提高固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理效率

1 課題背景及QC小組簡(jiǎn)介

固定資產(chǎn)管理是指對(duì)固定資產(chǎn)的計(jì)劃、購(gòu)置、驗(yàn)收、登記、使用、調(diào)撥和報(bào)廢等全過(guò)程的管理。目前我院使用的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息孤島多、信息覆蓋不到位，僅采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)和報(bào)廢申請(qǐng)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上審批，驗(yàn)收、調(diào)撥和報(bào)廢殘?bào)w入庫(kù)等一系列程序仍然處于手工制單處理階段，沒(méi)有較為完善的固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理體系，無(wú)法滿足全院生產(chǎn)和管理工作需要。相對(duì)落后的操作手段，導(dǎo)致管理不到位，資產(chǎn)信息經(jīng)常遺漏、缺失，管控和調(diào)配難度大，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難等弊端。為了實(shí)現(xiàn)全院固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理，提高工作效率，使管理層能全面掌握、了解固定資產(chǎn)相關(guān)即時(shí)信息。2013年5月3日成立了以“提高固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理效率”為課題的固定資產(chǎn)管理QC小組，小組主要成員：王娟、李新君、俞錦平、宋北平、周暉、李良師。

2 活動(dòng)計(jì)劃

為使小組活動(dòng)有計(jì)劃地開(kāi)展，小組成員制定了本次活動(dòng)計(jì)劃。將活動(dòng)劃分為8個(gè)階段：5月選擇課題、現(xiàn)狀調(diào)查階段；6月設(shè)定目標(biāo)、分析原因階段；7月制定對(duì)策階段；8月至11月實(shí)施對(duì)策階段；12月效果檢查與鞏固提高階段。

3 現(xiàn)狀調(diào)查

目前現(xiàn)狀是每個(gè)固定資產(chǎn)流程都是獨(dú)立的，沒(méi)有形成一套完整的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)計(jì)分析功能。

現(xiàn)狀調(diào)查（一）：固定資產(chǎn)計(jì)劃管理（在“固定資產(chǎn)計(jì)劃管理系統(tǒng)”中操作）：

各單位物資管理員申請(qǐng)計(jì)劃、單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部計(jì)劃管理員、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部主管、主管院長(zhǎng)審批。計(jì)劃管理系統(tǒng)網(wǎng)上審批各項(xiàng)都是相對(duì)獨(dú)立的，需要與其他環(huán)節(jié)搭建在一個(gè)系統(tǒng)中。

現(xiàn)狀調(diào)查（二）：固定資產(chǎn)驗(yàn)收（手工制單）：

由院物資管理員統(tǒng)一驗(yàn)收并手工填制驗(yàn)收單，書(shū)寫(xiě)欠規(guī)范，發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收單部分內(nèi)容不易辨認(rèn)，不利于保存和報(bào)廢時(shí)查詢?cè)Y產(chǎn)信息。驗(yàn)收管理需要改進(jìn)， 改變手工制單并與固定資產(chǎn)計(jì)劃申請(qǐng)環(huán)節(jié)搭建在一個(gè)系統(tǒng)中。

現(xiàn)狀調(diào)查（三）：固定資產(chǎn)調(diào)撥管理（手工制單）

調(diào)撥管理需要改進(jìn)，改變手工制單并與固定資產(chǎn)計(jì)劃和驗(yàn)收環(huán)節(jié)搭建在一個(gè)系統(tǒng)中。

現(xiàn)狀調(diào)查（四） ：固定資產(chǎn)報(bào)廢管理

固定資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)需要找出原購(gòu)入時(shí)紙質(zhì)的驗(yàn)收單，根據(jù)驗(yàn)收單登記的相關(guān)信息與實(shí)物核對(duì)后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢管理需要改進(jìn)，從報(bào)廢申請(qǐng)到殘?bào)w入庫(kù)實(shí)行一體化管理并與固定資產(chǎn)計(jì)劃和驗(yàn)收環(huán)節(jié)搭建在一個(gè)系統(tǒng)中。

通過(guò)現(xiàn)狀調(diào)查得出結(jié)論：固定資產(chǎn)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)是獨(dú)立的，信息孤島多，缺乏相互關(guān)聯(lián)，單個(gè)的信息平臺(tái)和手工制單影響了辦事效率，缺乏完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是問(wèn)題的癥結(jié)。

4 目標(biāo)確定

根據(jù)固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，不能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理的癥結(jié)為： 缺乏統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)平臺(tái)。在財(cái)務(wù)資產(chǎn)部領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，通過(guò)調(diào)研后決定與北京木聯(lián)能軟件技術(shù)有限公司合作開(kāi)發(fā)固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。因此我們將目標(biāo)設(shè)定為：

目標(biāo)一：建立一套完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

建立一套完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，包括：計(jì)劃、驗(yàn)收、使用和調(diào)撥、報(bào)廢、殘?bào)w入庫(kù)、統(tǒng)計(jì)分析

目標(biāo)二：小組成員分析認(rèn)為：固定資產(chǎn)管理四個(gè)流程中除計(jì)劃和報(bào)廢申請(qǐng)已實(shí)現(xiàn)單個(gè)網(wǎng)上審批外，驗(yàn)收、調(diào)撥和報(bào)廢殘?bào)w入庫(kù)將由手工方式變成網(wǎng)上審批，在建立一套完善的固定資產(chǎn)管理流程前提下，驗(yàn)收、調(diào)撥和報(bào)廢審批單個(gè)流程完成時(shí)間至少可以減少60%以上，并且實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)查詢和即時(shí)統(tǒng)計(jì)匯總功能。

5 要因確認(rèn)

小組成員采用頭腦風(fēng)暴法和關(guān)聯(lián)法，整理分析出7個(gè)末端原因并針對(duì)影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的7個(gè)末端原因，逐條進(jìn)行要因確認(rèn)。

末端原因：1業(yè)務(wù)處理方式2軟件不夠完善3培訓(xùn)不到位4審批程序多5對(duì)審批流程不清楚6審批不及時(shí)7資產(chǎn)數(shù)量多、分布廣；

確認(rèn)內(nèi)容：均見(jiàn)各因素確認(rèn)過(guò)程；

確認(rèn)方法：1現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查2交流探討3現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查4現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查5現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查6現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查和分析7統(tǒng)計(jì)、分析

負(fù)責(zé)人：1俞錦平2宋北平3周暉4李良師5李新君6王娟7張靜嫻

完成日期：均為2013年6月底。

小組成員根據(jù)上表所列示的要因確認(rèn)計(jì)劃表中列出的每條末端因素，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等方法對(duì)各個(gè)末端因素進(jìn)行了分析與確認(rèn)，通過(guò)分析，確認(rèn)要因?yàn)椋簶I(yè)務(wù)處理方式、軟件不夠完善、培訓(xùn)不到位、資產(chǎn)數(shù)量多、分布廣。

6 制定對(duì)策

確定要因后，小組對(duì)每個(gè)要因進(jìn)行了認(rèn)真的討論分析，并分別制定了相應(yīng)的對(duì)策。

要因：1業(yè)務(wù)處理方式2軟件不夠完善3培訓(xùn)不到位4資產(chǎn)數(shù)量多、分布廣

對(duì)策：1改變處理方式2與管理層、物資管理人員全方位溝通，根據(jù)需求完善系統(tǒng)3加強(qiáng)培訓(xùn)4實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)管理

目標(biāo)：1網(wǎng)上流程2建立統(tǒng)一的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)3熟悉系統(tǒng)的實(shí)際操作4掌握固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)信息，滿足管理需求

措施：1取消手工制單，將固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)中運(yùn)行2開(kāi)發(fā)一套完整的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，整合固定資產(chǎn)管理各個(gè)環(huán)節(jié)3集中培訓(xùn)、制作操作手冊(cè)、完善系統(tǒng)幫助文檔4根據(jù)固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)需求設(shè)置統(tǒng)計(jì)查詢模塊

時(shí)間：均為201307——201312

負(fù)責(zé)人：1俞錦平2宋北平3王娟4李新君

7 實(shí)施對(duì)策

實(shí)施一、建立一整套完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

針對(duì)“業(yè)務(wù)處理方式”及“軟件不夠完善”要因，聯(lián)合北京木聯(lián)能軟件技術(shù)有限公司對(duì)固定資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行了軟件開(kāi)發(fā)，通過(guò)多次調(diào)查，進(jìn)行需求分析，反復(fù)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，逐步完善系統(tǒng)各模塊功能，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理的全過(guò)程系統(tǒng)化、規(guī)范化。

通過(guò)系統(tǒng)的不斷完善，根據(jù)固定資產(chǎn)計(jì)劃審批完成后產(chǎn)生的計(jì)劃單號(hào)填制固定資產(chǎn)驗(yàn)收單，驗(yàn)收完成后根據(jù)錄入的固定資產(chǎn)卡片產(chǎn)生唯一固定資產(chǎn)編碼，調(diào)撥、報(bào)廢均通過(guò)該編碼進(jìn)行關(guān)聯(lián)，報(bào)廢后自動(dòng)生成殘?bào)w入庫(kù)單，整個(gè)固定資產(chǎn)管理從計(jì)劃、驗(yàn)收、調(diào)撥、報(bào)廢及殘?bào)w入庫(kù)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接。

建立固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，功能設(shè)置上除固定資產(chǎn)管理流程外，有專(zhuān)門(mén)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)管理“賬套管理”、“組織機(jī)構(gòu)管理”和“角色管理”，在新增固定資產(chǎn)管理單位的同時(shí)，必須增加物資管理員和負(fù)責(zé)人。在完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)平臺(tái)下，通過(guò)統(tǒng)計(jì)查詢功能，可以動(dòng)態(tài)掌握全院固定資產(chǎn)分布情況，能根據(jù)各單位及項(xiàng)目的生產(chǎn)情況合理調(diào)配使用固定資產(chǎn)。

實(shí)施二、集中培訓(xùn)、制作操作手冊(cè)、完善系統(tǒng)幫助文檔

針對(duì)“培訓(xùn)不到位”要因， 2013年7月到12月我們多次向各單位征求意見(jiàn)，軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)人員根據(jù)匯總意見(jiàn)完善系統(tǒng)幫助文檔，制作操作手冊(cè)，并于2013年12月18日組織集中培訓(xùn)，培訓(xùn)人員達(dá)到70人左右，通過(guò)培訓(xùn)使相關(guān)人員能全面了解系統(tǒng)各模塊功能，達(dá)到了熟練操作系統(tǒng)的目的。

實(shí)施三、根據(jù)固定資產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)需求設(shè)置統(tǒng)計(jì)查詢模塊

針對(duì)“資產(chǎn)數(shù)量多、分布廣”要因，通過(guò)設(shè)置統(tǒng)計(jì)查詢模塊來(lái)滿足管理分析需求，掌握固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)信息，實(shí)現(xiàn)即時(shí)的統(tǒng)計(jì)匯總功能。

8 總結(jié)與提高

本次固定資產(chǎn)管理QC活動(dòng)，是在管理精細(xì)化和效率提高要求的前提下進(jìn)行的，小組成員齊心協(xié)力，通過(guò)各種途徑獲取相關(guān)資料，同時(shí)通過(guò)自學(xué)和集中學(xué)習(xí)質(zhì)量管理知識(shí)，在院技術(shù)質(zhì)量安全部老師的指導(dǎo)下一步步按PDCA程序，扎扎實(shí)實(shí)在現(xiàn)狀調(diào)查的基礎(chǔ)上設(shè)定目標(biāo)、進(jìn)行原因分析和要因確認(rèn)、制定和實(shí)施對(duì)策，最終達(dá)到目標(biāo)。

通過(guò)本次QC小組活動(dòng)，一方面，建立了較為完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息平臺(tái)，滿足了精細(xì)化管理需求，提高了固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)化管理效率；另一方面，增強(qiáng)了小組成員的質(zhì)量管理意識(shí)，強(qiáng)化了小組成員團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，提高了小組人員的創(chuàng)新能力和綜合能力，并共同分享了經(jīng)歷困難和挫折后獲得的成功和喜悅！

管理需要不斷提升，下一步我們打算：

1、將固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)待辦任務(wù)與院MIS系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)提醒，提高審批效率；

2、適時(shí)考慮將院屬子公司的相關(guān)資產(chǎn)納入本系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資產(chǎn)管理全覆蓋；

3、擬將本次固定資產(chǎn)管理QC活動(dòng)成果形成制度，促進(jìn)固定資產(chǎn)管理規(guī)范化、制度化。