電子檔案在高校檔案管理中的應用分析

林國強

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展與科技的快速進步，信息化程度不斷提高，電子檔案在高校檔案管理中的應用越來越廣泛。本文通過對我國高校電子檔案進行闡述，分析了其利弊，并探析了其在我國高校中的具體應用。

關鍵詞：電子檔案；優(yōu)缺點；應用

隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代的新形勢需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設是檔案開發(fā)利用，在服務中實現(xiàn)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。

一、電子檔案的主要特點

（1）電子檔案是數(shù)字化形式，信息與載體可以分離。電子文件信息以數(shù)字信號方式存在，而非之前的固定實體狀態(tài)，可以在不同載體之間存在與轉換。

（2）電子檔案對計算機有依賴性。電子文件運用數(shù)字代碼，需要通過計算機機讀與識別，并依靠計算機保證電子文件的可讀性與保管性。

（3）電子檔案信息存儲具有快捷、高密度與共享性。電子檔案可以利用計算機實現(xiàn)快速、有效、多方位的組合，通過壓縮技術增大信息存儲容量，并可以根據(jù)不同需求進行分類。并且，一份電子檔案可以同時被不同地方的不同人使用，增加了其使用價值。

（4）電子檔案保管條件要求相對較低。電子檔案信息的內(nèi)容與形式相對獨立，方便數(shù)據(jù)更新與修改，可操作性強，對環(huán)境的溫度與濕度等要求比較低，但紙質轉化為電子檔案時容易失真。

二、高校電子檔案管理的優(yōu)劣勢分析

1.電子檔案的技術優(yōu)勢

（1）可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計算機作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統(tǒng)計以及存儲查閱等流程都是借助于計算機來完成的，這就改變了傳統(tǒng)的人工作業(yè)管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時也減輕了檔案管理工作強度，使檔案管理質量得以提高。

（2）電子檔案資料有助于實現(xiàn)檔案資料的共享使用。傳統(tǒng)的紙質檔案資料，無論是各項信息資料數(shù)據(jù)的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問題，采用電子檔案形式之后，應用檔案管理辦公軟件，可以根據(jù)主題或者關鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過軟件可以實現(xiàn)電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對于電子檔案的共享使用十分有利。

（3）電子檔案資料寫入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發(fā)展，計算機以及各種存儲設備朝著大容量、高速度的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)寫入、讀取速度非?？?。因此，采用電子檔案資料不僅可以有效節(jié)約檔案資料的庫房占地面積，同時檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

2.電子檔案的技術劣勢

（1）電子檔案的安全隱患問題較為嚴重。在電子檔案的整理存儲過程中，很容易受到互聯(lián)網(wǎng)中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對電子檔案進行篡改也不會存在痕跡，因此容易出現(xiàn)檔案資料被非法篡改問題。

（2）電子檔案的技術升級頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計算機來完成的，由于電子產(chǎn)品的升級更新速度較快，當計算機或者是軟件系統(tǒng)升級改造之后，為了確保數(shù)據(jù)格式與操作系統(tǒng)的相容性，需要對電子檔案進行數(shù)據(jù)轉換或者是升級更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續(xù)可讀。

（3）電子檔案對于系統(tǒng)以及存儲設備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計算機完成，而存儲則主要是存儲在數(shù)據(jù)盤等設備上，這就導致電子檔案對于系統(tǒng)以及存儲介質的依賴性較強。如果存儲設備損壞或者是缺少備份，容易造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

1.加強電子檔案存儲及計算機的安全

首先應加強電子檔案存儲設備的安全，采用有密級要求的歸檔電子文件，注重對軟件、硬件進行升級更新與維護，檢查其存在狀態(tài)是否良好，并注意對電子檔案進行備份。平時工作過程注意防磁、防劃傷等，保證電子信息的完整與安全。其次是加大電子檔案防火墻的保護，利用身份驗證、數(shù)字簽名、病毒防護等保證電子檔案的完整與安全，注重改進現(xiàn)代化存儲手段，加強電子文檔在存儲、傳輸與保管等方面的保密與安全，努力提高安全水平。

2.強化規(guī)范操作流程，完善管理機構

首先應注意采用適合本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并規(guī)范操作流程，減少操作失誤與風險。運用手工方式已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展，加強電子信息管理，充分利用網(wǎng)絡資源，提高工作效率。其次建立健全電子檔案管理機構，從電子歸檔到電子檔案保管過程都應嚴格按照制度規(guī)定進行操作，以提高電子檔案的質量。

3.加強培訓，提高檔案管理人員綜合素質

加強對檔案管理人員的培訓，提高其專業(yè)知識與業(yè)務水平，使其掌握計算機網(wǎng)絡技術，轉變傳統(tǒng)管理觀念。重視檔案管理作用，努力提高管理人員的文化水平，規(guī)范工作標準，實行集中管理，提高管理人員的隊伍素質，以利于實現(xiàn)電子檔案管理的作用。

總之，高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續(xù)采用傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)無法滿足高校規(guī)模發(fā)展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網(wǎng)絡資源化建設，充分利用信息高速路的優(yōu)越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數(shù)字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數(shù)字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進經(jīng)驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設。

（作者單位：內(nèi)蒙古通遼職業(yè)學院）