發(fā)電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題與對(duì)策分析

丁菁

【摘 要】發(fā)電企業(yè)作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對(duì)推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)持續(xù)快速發(fā)展起到了非常重要的作用。隨著市場(chǎng)環(huán)境變化，發(fā)電企業(yè)將會(huì)面臨越來越大的競(jìng)爭壓力，加強(qiáng)企業(yè)管理是提升發(fā)電企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭力的必要措施，而加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理則是管理中的重中之重。本文以容易被忽略的財(cái)務(wù)管理末端——會(huì)計(jì)檔案管理為對(duì)象，揭示發(fā)電企業(yè)檔案管理當(dāng)前存在的基本問題，并結(jié)合實(shí)際地分析研究應(yīng)對(duì)策略，為企業(yè)提升會(huì)計(jì)檔案管理水平提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】發(fā)電企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；財(cái)務(wù)管理

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理中的重要一環(huán)，但由于其處于財(cái)務(wù)管理的最末端，容易被忽視或者說不被足夠重視。但是，加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，保證其管理合規(guī)性、規(guī)范性和科學(xué)性具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是指企業(yè)財(cái)務(wù)部門移交檔案管理部門的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案通常是指紙質(zhì)資料，但隨著會(huì)計(jì)信息化管理的發(fā)展，會(huì)計(jì)電子檔案也將作為企業(yè)管理的重要對(duì)象。

企業(yè)會(huì)計(jì)檔案涵蓋各種會(huì)計(jì)核算資料，完整記錄了企業(yè)各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門妥善保管與規(guī)范管理這些資料，以便滿足財(cái)務(wù)核查、內(nèi)部審計(jì)以及稅務(wù)檢查和外部審計(jì)的需要，并能夠有效預(yù)防和揭露各種違法亂紀(jì)、徇私舞弊的行為。同時(shí)，真實(shí)客觀的會(huì)計(jì)信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)決策和經(jīng)營管理提供必要保證，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭力，防范風(fēng)險(xiǎn)，提升經(jīng)濟(jì)效益。

二、當(dāng)前發(fā)電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

當(dāng)前發(fā)電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

1.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理重視程度不夠

很多企業(yè)不夠重視會(huì)計(jì)檔案管理，發(fā)電企業(yè)也不例外。之所以這樣，是因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，容易操作，而且規(guī)范性管理以及對(duì)細(xì)節(jié)的精細(xì)化管理所帶來的不便，更容易被人忽視。這一點(diǎn)，還體現(xiàn)在對(duì)委任會(huì)計(jì)檔案管理崗位上，很多企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理崗位的專業(yè)素質(zhì)、綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等均不做具體要求，以致在會(huì)計(jì)檔案管理過程中會(huì)出現(xiàn)一些不規(guī)范的管理行為，而隨著財(cái)務(wù)信息化管理地位的不斷提升，這種崗位低素質(zhì)要求與會(huì)計(jì)檔案管理專業(yè)化管理的要求的矛盾會(huì)越來越突出。

2.會(huì)計(jì)檔案管理人員無法對(duì)檔案進(jìn)行正確處理

會(huì)計(jì)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是分清管理責(zé)任界面，因此就需要檔案管理人員對(duì)檔案的移交、借閱、調(diào)閱、復(fù)印及銷毀等行為進(jìn)行規(guī)范化處理，尤其是會(huì)計(jì)檔案銷毀管理。并非所有會(huì)計(jì)檔案保管期限都是永久性的，不同類型的檔案，法定保管期限也不一樣。當(dāng)保管檔案超過存放時(shí)間，就應(yīng)實(shí)施檔案銷毀管理。可實(shí)際工作中，很多發(fā)電企業(yè)的檔案管理人員往往不重視檔案的銷毀工作，使大量過期檔案長時(shí)間地占用檔案保存空間，造成了檔案管理資源的浪費(fèi)。

3.缺少精細(xì)化的檔案管理細(xì)則做指導(dǎo)

我國很多企業(yè)包括發(fā)電企業(yè)都沒有制訂非常細(xì)化的管理制度或者稱為管理細(xì)則，從而導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理陷入一個(gè)人為的主觀管理模式。這種主觀行為，并不能統(tǒng)一和規(guī)范會(huì)計(jì)檔案借閱、調(diào)閱、復(fù)印以及銷毀等各項(xiàng)管理行為，存在比較大的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。比如，發(fā)電企業(yè)在很多方面具有保密義務(wù)，因此，在借閱、調(diào)閱和復(fù)印會(huì)計(jì)檔案等管理方面，不僅僅要履行雙方簽字交接的表面手續(xù)，更重要的是應(yīng)該由企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的書面批示，才能借閱、調(diào)閱和復(fù)印企業(yè)會(huì)計(jì)檔案。而在電子會(huì)計(jì)檔案管理中，其風(fēng)險(xiǎn)就顯得更加突出。

三、提升發(fā)電企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理水平的具體措施

發(fā)電企業(yè)提升會(huì)計(jì)檔案管理水平應(yīng)從制訂制度、加強(qiáng)培訓(xùn)、強(qiáng)化檢查和建立防病毒措施等方面著手，具體如下：

1.建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度

發(fā)電企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制訂《會(huì)計(jì)檔案管理制度》，明確管理職責(zé)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案各項(xiàng)管理行為，保證有序開展會(huì)計(jì)檔案管理工作。根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理要求，發(fā)電企業(yè)應(yīng)明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的分類、組卷、排列、裝訂、移交以及借閱、調(diào)閱和復(fù)印等各項(xiàng)行為，規(guī)范借閱等審批行為，明確歸檔時(shí)間、保管期限以及銷毀風(fēng)險(xiǎn)管理措施等，保證會(huì)計(jì)檔案管理有據(jù)可依、細(xì)致分明。

2.加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)

發(fā)電企業(yè)應(yīng)該重視對(duì)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。只有管理人員具備較高的職業(yè)素質(zhì)，他們才能進(jìn)行有效的檔案管理工作。會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅要做好基本的工作，而且還要能熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠運(yùn)用各種網(wǎng)絡(luò)軟件來進(jìn)行檔案管理。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)該具備足夠的電力生產(chǎn)知識(shí)，只有這樣才能有效地管理發(fā)電企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案。

3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的檢查

發(fā)電企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的檢查，促進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檢查內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：會(huì)計(jì)檔案移交是否完整、及時(shí)；檔案借閱等行為是否經(jīng)過適當(dāng)審批；復(fù)制檔案是否提供有關(guān)證明文件；銷毀檔案造冊(cè)及簽字是否合規(guī)、規(guī)范有效；以及相關(guān)的移交簽字手續(xù)是否齊全等。只有通過必要的檢查，并落實(shí)績效考核，才能有效促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

4.建立檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)病毒防御措施

為更好地保護(hù)電子檔案的安全，發(fā)電企業(yè)應(yīng)建立病毒預(yù)防措施，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行多次預(yù)防、檢測(cè)，及時(shí)消除網(wǎng)絡(luò)病毒，從而保障檔案管理軟件系統(tǒng)的安全。在電子檔案的存儲(chǔ)過程中，應(yīng)該注意對(duì)檔案進(jìn)行備份。為了保護(hù)存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全，應(yīng)該在電子檔案庫中設(shè)置口令和密碼。

四、結(jié)束語

發(fā)電企業(yè)面臨大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，會(huì)計(jì)檔案管理顯得越來越重要。企業(yè)只有認(rèn)真梳理問題，重視問題，并從制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理著手，加強(qiáng)細(xì)節(jié)管控，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范，并落實(shí)檢查監(jiān)督和實(shí)施績效考核等手段，才能推動(dòng)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理水平不斷上升。

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