基層單位文書檔案管理方略

姜立新

摘 要：文書檔案是單位各類管理事務(wù)活動(dòng)的記錄，包括會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)、信函簡報(bào)、通知文件等各方面內(nèi)容，是我國檔案管理的重要組成部分。文書檔案主要由已辦理完畢且具保存價(jià)值的文書材料轉(zhuǎn)化而來，通常以文字、圖表等形式記錄信息，具有完整的體式。對于基層單位而言，文書檔案在日常工作指導(dǎo)中發(fā)揮著重要作用。因此，了解基層單位日常文書檔案管理中存在的問題，探討優(yōu)化檔案管理的對策，具有一定的研究意義。

關(guān)鍵詞：基層單位；文書檔案；管理方法

基層單位的文書檔案是單位員工了解國家政策、行業(yè)法規(guī)，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工上傳下達(dá)、加強(qiáng)溝通交流的重要載體，既真實(shí)記錄了基層單位領(lǐng)導(dǎo)開展工作的情況，也是對單位業(yè)績及管理水平的歷史記錄和再現(xiàn)，是基層單位開展各項(xiàng)工作的有力依據(jù)。做好基層單位的文書管理工作，既是檔案人員的工作職責(zé)，也是單位發(fā)展的需要。

1 文書檔案管理概述

文書檔案的形成以文書工作為基礎(chǔ)，是文書工作各環(huán)節(jié)完成的成果。文書工作包括對基層單位各部門文件的收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、成文、歸檔等，完成了這些工作，才能開展文書檔案管理工作。文書檔案管理往往具有工作量大、繁瑣復(fù)雜等特點(diǎn)，需要工作人員富有耐心，且科學(xué)合理地進(jìn)行管理。

文書檔案管理工作對于基層單位而言具有重要意義，主要體現(xiàn)為：其一，文書檔案是對基層單位各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄，做好文書檔案管理也就能很好地保存單位歷史資料，為單位今后的工作決策提供參考依據(jù)；其二，文書檔案詳細(xì)記錄了基層單位各部門業(yè)務(wù)開展情況，以及單位機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)信息，做好文書檔案管理，為相關(guān)工作提供信息查詢服務(wù)，能合理開發(fā)利用這些信息，促進(jìn)基層單位工作效率的提升；其三，做好文書檔案管理還有利于基層單位了解各部門員工工作情況，為職員考核、調(diào)動(dòng)、晉升提供憑證。

2 基層單位文書檔案管理現(xiàn)存問題

目前，雖然大部分基層單位的文書檔案管理水平較以往有較大提升，但還存在一些不足，制約了文書檔案的規(guī)范化管理，具體表現(xiàn)為：

第一，檔案部門與其他部門配合不默契，致使文書檔案管理工作受到制約。文書檔案的收集工作需要單位各部門的配合與協(xié)作，由于基層單位一些工作人員對于檔案工作的認(rèn)識度不高，不重視檔案收集整理工作，為了本部門工作之便利，不愿主動(dòng)把部門文書檔案提交給檔案部門保管，這就加大了檔案部門工作人員的工作難度，致使其不得不跟蹤催交，或是自行收集整理，這很容易造成重要文件的缺失，或是資料收集不全等情況出現(xiàn)，導(dǎo)致文書檔案管理工作難以順利開展。

第二，文書檔案管理制度不健全。文書檔案所涉內(nèi)容多而雜，工作繁瑣，程序復(fù)雜，需要有嚴(yán)格全面的檔案管理制度作為工作指導(dǎo)。然而，目前很多基層單位忽視制度建設(shè)，致使文書檔案管理缺乏約束機(jī)制，部分檔案管理人員工作散漫，推卸責(zé)任，或是對工作敷衍了事，使檔案管理流于形式，難以充分發(fā)揮文書檔案資料的效用，不利于檔案工作的有序開展。

第三，基層單位文書檔案的管理模式落后，還采用傳統(tǒng)人工管理模式，未引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)。目前，部分基層單位在檔案管理工作中的投入力度不大，未采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、信息技術(shù)對文書檔案加以管理，還是采用紙質(zhì)文檔及傳統(tǒng)人工管理模式，致使文檔保存形式單一，文檔查閱費(fèi)時(shí)，信息更新不及時(shí)，也難以實(shí)現(xiàn)各部門文檔信息的共享，嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作效率的提升。

第四，文書檔案管理人員的素質(zhì)有待提升。部分基層單位的文書檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出生，也未經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對于文書檔案的分類、立卷等知識不甚了解，工作起來不得要領(lǐng)，致使檔案管理混亂，工作效率低下。還有一些人員雖出自科班，卻很少加強(qiáng)知識學(xué)習(xí)及參加專業(yè)培訓(xùn)，難以提升工作水平。特別是信息社會(huì)的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，利用微機(jī)開展文書檔案管理工作是大勢所趨，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)技術(shù)學(xué)習(xí)，更新認(rèn)識，科學(xué)地做好文書檔案管理工作。

3 加強(qiáng)基層單位文書檔案管理的方法

（一）建立健全文書檔案管理制度

制度是一切工作得以有序開展的前提。要實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)規(guī)范化管理，就需要合理制度的有力支持，始終用制度規(guī)范檔案工作人員的行為，促進(jìn)責(zé)任落實(shí)到人。具體而言，基層單位應(yīng)從本單位工作實(shí)際出發(fā)，以《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等為指導(dǎo)制定符合本單位的文書檔案管理制度，并規(guī)范文書檔案收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱、銷毀、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，以使各項(xiàng)工作有法可依，有章可循，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一要求，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理運(yùn)作。此外，要將文書檔案管理工作與員工績效考核及年度考核相掛鉤，強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識，規(guī)范其工作行為，以確保文書檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化開展。

（二）優(yōu)化文書檔案管理模式

為進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理效率的提升，基層單位應(yīng)創(chuàng)新文書檔案管理模式，將現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，以加快文書檔案管理建設(shè)步伐，推動(dòng)其向自動(dòng)化管理方向發(fā)展。例如，用條形碼代替檔案號，借助計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行文書檔案管理，不但能保障檔案資料的安全，還便于查閱及管理，提升檔案管理效率。此外，通過開發(fā)文書檔案管理軟件，優(yōu)化歷史檔案查詢接口，能提升文書檔案信息的準(zhǔn)確性以及存儲(chǔ)的持久性。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理監(jiān)督工作

文書檔案管理工作量較大，日常事務(wù)較為繁瑣，一旦疏忽便可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此，文書檔案管理人員應(yīng)保持高度責(zé)任感，對文書檔案信息進(jìn)行定期檢查，以便及時(shí)糾正錯(cuò)誤。與此同時(shí)，單位內(nèi)部需加強(qiáng)文書檔案相關(guān)監(jiān)督工作，特別是財(cái)政檔案方面，要指派專人監(jiān)督。通過有效實(shí)施監(jiān)督工作，督促相關(guān)人員全身心投入工作當(dāng)中，以保證文書檔案管理的規(guī)范性及效率。

（四）打造專業(yè)化文書檔案管理人才隊(duì)伍

要實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，關(guān)鍵在于人。基層單位只有加強(qiáng)文書檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，才能確保該項(xiàng)工作順利開展。一方面，基層單位要注重文書檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)。管理層可鼓勵(lì)檔案工作人員通過自學(xué)來增加知識積累，提升專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，單位內(nèi)部可組織統(tǒng)一的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工對文書檔案管理制度規(guī)范的了解。此外，部門內(nèi)部還可定期開展交流學(xué)習(xí)會(huì)，促進(jìn)員工相互學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短。另一方面，基層單位還應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案人才的選拔，選用富有責(zé)任心、專業(yè)基礎(chǔ)好、政治水平高的人進(jìn)入文書檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，要有效提升檔案管理人員的服務(wù)意識，通過教育引導(dǎo)，調(diào)動(dòng)其工作積極性與主動(dòng)性。

4 結(jié)語

總之，文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理能有效提升基層單位的工作效率，促進(jìn)基層單位穩(wěn)定發(fā)展，具有十分重要的意義。檔案工作人員在實(shí)際工作中，不僅要重視文書檔案的管理工作，還應(yīng)深入發(fā)掘文書檔案的內(nèi)在價(jià)值，使其充分發(fā)揮應(yīng)有作用，為基層單位的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

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