探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

吳江榮

摘 要 辦公室文書檔案是組織或個(gè)人為處理事務(wù)、保存信息而制作的有信息的材料。而對(duì)文書檔案進(jìn)行管理既是辦公室管理工作中的重要組成部分，也是協(xié)調(diào)其他部門工作的必要要求。本文從辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的重要性出發(fā)，探究檔案管理人員應(yīng)該如何在相關(guān)規(guī)范的指導(dǎo)下優(yōu)化辦公室文書檔案的收集與歸檔管理。

關(guān)鍵詞 文書檔案 辦公室 重要性 歸檔管理

一、引言

在我們?nèi)粘９ぷ髦校瑸樘幚砀鞣N事務(wù)、溝通各種關(guān)系，組織與組織之間，組織與個(gè)人之間都要發(fā)生這樣或那樣的聯(lián)系，而這些聯(lián)系通常以信函的形式實(shí)現(xiàn)。因此，這些從一定實(shí)用目的出發(fā)，逐漸形成的具有相對(duì)規(guī)范格式，用以處理各種事務(wù)，溝通各種關(guān)系的文字材料，都被稱為文書。對(duì)文書的管理是現(xiàn)代辦公室管理工作中不可或缺的一部分，而辦公室文書檔案收集與歸檔工作是否有效，在很大程度上決定著信息的傳遞是否準(zhǔn)確，以及事務(wù)的處理是否順暢。

二、辦公室文書檔案概述

國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在黨務(wù)和行政事務(wù)管理活動(dòng)中，直接形成的，由命令、指示、決定、通告、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、函、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、計(jì)劃和總結(jié)等通用文書直接轉(zhuǎn)化形成的檔案，稱為文書檔案。而在辦公室檔案管理工作中，不是所有的文件都需要?dú)w檔，轉(zhuǎn)化為文書檔案，只有滿足辦理完畢、具有保存價(jià)值、經(jīng)過系統(tǒng)整理這三個(gè)條件的文書才能歸檔為檔案。所謂辦理完畢，即文件的處理程序已經(jīng)完成，如發(fā)文在登記發(fā)出以后，就算辦理完畢，收文承辦結(jié)束后就算辦理完畢，所以正在辦理階段的文書不能進(jìn)行歸檔處理。所謂具有保存價(jià)值，即保存的文件應(yīng)該對(duì)各部門的工作具有理論和實(shí)踐價(jià)值，而那些對(duì)今后工作沒有考查和利用價(jià)值的文件，如臨時(shí)性、事務(wù)性文件和與本單位無關(guān)的文件，按照國(guó)家規(guī)定，不得歸檔保存，所以也就不能成為文書檔案。所謂經(jīng)過系統(tǒng)整理，是指歸檔文件只有按照規(guī)范立卷或按件整理編目后，才能轉(zhuǎn)化成為檔案，而那些未經(jīng)系統(tǒng)整理，雜亂無章的文件只能算是積存文件，不能算作檔案。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探索

（一）辦公室文書檔案收集工作的探索

在單位，為了做到檔案收集完整、齊全，檔案室和檔案管理人員需要從文件形成階段就關(guān)注其完整性，并監(jiān)督文件管理的全過程。如果發(fā)現(xiàn)了問題，則應(yīng)盡快通過有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)建立、健全制度，幫助本單位文書部門、承辦部門和相關(guān)人員堵塞在文件形成、傳遞、處理、歸檔過程中出現(xiàn)的漏洞。因此，只有文件齊全了，檔案收集工作才能得到基本的保障。

1.文書檔案收集的涵義。文書檔案的收集就是相關(guān)人員按照工作規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機(jī)關(guān)、部門、個(gè)人手中的資料，集中到單位辦公室的檔案科室以進(jìn)行科學(xué)的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的重要手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)放的前提條件。

2.文書檔案收集工作的內(nèi)容與要求。辦公室文書檔案收集的主要工作就是檔案室對(duì)本單位需要?dú)w檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應(yīng)達(dá)到以下工作要求：豐富和優(yōu)化檔案內(nèi)容；加強(qiáng)檔案室外工作的調(diào)查和指導(dǎo)；確保入室檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；歸檔檔案應(yīng)當(dāng)齊全、完整。只有在達(dá)成這幾項(xiàng)要求的基礎(chǔ)上，才能達(dá)到檔案收集工作的“數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、結(jié)構(gòu)合理、工作及時(shí)、體現(xiàn)特色”的總要求。

（二）辦公室文書檔案歸檔工作的探索

根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條之規(guī)定，“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有?！庇纱丝芍瑢?duì)辦公室文書檔案的收集與歸檔，不僅是企事業(yè)單位工作文書工作的重點(diǎn)，也是國(guó)家保證文件管理工作質(zhì)量的客觀要求。

1.文書檔案的歸檔的原則。文書檔案的歸檔工作應(yīng)遵循以下三個(gè)原則：第一，保持文件之間的歷史聯(lián)系，即文件在來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式上要存在一定的聯(lián)系；第二，在前任工作的基礎(chǔ)上開展新的整理工作，即工作人員應(yīng)充分利用前人整理的工作基礎(chǔ)和檔案形成的自然基礎(chǔ)，切忌隨意拆撒原有的文件體系重新整理檔案；第三，便于保存與利用，即工作人員在整理檔案過程中，要保證檔案的可查找性和可利用性。

2.文書檔案歸檔的操作流程。文書檔案歸檔在實(shí)踐中主要包括以下流程：分類，即工作人員在整理檔案前，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類。常見的分類法主要有年度分類法、機(jī)構(gòu)分類法、保管期限分類法等，這幾種分類方法在工作過程中通常組合使用，以保證檔案類別清晰。裝訂，即工作人員要對(duì)檔案進(jìn)行拆釘和修裱處理，而在維修破損檔案的過程中，應(yīng)盡量保持文件的原始面貌。排列，即工作人員在完成裝訂后，應(yīng)該在分類方案中的最低一級(jí)類目中，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件的先后次序。最常用的排列方法為時(shí)間順序法，這種方法不論是針對(duì)同一事務(wù)的發(fā)生順序，還是針對(duì)不同事務(wù)的發(fā)生順序均具有很強(qiáng)的操作性。編號(hào)，即工作人員要將每份歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明，這一環(huán)節(jié)主要是為后面的編目工作做準(zhǔn)備。編目，即編輯歸檔文件目錄。在工作中，編目應(yīng)該以“件”為單位進(jìn)行，在文件目錄中一件只能體現(xiàn)一個(gè)條目，如來文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中，只能對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。裝盒，即工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序?qū)n案裝入檔案盒，同時(shí)要保證檔案盒的順序與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序一致，以便于檔案查找、使用。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案的收集與歸檔工作是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)，在具體操作的過程中，工作人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)不合乎要求的文書檔案應(yīng)予以剔除，對(duì)于文書中的缺項(xiàng)記錄應(yīng)及時(shí)退回補(bǔ)齊。同時(shí)，檢查文書的書寫質(zhì)量，對(duì)不符合書寫規(guī)范的，應(yīng)通知有關(guān)業(yè)務(wù)人員更正或填補(bǔ)。只有這樣，才能夠保證辦公室文書檔案的完整度，便于文件的儲(chǔ)藏和查找，從而提高辦公室管理工作的質(zhì)量，確保各部門工作的順利開展。

（作者單位為廣東醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院）

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