突破瓶頸，創(chuàng)新管理

張秀麗

摘要：隨著城市化發(fā)展進(jìn)程的加速，城市建設(shè)的日新月異，舊城改造已成為城市面臨的主課題。尤其是最近幾年，隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，土地的有償使用，房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，大量外資的引進(jìn)，更進(jìn)一步加快了舊城更新改造的步伐。舊城改造在各地的快速推進(jìn)，也給城建檔案工作注入了新的內(nèi)容，提出了新的挑戰(zhàn)。如何在舊城改造工作中搶先介入，有組織、有計(jì)劃地搞好舊城改造檔案的收集、整理和利用，創(chuàng)新工作模式，成為檔案工作者的重要任務(wù)。筆者在此主要就舊城改造中的檔案管理工作作出分析。

關(guān)鍵詞：舊城改造；創(chuàng)新管理；可持續(xù)發(fā)展

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）021-0000-02

近幾年來，隨著城市經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，城市建設(shè)速度大大加快，舊城區(qū)改造也以空前規(guī)模與速度展開。濟(jì)南是一個有著悠久歷史的文化古城，同時(shí)又是一個城市化高速發(fā)展的城市。為深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，濟(jì)南市委、市政府按照“維護(hù)省城穩(wěn)定、發(fā)展省會經(jīng)濟(jì)、建設(shè)美麗泉城”的要求，圍繞“保障群眾居住權(quán)益、構(gòu)建和諧濟(jì)南”，提出了“用三年時(shí)間基本完成全市舊城棚戶區(qū)改造”的工作任務(wù)和目標(biāo)。舊城改造就是要在進(jìn)行現(xiàn)代化城市建設(shè)的同時(shí)，保護(hù)好被改造地區(qū)的歷史文化，因此有必要在舊城改造城建檔案的形成研究和利用方面，創(chuàng)新工作模式，以使舊城改造城建檔案工作能在高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)、高效益之開展。本文就如何做好舊城改造檔案工作，創(chuàng)新管理，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，談?wù)勛约旱囊稽c(diǎn)認(rèn)識。

一、舊城改造檔案的重要性

濟(jì)南市舊城區(qū)有38個集中連片棚戶區(qū)和66個零星片區(qū)，自2007年5月打響棚戶區(qū)改造攻堅(jiān)戰(zhàn)以來，全市已啟動86個棚戶區(qū)改造和危舊樓房改造項(xiàng)目，動遷居民約6.3萬戶、18.3萬人，拆遷建筑面積450萬平方米，安置房建設(shè)開工面積350萬平方米、竣工面積260萬平方米，順河新區(qū)等22個集中片區(qū)近4萬戶居民已陸續(xù)入住新居。伴隨著濟(jì)南舊城改造工作的全面展開，大量的工程檔案資料隨之形成，收集、管理和利用好這些檔案資源，既是一項(xiàng)重要而艱巨的工作，也具有十分重要的價(jià)值和意義。

（一）舊城改造檔案是城建檔案的組成部分和重要來源

城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中形成的應(yīng)歸檔的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)，是國家的寶貴財(cái)富。作為城市建設(shè)事業(yè)的組成部分，舊城改造檔案真實(shí)記錄了城市的舊貌和新顏，可以反映城市建設(shè)的發(fā)展變遷和文化形態(tài)的發(fā)展脈絡(luò)，是豐富城建檔案館藏的重要來源。在城市建設(shè)飛速發(fā)展的時(shí)代，舊城改造過程中形成的大量規(guī)劃、設(shè)計(jì)、拆遷、建設(shè)、回遷安置等檔案成為今后城市規(guī)劃、建設(shè)、發(fā)展和管理不可缺少的歷史依據(jù)和權(quán)威憑證，是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)的重要因素。

（二）舊城改造檔案是構(gòu)筑和諧美好民生的要素

舊城改造是構(gòu)建和諧社會之舉，是城市發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展之需，是一項(xiàng)民生工程、民心工程，它牽扯到社會的方方面面，更與廣大人民群眾的生活利益息息相關(guān)。改造過程中，有的老城區(qū)，年代久遠(yuǎn)，有著豐富的歷史文化積淀，有許多珍貴的文物古跡，給開發(fā)帶來許多問題；有的棚戶區(qū)，人口密度高，用地緊張、基礎(chǔ)設(shè)施匱乏，房屋產(chǎn)權(quán)問題復(fù)雜。舊城改造，必然涉及產(chǎn)權(quán)問題，弄清拆遷范圍內(nèi)房產(chǎn)情況，是拆遷工作的前提，拆遷安置補(bǔ)償問題也涉及到被拆遷者的切身利益。在這一過程中，人們往往重視了拆遷工作的進(jìn)度和對拆遷雙方利益的協(xié)調(diào)，而忽視了對拆遷安置檔案的收集。拆遷檔案是拆遷當(dāng)事人維護(hù)自身合法權(quán)益的有效特征，規(guī)范舊城改造檔案的管理，有利于消除拆遷補(bǔ)償安置糾紛隱患，及時(shí)化解矛盾，維護(hù)社會的和諧穩(wěn)定。

（三）舊城改造檔案是政府落實(shí)補(bǔ)償、安置政策的可靠依據(jù)

作為城市記憶的舊城改造檔案，不但是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲備、保障工程建設(shè)順利開展的重要手段和保障，而且在建設(shè)改造中顯示出了其獨(dú)特的利用價(jià)值和特點(diǎn)。拆遷檔案資料在拆遷辦理、拆遷補(bǔ)償、拆遷安置等方面是必不可少的的，為政府公平公正進(jìn)行拆遷補(bǔ)償、安置提供了最可靠的依據(jù)，有力保障了城市建設(shè)和舊城改造工作的順利進(jìn)行。舊城改造檔案也是房屋管理部門進(jìn)行房產(chǎn)登記管理不可缺少的工具和查考憑證，尤其是房屋產(chǎn)權(quán)管理部門的依據(jù)性材料，它們通過舊城改造檔案對被拆遷房屋的產(chǎn)權(quán)進(jìn)行確認(rèn)、發(fā)證，保護(hù)拆遷人的合法權(quán)益，形成“依法治檔”的權(quán)威性。隨著舊城改造工作的發(fā)展，拆遷檔案的應(yīng)用必將成為提升和完善拆遷安置和房屋產(chǎn)權(quán)辦理工作的重要信息資源。

二、舊城改造檔案的科學(xué)管理與創(chuàng)新組織

舊城改造檔案的收集、管理和利用本身是個較為復(fù)雜的工程，它在工程開工階段所涉及的部門多，任務(wù)重，工期長，從調(diào)查摸底、測算計(jì)劃、動遷審批到拆遷、施工、安置等各項(xiàng)工程非常繁雜，在此，筆者結(jié)合濟(jì)南市舊城改造檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，積極探索規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理模式，豐富城建檔案管理理論。

（一）工作觀念的創(chuàng)新：加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，提升檔案意識

舊城改造是一項(xiàng)復(fù)雜的社會系統(tǒng)工程，它涉及舊城區(qū)規(guī)劃、拆遷安置、建設(shè)管理等諸多方面，具有片區(qū)分布零散、專業(yè)性強(qiáng)、投資大、工期長、參建單位多等特點(diǎn)，還有相當(dāng)一部分單位和人員檔案意識薄弱，“重建設(shè)、輕檔案”，檔案辦理人員變更頻繁且大多兼職，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，使檔案的收集、整理與歸檔等方面存在諸多困難。針對這些問題，積極采取應(yīng)對策略，實(shí)現(xiàn)服務(wù)理念和工作思路的轉(zhuǎn)變：一是加大宣傳力度，認(rèn)真學(xué)習(xí)山東省建設(shè)工程檔案歸集“兩書一證”制度等相關(guān)文件，使每一個參與舊城改造的工作人員都明白舊城改造檔案的重要意義和作用，養(yǎng)成自覺保管和及時(shí)移交檔案的習(xí)慣，并將檔案意識貫穿于整個舊城改造工作。二是注重培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高舊城改造檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，增強(qiáng)管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，使建設(shè)工程檔案的形成過程、載體形式和工作方法，都發(fā)生了極大的變化，給檔案工作人員提出了更高的要求。檔案人員要適應(yīng)新形勢，勇于打破傳統(tǒng)檔案工作的條條框框和管理模式，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應(yīng)掌握各種門類、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上大膽創(chuàng)新，成為一名掌握科學(xué)先進(jìn)的工作方法、一專多能的檔案工作人才。三是強(qiáng)化主動服務(wù)意識，加強(qiáng)前期準(zhǔn)備工作，為舊城改造檔案的收集工作奠定基礎(chǔ)。舊城改造檔案內(nèi)容復(fù)雜、分散，收集難度大，但是舊城改造檔案的收集質(zhì)量直接涉及到國家、企業(yè)和老百姓的利益。因此，從舊城改造工作一開始，各單位檔案人員就主動介入，進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤，有組織、有計(jì)劃地搞好舊城改造檔案的收集、整理和利用。

（二）管理模式的創(chuàng)新：健全管理體系，明確職責(zé)分工

為確保舊城改造的順利實(shí)施，從項(xiàng)目啟動開始，集團(tuán)就十分注重工程項(xiàng)目管理組織責(zé)任體系的建立，明確項(xiàng)目檔案工作管理部門、主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)人員及職責(zé)。集團(tuán)公司對各項(xiàng)目檔案工作實(shí)行綜合管理，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，公司辦公室統(tǒng)一管理，對本單位各業(yè)務(wù)處室檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，項(xiàng)目檔案的收集、歸檔、整理工作由各業(yè)務(wù)處室及相關(guān)參建單位具體執(zhí)行，形成了一個領(lǐng)導(dǎo)分管、專職檔案人員、業(yè)務(wù)部門兼職檔案員、參建單位資料員“四到位”的管理模式。公司圍繞土地熟化手續(xù)、自建安置房建設(shè)手續(xù)、回遷安置資料三大方面編制舊城改造項(xiàng)目檔案歸檔目錄，分解任務(wù)，落實(shí)責(zé)任，明確相應(yīng)的責(zé)任追究辦法。其中，專職檔案人員負(fù)責(zé)督促業(yè)務(wù)人員將分散在各舊城改造工作人員及參建單位的舊城改造檔案收集齊全完整，按舊城改造檔案的形成規(guī)律整理、編目后向檔案人員移交歸檔。通過清晰的檔案管理體系和合理的職責(zé)分工，明確了責(zé)任主體和相關(guān)部室及參建單位的責(zé)任，保證了舊城改造檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）管理機(jī)制的創(chuàng)新：完善管理制度，實(shí)行目標(biāo)控制

工作管理制度化，有利于規(guī)范項(xiàng)目檔案管理行為，提高工作效能。建立健全項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，可以為檔案工作可持續(xù)發(fā)展提供法律依據(jù)。集團(tuán)公司根據(jù)舊城改造工作實(shí)際，根據(jù)相關(guān)檔案法律法規(guī)制定下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)舊城改造項(xiàng)目檔案歸檔要求與整理規(guī)范的通知》，制定了舊城改造檔案的收集制度，明確了舊城改造檔案的辦理細(xì)則、收集范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，確保各種工程資料分類科學(xué)、整理有序、查找便利，特別是歸檔范圍的制定，保證了歸檔文件材料的質(zhì)量和完整性，也決定了舊城改造檔案的利用效果。其中，在安置房建設(shè)的實(shí)踐中，工程建設(shè)部抓住管理實(shí)質(zhì)，通過加強(qiáng)“制度管理和合同管理”，把建立完善標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的項(xiàng)目檔案管理制度作為實(shí)現(xiàn)安置房建設(shè)組織的有效載體和管理工具，編制并向各參建單位下發(fā)了《濟(jì)南市舊城改造安置房建設(shè)工程管理制度及流程匯編》（試行），《匯編》中明確了檔案管理、信息管理、合同管理、綜合考核等辦法，不僅為各參建單位提供了一種規(guī)范管理的路徑和共同目標(biāo)，提高了檔案工作質(zhì)量和工作效率，也為客觀地評價(jià)和檢驗(yàn)項(xiàng)目檔案管理成果提供了依據(jù)。

（四）管理方式的創(chuàng)新：建立信息平臺，實(shí)行動態(tài)管理

舊城改造也是個可持續(xù)的動態(tài)的改造更新過程，開發(fā)應(yīng)用信息管理平臺（系統(tǒng)）與遠(yuǎn)程監(jiān)控系統(tǒng)就成為項(xiàng)目科學(xué)管理的重要手段。項(xiàng)目檔案管理信息化是現(xiàn)代大型項(xiàng)目管理的客觀需要，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目過程管理的必要手段，也是現(xiàn)代管理方法發(fā)揮作用的必要保證。大型工程項(xiàng)目的文件、信息和數(shù)據(jù)量極其浩大，采用傳統(tǒng)的人工管理模式進(jìn)行處理，不僅無法滿足工程建設(shè)工期要求，而且難以實(shí)現(xiàn)綜合處理、科學(xué)決策，容易出現(xiàn)因管理失誤而造成進(jìn)度與成本的極大浪費(fèi)，只有采用先進(jìn)的工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)才能有效克服以上弊端，滿足工程實(shí)際需要。舊城改造安置房建設(shè)工程管理中，充分利用了現(xiàn)代項(xiàng)目管理方法，具體做法有：

一是信息平臺的建立和使用。現(xiàn)代信息技術(shù)為現(xiàn)代管理方法的實(shí)現(xiàn)提供了必要手段，把項(xiàng)目實(shí)施過程中產(chǎn)生的文檔管理、請示匯報(bào)、即時(shí)通訊、信息發(fā)布等各類信息、數(shù)據(jù)、檔案錄入管理信息系統(tǒng)并發(fā)布，變事后被動整理為事前事中匯總，創(chuàng)新檔案匯集模式和手段。各種信息上通下達(dá)，實(shí)現(xiàn)文件傳輸、數(shù)據(jù)上傳和下載、信息的交流與共享，便于及時(shí)、準(zhǔn)確、動態(tài)地把握工程相關(guān)信息。目前，舊城改造信息平臺的用戶約700人，每天在線人數(shù)近200人，根據(jù)授權(quán)訪問不同的頁面，獲取不同信息，提高信息獲取的時(shí)效性，改變了文件逐級流轉(zhuǎn)的傳統(tǒng)落后辦公方式， 實(shí)現(xiàn)了文件的異地同時(shí)協(xié)作處理和動態(tài)管理，提高了工作效率。

二是建立遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控系統(tǒng)，進(jìn)行實(shí)時(shí)管理。當(dāng)前各級政府、領(lǐng)導(dǎo)對舊城改造信息化建設(shè)高度重視，應(yīng)用先進(jìn)、可靠的技術(shù)和設(shè)備，在舊城改造指揮部范圍內(nèi)建立工程建設(shè)動態(tài)圖像監(jiān)控系統(tǒng)，管理人員足不出戶就可以通過Internet了解各下級施工現(xiàn)場的施工情況，獲得第一手工程現(xiàn)場信息，直觀、實(shí)時(shí)、信息量大，可以實(shí)時(shí)對各施工現(xiàn)場進(jìn)行檢查，方便了對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的問題直接處理和及時(shí)調(diào)度。

三是進(jìn)行月度考評，把績效管理與日常管理相結(jié)合?？冃Э己耸沁M(jìn)行工程管理的有效手段，每月對項(xiàng)目管理周報(bào)、月報(bào)、會議紀(jì)要、項(xiàng)目管理函件、其他信息文件和信息平臺使用及管理情況進(jìn)行綜合考核，獎優(yōu)罰劣，促進(jìn)了對檔案工作過程的良好控制，促進(jìn)了安置房工程建設(shè)工作。

舊城改造是當(dāng)今城市發(fā)展轉(zhuǎn)型時(shí)期提出的重要舉措，對城市建設(shè)有著深遠(yuǎn)的影響。舊城改造檔案承載著城市發(fā)展過程完整而系統(tǒng)的信息，舊城改造檔案工作應(yīng)以此為契機(jī)，創(chuàng)新理念，更新機(jī)制，提出適應(yīng)新時(shí)期城市建設(shè)發(fā)展需求的工作思路和策略。只有不斷創(chuàng)新，舊城改造檔案工作才能有高度、有特色，充滿生機(jī)和活力，城建檔案事業(yè)才能真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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