辦公軟件應(yīng)用中存在的問題與應(yīng)對措施研究

[摘 要] 隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，計算機技術(shù)已經(jīng)逐漸被廣泛應(yīng)用到了人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ鳟?dāng)中，在工作當(dāng)中應(yīng)用最為廣泛的是各種辦公軟件。雖然辦公軟件經(jīng)歷了將近三十年的發(fā)展，但是在應(yīng)用中仍然存在一些問題，主要通過對辦公軟件應(yīng)用的研究，提出了辦公軟件應(yīng)用過程中所存在的問題，并提出了相應(yīng)的應(yīng)對之策。

[關(guān) 鍵 詞] 辦公軟件；殺毒；應(yīng)對措施

[中圖分類號] G712 [文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）18-0023-01

近些年來，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，辦公軟件不斷被應(yīng)用到各個行業(yè)中。合理地使用辦公軟件能夠有效地提高各個行業(yè)的工作效率。雖然近幾年辦公軟件經(jīng)歷了多次發(fā)展，但是在其應(yīng)用當(dāng)中仍然存在許多問題，這些問題如果處理不當(dāng)不僅會嚴(yán)重影響工作效率，嚴(yán)重的甚至?xí)斐删薮蟮慕?jīng)濟損失。因此，在實際使用辦公軟件的過程中，應(yīng)該結(jié)合經(jīng)驗采取正確的措施來解決辦公軟件應(yīng)用中存在的問題。

一、辦公軟件實際應(yīng)用的重要性

隨著信息化技術(shù)的不斷提高，企業(yè)信息化建設(shè)的步伐也逐漸加快，辦公軟件就是信息化技術(shù)的高效應(yīng)用，使用辦公軟件能使企業(yè)的辦公更加規(guī)范化，從而有效地提升企業(yè)的工作效率，帶動企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展?，F(xiàn)代化的企業(yè)在其生產(chǎn)和經(jīng)營的過程中需要收集和處理大量的信息，這些信息如果只采用人工處理的方式會浪費大量的時間和精力，同時也不利于企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。辦公軟件能夠提高企業(yè)的信息處理速度，能夠極大地提升企業(yè)在市場中的競爭力。同時，辦公軟件也可以提高企業(yè)的管理效率，完善相關(guān)管理制度，使內(nèi)部形成一個更加統(tǒng)一的整體。

二、辦公軟件應(yīng)用過程中存在的問題

（一）無法安裝和無法打開

在使用辦公軟件的過程當(dāng)中，安裝環(huán)節(jié)經(jīng)常會出現(xiàn)無法安裝的情況，例如，“無法安裝office，內(nèi)部缺少組件”或者“無法正確安裝office”等命令就會彈出。造成這種情況的原因有很多，一旦發(fā)生就會導(dǎo)致計算機無法安裝辦公軟件，從而影響正常的辦公。另外還存在有一些辦公文檔無法打開的問題，如果文檔無法打開，不僅會影響到工作效率，如果該文檔出現(xiàn)了損壞，甚至?xí)斐芍匾獢?shù)據(jù)的丟失，從而給企業(yè)帶來巨大的損失。

（二）無法刪除和不停彈出

在辦公軟件的使用過程當(dāng)中經(jīng)常會遇到有一些文件無法刪除的問題，這些文件會占據(jù)重要的計算機桌面位置，無法進行正常的挪動和刪除，甚至無法打開。這樣會在一定程度上影響辦公人員的工作效率。不停彈出問題也是一類在使用辦公軟件當(dāng)中經(jīng)常遇到的問題，主要分為以下幾種情況：（1）由于安裝的辦公軟件是非正版，因此，盜版的辦公軟件會不斷推送各種垃圾信息和軟件安裝窗口，甚至?xí)棾鲆恍S色信息，嚴(yán)重影響了辦公效率。（2）由于辦公軟件需要進行升級和優(yōu)化，因此，會不斷彈出詢問窗口，如果辦公人員不能對其進行正確地處理，就會嚴(yán)重影響辦公的效率。（3）由于安裝的辦公軟件是非正式版的軟件，因此，每次打開都會彈出版權(quán)窗口，提醒辦公人員及時入正。

（三）無法保存和自動關(guān)閉

無法保存是辦公軟件使用當(dāng)中最嚴(yán)重的問題之一，現(xiàn)代化的企業(yè)在使用辦公軟件過程中需要處理大量的信息，因此，一旦出現(xiàn)無法保存的情況，就會嚴(yán)重影響到正常的辦公。如果是已經(jīng)保存的文件出現(xiàn)了這種問題，辦公人員再次打開就會發(fā)現(xiàn)文檔沒有保存，會造成嚴(yán)重的損失。同樣，自動關(guān)閉也是一種非常嚴(yán)重的問題，如果在辦公人員使用軟件的過程中出現(xiàn)，會瞬間使辦公信息數(shù)據(jù)丟失，造成嚴(yán)重的損失。

三、辦公軟件應(yīng)用過程中解決問題的應(yīng)對措施

（一）無法安裝和無法打開的應(yīng)對

當(dāng)遇到辦公軟件無法安裝的問題時，主要是由于以下幾種情況導(dǎo)致的：（1）由于下載的軟件存在問題；（2）由于計算機中缺失了一些軟件安裝的必要組件；（3）由于某些軟件的存在影響到了辦公軟件的正常安裝。解決措施為可以重新下載或者查看電腦缺失了什么組件進行補全或者重啟計算機。如果遇到無法打開的情況，則可以通過重啟計算機或者重新下載辦公軟件的方式進行處理，另外，如果重新下載軟件，需要將軟件的殘留信息進行清理。

（二）無法刪除和不停彈出的應(yīng)對

如果辦公軟件出現(xiàn)了一些無法刪除的文檔文件，同時無法挪動或者改名，很有可能是由于計算機中毒造成的，可以使用一些常用的殺毒軟件對其進行殺毒處理。另外，當(dāng)文件處于只讀狀態(tài)時也無法進行刪除等操作。如果仍然無法解決，則可以將軟件卸載再重新安裝。不停彈出最主要的原因是由于安裝的非正版或者非正式版的辦公軟件，在下載的時候要選擇安全的、正規(guī)的網(wǎng)站，最新版的Office軟件如果不購買正式版則會不停彈出提醒窗口，可以通過入正解決這個問題。

（三）無法保持和自動關(guān)閉的應(yīng)對

如果遇到無法保存的情況，要及時對計算機進行殺毒處理，或者通過將數(shù)據(jù)信息復(fù)制到其他軟件中進行備份，在解決以后通過重新安裝的方式解決。自動關(guān)閉常規(guī)的解決辦法是通過重新安裝辦公軟件以及殺毒進行修復(fù)處理。

如何有效地解決在辦公軟件使用過程當(dāng)中遇到的問題是提高現(xiàn)代化企業(yè)辦公效率的關(guān)鍵。因此，在實際的使用過程中，應(yīng)該不斷總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，一旦辦公軟件的使用出現(xiàn)問題不要慌亂，要冷靜地分析，并根據(jù)實際情況采取解決措施。只有這樣才能更好地處理辦公軟件出現(xiàn)的問題，才能使其更好地發(fā)揮自身的功能，提高企業(yè)的工作效率，提高經(jīng)濟的發(fā)展。

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