采油廠物資采購管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢探討

靳鑫

摘 要：本文從采油廠生產(chǎn)實際出發(fā)，以物資管理的概念、目的等理論為依托，認真剖析采油廠物資采購管理的現(xiàn)狀，從中發(fā)現(xiàn)存在的問題，并給出應(yīng)對措施，最后對采油廠物資采購管理的發(fā)展趨勢進行探討。

關(guān)鍵詞：物資采購；管理；采購業(yè)務(wù)

一、引言

物資采購是企業(yè)的重要經(jīng)濟行為，作為物資管理的重要環(huán)節(jié)，物資采購是企業(yè)的重要業(yè)務(wù)流程，該流程具有很多的關(guān)鍵控制點，完善物資采購管理不僅可以提高企業(yè)經(jīng)營效率，而且可以防范風險和降低隱患。

二、物資管理

（一）物資管理的概念

物資管理，是指企業(yè)在生產(chǎn)過程中，對本企業(yè)所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制。

（二）物資管理的目的

物資管理的目的，是通過對物資進行有效管理，以降低企業(yè)生產(chǎn)成本，加速資金周轉(zhuǎn)，進而促進企業(yè)盈利，提升企業(yè)的市場競爭能力。企業(yè)的物資管理，包括物資計劃制定、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環(huán)節(jié)，這些環(huán)環(huán)相扣、相互影響，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將對企業(yè)的物資供應(yīng)鏈造成不良影響。

三、采油廠物資采購管理的現(xiàn)狀

（一）一級物資、二級集采物資嚴格執(zhí)行集中采購結(jié)果

中石油集團公司和地區(qū)公司分別對專業(yè)性強、數(shù)量大、批次多、金額大的物資以招投標定商定價、定商不定價、帶量采購等方式實施了集中采購，采油廠嚴格按照集中采購結(jié)果公示中的供應(yīng)商、物資編碼、價格等提報物資采購計劃，實施目錄采購，這些物資就是我們通常說的一級物資和二級集采物資。目前，采油廠一級物資和二級集采物資執(zhí)行集中采購結(jié)果率達到100%，可是，有些集中采購物資的交貨周期長達90天或者120天，應(yīng)急響應(yīng)能力也就不存在了，這對采油廠物資采購計劃的前瞻性是一個嚴峻的考驗。

（二）二級非集采物資、三級物資以談判方式實施委托采購

二類非集采物資、三類物資的采購需按照油田公司的相關(guān)管理辦法在物資采購計劃提報后編制談判采購方案、產(chǎn)品價格說明、材料成本構(gòu)成等資料，通過審批后，采油廠方可自主組織談判，編寫談判記錄，委托物資供銷公司進行采購。這些物資需要通過物料組八位碼與供貨商的準入產(chǎn)品資質(zhì)相對應(yīng)來擬選供應(yīng)商，以預(yù)估單價或系統(tǒng)歷史價格提報物資采購計劃，談判完成后，物資供銷公司依據(jù)談判記錄實施參照式目錄采購或者線下尋源采購。這種采購方式的業(yè)務(wù)流程最長、耗費時間最多、所需資料最復雜。

（三）三級物資以談判方式實施自行采購

根據(jù)油田公司的規(guī)定，自行采購物資的金額應(yīng)不大于全年物資采購金額的百分之五，為了規(guī)避風險，采油廠基本放棄了這百分之五的自購比例，僅針對三產(chǎn)采購的小額、零星物資實施自行采購。這種方式的采購程序比較簡單，僅需編制談判采購方案，通過審批后，組織談判，采油廠相關(guān)崗位自行在物采平臺上實施線下尋源采購，審批通過后便可以簽訂合同、供貨、驗收和結(jié)算，這種方式增加了采油廠相關(guān)崗位的工作量，但是耗費時間會比較少、工作進度也會比較快。

四、采油廠物資采購管理存在的問題

（一）專業(yè)采購人員過少

采油廠嚴重缺乏專業(yè)采購人員，物資采購崗只有1人，日常業(yè)務(wù)工作已經(jīng)非常忙碌，無暇深入了解市場，開展市場調(diào)研，專業(yè)的采購人員應(yīng)該具備對產(chǎn)品品牌、質(zhì)量、價格、渠道等的分辨能力。采油廠是綜合性生產(chǎn)企業(yè)，所需物資紛繁復雜、多種多樣并且專業(yè)性強，某些供貨商就是抓住薄弱環(huán)節(jié)，以原材料漲價、質(zhì)量要求高、專業(yè)要求嚴格等為由，故意抬高產(chǎn)品價格而從中謀利。

（二）采購業(yè)務(wù)流程多、耗時長

采油廠的每一筆采購業(yè)務(wù)都必須先后在ERP系統(tǒng)和物采平臺上完成審批，方可采購和辦理合同及結(jié)算業(yè)務(wù)?；玖鞒虨椋翰捎蛷S在ERP系統(tǒng)中提報物資采購計劃后，通過五級審批后，物資采購計劃按照大類被劃到物資供銷公司的專業(yè)分公司和業(yè)務(wù)歸口分公司，這些分公司的計劃管理人員見到采購計劃后，繼續(xù)在ERP系統(tǒng)中提報物資采購計劃，通過五級審批后，物資采購計劃會出現(xiàn)在物采平臺中，物采平臺采購方案、采購結(jié)果各需通過二級審批后回傳至ERP系統(tǒng)，方可生成采購訂單，實施采購?？梢?，每一筆采購業(yè)務(wù)需要流轉(zhuǎn)于五個部門、十余個人員之間，最長耗時可以達到2-3個月，嚴重影響了采購計劃的時效性和及時性，為采油廠現(xiàn)場生產(chǎn)帶來很大的隱患。

（三）兩大信息系統(tǒng)限制不統(tǒng)一

兩大信息系統(tǒng)是指ERP系統(tǒng)和物采平臺，這兩大系統(tǒng)同步運行，后者對于供貨商的準入產(chǎn)品資質(zhì)八位碼有限制，物采平臺中不能查詢到的該供貨商的八位碼，無法選擇該供貨商，不能順利完成審批，而ERP系統(tǒng)沒有這種限制，因此，處理采購業(yè)務(wù)時需要首先在物采平臺查詢，其次在ERP系統(tǒng)中提報，最后再回到物采平臺審批。每一個供貨商的初步采購計劃都需要如此查詢，最終確定每一個供貨商的采購計劃，這樣，消耗了業(yè)務(wù)人員大量的時間并且無法按照供貨商的擅長方向來分配采購計劃，實施采購過程中會出現(xiàn)無法供貨的局面。

五、采油廠物資采購管理的應(yīng)對措施

（一）健全物資采購管理機構(gòu)，配備高素質(zhì)采購人員

物資采購屬于物資管理部門的職能，應(yīng)在該部門內(nèi)設(shè)置物資采購管理小組或者人員，以經(jīng)驗豐富、事業(yè)心強的優(yōu)秀采購人才為核心健全管理機構(gòu)，并將責權(quán)劃分明確，可加強職業(yè)道德培訓和教育，杜絕吃拿卡要的行為出現(xiàn)。

（二）確定采購業(yè)務(wù)的歸口部門，提高上下游部門的業(yè)務(wù)處理速度

建議確定物資供銷公司的業(yè)務(wù)歸口分公司與采油廠物資采購崗接洽物資采購事宜，傳遞物資采購資料和辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，這樣上下游部門清楚明了，便于溝通和積極解決采購業(yè)務(wù)流程中遇到的問題，提高業(yè)務(wù)處理速度。

（三）統(tǒng)一ERP系統(tǒng)與物采平臺的限制要素，保證兩大系統(tǒng)順暢銜接

應(yīng)同時將物資準入產(chǎn)品資質(zhì)八位碼作為ERP系統(tǒng)和物采平臺的限制要素，并在ERP系統(tǒng)中增加匹配供貨商功能，一方面給業(yè)務(wù)人員提供供貨商參考，一方面又節(jié)約了大量的翻來覆去查詢的時間，有利于物資采購業(yè)務(wù)在兩大系統(tǒng)中順暢銜接。

六、采油廠物資采購管理的發(fā)展趨勢

（一）進一步加大集中采購力度

在中石油和油田公司集中采購的政策環(huán)境下，集中采購的最大收益是各二級單位或地區(qū)公司的集采物資數(shù)量得到歸集和累加，降低了對供貨商的價格阻力，使物資采購價格得到了大幅度下降并獲得了直接生產(chǎn)制造廠家的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。再有集中采購使得采購物資的物料編碼、價格、標準和質(zhì)保期得到統(tǒng)一，避免了審計中不符合項的出現(xiàn)，同時提高了采購效率，降低了采購成本，美中不足，集中采購難以適應(yīng)緊急采購的需要，利遠大于弊，因此，進一步加大集中采購力度是必然趨勢。

（二）建立二級非集采物資、三級物資的電子商務(wù)平臺

各二級單位委托物資供銷公司采購的資金均可達到95%以上，如此大量的采購業(yè)務(wù)對物資供銷公司也是挑戰(zhàn)和考驗，物資供銷公司如果能充分利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代信息技術(shù)，建立電子商務(wù)平臺，對于二級非集采物資和三級物資這些沒有價格依據(jù)的物資將是很好的整合，也可以將這些繁雜物資的采購換貨率降到最低，因為在電子商務(wù)平臺上可以直觀看到你想使用的和你需要的物資，電子商務(wù)平臺的建立不僅能夠使采購業(yè)務(wù)變得簡單，而且降低了大量的人力、物力、財力的耗費，同時也是信息化采購時代的發(fā)展趨勢。

七、結(jié)論

采油廠物資采購管理的發(fā)展和完善應(yīng)當充分結(jié)合采購政策、經(jīng)濟環(huán)境、法律法規(guī)和企業(yè)實際情況等方面的因素，循序漸進，穩(wěn)步推進。采油廠物資采購管理的成效不僅影響著企業(yè)經(jīng)營效益和效率，而且直接決定著企業(yè)生產(chǎn)成本的節(jié)余和超支。本文由于篇幅原因，僅僅從三個方面探討了采油廠物資采購管理存在的問題，并給出應(yīng)對措施，旨在為其他二級單位提供借鑒和知道，使物資采購管理更上一個臺階。因此，我認為，對采油廠物資采購管理的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢進行探討具有非常重要的現(xiàn)實意義和實踐意義，物資采購管理是當前企業(yè)的重要經(jīng)濟行為，涉及了采購政策、組織架構(gòu)、管理辦法、業(yè)務(wù)流程等很多方面，應(yīng)當進行更為全面和透徹的探討，得到更多管理人員和決策人員的關(guān)注。

（作者單位：第四采油廠物資管理站）

參考文獻：

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