對(duì)“紅字分錄”在會(huì)計(jì)核算中的必要性分析

葉麗堅(jiān)

【摘 要】紅字會(huì)計(jì)分錄在會(huì)計(jì)核算中應(yīng)用已久，但由于新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)會(huì)計(jì)核算中原來用紅字分錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不再用紅字處理，而改作相反會(huì)計(jì)分錄，加上原來紅字分錄在會(huì)計(jì)核算中應(yīng)用就比較復(fù)雜，使得在實(shí)際工作中對(duì)紅字分錄的應(yīng)用比較混亂，不同人對(duì)涉及紅字的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有不同的處理方法，有的使用傳統(tǒng)的紅字分錄處理，有的按準(zhǔn)則規(guī)定用相反會(huì)計(jì)分錄，因此很多人在工作中、論壇上、網(wǎng)貼中討論紅字分錄的應(yīng)用這一問題，結(jié)合實(shí)際需要，本文將紅字分錄與新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中使用的相反分錄進(jìn)行比較分析，并提出筆者的觀點(diǎn)：在會(huì)計(jì)核算中使用紅字會(huì)計(jì)分錄十分必要。旨在與會(huì)計(jì)工作者共同會(huì)計(jì)核算的最佳方法，給會(huì)計(jì)核算提供一點(diǎn)幫助。

【關(guān)鍵詞】紅字分錄；藍(lán)字相反分錄；紅藍(lán)字分錄；必要性

由于現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)工作中涉及紅字的相關(guān)業(yè)務(wù)改為相反的會(huì)計(jì)分錄，未再提到紅字會(huì)計(jì)分錄，那么是不是在會(huì)計(jì)核算中不需要編制紅字會(huì)計(jì)分錄了呢？筆者認(rèn)為，雖然準(zhǔn)則未提及紅字分錄，但現(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常出現(xiàn)需要編制紅字會(huì)計(jì)分錄的情況，如更正錯(cuò)賬、銷售退回等都需要使用紅字會(huì)計(jì)分錄，尤其是基于信息化的系統(tǒng)中，紅字的正確運(yùn)用顯得越來越重要，但因新準(zhǔn)則規(guī)定用相反分錄代替紅字分錄，使得在實(shí)際工作中對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的處理越來越復(fù)雜，越來越混亂。因此本文將紅字分錄與新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中使用的相反分錄進(jìn)行比較分析，并提出筆者的觀點(diǎn)：在會(huì)計(jì)核算中使用紅字會(huì)計(jì)分錄十分必要。旨在與會(huì)計(jì)工作者共同會(huì)計(jì)核算的最佳方法，給會(huì)計(jì)核算提供一點(diǎn)幫助。

一、會(huì)計(jì)核算中涉及紅字的情況

在會(huì)計(jì)核算中，常見的需要采用紅字進(jìn)行處理的業(yè)務(wù)主要有：

1.錯(cuò)賬更正?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中規(guī)定，已登記入賬的記賬憑證，在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤，可以采用紅字法更正，因此會(huì)計(jì)核算中常用紅字分錄進(jìn)行錯(cuò)賬更正；

2.對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的沖減。紅字在會(huì)計(jì)分錄中的運(yùn)用，除用于沖銷錯(cuò)賬，還可用于對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的沖減，即將原記數(shù)額部分或全部予以沖減。筆者對(duì)日常需用紅字沖減的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)歸納為：

（1）沖減已入賬但多計(jì)算的業(yè)務(wù)金額。如銷售退回、進(jìn)貨退出、月初沖回上月末材料已到但發(fā)票賬單未到的估價(jià)入賬的分錄；

（2）月末分?jǐn)偛牧铣杀静町悾ü?jié)約差）。采用計(jì)劃成本進(jìn)行材料日常核算的企業(yè)，月末應(yīng)計(jì)算發(fā)出材料應(yīng)承擔(dān)的材料成本節(jié)約差異。

（3）除上述大多數(shù)人認(rèn)為采用紅字處理的業(yè)務(wù)外，筆者認(rèn)為需用紅字分錄的還有利息收入沖減財(cái)務(wù)費(fèi)用、銷沖多計(jì)的各項(xiàng)準(zhǔn)備、盤盈存貨時(shí)沖減管理費(fèi)用等業(yè)務(wù)。

二、涉及紅字的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)采用不同方法的比較

涉及紅字的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在業(yè)界探討和實(shí)踐中應(yīng)用比較多的方法主要有三種：分別是紅字分錄法，相反分錄法，紅藍(lán)字分錄法。為了進(jìn)行幾種方法的比較，本文按業(yè)界探討紅字分錄時(shí)常用的錯(cuò)賬更正和銷售退回分別舉例，并引用了業(yè)界探討相關(guān)會(huì)計(jì)處理方法時(shí)采用的一些例子。

錯(cuò)賬更正的紅字分錄法，相反分錄法，紅藍(lán)字分錄法比較：

例如某企業(yè)生產(chǎn)車間為制造A產(chǎn)品領(lǐng)用甲材料一批，計(jì)6800元，會(huì)計(jì)人員誤記為

借：制造費(fèi)用 8600

貸：原材料 8600

并已登記入賬。

2.銷售退回、進(jìn)貨退出、月初沖回上月末估價(jià)入賬的分錄等對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的沖減。以銷售退回為例進(jìn)行紅字分錄法，相反分錄法，紅藍(lán)字分錄法比較：

例如企業(yè)某月銷售產(chǎn)品一批，價(jià)款為20000元，增值稅銷項(xiàng)稅為3400元，款項(xiàng)未收。對(duì)此業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)人員已根據(jù)相關(guān)銷售發(fā)票編制了分錄：

借：應(yīng)收賬款 23400

貸：主營業(yè)務(wù)收入 20000

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額） 3400

后因產(chǎn)品質(zhì)量問題收到對(duì)方退貨。（三種處理退貨業(yè)務(wù)的方法比較見下表）

三、三種方法的比較分析說明紅字分錄在會(huì)計(jì)核算中的必要性

從上表的舉例可以看出，三種方法的余額也就是最終結(jié)果是一樣的，不同的是發(fā)生額的數(shù)額。

第一種傳統(tǒng)紅字分錄法符合借貸記賬原則，且賬戶的對(duì)應(yīng)關(guān)系明晰，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈比較清楚，符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)含義，并且不會(huì)導(dǎo)致發(fā)生額虛增的情況，也符合電算化系統(tǒng)報(bào)表讀取數(shù)的要求。

第二種方法按準(zhǔn)則規(guī)定的相反分錄法，也符合借貸記賬法的原則，會(huì)計(jì)分錄也正確無誤，各賬戶的余額與第一種方法也相同。但發(fā)生額比第一種方法增大了，一方面不符合經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的經(jīng)濟(jì)含義；另一方面在實(shí)際工作中容易被利用于調(diào)節(jié)某些財(cái)務(wù)指標(biāo)，如為了增加收入，先做銷售后再退貨，這樣發(fā)生額就增大了，尤其實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，這樣處理更容易粉飾財(cái)務(wù)指標(biāo)，因?yàn)槔麧櫛碇械氖杖胧前促J方發(fā)生額取數(shù)的，費(fèi)用是按借方發(fā)生額取數(shù)的，相反分錄的收入沖減是從借方轉(zhuǎn)出應(yīng)沖減的數(shù)據(jù)，并沒有減少費(fèi)用的貸方發(fā)生額，費(fèi)用是按借方發(fā)生額取數(shù)的，而相反分錄的費(fèi)用沖減是從貸方轉(zhuǎn)出應(yīng)沖減的數(shù)據(jù)，并沒有減少費(fèi)用的借方發(fā)生額，所以報(bào)表自動(dòng)生成的數(shù)字要比實(shí)際數(shù)大，如果用相反分錄，還存在一個(gè)問題，如果應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）在借方，因應(yīng)交增值稅明細(xì)賬的格式是銷項(xiàng)稅額只能登記在貸方，這給記賬帶來困難。

第三種方法采用紅藍(lán)字分錄法其實(shí)主要是為便于登賬或?yàn)榱撕喕怂愎ぷ鞫捎玫南喾捶咒浐图t字相并用的方法，但筆者認(rèn)為這這種方法不能反映賬戶的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，且不能解決發(fā)生額虛增的問題，實(shí)際操作難以理解和把握。因此這方法一般不宜采用。但筆者認(rèn)為在特殊的業(yè)務(wù)和特殊的會(huì)計(jì)分錄需要采用紅藍(lán)字分錄。以利息收入沖減財(cái)務(wù)費(fèi)用1000的業(yè)務(wù)為例，該業(yè)務(wù)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，如果編制藍(lán)字會(huì)計(jì)分錄即

借：銀行存款 1000

貸：財(cái)務(wù)費(fèi)用 1000

這種方法存在的問題與上述相反分錄法相同。如果用紅字分錄法即

借：財(cái)務(wù)費(fèi)用1000

貸：銀行存款1000

這種方法雖然解決了報(bào)表的取數(shù)問題，但對(duì)銀行存款用紅字在貸方反映叫人難以理解。因此實(shí)際中很多人采用紅藍(lán)字分錄法即：

借：銀行存款 1000

借：財(cái)務(wù)費(fèi)用 1000

雖然這種方法不符合借貸記賬法的記賬規(guī)則，但為了滿足實(shí)務(wù)操作上的需要，使某些科目借貸方的發(fā)生額不出現(xiàn)虛增，反映的數(shù)據(jù)真實(shí)，并適應(yīng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的要求，使得這種紅藍(lán)字分錄法在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中得以應(yīng)用。

四、結(jié)論

通過上面的比較分析，筆者認(rèn)為盡管新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則對(duì)紅字分錄不作規(guī)定，但紅字分錄在會(huì)計(jì)核算中不可缺少，損益類科目發(fā)生額虛增影響利潤的計(jì)算、計(jì)劃成本計(jì)價(jià)時(shí)的原材料發(fā)生額虛增影響材料成本差異率的計(jì)算，從而影響成本差異的分?jǐn)?，一些賬戶發(fā)生額虛增會(huì)影響業(yè)績考核，所以為了確保對(duì)“過程”反映的真實(shí)性，對(duì)賬簿記錄的可行性，對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的適應(yīng)性，提高會(huì)計(jì)信息的可比性，建議在錯(cuò)賬更正以及沖減業(yè)務(wù)中，應(yīng)采用紅字更正法，盡量不用相反分錄、除利息收入等特殊業(yè)務(wù)外也盡量不用紅藍(lán)字分錄。

參考文獻(xiàn)：

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[3]現(xiàn)行準(zhǔn)則下如何處理紅字分錄 榮樹新 財(cái)會(huì)月刊 2013年第19期.