規(guī)范學(xué)籍管理 提升育人質(zhì)量

林強(qiáng)　楊海波　趙復(fù)查

摘 要：學(xué)籍管理是以招生錄取為前提，入學(xué)注冊(cè)為起點(diǎn)，后續(xù)管理為基礎(chǔ)所形成的一系列活動(dòng)。學(xué)籍管理的本質(zhì)是學(xué)生學(xué)習(xí)身份、學(xué)習(xí)權(quán)利、學(xué)習(xí)業(yè)績(jī)、學(xué)習(xí)異動(dòng)的確認(rèn)。它是高等學(xué)校實(shí)現(xiàn)育人目標(biāo)的監(jiān)控過(guò)程。廣州工商學(xué)院根據(jù)學(xué)籍管理的這些認(rèn)識(shí)，在規(guī)范學(xué)籍管理，提升育人質(zhì)量上做了一些有益的探索。通過(guò)制度的不斷修訂，體現(xiàn)了學(xué)籍管理的生命意義與價(jià)值；通過(guò)信息技術(shù)手段的運(yùn)用，提升了學(xué)籍管理的內(nèi)涵與質(zhì)量；通過(guò)全程監(jiān)控、預(yù)警監(jiān)控、專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控和成果監(jiān)控，凝練了學(xué)籍管理的制度文化。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；學(xué)籍管理；制度規(guī)范；管理育人

學(xué)籍是學(xué)生取得學(xué)校學(xué)習(xí)資格，享有學(xué)校教育資源與權(quán)利，提升個(gè)人學(xué)習(xí)業(yè)績(jī)，實(shí)現(xiàn)人生夢(mèng)想的學(xué)習(xí)憑證。學(xué)生取得學(xué)籍后，其身份就歸宿于所在學(xué)校，未經(jīng)許可任何人都不能改變其學(xué)籍的歸宿。學(xué)籍管理是以招生錄取為前提，入學(xué)注冊(cè)為起點(diǎn)，后續(xù)管理為基礎(chǔ)所形成的一系列活動(dòng)。高校學(xué)生的學(xué)籍，是學(xué)生經(jīng)省級(jí)招生部門(mén)統(tǒng)一錄取，學(xué)校注冊(cè)認(rèn)定所取得的接受高等教育的資格與憑證。學(xué)生一旦取得學(xué)校的學(xué)籍，就享有在高校學(xué)習(xí)和生活的一切權(quán)利。在高等教育管理?xiàng)l例中，學(xué)籍管理屬于學(xué)生管理的范疇，其管理包括入學(xué)注冊(cè)、課程考核、成績(jī)登記、專(zhuān)業(yè)異動(dòng)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)及學(xué)制異動(dòng)等。學(xué)籍管理的本質(zhì)是學(xué)生學(xué)習(xí)身份、學(xué)習(xí)權(quán)利、學(xué)習(xí)業(yè)績(jī)與學(xué)習(xí)異動(dòng)的認(rèn)證，是高等學(xué)校體現(xiàn)育人本質(zhì)的監(jiān)控過(guò)程。學(xué)籍管理最為顯著的特征是通過(guò)登錄學(xué)生學(xué)習(xí)的全程狀況，監(jiān)控教育教學(xué)的效果，實(shí)施管理育人的目標(biāo)?？梢?jiàn)，學(xué)籍管理的本質(zhì)是育人，核心是監(jiān)控、形式是登錄、特征是跟蹤、措施是規(guī)范、保障是制度。廣州工商學(xué)院根據(jù)學(xué)籍管理的這些認(rèn)識(shí)，在規(guī)范學(xué)籍管理，提升育人質(zhì)量上做了一些有益的探索。

一、以制度修訂為前提，不斷完善管理措施

學(xué)籍管理制度是保障學(xué)籍管理過(guò)程公開(kāi)、公正、合理、有序運(yùn)行的規(guī)范，是提高學(xué)籍管理效率，實(shí)現(xiàn)管理過(guò)程監(jiān)控，達(dá)到提升育人目標(biāo)的政策保障。其運(yùn)行機(jī)制的優(yōu)劣，不僅影響管理的效能，還直接影響管理的目標(biāo)。強(qiáng)化學(xué)籍管理制度的建設(shè)，制定符合學(xué)校實(shí)際的學(xué)籍管理?xiàng)l例，突出國(guó)家高等教育管理的政策與法律意識(shí)，不斷完善學(xué)籍管理的操作程序與運(yùn)作規(guī)程，這是加強(qiáng)學(xué)籍管理的前提條件。如何制定既符合國(guó)家政策要求，又體現(xiàn)民辦高校管理特點(diǎn)的學(xué)籍管理制度，這是擺在我們面前的創(chuàng)造性選擇。

在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)上，廣州工商學(xué)院堅(jiān)持以建設(shè)特色鮮明的高水平應(yīng)用型大學(xué)為目標(biāo)，以“內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)、外樹(shù)形象、和諧辦學(xué)、科學(xué)發(fā)展”的辦學(xué)方針，確立“以質(zhì)立校、以生為本、突出特色、崇尚創(chuàng)新”的辦學(xué)理念，弘揚(yáng)“以德為行、以學(xué)為上”的教育思想，秉承“正德厚生勵(lì)志修能”的校訓(xùn)，大力培育以“進(jìn)課室、進(jìn)圖書(shū)館、進(jìn)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)室、進(jìn)體育場(chǎng)館、進(jìn)社會(huì)”為主體內(nèi)容的“五進(jìn)”校園文化，注重培養(yǎng)學(xué)生的綜合素養(yǎng)和實(shí)踐能力。統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，積極倡導(dǎo)創(chuàng)新，在學(xué)籍管理制度上體現(xiàn)辦學(xué)特色和育人水平，制定了一系列制度和操作程序，規(guī)范了學(xué)籍管理行為，形成了一整套高效的學(xué)籍管理制度和運(yùn)行管理機(jī)制。

在制度規(guī)范上，廣州工商學(xué)院對(duì)學(xué)籍管理制度進(jìn)行了有效創(chuàng)新，體現(xiàn)了學(xué)籍管理育人的目的。為有序推進(jìn)制度建設(shè)，學(xué)院采取了分步修訂的策略，一是不斷完善學(xué)生管理制度，特別是學(xué)籍管理章節(jié)的完善。修訂制度時(shí)學(xué)校始終強(qiáng)調(diào)國(guó)家學(xué)籍管理政策與民辦學(xué)校管理制度的有效結(jié)合，突出制度規(guī)范的原則性、靈活性與創(chuàng)新性。使制度管理與育人創(chuàng)新有效整合，形成國(guó)家、地方、學(xué)校、學(xué)生的共生多贏。如我們制定學(xué)制時(shí)，就突出了彈性學(xué)制的民辦教育特點(diǎn)。允許專(zhuān)科學(xué)生在校學(xué)習(xí)時(shí)間不超過(guò)六年，本科在校學(xué)生學(xué)習(xí)時(shí)間不超過(guò)八年。這樣做既照顧了學(xué)生因多種原因不能按時(shí)完成學(xué)業(yè)的現(xiàn)狀，同時(shí)也為學(xué)生中途頂崗實(shí)習(xí)，獲取就業(yè)經(jīng)驗(yàn)，以便更好地學(xué)習(xí)就業(yè)打下牢固基礎(chǔ)，這是高等教育的雙贏。二是逐步規(guī)范學(xué)籍管理的操作程序。無(wú)數(shù)實(shí)踐證明，管理制度的優(yōu)化，以及成效的體現(xiàn)必須依靠規(guī)范的操作程序。再好的制度如果沒(méi)有規(guī)范的操作，充其量也不過(guò)是一紙完美無(wú)缺的公文。為保證制度的規(guī)范實(shí)施，我們?cè)趯W(xué)籍管理方面制定了三大管理辦法、六大操作流程和五種審批表格，使學(xué)籍管理實(shí)現(xiàn)了從新生入學(xué)注冊(cè)到畢業(yè)證書(shū)發(fā)放的全程規(guī)范管理。三是強(qiáng)化操作程序的落實(shí)。有了制度和規(guī)范，還得強(qiáng)化過(guò)程的監(jiān)控。只有這樣才能使學(xué)籍管理真正體現(xiàn)育人的目的。為落實(shí)操作規(guī)范，我們實(shí)行了部門(mén)和個(gè)人負(fù)責(zé)制。使學(xué)籍管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)都在可控的范圍內(nèi)。四是注重總結(jié)與提高。事業(yè)在發(fā)展，教育在進(jìn)步，人性在完善，教育的生命意義與價(jià)值也在不斷提升。教育是促使人類(lèi)進(jìn)步與發(fā)展的美好事業(yè)，人的發(fā)展需要制度規(guī)范，但學(xué)生的美好向往則需要教育制度的不斷完善。為體現(xiàn)育人的學(xué)籍管理本質(zhì)，我們每年都對(duì)學(xué)籍管理制度做一次總結(jié)，盡可能完善操作過(guò)程中出現(xiàn)的不足，使學(xué)籍管理能真切的為學(xué)生服務(wù)。

二、以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，逐步規(guī)范操作程序

高等教育學(xué)籍管理的本質(zhì)是育人，形式是登錄，核心是監(jiān)控，為更好的體現(xiàn)學(xué)籍管理的這些特點(diǎn)和功能，我們必須清晰的認(rèn)識(shí)到，只有科學(xué)、合理、及時(shí)、有效的登錄學(xué)籍所涉及的各種數(shù)據(jù)，學(xué)籍管理的監(jiān)控與育人功能才能得以體現(xiàn)。當(dāng)前，學(xué)籍管理在數(shù)據(jù)的處理上面臨任務(wù)繁重、形式多樣、層次復(fù)雜的特性，要快速反映學(xué)籍的特征，體現(xiàn)及時(shí)監(jiān)控的管理目標(biāo)，提高登錄的時(shí)效性已成為各級(jí)各類(lèi)高校競(jìng)相關(guān)注的目標(biāo)。廣州工商學(xué)院現(xiàn)有全日制在校生12000多人，分為專(zhuān)科和本科兩個(gè)層次，另有成人教育學(xué)生8000余人。在學(xué)籍管理上，如何迅速反應(yīng)數(shù)據(jù)，及時(shí)提供有效信息，適時(shí)監(jiān)控教育質(zhì)量。學(xué)校在信息技術(shù)上展開(kāi)了研究與探索。根據(jù)國(guó)家和省廳的要求，我們?cè)陔娮幼?cè)技術(shù)、數(shù)據(jù)批處理和Excel函數(shù)的應(yīng)用上采用了一些措施，使學(xué)籍管理逐步走上了信息技術(shù)發(fā)展之路。

實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子注冊(cè)是國(guó)家對(duì)高等教育的基本要求，是完善學(xué)籍管理實(shí)行國(guó)家和地方兩級(jí)監(jiān)控的有效手段。在我國(guó)，高等教育的電子注冊(cè)分為新生入學(xué)學(xué)籍的電子注冊(cè)和畢業(yè)生學(xué)歷證書(shū)審核與發(fā)放的電子注冊(cè)。實(shí)行電子注冊(cè)，是從源頭監(jiān)控學(xué)生的入學(xué)資格，即學(xué)籍，從而保證學(xué)生的合法權(quán)益不受侵害，同時(shí)對(duì)高校的產(chǎn)出，即畢業(yè)的證書(shū)進(jìn)行注冊(cè)，實(shí)行全國(guó)通用的網(wǎng)絡(luò)管理，達(dá)到打擊偽冒學(xué)歷證書(shū)的違法犯罪行為，切實(shí)保障大學(xué)生的公平公正享受教育的權(quán)利。在電子注冊(cè)時(shí)，我們堅(jiān)持以信息技術(shù)為支撐，不斷完善網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，使注冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到國(guó)家有關(guān)文件規(guī)定的要求。在電子注冊(cè)的操作上，嚴(yán)格執(zhí)行錄入標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)把電子注冊(cè)技術(shù)關(guān)，使電子注冊(cè)真正成為學(xué)籍監(jiān)控的有力手段。

應(yīng)用Excel函數(shù)，批量處理登錄數(shù)據(jù)。學(xué)籍管理數(shù)據(jù)的登錄是一項(xiàng)繁重的任務(wù)。日常的學(xué)籍管理，如注冊(cè)、修改、添加以及提取數(shù)據(jù)等，需要經(jīng)過(guò)多次重復(fù)操作才能完成。要讓這些繁重的工作變得輕松而迅速，就要用到Excel函數(shù)。目前，在Office辦公自動(dòng)化條件下使用的Excel軟件，內(nèi)含了200多個(gè)自定義函數(shù)，其突出特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)的自處理能力。要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，擴(kuò)大現(xiàn)代信息技術(shù)在學(xué)籍管理中的功能就是要運(yùn)用Excel軟件自身的公式計(jì)算、公式復(fù)制，以及公式的重新計(jì)算功能，在預(yù)設(shè)函數(shù)中完成復(fù)雜的任務(wù)，使手工操作自動(dòng)化，將繁重的登錄修改工作簡(jiǎn)潔化。廣州工商學(xué)院在運(yùn)用Excel函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，強(qiáng)化了信息技術(shù)的功能，加強(qiáng)了自身信息技術(shù)的培養(yǎng)和錘煉，培養(yǎng)了一批能征善戰(zhàn)的管理人員，使學(xué)籍管理的信息化水平得到了進(jìn)一步的提升。

運(yùn)用批處理技術(shù)，簡(jiǎn)化圖像導(dǎo)入流程。所謂批處理技術(shù)是指通過(guò)批量處理某一特定對(duì)象，達(dá)到優(yōu)化數(shù)據(jù)與結(jié)構(gòu)目的的信息技術(shù)行為。在行業(yè)中有時(shí)也稱(chēng)為批處理腳本，其英文為Batch，批處理文件的擴(kuò)展名可定為bat。在高校學(xué)籍管理中，特別是電子注冊(cè)學(xué)歷證書(shū)中學(xué)生圖片的處理，如果采用單個(gè)粘貼所花時(shí)間可想而知。如果采用批處理技術(shù)，用信息化的手段批量導(dǎo)入圖像可提高操作的速度和效能，達(dá)到事半功倍的目的。目前比較常見(jiàn)的批處理技術(shù)有兩種，一種是ODS批處理技術(shù)，另一種是PS批處理技術(shù)。ODS批處理是基于ODS命令，用來(lái)自動(dòng)批量執(zhí)行ODS命令以實(shí)現(xiàn)特定腳本操作的信息處理技術(shù)。PS批處理是基于強(qiáng)大的圖片編輯軟件Photoshop支撐的，主要用于圖片腳本的批量處理。

三、以學(xué)籍管理為監(jiān)控，努力提升育人質(zhì)量

以質(zhì)量求生存、以效率求發(fā)展、以提升人的生命意義與價(jià)值為終極目標(biāo)的高等教育，在當(dāng)今激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中越發(fā)顯得重要。教育質(zhì)量的高低、人才質(zhì)量的優(yōu)劣，直接影響或決定高等教育的生存與發(fā)展。如何提升高等教育的育人質(zhì)量，如何監(jiān)控高等教育的辦學(xué)水平，采用怎樣的教育手段和途徑培養(yǎng)社會(huì)所需要的高素質(zhì)人才。這些問(wèn)題已成為各級(jí)各類(lèi)高校競(jìng)相探討的問(wèn)題。衡量高等教育的辦學(xué)水平和育人質(zhì)量有一系列的監(jiān)控指標(biāo)與評(píng)估體系，但最終決定教育質(zhì)量水平的是人才培養(yǎng)規(guī)格和對(duì)社會(huì)發(fā)展所做的貢獻(xiàn)，以及畢業(yè)生對(duì)社會(huì)的適應(yīng)程度，即人才培養(yǎng)質(zhì)量受社會(huì)檢驗(yàn)所獲得的結(jié)果。學(xué)籍管理是高等教育提高人才培養(yǎng)規(guī)格與質(zhì)量的一項(xiàng)重要措施。在教育管理中，具有身份認(rèn)證、學(xué)業(yè)認(rèn)定、畢業(yè)確認(rèn)等重要環(huán)節(jié)的監(jiān)控意義。它涵蓋了教育過(guò)程的所有結(jié)果與異動(dòng)。從質(zhì)量監(jiān)控的角度審視，它既是監(jiān)控的起點(diǎn)、過(guò)程，也是監(jiān)控的終點(diǎn)。廣州工商學(xué)院在辦學(xué)過(guò)程中，通過(guò)學(xué)籍管理的全程監(jiān)控、預(yù)警監(jiān)控、專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控和成果監(jiān)控，提升了學(xué)校人才培養(yǎng)的質(zhì)量，贏得了社會(huì)的認(rèn)可，獲得了學(xué)生和家長(zhǎng)的青睞。

通過(guò)學(xué)籍管理，強(qiáng)化教育質(zhì)量的全程監(jiān)控。學(xué)籍管理所涉及的內(nèi)容包括了人才培養(yǎng)規(guī)格與質(zhì)量的一切結(jié)果。在實(shí)際操作中，學(xué)籍管理的主要工作分為入學(xué)管理、在校管理和畢業(yè)管理。入學(xué)管理主要監(jiān)控學(xué)生的身份，進(jìn)而確保學(xué)生的合法權(quán)益；在校管理主要監(jiān)控學(xué)生的各類(lèi)信息，如學(xué)業(yè)記載與確認(rèn)、異動(dòng)狀況登錄等，通過(guò)在校信息的監(jiān)控，確保教育的公平和學(xué)業(yè)的質(zhì)量；畢業(yè)管理主要監(jiān)控學(xué)歷的合法性、規(guī)范性與政策性，通過(guò)監(jiān)控保證學(xué)生享受平等接受教育的權(quán)利，并享有獲得學(xué)歷證書(shū)的權(quán)利。學(xué)籍管理的全程監(jiān)控，在于管理人員利用信息手段提供及時(shí)反饋信息，保證育人質(zhì)量的提升。

通過(guò)學(xué)籍管理，實(shí)施教育質(zhì)量的預(yù)警監(jiān)控。學(xué)籍管理在教育質(zhì)量監(jiān)控中的最大優(yōu)勢(shì)是數(shù)據(jù)采集的信息化。在學(xué)籍管理信息系統(tǒng)中，學(xué)生的各類(lèi)數(shù)據(jù)一應(yīng)俱全，從數(shù)據(jù)的采集、登錄到異動(dòng)無(wú)不歷歷在目。在監(jiān)控中，只要運(yùn)用信息系統(tǒng)鎖定特定目標(biāo)，或輸入相應(yīng)函數(shù)就可一目了然。正是這種快捷的信息搜索方式為教育質(zhì)量的預(yù)警監(jiān)控提供了可能。在管理中，我們通過(guò)批數(shù)據(jù)處理，或Excel函數(shù)的應(yīng)用，為特定對(duì)象的學(xué)業(yè)成績(jī)、畢業(yè)條件、學(xué)習(xí)年限和專(zhuān)業(yè)課程提供了預(yù)警式監(jiān)控，為提升教育質(zhì)量做出了成績(jī)。

通過(guò)學(xué)籍管理，落實(shí)教育質(zhì)量的專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控。學(xué)籍管理涉及方方面面，它既有全程監(jiān)控的功能，又有專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控的特征。在教育質(zhì)量專(zhuān)項(xiàng)督查中，利用學(xué)籍管理信息系統(tǒng)調(diào)取專(zhuān)項(xiàng)信息，達(dá)到調(diào)研整改的目標(biāo)，這是學(xué)籍管理的又一功能。教育質(zhì)量專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控所涉范圍寬廣，但就教育結(jié)果的統(tǒng)計(jì)登錄與異動(dòng)這一點(diǎn)看，學(xué)籍管理提供的數(shù)據(jù)無(wú)疑是極為齊全的。如學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控、學(xué)業(yè)成績(jī)達(dá)標(biāo)專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控等，通過(guò)學(xué)籍管理數(shù)據(jù)都可達(dá)到調(diào)研的目的。我們?cè)诮逃芾砘顒?dòng)中，通過(guò)學(xué)籍管理專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)控，解決了諸如學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)達(dá)標(biāo)中的問(wèn)題，為提供教師的教學(xué)水平提供了參考。

通過(guò)學(xué)籍管理，完成教育質(zhì)量的成果監(jiān)控。教育質(zhì)量的可視性成果最終將濃縮為學(xué)生的畢業(yè)證。在我國(guó)，學(xué)歷證書(shū)和學(xué)位證書(shū)是相對(duì)分開(kāi)的。判斷一個(gè)人是否具有某一層次與規(guī)格的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，即學(xué)歷，完全由畢業(yè)文憑來(lái)證實(shí)，有則說(shuō)明水平高，無(wú)則說(shuō)明不達(dá)標(biāo)。而學(xué)術(shù)水平的高低則由學(xué)位來(lái)證明。對(duì)高等教育來(lái)說(shuō)，教育質(zhì)量的高低也與學(xué)生所獲文憑的含金量有關(guān)。所謂含金量，就是教育質(zhì)量。如何提高含金量，如何監(jiān)控畢業(yè)證書(shū)的發(fā)放，這就涉及教育成果的監(jiān)控問(wèn)題。教育質(zhì)量的成果監(jiān)控，即畢業(yè)文憑的監(jiān)控，只有通過(guò)學(xué)籍管理才能真正實(shí)現(xiàn)監(jiān)控的目標(biāo)。學(xué)生要獲得畢業(yè)證書(shū)，在校期間必須達(dá)到學(xué)校規(guī)定的一切要求，所有信息必須符合畢業(yè)的條件，而要達(dá)到這一點(diǎn)，學(xué)生在校學(xué)習(xí)時(shí)不付出艱辛的學(xué)習(xí)，幾乎是不可能的。

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（作者單位：廣州工商學(xué)院）