新形勢下檔案局檔案管理工作的研究與探討

摘 要：檔案局檔案管理工作與檔案局的發(fā)展息息相關。在檔案局檔案管理工作中存在檔案意識薄弱、管理滯后方面的問題，嚴重的影響了我國檔案局檔案管理工作的發(fā)展。本文主針對現(xiàn)階段檔案局檔案管理存在的一些問題，借鑒國外檔案管理工作對我國的啟示，對我國檔案局檔案管理工作提出了一些建議和對策。

關鍵字：檔案局；檔案；管理；探析

1 引言

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展、改革的深入，檔案局檔案管理工作面臨著很多的問題。檔案局檔案工作，對新形式下人才隊伍的培養(yǎng)以及建設有著非常重要的作用。它是公司、機關選拔人才、任用人才的重要依據(jù)。也是了解檔案人員的重要信息的來源。目前，檔案局檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢下的發(fā)展需要。產生了一些擅自建檔、扣檔等不正?，F(xiàn)象，嚴重影響了檔案管理工作。

2 我國檔案局檔案管理存在的問題

2.1 理解性差，認識達不到一定的高度

目前，許多人認為檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類額工作，沒有多大的技術含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢的到員工的個人資料就可以了。對檔案局檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在企業(yè)人力資源管理中的重要作用，造成人員、經(jīng)費等情況沒有足夠的保障。

2.2 檔案管理工作方式單一落后

在檔案管理工作中，并不是所有的企業(yè)都有一套完整而獨立的檔案管理軟件，很多檔案局還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏、造成資料收集的不完整。

2.3 多頭管理影響檔案局檔案的完整性

檔案局人員受到多頭的領導，由于人員在政府或企業(yè)不同工作崗位的流動，致使檔案局檔案的多頭管理跟不上員工移動的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，檔案局檔案管理的信息未隨著員工的流動而跟進記錄，影響檔案局檔案管理工作的進程。此外，隨著企業(yè)的破產、內部裁員、員工失業(yè)、再就業(yè)導致勞動管理部門、社會保險部門等無法及時的跟進信息，造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了檔案局檔案管理的完整性。

2.4 管理檔案工作的人員緊張

我國檔案局檔案管理工作有著專業(yè)性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，檔案局管理人員編制不夠充足，政府對這方面的管理工作也不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章的培養(yǎng)這樣一個專業(yè)人才，大多數(shù)的檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調”，毫無一絲技術含量可言。即使購買了檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

2.5 檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國檔案局檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴重。人員的辭職、解除合同的時候，檔案局檔案資料并沒有隨著人員的移動而流入新的企業(yè)或工作單位。人員調動自己的檔案局檔案，不填轉遞單、不經(jīng)過密封就讓員工自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴重的影響了我國檔案局檔案管理工作的規(guī)范性。

2.6 檔案材料的利用率比較低

檔案材料明顯存在著利用范圍狹窄的問題，大多數(shù)只是利用檔案資料去了解人員以往的成績、工作內容、個人業(yè)績等等。就好比是一張個人簡歷而已，真正的利用率還沒有提升上去，檔案材料還有更大的用處，隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展、檔案局改革的深入，對檔案局檔案的管理工作也要符合社會的需求，這就要求我們去擴大檔案資料的利用率，為企業(yè)提供人才創(chuàng)造良好的條件。

3 我國檔案局檔案管理的現(xiàn)狀

我國的檔案管理起源于革命時期，我黨和軍隊為了選拔人才，根據(jù)個人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智美為基礎的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善，這其中不只包括干部的選拔標準，還包括企業(yè)職工的檔案管理制度。其中國有企業(yè)檔案管理包括干部檔案管理和員工檔案管理。主要的內容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工做。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

到了21世紀，檔案局檔案面臨著兩個極端。第一個就是人們對于檔案資料有種神秘的認識，把它看得非常的重要，比如里面的政審材料就對個人檔案起著很關鍵的作用，其中有一點抹黑，就會對個人的發(fā)展有一定的影響，人們幾乎想要把材料弄得近乎完美。第二個極端就是很多企業(yè)的員工對自己的檔案不關心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在，他們對自己的檔案去處一無所知，漠不關心，把檔案材料放到存檔機構就不聞不問，也不繳納存檔的費用。檔案管理部門對收集起來的材料未經(jīng)嚴格的審查就保存起來，致使影響到材料的真實性和完整性。

隨著時間的推進，原有的一些管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴重的影響到了我國檔案局檔案管理工作的進程。

4 國外檔案局檔案管理對我國的啟示

4.1 檔案管理的集中性

以美國為例子來說，美國檔案局檔案管理實行的是集中性的檔案管理體制，下放兩個管理機構全權處理檔案的管理，主要是檔案局管理總署和國家檔案與文件管理總署兩個部門。其中檔案局管理總署主要負責的是檔案管理制度的建立、檔案戰(zhàn)略決策、檔案調整，對下放的檔案局管理部門進行統(tǒng)籌管理。國家檔案與文件管理總署的工作就是對各級政府檔案局檔案管理部門的監(jiān)督與指導。對于我國來說，目前我國仍處于檔案局改革的階段，要時刻以人為本，吸收和借鑒外國的經(jīng)驗，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門，并提高檔案管理工作的效率。

4.2 檔案局檔案管理制度的開放性

在美國，檔案局檔案資料不僅對本人開放，而且還對個人、企業(yè)和被授權的機構開放。但是這些開放是有一定的條件的，必須向法院申請，待法院審核批準以后才可以以被授權人的身份進行查閱。并不是對所有人都開放的。美國公民非常重視自己的知情權，他們有權對自己的檔案資料進行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯誤的地方，可以提出質疑，可以向主管部門提出核實的請求，如果請求屬實，可以根據(jù)錯誤的地方提交一份澄清事實的備忘錄。對于我國來說，任何公民都是有知情權的，我們要合法保障公民的利益，原來模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實為人民服務，提供相對開放性以供人民查詢。

5 我國檔案局檔案管理的建設與對策

5.1 健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

檔案局檔案是員工真實信息的主要來源。關乎人員的個人前程，目前我國檔案局檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們去完善我們的檔案管理制度，進行統(tǒng)一的管理。嚴格把關材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項。

5.2 加強人員隊伍建設，實行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術人才，提高檔案人員的工作素質和業(yè)務素質等等。及時的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業(yè)化的管理

5.3 加強檔案局檔案的信息化建設

充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的快捷，檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務。檔案管理人員要及時的錄入人員的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷的提高檔案局檔案的信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性。

參考文獻

[1]趙小蘭.淺析檔案局檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學研究.2011

[2]黃雅君.檔案局檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學院學報.2014.13（1）

作者簡介

吳昳璇（1985-），女，山東省臨沭縣，青島市市北區(qū)檔案局，研究方向：檔案業(yè)務指導。