構(gòu)建優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)素質(zhì)模型，打造一流行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)

張小倩

[摘要]：行政辦公室作為每個(gè)單位的核心協(xié)調(diào)管理部門之一，工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)較為顯著。通過行政辦公室工作性質(zhì)分析，闡述了將團(tuán)隊(duì)管理理念引入行政辦公室工作中的必要性和重要性。并通過構(gòu)建優(yōu)秀行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)模型，提出了對(duì)打造一流行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)的建議。

[關(guān)鍵詞]：行政辦公室 團(tuán)隊(duì)管理 素質(zhì)模型

一、將團(tuán)隊(duì)管理理念引入行政辦公室工作中的重要意義

（一）行政辦公室工作性質(zhì)分析

1.溝通協(xié)調(diào)性：行政辦公室日常工作經(jīng)常涉及到對(duì)內(nèi)、對(duì)外的聯(lián)系工作，包括與上、下級(jí)或外單位的信息溝通交流；與單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門的信息匯報(bào)與傳達(dá)；與一些個(gè)人的聯(lián)系、指導(dǎo)或咨詢等等。因此，溝通協(xié)調(diào)性強(qiáng)就成為行政辦公室的工作特點(diǎn)之一。

2.戰(zhàn)略全局性：行政辦公室作為與其他單位聯(lián)系的接口部門，在公務(wù)接待和外事管理等一些工作中常常代表著整個(gè)單位的形象和面貌。因此，在分析問題時(shí)往往都需要站在單位的角度去考慮，在處理問題時(shí)更要進(jìn)一步統(tǒng)籌規(guī)劃，使工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠符合單位利益。

3.規(guī)范性：行政辦公室的工作內(nèi)容雖然繁雜多變，但要做到化繁為簡(jiǎn)，變雜亂為有序就需要工作的規(guī)范性。在公務(wù)接待、公文處理等工作中，雖然每一項(xiàng)任務(wù)都具有特殊性，但如果能夠按照統(tǒng)一流程規(guī)范控制，工作效率就會(huì)大大提高。因此，行政辦公室的工作常常伴有規(guī)范性特點(diǎn)。

4.創(chuàng)新性：行政辦公室作為與外界接觸最為廣泛的部門之一，接受并吸收新事物和新方法的途徑比較多；更為重要的是，行政辦公室作為單位的一個(gè)重要管理部門，管理方法及制度上的創(chuàng)新是維持單位工作持續(xù)高效健康運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件。

5.高效性：行政辦公室作為單位的重要樞紐部門，是各種信息上傳下達(dá)的流轉(zhuǎn)中心，是保證單位各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的控制環(huán)節(jié)。尤其在公文收發(fā)、批閱、傳遞過程中，是否高效將影響著單位各項(xiàng)工作的開展。因此，高效性也就成為行政辦公室日常工作中非常重要、必要的特征。

（二）將團(tuán)隊(duì)管理理念引入行政辦公室工作中的必要性和重要性

1.團(tuán)隊(duì)管理方式是現(xiàn)代社會(huì)的產(chǎn)物，是促進(jìn)當(dāng)今組織發(fā)展壯大的科學(xué)之道?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)到處充滿合作、崇尚共贏的社會(huì)，縱觀管理學(xué)的發(fā)展史，現(xiàn)代管理方法越來越趨向柔性管理，鼓勵(lì)組織成員在公平合作的環(huán)境中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值及整個(gè)組織的利益。團(tuán)隊(duì)管理講究“團(tuán)結(jié)合作、責(zé)任分擔(dān)、績(jī)效共享、實(shí)現(xiàn)共贏”，這種理念正是現(xiàn)代組織生存的基礎(chǔ)，發(fā)展的必要。因此無論是在政府機(jī)關(guān)還是企事業(yè)單位，團(tuán)隊(duì)管理作為一種新型的管理方式正在慢慢影響著整個(gè)社會(huì)和組織的發(fā)展。

2.依工作性質(zhì)分析，行政辦公室的發(fā)展離不開團(tuán)隊(duì)管理。如上所述，行政辦公室的工作性質(zhì)包括：溝通協(xié)調(diào)性、戰(zhàn)略全局性、規(guī)范性、創(chuàng)新性、高效性。團(tuán)隊(duì)管理下的組織優(yōu)勢(shì)包括：成員之間互相尊重信任，更容易形成協(xié)作的氛圍；團(tuán)隊(duì)同一目標(biāo)下，更容易實(shí)現(xiàn)組織利益最大化；成員不僅遵守團(tuán)隊(duì)規(guī)則，更有心理契約的互相牽制；團(tuán)隊(duì)中的集體決策與互動(dòng)學(xué)習(xí)更容易啟發(fā)成員靈感，形成創(chuàng)新思維；團(tuán)隊(duì)成員之間的知識(shí)能力互補(bǔ)，更容易實(shí)現(xiàn)1+1〉2的組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)模式等。而這些優(yōu)勢(shì)正是促進(jìn)行政辦公室發(fā)展的必須條件。

二、構(gòu)建優(yōu)秀行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)模型

（一）選取樣本

按照績(jī)優(yōu)組與績(jī)平組數(shù)量質(zhì)量匹配平衡的原則，選取了3個(gè)優(yōu)秀的行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)與3個(gè)普通的行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)。

（二）行為事件訪談

針對(duì)兩個(gè)組6個(gè)不同團(tuán)隊(duì)，按照每個(gè)團(tuán)隊(duì)隨機(jī)選取兩名成員的原則，分別獨(dú)立地進(jìn)行行為事件訪談。認(rèn)真詳細(xì)記錄每名受訪者講述事件中出現(xiàn)的團(tuán)隊(duì)管理特征。訪談前，告知每名受訪者在訪談過程中要講述在其所處團(tuán)隊(duì)中發(fā)生的一些記憶深刻的事件，包括成功或失敗的團(tuán)隊(duì)行為事件。

（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

匯總團(tuán)隊(duì)素質(zhì)特征編碼的平均等級(jí)分?jǐn)?shù)，對(duì)績(jī)優(yōu)組和績(jī)平組的這一指標(biāo)進(jìn)行差異檢驗(yàn)，結(jié)果顯示，兩組在合理明確的分工、充分合理的授權(quán)、團(tuán)隊(duì)規(guī)范建設(shè)、團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)、有效的領(lǐng)導(dǎo)、有效的溝通、團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)略管理能力、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力8項(xiàng)素質(zhì)特征上的平均等級(jí)分?jǐn)?shù)存在顯著差異（見表）。

*表示在0.05水平上有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義；**表示在0.01水平上有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義

（四）模型初建

通過與普通團(tuán)隊(duì)的差異對(duì)比，優(yōu)秀的行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)具有以下8項(xiàng)素質(zhì)特征：合理明確的分工、充分合理的授權(quán)、團(tuán)隊(duì)規(guī)范建設(shè)、團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)、有效的領(lǐng)導(dǎo)、有效的溝通、團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)略管理能力、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力。將這8項(xiàng)素質(zhì)特征進(jìn)行總結(jié)歸類，建立優(yōu)秀的行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)模型（如圖）：

三、打造一流行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)的建議

（一）在團(tuán)隊(duì)組織建設(shè)方面，要構(gòu)建行政辦公室內(nèi)部的合理分工與授權(quán)模式

行政辦公室工作繁雜瑣碎，工作內(nèi)容容易交叉重復(fù)，工作責(zé)任上也容易推卸扯皮，因此，首先一定要建立合理明確的內(nèi)部分工。另外，行政辦公室工作面寬，工作責(zé)任重大，為了調(diào)動(dòng)每位團(tuán)隊(duì)成員的工作積極性，使得每位成員能夠共同為團(tuán)隊(duì)整體負(fù)責(zé)，就要形成充分合理的授權(quán)。

（二）在團(tuán)隊(duì)能力建設(shè)方面，要努力培養(yǎng)行政辦公室成員的戰(zhàn)略管理與學(xué)習(xí)創(chuàng)新能力優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)能夠站在全局的角度考慮問題，經(jīng)常能夠根據(jù)整個(gè)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)來調(diào)整與建立團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)，使得團(tuán)隊(duì)成員能夠?yàn)閷?shí)現(xiàn)組織利益最大化而奮斗。因此，要努力培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員的戰(zhàn)略管理與全局意識(shí)。另外，優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)不是靜止不前的，對(duì)于知識(shí)的渴求與更新是持續(xù)的。團(tuán)隊(duì)成員通過持續(xù)的學(xué)習(xí)與分享學(xué)習(xí)成果使得在團(tuán)隊(duì)面臨新問題的時(shí)候總能以新方法解決。通過創(chuàng)新，團(tuán)隊(duì)的能力總是在不斷地更新與提高，因此，要努力培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力。

（三）在打造團(tuán)隊(duì)外聚力方面，要持續(xù)推進(jìn)行政辦公室文化建設(shè)和規(guī)范建設(shè)

優(yōu)秀的行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)都有自己的文化氛圍和道德準(zhǔn)則。創(chuàng)建豐富多彩的精神文化生活不僅能夠使得團(tuán)隊(duì)成員心情愉悅，更能讓成員們?cè)谟鋹偟沫h(huán)境下培養(yǎng)對(duì)彼此的友誼、信任和尊重的感情。因此，要持續(xù)推進(jìn)行政辦公室的文化建設(shè)。另外，還要建立一套較為系統(tǒng)的辦公室工作準(zhǔn)則，尤其在成員們多元的價(jià)值觀尚未得到較好的融合之前，工作準(zhǔn)則和集體威信就顯得更加必要。

（四）在打造團(tuán)隊(duì)內(nèi)聚力方面，要構(gòu)建行政辦公室多元有效的領(lǐng)導(dǎo)方式和溝通模式

團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的工作作風(fēng)與處事風(fēng)格不僅能夠影響一個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率，還能影響到團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情和精神風(fēng)貌。優(yōu)秀的行政辦公室管理團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者往往都能夠通過科學(xué)分工、充分授權(quán)、寬容的處事態(tài)度、以身作則的工作作風(fēng)以及一些獨(dú)特的個(gè)人魅力來來影響著整個(gè)辦公室的發(fā)展。另外，一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，其成員之間必定是相互依賴、相互信任的，優(yōu)秀的辦公室管理團(tuán)隊(duì)可以通過良好的溝通與交流，使得成員彼此之間充滿默契，同時(shí)也在充分的溝通中避免了許多矛盾的產(chǎn)生。因此，要建立良性循環(huán)的溝通交流模式。