電子檔案管理存在的問題與改進(jìn)對(duì)策

蘇伊

摘要：電子檔案管理是信息技術(shù)高速發(fā)展的必然產(chǎn)物，對(duì)于檔案管理工作者必須要與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)電子檔案管理的具體方法。本文首先分析了電子檔案管理中存在的主要問題，然后詳細(xì)討論了相應(yīng)的解決對(duì)策，旨在為相關(guān)檔案管理工作者提供參考。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；管理對(duì)策

一、電子檔案管理中存在的主要問題

在檔案管理系統(tǒng)，電子檔案的管理方式已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的紙媒檔案管理方式，這種新的高科技的檔案管理方式來提高工作效率的同時(shí)，也引發(fā)了一些新的問題。其主要問題有以下五個(gè)方面，以是電子檔案管理規(guī)范的內(nèi)容與電子檔案管理工作的匹配度較低，無法對(duì)其工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)和約束；二是電子檔案的管理軟件參差不齊，不利于不同檔案管理部門之間進(jìn)行檔案調(diào)動(dòng)工作；三是電子檔案的保存質(zhì)量有待于提高，出現(xiàn)過檔案存儲(chǔ)磁盤消磁而無法讀取信息的案例；四是電子檔案的信息安全，在虛擬空間上的信息因?yàn)橛?jì)算機(jī)操作失當(dāng)而造成信息的銷毀，這嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量；五是檔案管理工作人員的職業(yè)道德素質(zhì)和電子檔案從業(yè)能力有待于提高，傳統(tǒng)的檔案管理能力已經(jīng)無法滿足當(dāng)下電子檔案管理的需要。

二、電子檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

（一）制定科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范

科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范是解決當(dāng)下電子檔案管理問題的關(guān)鍵。電子檔案的突出特點(diǎn)是信息含量大，信息分類清晰而明確，所以在電子檔案管理規(guī)范的制定過程中一定要將管理工作細(xì)化到每個(gè)環(huán)節(jié)，不論是檔案的建立與處理，還是檔案的保管與更新都要進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，從而能夠有效避免客戶信息的丟失或者信息錄入錯(cuò)誤以及惡意篡改客戶信息，進(jìn)而保證電子檔案的真實(shí)性。通過建立健全電子檔案管理規(guī)范，有效地對(duì)檔案管理的相關(guān)工作人員的工作行為進(jìn)行約束，對(duì)檔案管理部門的職能進(jìn)行有效限制，從而為電子檔案管理工作營造一個(gè)良好的環(huán)境。此外，為了能夠?yàn)闄n案原件提供更好的保護(hù)，要優(yōu)化電子計(jì)算機(jī)以保證軟件的兼容性，要完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收方式以保證文件安全，要制定嚴(yán)密的密集電子文件的特殊管理規(guī)定，這樣能夠柜檔案文件的原始性和真實(shí)性以及安全性進(jìn)行三維保障。

（二）統(tǒng)一電子檔案管理軟件

信息技術(shù)的飛速發(fā)展推進(jìn)了檔案管理等信息化進(jìn)程，與此同時(shí)，電子檔案管理軟件的升級(jí)不同步也成為電子檔案調(diào)動(dòng)工作中的主要問題。為次，要對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一管理，在同一時(shí)期內(nèi)，檔案管理系統(tǒng)的軟件要同同一種類型的同一個(gè)版本，從而能夠有效避免不同電子檔案管理系統(tǒng)中無法調(diào)入調(diào)出檔案的現(xiàn)狀。在具體的工作開展上，首先要有政府相關(guān)部門對(duì)檔案管理部門進(jìn)行檔案電子化進(jìn)程的監(jiān)督，同時(shí)要有信息技術(shù)指導(dǎo)來指導(dǎo)其電子檔案管理軟件的學(xué)習(xí)；其次，檔案管理部門要對(duì)自己的檔案管理工作人員進(jìn)行實(shí)時(shí)培訓(xùn)，堅(jiān)決杜絕一勞永逸的思想，要隨著軟件的升級(jí)而持續(xù)性地學(xué)習(xí)，樹立終身學(xué)習(xí)的理念。此外，要在具體的工作經(jīng)驗(yàn)當(dāng)中分析決定，不同種類文件的規(guī)格和畫質(zhì)要求，從而方面不同電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行文件交流，進(jìn)而避免不必要的檔案電子文件格式轉(zhuǎn)換而增加工作量。

（三）提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子檔案的保存主要分為兩個(gè)層面，一是物理層面，即對(duì)電子檔案的光盤和磁盤等進(jìn)行保存。這些光盤或者磁盤是有化學(xué)材料制成的，在不同的溫度和濕度以及磁場(chǎng)中會(huì)發(fā)生不同的化學(xué)變化，例如，高溫下容易變形，強(qiáng)磁場(chǎng)中會(huì)消磁，其結(jié)果都是一樣的，即磁盤信息無法讀取。為了提高電子檔案的保存質(zhì)量，要對(duì)其物理環(huán)境進(jìn)行保護(hù)，具體的保護(hù)方法可以參考光盤或者磁盤的使用說明書?？茖W(xué)技術(shù)和信息化程度的急速發(fā)展下，光盤和磁盤的材料也在發(fā)生變化，所以其所需要的適宜的物理環(huán)境也在變化，保存時(shí)要嚴(yán)格按照相應(yīng)的說明書來進(jìn)行。二是信息安全層面，即保護(hù)檔案文件免于黑客和電腦病毒的襲擊?；ヂ?lián)網(wǎng)在將信息在虛擬空間實(shí)現(xiàn)信息互通和共享的同時(shí)，也將大量信息暴露在公共空間，部門不法分子運(yùn)用高科技手段盜取個(gè)人或者企業(yè)信息以威脅其安全。檔案管理部門要對(duì)檔案信息的安全進(jìn)行全力保障，對(duì)檔案系統(tǒng)的文件傳輸技術(shù)和文件傳輸環(huán)境進(jìn)行高度慮化和清潔。

（四）加強(qiáng)電子檔案的安全

第一，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對(duì)電子檔案管理安全性隱患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。第二，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對(duì)電子檔案的惡意破壞和篡改。第三，對(duì)重要文件采用。“雙重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性， 也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

（五）提高檔案工作人員素質(zhì)和能力

檔案管理工作者素質(zhì)和能力是保證檔案信息工作安全開展的關(guān)鍵因素。在提高檔案管理工作者的職業(yè)素質(zhì)方面，要提高其政治修養(yǎng)以增強(qiáng)其社會(huì)責(zé)任感，進(jìn)而在具體的工作當(dāng)中嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致；要提高其思想道德素質(zhì)，從而有效避免檔案工作人員泄漏客戶信息以威脅客觀安全。在提高檔案管理工作者的職業(yè)能力方面，要提高其信息技術(shù)能力和圖片處理能力以及信息統(tǒng)籌等專業(yè)技能；提升其英語能力，尤其是計(jì)算機(jī)英語能力，這樣有利于其對(duì)電腦黑客發(fā)送的惡意軟件進(jìn)行識(shí)別，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的提示進(jìn)行準(zhǔn)確的分析并做出決定。

三、結(jié)語

相關(guān)的檔案管理部門也要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行革新，制定科學(xué)合理的電子檔案管理規(guī)范，統(tǒng)一電子檔案管理軟件以便于電子檔案在不同檔案管理中心的調(diào)出和調(diào)入，提高電子檔案的管理質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。全面建成小康社會(huì)，國家的各行各業(yè)都要提升一個(gè)層次，檔案管理部門也不例外，電子檔案管理工作的有效落實(shí)，有利于提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有利于各項(xiàng)工作的順利開展，從本質(zhì)上符合全面建成小康社會(huì)的需要，是全面深化改革的踐行。

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