探討檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑

王晶

摘要：檔案是各企事業(yè)單位重要的資源，其中記錄的各種內(nèi)容可能會(huì)對(duì)企事業(yè)的發(fā)展起到重要的影響作用。在資源利用水平不斷發(fā)展的今天，文書檔案與現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢(shì)，文中重點(diǎn)分析了檔案現(xiàn)代化管理的重要意義和途徑，以期與同行管理者共同交流討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；有效途徑

檔案管理工作是各單位日常工作的重點(diǎn)工作內(nèi)容之一，它不僅詳細(xì)記錄了單位在發(fā)展歷程中所做出的重大決策、重大事件、重大貢獻(xiàn)，也對(duì)管理者制定今后的發(fā)展方案具有重要的指導(dǎo)作用。但是目前，各單位的檔案管理理念和方式仍相對(duì)落后，降低了檔案資源的可利用價(jià)值，因此，創(chuàng)新檔案管理方式，全面推行檔案管理現(xiàn)代化意義非凡。

一、現(xiàn)代化檔案管理的重要意義

首先，實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理可以有效的改善傳統(tǒng)檔案管理的不足，豐富檔案管理的形式，拓展檔案管理的空間，同時(shí)最大限度的保證檔案資料的完整性。同時(shí)，現(xiàn)代化檔案管理可以幫助檔案資料的使用者以最快的速度找到所需使用的資料內(nèi)容，進(jìn)一步提高檔案資料的而管理效率和使用效率。

其次，近些年來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展促進(jìn)了各種現(xiàn)代化技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)給人們的生活帶來了翻天覆地的變化，信息化智能化已經(jīng)成為了一種不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，因此各個(gè)單位均面臨著技術(shù)升級(jí)的大形勢(shì)。在這種背景下，檔案管理工作也必然進(jìn)行全面的突破與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，以順利發(fā)展的趨勢(shì)和潮流，可見實(shí)現(xiàn)檔案權(quán)利工作的現(xiàn)代化，是促進(jìn)是企事業(yè)單位發(fā)展的必然途徑。

此外，部分資料顯示，在傳統(tǒng)的檔案管理形式下，各單位事物檔案管理工作存在著諸多的漏洞，比如檔案管理的保密性不足，部分檔案資料的內(nèi)容極有可能被泄露，這對(duì)單位的發(fā)展十分不利，情節(jié)嚴(yán)重者可能上升到法律層面。紙質(zhì)檔案在保存的過程中很容易受到損毀與污染，導(dǎo)致信息的丟失。用先進(jìn)的設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，兩種檔案互為補(bǔ)充，保證信息的安全性與完整性，無論哪一種檔案出錯(cuò)，另一種都可以及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。因此，利用現(xiàn)代化管理模式進(jìn)行檔案管理，全面提高檔案管理工作的質(zhì)量水平十分必要。

二、實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的有效途徑

通過分析可知，在推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化的過程中，存在著檔案管理基礎(chǔ)薄弱、設(shè)備技術(shù)不足、檔案匯編進(jìn)展速度慢、專項(xiàng)技術(shù)管理人員不足等問題，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先要克服這些困難。

其一，各企事業(yè)單位首先需要不斷突破技術(shù)層面的瓶頸，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，并結(jié)合單位特點(diǎn)，對(duì)該軟件系統(tǒng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)母牧?，這體現(xiàn)在以下方面：一來，為了不斷提高檔案資源的利用效率，需要進(jìn)一步完善檔案檢索功能，將不同資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，根據(jù)其特點(diǎn)總結(jié)對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵性，確保使用者在輸入關(guān)鍵詞之后便能夠找到相應(yīng)的資料內(nèi)容；二來，需要相關(guān)技術(shù)不斷對(duì)計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)進(jìn)行升級(jí)與更新，擴(kuò)展檔案的存儲(chǔ)空間，不斷完善計(jì)算的檔案編目體系，確保檔案使用者可以隨時(shí)查詢到所需要的資料；此外，現(xiàn)代化檔案管理工作需要相關(guān)工作人員不斷進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)以及管理系統(tǒng)的完善，只有通過完善管理系統(tǒng)，才能保證管理者隨時(shí)掌握不同檔案資料存在的具體位置、數(shù)量等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的缺陷和不足，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的改進(jìn)建議，進(jìn)一步提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量和水平；最后，檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的完善，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的保密工作，對(duì)檔案的使用設(shè)置一定的權(quán)限，比如進(jìn)入檔案檢索之前需要輸入相應(yīng)的驗(yàn)證碼、設(shè)置網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)限等，防止任意人員調(diào)動(dòng)檔案資源所造成的檔案泄露問題。先進(jìn)的管理設(shè)備的引進(jìn)可以利用掃描的方式輸入數(shù)據(jù)信息，并通過計(jì)算機(jī)對(duì)信息進(jìn)行分類整合，減少工作量，提高工作效率。現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備的適用，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，在檢索信息時(shí)，可以迅速準(zhǔn)確的提取有效信息，不妨礙其它工作的展開。

其二，檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備及技術(shù)的引進(jìn)，均需要相關(guān)工作人員不斷提高檔案現(xiàn)代化檔案管理工作的思想意識(shí)，全面了解檔案管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化管理的先進(jìn)性和必要性。檔案管理質(zhì)量的好壞與企事業(yè)單位的穩(wěn)定及長遠(yuǎn)的發(fā)展具有重要關(guān)聯(lián)性，單位領(lǐng)導(dǎo)可以定期組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化檔案管理工作方面的法律法規(guī)，提高工作人員的管理意識(shí)和認(rèn)同感。

除了不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備以及管理系統(tǒng)之外，還需要注重吸納更多的專業(yè)素質(zhì)人才，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的不斷更新與維護(hù)中。在此基礎(chǔ)上，需要對(duì)現(xiàn)有的事業(yè)單位檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)操作能力，建立并形成完善的工作競爭機(jī)制，提高其及合理開展檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。在規(guī)范管理制度的同時(shí)，相關(guān)單位的管理者也需要員工的工作生活和工作狀態(tài)予以更多的關(guān)注，只有這樣才能讓檔案管理工作人員了解到現(xiàn)代化檔案管理工作的重要性，借此來提高他們的工作積極性與責(zé)任意識(shí)。

時(shí)代的發(fā)展與檔案管理工作的獨(dú)有特點(diǎn)都要求事業(yè)單位的檔案管理工作走向信息化的道路，檔案管理工作需要收集信息，核對(duì)信息，收錄信息，整理信息，保存信息，因此檔案管理工作的工作內(nèi)容和工作量都非常大極大，需要不同工作人員的協(xié)調(diào)配合?，F(xiàn)代化檔案管理工作并不能一蹴而就，因此在現(xiàn)階段內(nèi)，各單位一定要充分確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平，為現(xiàn)代化檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作的現(xiàn)代化對(duì)于各個(gè)單位部門的發(fā)展均具有重要意義，文中對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的有效途徑進(jìn)行了整理與分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理者提供一定的借鑒，確保我國檔案管理工作順利實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

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