(zhǔn)則，更能夠讓教學(xué)檔案管理的理念深入人心。這樣在收集管理工作中，才能夠更標(biāo)準(zhǔn)。還需要制定出相關(guān)辦法、細(xì)則，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理檔案上交有賞有罰。

（三）建設(shè)合理、高素質(zhì)的專兼職管理隊(duì)伍。

獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該針對(duì)教學(xué)檔案管理，編排相關(guān)的專職工作負(fù)責(zé)人，并且通過(guò)培訓(xùn)和專業(yè)的學(xué)習(xí)指導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)檔案管理的綜合管理。從多種存檔形式和索引的規(guī)范化出發(fā)，使得存檔查閱更加便捷，同時(shí)負(fù)責(zé)人員的工作熱情和工作態(tài)度，必須是積極向上的，這樣才能使得專兼職管理教學(xué)檔案工作，更加順利的進(jìn)行。

（四）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代了，獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理的信息化也應(yīng)該更加普遍。例如用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)電子教學(xué)檔案，對(duì)材料接收、存儲(chǔ)用直接的掃描方式，這些電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，不僅利于空間節(jié)約，更有利于編目工作的進(jìn)行。更可以成了信息系統(tǒng)，從而使得整個(gè)教學(xué)檔案管理工作，更加系統(tǒng)化、一體化。

（五）全方位展現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院的特色

獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)培養(yǎng)計(jì)劃是一定自我特色的，有著競(jìng)賽優(yōu)勢(shì)，或者課程管理優(yōu)勢(shì)，因此獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理也是有自我特色的，例如實(shí)踐特色培養(yǎng)檔案，就可以存入學(xué)生參加競(jìng)賽獲獎(jiǎng)之類的檔案保存，還可以有畢業(yè)生優(yōu)秀成果，學(xué)生科研資料等。

（六）開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案信息資源，加快教學(xué)檔案管理共享步伐

教學(xué)檔案的存檔管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的前提下，讓所有的學(xué)生和教學(xué)工作者，可以查閱，提高教學(xué)檔案的利用率，這樣才能實(shí)現(xiàn)存檔共享的價(jià)值意義。

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