加強醫(yī)院檔案管理工作的探析

馬　威

加強醫(yī)院檔案管理工作的探析

馬威

檔案的科學(xué)管理是醫(yī)院管理規(guī)范化的重要內(nèi)容，是醫(yī)院標準化建設(shè)的重要部門，是提高醫(yī)院工作效率，強化醫(yī)療安全的重要保障。本文通過對醫(yī)院檔案管理工作開展情況的研究，既概括了工作成績，又對工作中出現(xiàn)的一些問題進行了研究，并提出了加強檔案管理工作建議，以期對醫(yī)院檔案管理事業(yè)發(fā)展提供有益的幫助。

醫(yī)院 檔案 管理

一、檔案管理的主要舉措

（一）突出檔案管理的工作領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，是做好檔案管理工作的重要依靠，也是堅強的后盾。我院領(lǐng)導(dǎo)始終把檔案管理當作醫(yī)院的一項重要工作來看待，與醫(yī)院的業(yè)務(wù)工作同步謀劃、同步落實。同時，根據(jù)人員變動情況，及時對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)小組進行了調(diào)整和充實，院長作為組長，其他分管副院長作為副組長，各科室的負責人作為成員，并明確了各科室的兼職檔案人員，構(gòu)建了一個自上而下、層層負責的檔案工作管理體系。

（二）明確檔案程序，做到規(guī)程標準化

建立一個科學(xué)合理的檔案管理工作的規(guī)程，是高標準做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。我院主要做法是建立三個檔案登記本，即建立了上級來文的登記本、本院制發(fā)的文件本、文件發(fā)放借閱的登記本，分別對上級與外單位來的文件、本院制發(fā)和查閱借閱的文件進行嚴格的管理，使得上級與外單位來的文件從經(jīng)收、登記、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔到銷毀，做到全程的記錄在案。對于本單位制發(fā)的文件內(nèi)容，做到專職人員做好文檔的起草，送到主要領(lǐng)導(dǎo)處審稿和進行簽發(fā)，之后進行文件的印發(fā)。期間，要求檔案管理人員及時認真地做好這些檔案的歸檔工作，從而讓醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)。

（三）強化管理，實現(xiàn)檔案管理的制度化

為使檔案管理工作做到規(guī)范、標準，在堅持檔案管理相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，緊密結(jié)合我院的工作實際，進一步完善了文件材料的歸檔、檔案資料的保管、檔案文獻的利用、檔案資料的保密、過期檔案的鑒定與銷毀等具體的實施辦法，推動了文書檔案資料的歸檔、管理的科學(xué)化與制度化建設(shè)。同時，嚴格實施檔案的管理制度，嚴格把好“三關(guān)”，即檔案的評查關(guān)、檔案的歸檔關(guān)和檔案的存放關(guān)。

（四）嚴格保密制度，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用

要求檔案管理人員必須嚴格履行保密工作條例，嚴格執(zhí)行文書檔案的借閱程序，深查借閱人員資格，控制好檔案的借閱范圍，并及時收回檔案，確保檔案不遺失。同時，對檔案管理人員進行嚴格的保密條例教育，要求以遵守保密條例為準則，嚴格按照規(guī)章制度辦事，確保檔案管理的嚴肅性和保密性。特別是鑒于醫(yī)療檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研等領(lǐng)域具有重要的作用，我院檔案管理人員積極配合醫(yī)務(wù)人員需求，做到有求必應(yīng)，服務(wù)到位，有效地發(fā)揮了醫(yī)療檔案的根本作用，為提高醫(yī)院醫(yī)療水平做出了貢獻。

二、影響醫(yī)院檔案管理效率的問題

（一）檔案管理機構(gòu)仍不健全

由于歷史的原因，在醫(yī)院內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。并且各科室沒有專職檔案員，重視業(yè)務(wù)、輕視檔案管理，導(dǎo)致一些檔案整理的不夠規(guī)范。再有，專職檔案員少，專業(yè)人員出身的少，一般都是轉(zhuǎn)崗過來的，檔案知識還有欠缺。

（二）檔案管理工作規(guī)范化、標準化程度還較低

檔案管理的一些制度比如保管、收集、使用等相關(guān)制度，理論上彼此之間聯(lián)系十分緊密。但是，在實際操作中，有時并沒有嚴格執(zhí)行上述制度，有一些制度造成脫節(jié)，無法相互融合，難以發(fā)揮檔案管理的實效。同時，隨著科技的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在不斷地發(fā)生變化，醫(yī)院在管理檔案時，沒有一個統(tǒng)一的管理模式，大多數(shù)都是根據(jù)自己的理解和實踐進行檔案管理，使得有些該納入的未納入、有些該開放的未開放、有些該嚴格的未嚴格，甚至導(dǎo)致應(yīng)該歸檔的重要檔案缺失，造成了不應(yīng)該出現(xiàn)的損失。

（三）檔案管理設(shè)施設(shè)備不足

由于檔案數(shù)量的增多，出現(xiàn)了檔案管理資金投入不足問題。一些檔案錄入的設(shè)施更新滯后，一些必要的設(shè)備出現(xiàn)了很大的缺口，給檔案在歸檔管理中造成了一些難題，使得檔案管理的目標難以完全實現(xiàn)。

三、改進醫(yī)院檔案管理的若干思路

（一）不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的重中之重，為此，需要對檔案人員加強培訓(xùn)教育。首要之處，就是開展好《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)的學(xué)習。同時，利用請進來、走出去等措施，組織好檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)工作，以及檔案人員的進修工作，以此不斷提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。

（二）堅持標準化、規(guī)范化管理檔案

要嚴格管理檔案，除了自身重視外，還要對各科室的檔案嚴格把關(guān)，對科室、部門檔案移交時不符合標準的，必須退回重新整理，絕不歸檔資料不全、內(nèi)容混亂、責任人不清的檔案資料。及時按照新的檔案管理要求，對檔案管理工作理念、工作方法進行更新。加強檔案對醫(yī)院的服務(wù)工作，為醫(yī)院的發(fā)展和進步做出必要的貢獻。

（三）積極創(chuàng)造條件，加快檔案管理現(xiàn)代化進程

要加大檔案管理工作的投入，擴大庫房，采購設(shè)備，做好檔案的電子化錄入、電子化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

［1］楊慧莉.醫(yī)院管理現(xiàn)代化和建立現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理新模式［J］.齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2013（11）.

［2］楊騰.做好醫(yī)院檔案管理的若干建議［J］.中外醫(yī)療，2013（27）.

（作者單位：富錦市中心醫(yī)院黑龍江富錦）