淺析辦公室“一流三化”管理

鄒慶

中圖分類號(hào)：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 開展“一流三化”工作，是公司改革發(fā)展對(duì)辦公室工作提出的必然要求，是對(duì)新形勢(shì)下辦公室工作規(guī)律的客觀總結(jié)，是推動(dòng)辦公室自身建設(shè)、全面提升辦公專業(yè)工作水平的重要途徑，所以我們要堅(jiān)持正確的創(chuàng)建方向，必須正確理解“一流三化”工作的內(nèi)涵，下面就如何有效開展辦公綜合管理的“一流三化”談?wù)劰P者個(gè)人的看法。

關(guān)鍵詞 辦公室管理 綜合管理 一流三化 精益管理

為了積極響應(yīng)省公司“一流三化”的辦公室建設(shè)要求，我們辦公室的有工作的開展都是以《省電力公司辦公室工作綜合評(píng)價(jià)細(xì)則》（川電辦〔2012〕152號(hào)）為具體指導(dǎo)的，通過不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理、規(guī)范工作流程，加強(qiáng)辦公室系統(tǒng)自身建設(shè)，辦公室工作質(zhì)量和水平得到了全面提升，辦公管理基本實(shí)現(xiàn)集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，并逐步建立起政令暢通、協(xié)調(diào)一致、執(zhí)行有力、規(guī)范高效的一體化行政辦公體系，為公司改革發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)的服務(wù)保障。如何開展“一流三化”建設(shè)，需要從以下方面做起：

一、打造一流辦公室，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)管理化

傳統(tǒng)意義上的服務(wù)、輔助功能和以重復(fù)性、事務(wù)性為主的工作性質(zhì)使得辦公室工作長(zhǎng)期以來處于“忙而無功”的狀態(tài)，也造成了辦公室工作主動(dòng)性不強(qiáng)、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估難以體現(xiàn)，管理創(chuàng)新也面臨更大挑戰(zhàn)。這就迫切需要我們明確定位，主動(dòng)作為，擺脫重復(fù)、低效的工作常態(tài)。所謂“有為才有位”，一流辦公室不僅僅是一個(gè)輔助性部門，而是企業(yè)重要的神經(jīng)中樞，是對(duì)內(nèi)對(duì)外的重要窗口、上傳下達(dá)的重要橋梁，具備服務(wù)、參謀、橋梁、協(xié)調(diào)等功能，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者快速準(zhǔn)確決策、上下溝通銜接、業(yè)務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)具有關(guān)鍵的推動(dòng)作用。為了充分發(fā)揮辦公室工作的主觀能動(dòng)性，迫切需要持續(xù)提升辦公室人員專業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)，大力引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)人才，加大內(nèi)培外送力度，強(qiáng)化到政府辦公廳等辦公系統(tǒng)先進(jìn)單位去調(diào)研學(xué)習(xí)，打造專業(yè)化、精英化的辦公室業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)從企業(yè)低端行政服務(wù)型職員向不可或缺的綜合型智囊團(tuán)隊(duì)的角色轉(zhuǎn)換。

標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代企業(yè)走向規(guī)范化、精益化、高效化的必由之路。特別是對(duì)于業(yè)務(wù)分類較細(xì)、重復(fù)性較高、精準(zhǔn)程度要求高的辦公室工作，要想忙而不亂、精益求精、高效有序，就不能停留于經(jīng)驗(yàn)主義，而應(yīng)從辦公室辦文、辦會(huì)、辦事各項(xiàng)業(yè)務(wù)中提煉總結(jié)出內(nèi)在規(guī)律和方法，梳理、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善相關(guān)的管理制度，做到辦公室每項(xiàng)業(yè)務(wù)“有章可循”，每個(gè)崗位都職責(zé)清晰，才不會(huì)因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一出現(xiàn)“因人而異”的偏差情況，從而減少工作疏漏，也才能最大限度地提高工作效率，實(shí)現(xiàn)行政辦公業(yè)務(wù)由粗放化、經(jīng)驗(yàn)化向精細(xì)化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，達(dá)到事半功倍的效果。

二、積極推行信息化辦公，加大信息配套建設(shè)力度

（一）積極推行信息化辦公

以網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)應(yīng)用為標(biāo)志的信息化時(shí)代顛覆了傳統(tǒng)的管理和運(yùn)作模式，為各行各業(yè)的提質(zhì)增效注入了新鮮的動(dòng)力。通過打造信息平臺(tái)，集成業(yè)務(wù)功能，固化工作流程，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、信息共享、全程管控和高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為辦公室業(yè)務(wù)創(chuàng)新指明了新的方向。如國(guó)家電網(wǎng)公司全面推廣應(yīng)用協(xié)同辦公系統(tǒng)，融合文件管理、會(huì)議管理、督察督辦、值班安排、接待管理等辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)了行政辦公的標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化，不但大大節(jié)約了時(shí)間、空間成本，提高了工作效率，而且借助全程跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析功能，實(shí)現(xiàn)行政辦公業(yè)務(wù)的全過程閉環(huán)管控。除了業(yè)務(wù)集成信息系統(tǒng)以外，辦公室也應(yīng)熟練掌握各類辦公應(yīng)用軟件，密切關(guān)注和充分利用新興的網(wǎng)絡(luò)工具提高工作質(zhì)效。如具有短信群發(fā)和反饋功能的“協(xié)同通信”，具有內(nèi)外網(wǎng)郵件大容量?jī)?chǔ)存、分類檢索和統(tǒng)計(jì)功能的 Foxmail 軟件，網(wǎng)絡(luò)訂票系統(tǒng)、日程管理軟件、以及手機(jī)APP、微信、視頻會(huì)議等新媒體，可大大提升日常事務(wù)的辦理效率。

（二）加大信息配套建設(shè)力度

積極推廣桌面辦公系統(tǒng)“雙機(jī)單屏”模式，節(jié)約硬件成本，合理利用資源，逐步淘汰老舊辦公設(shè)備，使辦公效率不斷提升；加大信息輔助系統(tǒng)投入，開通上線行政辦公 “政企通”通信平臺(tái)和“農(nóng)政通”短信群發(fā)平臺(tái)，確保信息通暢，實(shí)現(xiàn)辦公信息的傳遞、處理過程迅捷；統(tǒng)籌公區(qū)域會(huì)議管理，應(yīng)用會(huì)議管理系統(tǒng)對(duì)會(huì)議的計(jì)劃、安排、審批進(jìn)行管理；完善本部數(shù)字化會(huì)議室配套設(shè)施建設(shè)，配備LED顯示屏、高清投影儀、音響系統(tǒng)、呼叫系統(tǒng)等電子系統(tǒng)，使會(huì)議活動(dòng)信息化程度不斷提高。

三、深入推進(jìn)“一流三化”，扎實(shí)做好當(dāng)前重點(diǎn)工作

目前各項(xiàng)任務(wù)繁重，公司辦公室系統(tǒng)要以更高標(biāo)準(zhǔn)，更高要求，扎實(shí)做好當(dāng)前的各項(xiàng)重點(diǎn)工作。

（一）夯實(shí)管理基礎(chǔ)，深入推進(jìn)“一流三化”創(chuàng)建

基礎(chǔ)管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的共性內(nèi)容和重要支撐，是衡量企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。要對(duì)照“一流三化”標(biāo)準(zhǔn)，完善各項(xiàng)管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)，梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)管理上下貫通、左右集成和全面覆蓋；深化信息化應(yīng)用，打破管理壁壘，消除信息孤島，促進(jìn)工作協(xié)同，實(shí)現(xiàn)各級(jí)辦公室業(yè)務(wù)的無縫對(duì)接、整體優(yōu)化和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）提升決策服務(wù)層次，當(dāng)好參謀助手

更加圍繞中心、服務(wù)大局，自覺融入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和中心工作，主動(dòng)想大事、謀全局、獻(xiàn)良策，敏銳把握工作中突出矛盾和熱點(diǎn)問題，針對(duì)性提出意見和建議，為領(lǐng)導(dǎo)提供高水平?jīng)Q策參考。信息報(bào)送、調(diào)查研究、文件起草，都要高站位、寬視野，密切跟蹤經(jīng)濟(jì)運(yùn)行走勢(shì)和行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，提出切實(shí)可行的措施建議，努力做到“參在點(diǎn)子上、謀在關(guān)鍵處”。強(qiáng)化重大決策計(jì)劃管控和責(zé)任落實(shí)，抓好跟蹤督辦，確保應(yīng)督必督、督則必果。

（三）提升溝通協(xié)調(diào)效能，營(yíng)造良好發(fā)展環(huán)境

牢固樹立全局意識(shí)，建立健全工作匯報(bào)、輿論宣傳聯(lián)動(dòng)機(jī)制。圍繞關(guān)系公司發(fā)展的重點(diǎn)工作和敏感問題，系統(tǒng)策劃，積極向各級(jí)黨委政府匯報(bào)，爭(zhēng)取理解支持，不斷優(yōu)化外部環(huán)境。特別要做好安全穩(wěn)定工作，將其作為硬約束和硬任務(wù)，加強(qiáng)應(yīng)急值班和信訪維穩(wěn)工作，嚴(yán)格落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，加強(qiáng)預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)傾向性、苗頭性問題，提前化解矛盾，第一時(shí)間妥善應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，確保萬無一失，維護(hù)公司形象。

（四）提升服務(wù)水平，保障企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)

強(qiáng)化服務(wù)理念、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新服務(wù)方式、樹立良好的企業(yè)形象。切實(shí)抓好文字、信息、會(huì)務(wù)、秘書等各項(xiàng)服務(wù)工作，提升服務(wù)質(zhì)量和水平。進(jìn)一步加強(qiáng)文檔管理和保密管理，提高工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。深化協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用，加快一體化行政辦公平臺(tái)和電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)，為公司業(yè)務(wù)工作提供高效便捷的信息支撐。

（五）提高隊(duì)伍整體素質(zhì)，不斷加強(qiáng)辦公室自身建設(shè)

一流的事業(yè)需要一流的隊(duì)伍，要按照建設(shè)“五型團(tuán)隊(duì)”、提高“六個(gè)能力”的要求，著力把辦公室系統(tǒng)打造成團(tuán)結(jié)協(xié)作的大家庭、人才培養(yǎng)的大學(xué)校、干事創(chuàng)業(yè)的大平臺(tái)。強(qiáng)化能力培養(yǎng)，注重作風(fēng)建設(shè)，鼓勵(lì)深入基層，接上“地氣”，主動(dòng)學(xué)習(xí)，攢些“底氣”，大膽嘗試，多些“銳氣”，求“三實(shí)”、戒“三表”，打造一支追求卓越、素質(zhì)優(yōu)良、作風(fēng)過硬、開放創(chuàng)新的高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，為公司提供堅(jiān)強(qiáng)人才支撐和組織保證。

四、結(jié)語

綜上，實(shí)踐永無止境，創(chuàng)新永無止境。辦公室系統(tǒng)將在公司黨組的正確領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司會(huì)議精神，以深入開展“一流三化”創(chuàng)建工作促進(jìn)辦公室工作價(jià)值的全面提升，為深入推進(jìn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，實(shí)現(xiàn)公司又好又快發(fā)展提供更強(qiáng)有力的服務(wù)保障。

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