新時期檔案的數(shù)字化管理

于旭升

【摘要】隨著科學技術(shù)水平的提高，檔案管理工作逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展，在新舊管理模式的交替中難免衍生出些許技術(shù)及管理模式問題，本文陳述了新時期數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題，并對今后數(shù)字化管理的發(fā)展提出改進建議。

【關鍵詞】數(shù)字化管理 檔案記錄 管理方法

企事業(yè)單位的檔案記錄隨著自身的生存與發(fā)展而與企業(yè)形影不離，多種形式的檔案集中地反映著企事業(yè)單位在各個時期發(fā)展的不同策略信息以及歷史事件，對日后的單位工作具有著非凡的指導意義，并且當企事業(yè)單位受到負面信息的不良影響時，檔案記錄會作為強有力的證據(jù)以維護企業(yè)形象。而在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的新時期，企事業(yè)的檔案管理數(shù)字化進程亦顯得格外重要，應用了存儲技術(shù)，掃描技術(shù)與計算機應用程序的檔案管理彌補了傳統(tǒng)工作中的不足與缺陷，使得企事業(yè)單位的檔案管理工作進行地更為高效，便捷。

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點

區(qū)別于以往的紙質(zhì)檔案管理工作，數(shù)字化檔案管理依托電子信息技術(shù)，多以計算機及網(wǎng)絡作為主要載體進行信息的分類，整合與存儲。在傳統(tǒng)工作中，檔案管理的高額經(jīng)費與不盡人意的管理效果一直是企事業(yè)單位較為關注的問題。紙張的保存年限，存儲空間以及為此投入的大量人力物力財力是主要的癥結(jié)所在，而數(shù)字化的檔案管理較好地解決了以上問題，將以實物為載體的大量信息轉(zhuǎn)換為虛擬信息存儲在計算機中，提高記憶效率，且增大了記憶容量。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關從事人員一直苦于分類整理問題得不到盡善盡美地解決，數(shù)字化的管理摒棄了單一的存儲檢索機制，圖文轉(zhuǎn)化，文字原件壓縮等方法在做到分類的同時也將信息完整的保存。另外，企事業(yè)的各部門工作中需要的歷史資料也可在單位的數(shù)據(jù)庫中輕松查找，即使是需要權(quán)限的資料搜索，也免去了傳統(tǒng)工作中數(shù)級相關部門的繁瑣審核，利用超越了時間和空間的信息流動，只需要檔案數(shù)據(jù)控制中心完成用戶認證即可，數(shù)字化的檔案管理做到了最大程度的資源收集與共享。

二、數(shù)字化檔案管理存在的問題

（一）企事業(yè)單位對數(shù)字化檔案管理的重視度不高

現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理技術(shù)在各個層次的企事業(yè)單位應用范圍不廣，部分單位的數(shù)字化檔案管理技術(shù)只停留在淺層的試用階段，并未真正的系統(tǒng)地在實際工作中展現(xiàn)出任何成果，這與基層單位所能接觸到的技術(shù)范疇的限制有著直接的聯(lián)系，大規(guī)模地更換檔案管理的工作模式是有著一定難度的，加之數(shù)字化管理工作未得到足夠的重視，各部門的參與度不高，導致專項資金的籌劃以及工作團隊的組建等事宜操辦遲緩，具體工作不能落實在細部，使得推進現(xiàn)代化與數(shù)字化的進程緩慢，信息化的檔案管理工作不能全面高效地展開。

（二）資金與設備力量投入不足

數(shù)字化的檔案管理在未來的企業(yè)工作中普遍應用是必然的趨勢，也是提高工作效率的行之有效的辦法之一，但一旦大規(guī)模地應用數(shù)字化技術(shù)，在資金力量與技術(shù)支持等方面，企事業(yè)單位將面臨著巨大的挑戰(zhàn)，首先是對以往的紙質(zhì)信息的重新規(guī)劃整理與存儲，信息的更新是飛速的，但歷史記錄中的重要資料于企事業(yè)單位的發(fā)展而言也是不可或缺的。其次則是設備的安置與及時更新問題，檔案管理工作中應用的計算機程序系統(tǒng)是龐大的，老化的設備與非專業(yè)的計算機系統(tǒng)是不能達到數(shù)字化檔案管理工作要求的，而先進設備的后期維護也需要投入大量的資金。

（三）數(shù)字化檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待加強

在信息時代，計算機成為了日常工作中最主要的辦公工具，而我國人口結(jié)構(gòu)的老齡化現(xiàn)象嚴重，從事檔案管理工作的相關人員操作設備的技術(shù)水平不高是檔案管理工作效率較低的主要成因。相關人員習慣了紙質(zhì)的檔案整理工作不能熟練地將計算機技術(shù)應用于其中。數(shù)字化管理要求工作團隊掌握圖形加工處理，視頻音頻剪輯拼接，以及文字處理等技術(shù)，加之由于年齡較大，工作人員的學習能力與對新事物的敏感度遠不如專業(yè)的技術(shù)人員。部分單位并未組織過系統(tǒng)的教學來培養(yǎng)相關人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其對數(shù)字化檔案管理工作的專業(yè)性理解地不透徹。

（四）數(shù)字化管理工作存在安全隱患

由計算機作為載體的數(shù)字化檔案管理工作的安全性和保密性一直備受關注，設備的自動化程度越高，所面臨的設備病毒，黑客攻擊等風險就越大，尤其是在黨政機關及一些涉及國家機密的企事業(yè)單位的檔案管理工作中，一旦出現(xiàn)安全問題，后果將不堪設想。單一防盜防泄的防火墻系統(tǒng)在實際工作中備受考驗，安全隱患的問題亟待解決且刻不容緩。

三、數(shù)字化檔案管理的完善措施

（一）制定標準的數(shù)字化檔案管理規(guī)則

要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化首先要求企事業(yè)單位管理階層提高對改革檔案管理工作的關注度，樹立數(shù)字化管理的理念，提高信息技術(shù)規(guī)模化現(xiàn)代化意識，減少人力，物力，財力的浪費。從傳統(tǒng)的資料文件堆砌成檔案，到主動規(guī)劃整理檔案。成立相應的檔案管理機制，與專門的數(shù)字化檔案管理小組對檔案進行系統(tǒng)的分類，整理，錄入，查詢與使用，建立標準的檔案管理準則，用準則的強制性規(guī)范檔案管理工作。不同部門，不同類別的檔案管理應做到日常規(guī)范，季度規(guī)范，保證檔案查詢機制良好而有效地正常運轉(zhuǎn)。工作人員要按照嚴格的工作時間，工作步驟，工作環(huán)節(jié)進行工作，注意從細節(jié)處著手展開工作，完成工作流程的銜接，資源的合理利用，做到數(shù)字化管理工作高效有序且科技化進行。

（二）提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作的主要執(zhí)行人員的能力素養(yǎng)水平?jīng)Q定著數(shù)字化檔案管理工作能否順利進行。要提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，首先要使其摒棄陳舊的觀念，樹立科學的工作思想。新時期將數(shù)字化的規(guī)模與統(tǒng)一融入到檔案管理工作中是勢在必行的，以高新技術(shù)替代原有的紙質(zhì)整理是大勢所趨，需要從業(yè)人員具有長期學習的意識，完善自身。其次則是培養(yǎng)工作人員的專業(yè)技能，一要提高固有人員對電腦程序的操控水平，增加其理論知識學習和實踐能力。二是要引進優(yōu)秀的技術(shù)人員保證工作質(zhì)量，提高工作團隊的整體水平。還要求工作團隊具有較強的責任意識做好管理和保密工作。

（三）做好檔案管理的安全工作

進行數(shù)字化檔案管理工作要求企事業(yè)單位具有設有良好的安全管理手段，在法律準則的強制力規(guī)范和過硬的安防技術(shù)支持下，檔案管理工作的安全性才能得以保證。首先是從業(yè)人員必須按照保密制度規(guī)范職業(yè)素養(yǎng)。其次則是做好設備的更新工作，隨著科學技術(shù)水平的不斷提高，人們把更多保護安全性的措施和先進的設備緊密聯(lián)系起來，設置多個防護系統(tǒng)，層層把關，由承載著不同職責的完備的設備系統(tǒng)引導完成。還要嚴格控制對檔案管理的權(quán)限訪問機制，保障網(wǎng)絡系統(tǒng)安全運行。做好備份工作，一旦數(shù)據(jù)庫的資料不慎遺失或被竊取，備份的數(shù)據(jù)資源可將事故的危害性減小到最低。