電子文件與電子檔案原始性、真實(shí)性保護(hù)體系的建設(shè)探討

摘 要：原始性是檔案的基本屬性，正是由于這一屬性，檔案才能夠作為一項(xiàng)真憑實(shí)據(jù)用于歷史的見(jiàn)證中，同時(shí)其也擁有了一定法律效力。傳統(tǒng)的檔案在記錄過(guò)程中，采用紙質(zhì)的形式，形式的原始性是對(duì)內(nèi)容原始性進(jìn)行表現(xiàn)的關(guān)鍵，然而，獨(dú)立性是電子檔案及內(nèi)容形式的主要特點(diǎn)，其使用以及傳遞過(guò)程中，極易發(fā)生改變，其原始性和真實(shí)性下降的基礎(chǔ)上，法律效力也將喪失，在這種情況下，對(duì)積極加強(qiáng)電子文件與電子檔案原始性、真實(shí)性保護(hù)體系的建設(shè)進(jìn)行探討具有重要意義。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；原始性；真實(shí)性；保護(hù)體系

近年來(lái)，辦公自動(dòng)化成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中的一個(gè)重要特點(diǎn)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)的形式應(yīng)用的圖形、資料以及信息等都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，在計(jì)算機(jī)這一媒介的基礎(chǔ)上，形成了電子文件和電子檔案。然而檔案在應(yīng)用過(guò)程中，其法律效力是建立在真實(shí)性和原始性的基礎(chǔ)之上的，由于電子文件和電子檔案很容易在傳輸過(guò)程中被改變，在這種情況下，在對(duì)檔案進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，對(duì)其真實(shí)性以及原始性的保護(hù)至關(guān)重要，本文首先構(gòu)建了相關(guān)保護(hù)體系，并有針對(duì)性的提出了保護(hù)體系的控制措施。

1 電子文件與電子檔案原始性、真實(shí)性保護(hù)體系

（一）電子文件運(yùn)行層保護(hù)模式

構(gòu)建電子文件運(yùn)行層保護(hù)模式，應(yīng)維護(hù)電子文件的原始性和真實(shí)性為基礎(chǔ)，本文在構(gòu)建這一保護(hù)模式的過(guò)程中，以電子文件運(yùn)行期生命周期表為中心。也就是說(shuō)，從電子文件的產(chǎn)生之刻起，直到被相關(guān)部門(mén)接收，它自身就存在生命周期表，工作人員應(yīng)當(dāng)在電子文件的生命周期內(nèi)，對(duì)產(chǎn)生的一切活動(dòng)以及變化進(jìn)行真實(shí)而詳細(xì)的記錄，直至該電子文件得到最終的審查后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)為止。

工作人員工作中，應(yīng)首先對(duì)一個(gè)全新的電子文件進(jìn)行起草，此時(shí)的生命周期表是空白的，工作人員負(fù)責(zé)將電子文件的標(biāo)題進(jìn)行錄入，并明確自身所擁有的權(quán)限，將能夠代表自己權(quán)限的簽名以及密碼輸入，在得到系統(tǒng)驗(yàn)證以后才能夠開(kāi)展起草工作，系統(tǒng)會(huì)將電子文件的存盤(pán)時(shí)間進(jìn)行記錄[1]。如果電子文件在一定狀況下需要進(jìn)行修改，那么工作人員也應(yīng)當(dāng)首先進(jìn)行權(quán)限的確認(rèn)，當(dāng)?shù)玫较到y(tǒng)許可以后，該聲明周期表會(huì)自動(dòng)將一個(gè)全新的草稿的復(fù)制件提供給工作人員，改稿工作需要在這一復(fù)制件當(dāng)中完成。只有當(dāng)周期表當(dāng)中所記錄的時(shí)間同復(fù)制草稿文件存盤(pán)的時(shí)間是一致的，才能夠說(shuō)明這一文件修改是合法的。

（二）電子檔案保管層保護(hù)模式

首先，電子檔案保管層運(yùn)行中的工作目標(biāo)。當(dāng)電子檔案進(jìn)入到了相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，保護(hù)體系運(yùn)行中最主要的工作內(nèi)容就是有效維護(hù)其真實(shí)性和原始性。因此，工作人員在工作中，應(yīng)當(dāng)保證電子檔案始終擁有較高的真實(shí)性和原始性，并能夠始終處于可理解、可利用的狀態(tài)之下。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，工作人員不僅應(yīng)當(dāng)具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)能夠綜合利用先進(jìn)的技術(shù)以及科學(xué)的管理模式。

其次，構(gòu)建適當(dāng)?shù)碾娮訖n案保管環(huán)境。在提升電子檔案保管效率和質(zhì)量的過(guò)程中，一個(gè)適當(dāng)?shù)谋９墉h(huán)境至關(guān)重要。這一環(huán)境通常指的是脫機(jī)存儲(chǔ)，而光盤(pán)以及u盤(pán)等是典型的載體。構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的信息文檔，應(yīng)用于維護(hù)管理電子檔案當(dāng)中。在維護(hù)和檢測(cè)電子檔案的過(guò)程中，如果操作中發(fā)生失誤，都會(huì)導(dǎo)致電子檔案發(fā)生損壞，嚴(yán)重者將導(dǎo)致無(wú)法彌補(bǔ)的結(jié)果[2]。當(dāng)損失發(fā)生時(shí)，要想通過(guò)封存拷貝等方式對(duì)其進(jìn)行修復(fù)，將加大電子檔案的保管成本。因此積極構(gòu)建信息文檔，專(zhuān)門(mén)用于電子檔案的維護(hù)管理工作至關(guān)重要，它可以由硬件環(huán)境、歸檔前檢驗(yàn)報(bào)告、卷號(hào)以及軟件平臺(tái)等多個(gè)內(nèi)容構(gòu)成。

2 電子文件與電子檔案原始性、真實(shí)性保護(hù)體系的安全控制

（一）構(gòu)建人員安全管理機(jī)制

信息系統(tǒng)運(yùn)行中，要想促使相關(guān)保護(hù)體系能夠充分發(fā)揮自身功能，必須加大人為控制力度，因此構(gòu)建健全的管理機(jī)制勢(shì)在必行。這一機(jī)制構(gòu)建的基本原則應(yīng)當(dāng)為分散化、最小化以及規(guī)范化授權(quán)，即將最小的權(quán)限授予工作人員，保證其完成本職工作即可；詳細(xì)劃分功能，共同完成關(guān)鍵任務(wù)，多個(gè)成員共同承擔(dān)這一任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任，每一個(gè)人都不能夠擁有這一任務(wù)的全部資料和數(shù)據(jù)；構(gòu)建健全監(jiān)督機(jī)制，保證工作人員在工作中，可以通過(guò)申請(qǐng)、建立以及關(guān)閉工作權(quán)限等方式來(lái)接受監(jiān)督，從而從整體上對(duì)工作人員的行為進(jìn)行監(jiān)督[3]。

（二）在保護(hù)體系基礎(chǔ)上構(gòu)建安全保護(hù)措施

電子文件和電子檔案所在的保護(hù)體系，需要在特定的環(huán)境中運(yùn)行，保護(hù)這一環(huán)境的基本措施通常包含以下內(nèi)容：一方面，有效控制系統(tǒng)關(guān)鍵位置的進(jìn)出人員?？梢詫?duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行應(yīng)用的區(qū)域、主機(jī)房以及電源系統(tǒng)控制區(qū)等都是關(guān)鍵區(qū)域，例如UPS存放的地點(diǎn)等；另一方面，加大同系統(tǒng)息息相關(guān)的公用設(shè)施以及建筑物的保護(hù)力度，針對(duì)建筑物來(lái)講，加大防火、防震等功能的維護(hù)，促使可靠性在供水、供電等環(huán)節(jié)中得以有效提升。

3 結(jié)論

近年來(lái)，信息技術(shù)飛快發(fā)展，電子檔案替代原始的紙質(zhì)檔案就是重要表現(xiàn)之一。然而，檔案應(yīng)用過(guò)程中之所以具備一定的法律效力，是因?yàn)槠渚哂性夹院驼鎸?shí)性的特點(diǎn)，隨著信息技術(shù)而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案是極易被改變的，因此其真實(shí)性和原始性受到的威脅，在這種情況下，我國(guó)相關(guān)部門(mén)在積極加強(qiáng)檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)從構(gòu)建相應(yīng)的保護(hù)體系入手，并有針對(duì)性加大對(duì)保護(hù)體系的安全控制，為保證電子文件和電子檔案的原始性和真實(shí)性奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]徐輦. 檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題與思考——論如何認(rèn)定和維持電子文件原始性與真實(shí)性[J]. 常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2014，04：42-44.

[2]傅榮校. 化繁為簡(jiǎn)：從檔案機(jī)構(gòu)角度看如何保障電子文件的真實(shí)性[J]. 檔案學(xué)通訊，2015，02：50-55.

[3]李澤鋒. 《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》教學(xué)內(nèi)容體系的重構(gòu)與優(yōu)化——從磁性載體檔案、光盤(pán)檔案保護(hù)談起[J]. 檔案學(xué)通訊，2014，01：75-78.

作者簡(jiǎn)介

方迎（1977-），女，漢族，籍貫湖北武漢，湖北省襄陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記局，助理會(huì)計(jì)師，大專(zhuān)，研究方向檔案管理。