關(guān)于成人教育學(xué)籍檔案優(yōu)化管理的對(duì)策研究

陳偉泉

摘要：就廣東地區(qū)成人教育學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出成人教育中學(xué)籍檔案管理過程中的難點(diǎn)，其中包括學(xué)籍內(nèi)容繁雜、學(xué)籍管理人員缺乏專業(yè)能力等。針對(duì)這些問題，在成人檔案管理過程中，相關(guān)人員需要完善學(xué)籍信息、保證學(xué)籍內(nèi)容的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，進(jìn)而使學(xué)籍檔案管理工作得到優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：成人教育 學(xué)籍檔案優(yōu)化 檔案信息

隨著社會(huì)的進(jìn)步，“繼續(xù)教育”越來越受到人們的關(guān)注，成人教育為“繼續(xù)教育”的發(fā)展做出了重要貢獻(xiàn)。但是在實(shí)施過程中，也出現(xiàn)了一些問題，例如學(xué)籍檔案管理落后等。因此相關(guān)管理人員需要加大對(duì)這一問題重視力度，并制定出切實(shí)可行的管理政策，為成人教育的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、成人教育學(xué)籍檔案管理的難點(diǎn)

成人教育屬于組織中的一個(gè)教育過程，不管是否正規(guī)，在社會(huì)上均被視為成年人增長(zhǎng)能力的方式。成人教育的辦學(xué)形式中，如學(xué)習(xí)形式、學(xué)歷層次、學(xué)習(xí)方式等存在著多樣性特點(diǎn)。因此需要記載的材料復(fù)雜多樣，各種資料的收集具有一定的難度，具體表現(xiàn)為：

1.學(xué)習(xí)檔案管理中漏洞較多，管理較為混亂

在這種問題下，成人教育學(xué)籍檔案中存在較多的漏洞，使學(xué)籍材料不夠齊全。同時(shí)由于因?yàn)檗k學(xué)周期較長(zhǎng)，涉及的方面較廣，導(dǎo)致建檔和歸檔困難。辦學(xué)層次和辦學(xué)種類的繁多，造成時(shí)間的編目和組卷工作十分混亂。

2.管理人員專業(yè)能力不足

在檔案管理過程中，人員隊(duì)伍素質(zhì)不高，很多管理人員并不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的，這就造成檔案管理工作十分薄弱。

3.學(xué)籍檔案管理手段不夠完善

部分辦學(xué)機(jī)構(gòu)管理層，對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)手段不是十分了解，導(dǎo)致管理難以滿足社會(huì)的需要。有些院校還沒有使用檔案管理相關(guān)軟件，這就導(dǎo)致檔案信息存在重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，檔案管理工作效率低下。

二、優(yōu)化成人教育教學(xué)檔案管理對(duì)策

1.補(bǔ)充學(xué)籍檔案信息，完善學(xué)籍材料

為了完善成人學(xué)籍檔案內(nèi)容，管理人員要對(duì)材料進(jìn)行嚴(yán)格要求，具體內(nèi)容如下：第一，當(dāng)學(xué)生入學(xué)后，要及時(shí)將檔案收回，作出適當(dāng)整理后，交給學(xué)校學(xué)籍部保存。這樣做的主要目的是為了防止學(xué)籍遺失，以便日后建檔。第二，當(dāng)學(xué)生入學(xué)進(jìn)行學(xué)籍表格填寫時(shí)，要求學(xué)生統(tǒng)一貼上彩色尺寸照片，禁止學(xué)籍無照片現(xiàn)象出現(xiàn)。第三，每份學(xué)籍檔案中必須具備學(xué)生的入學(xué)通知書、考生信息、學(xué)生成績(jī)單、登記表、學(xué)習(xí)卡以及實(shí)習(xí)考核鑒定等所有與學(xué)生相關(guān)的材料，從而保證有據(jù)可查。

2.保證學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性

（1）嚴(yán)肅成績(jī)管理。學(xué)生成績(jī)直接反映學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，嚴(yán)肅學(xué)生成績(jī)管理主要通過以下方面著手：一是對(duì)管理手段做出適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，開發(fā)并充分利用具有專業(yè)性的學(xué)籍管理軟件。二是加強(qiáng)監(jiān)管力度，禁止任何人員或者單位對(duì)學(xué)生學(xué)籍中信息進(jìn)行改動(dòng)或者取消。三是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行嚴(yán)格管理，禁止非法人員通過網(wǎng)絡(luò)途徑對(duì)學(xué)生成績(jī)做出惡意改動(dòng)或者破壞。

（2）對(duì)學(xué)籍檔案的書寫規(guī)格進(jìn)行統(tǒng)一。學(xué)籍的書寫不僅要清晰美觀，其規(guī)格也要統(tǒng)一。對(duì)于學(xué)籍檔案的規(guī)范需要從以下幾點(diǎn)入手：一是在學(xué)籍中的表格必填項(xiàng)目不能留白。二是必須使用黑色碳素筆填寫學(xué)籍內(nèi)容，禁止使用藍(lán)色墨水和鉛筆進(jìn)行書寫。三是學(xué)生出生日期必須填寫，內(nèi)容要和學(xué)生身份證一致。四是文字要采用簡(jiǎn)體中文。

（3）依照法定程序?qū)W(xué)籍信息進(jìn)行修改。對(duì)于涉及到學(xué)生個(gè)人信息，例如學(xué)生姓名、身份證號(hào)等，在原則上是不允許更改的。如果有必要，需要遵循以下幾個(gè)步驟進(jìn)行更改：一是學(xué)生本人填寫，并向有關(guān)部門提交《學(xué)籍信息變更申請(qǐng)表》。二是以公安機(jī)關(guān)提供的戶籍證明為依據(jù)，并提供相關(guān)材料和復(fù)印件。三是對(duì)證明材料做出嚴(yán)格審核和驗(yàn)證。四是將申請(qǐng)交由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批，如果學(xué)院不同意進(jìn)行更改，需要及時(shí)通知學(xué)生。五是如同意更改，需要將文件抄送上級(jí)部門進(jìn)行備案。六是向?qū)W生下發(fā)同意修改文件，同時(shí)將文件進(jìn)行上報(bào)，并將有關(guān)信息進(jìn)行掛網(wǎng)處理。如果學(xué)籍檔案中的信息正確，學(xué)生已領(lǐng)取完畢業(yè)證書，則不允許進(jìn)行修改。

（4）保證學(xué)籍檔案的正確性。學(xué)籍檔案中最為重要的就是其真實(shí)性。成人教育的學(xué)生畢業(yè)之后，只有學(xué)籍卡是保留在學(xué)校的，其他先關(guān)文件均被加蓋公章后，交由原單位的人事部門人員管理，或者將其存放在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行?。近幾年，各個(gè)用人單位對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案越來越重視。學(xué)籍檔案中的內(nèi)容如果缺乏一定的針對(duì)性特點(diǎn)，不利于人才的選拔。因此，相關(guān)教師或者管理者需要實(shí)事求是的對(duì)學(xué)生的各方面行為、能力等做出綜合評(píng)價(jià)。學(xué)籍檔案的相關(guān)管理部門需要充分發(fā)揮其監(jiān)督功能，對(duì)班主任填寫內(nèi)容作出嚴(yán)格監(jiān)督，禁止學(xué)生本人對(duì)檔案進(jìn)行填寫，防止虛假行為的出現(xiàn)，進(jìn)而保障成人教育學(xué)籍檔案的真實(shí)性。

總而言之，在實(shí)施成人教育學(xué)籍檔案管理過程中，相關(guān)管理部門首要加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)嚴(yán)格管理程序，建立健全的管理體系。另外，在管理過程中，要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生成績(jī)的管理，規(guī)范學(xué)籍書寫格式，進(jìn)而保證學(xué)籍檔案的真實(shí)、有效。

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