基層央行集中采購典型問題審計分析

曹富明

【摘 要】2015年，基層人民銀行人員經(jīng)費與工資計劃矛盾實現(xiàn)有效緩沖，采購業(yè)務在會計財務工作中的重要性日漸凸顯，集中采購作為政府采購的核心組成，愈發(fā)吸引各方關注。本文通過對集中采購項目認定、實施中出現(xiàn)的典型問題從審計視角分析，提出可行建議，達到規(guī)范集中采購業(yè)務，提高預算資金效率的目標。

【關鍵詞】集中采購；審計分析；操作規(guī)程；詢價；協(xié)議供貨

集中采購，作為會計財務工作的重要內(nèi)容，是衡量各行會計財務水平的核心指標之一。隨著政府采購目錄及標準的調(diào)整，其內(nèi)容日趨合理，對各核算主體業(yè)務指導的操作性加強，但實際中，對于地市中心支行，因人員構成、職責分工、觀念等因素影響，集中采購業(yè)務操作流程仍未實現(xiàn)標準化，這一方面是因為各行所處地域的經(jīng)濟發(fā)展水平不同；另一方面，也反映出各行會計人員配備方面的差異。本文將對近年審計實踐中可能涉及的、典型的部分問題進行逐一分析。

一、集中采購、分散采購、零星采購的異同分析

集中采購、分散采購同屬政府采購范疇，組織、實施中執(zhí)行政府采購程序，強調(diào)內(nèi)部控制有效性、采購方式合理性，零星采購不在政府采購范疇，程序簡單，限制少；相比分散采購，集中采購有明確的采購目錄及標準，根據(jù)采購項目及標準，劃分各級機構權限，實施中注重計劃、統(tǒng)計分析，更利于提高資金使用效率；分散采購作為集中采購的補充，在政府集中采購目錄以外，一定限額以上，由需求機構實施，強化對其他重要項目采購資金管理、控制。

二、集中采購的內(nèi)部控制有效性分析

1.單位層面。目前，大部分中心支行實現(xiàn)了財事權分離，由會計財務科承擔會計管理職能，辦公室、后勤服務中心、科技科、人事教育科、貨幣金銀科等部門承擔相應的事權審核職能；但實踐中，個別行財、事權部門未實現(xiàn)相互制約，典型表現(xiàn)為后勤服務中心具備財務費用審批權，集中采購內(nèi)部控制有效性喪失。

2.職責分工層面。不相容崗位分離是集中采購內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的又一風險點。對于地市中心支行一級，因人員等因素制約，一般未設立采購中心，普遍表現(xiàn)為會計財務科、后勤服務中心在采購實施、評標、驗收環(huán)節(jié)職責劃分不清，流程未實行標準化，管采不分離，不利于相互制約。

三、集中采購管理

1.需求調(diào)查、統(tǒng)計分析。實踐中，通常，需求部門在報送采購目標的核心技術規(guī)格、參數(shù)方面會出現(xiàn)定位不精確的情況，或直接指定某款產(chǎn)品，且市場調(diào)查止步于價格比對層面，不利于實現(xiàn)資金高效使用；同時，日常使用環(huán)節(jié)，未建立在用商品、服務的維護檔案，對其重要指標進行統(tǒng)計分析，全面反映其優(yōu)缺點，供今后采購參考。需求調(diào)查、統(tǒng)計分析不完善易形成需求與實際背離，表面節(jié)約費用，使用周期內(nèi)受維護成本高、故障多等因素影響，資金實際使用效率大打折扣。

2.采購方式選擇。審計實踐發(fā)現(xiàn)，多數(shù)中心支行采購中，或者在采購檔案中表現(xiàn)的多為詢價方式，部分標注為競爭性談判、邀請招標的項目，因其操作環(huán)節(jié)缺少成立談判小組、談判記錄、正式標書等要素，實質(zhì)上也是詢價方式，這反映出一方面可能由于時間緊、競標和談判成本過高而被迫采用詢價方式實施采購；另一方面，部分會計人員對詢價方式適用的范圍尚不完全清楚，認為詢價簡便易行，進而任意使用該方式進行采購；競爭性談判的特點是因行業(yè)標準不一致或有差異等因素，不能直接取得報價，需要供應商詳細描述所售商品的性能、參數(shù)指標，在此基礎上提出報價，供采購方選擇，但實際中，會計財務人員往往忽略了這一實質(zhì)特征，為滿足采購多樣的要求，將本應劃為詢價的項目定義為競爭性談判；邀請招標作為公開招標的補充形式，執(zhí)行中應重點關注標書的全面性，貫徹實質(zhì)重于形式的原則。

3.典型采購項目實施。耗材類商品采購方面，因其種類較多且需求具有一定的不可預見性，多數(shù)中心支行對大額耗材支出采用詢價方式采購，面對緊急、小額需求時，選擇直接購買，該行為屬于零星采購，與制度要求不符。

車輛加油、維修保養(yǎng)、保險采購方面，多數(shù)中心支行在油料采購方面，僅與謀加油站、公司簽訂一份協(xié)議，未針對具體情況就采購事宜進行例外、事前約定，實際執(zhí)行中出現(xiàn)未在協(xié)議公司加油的現(xiàn)象；維修、保養(yǎng)方面，多數(shù)中心支行通常只與當?shù)?家汽車維修公司簽訂定點維修協(xié)議，實際執(zhí)行中，進口車在協(xié)議公司無法維修，便交由品牌授權機構維修，與機動車管理辦法相違背；定點維修并非要求僅可在一個固定公司維修，而是應將機動車分類，按照實際需要，合理選擇維修、保養(yǎng)機構，提高機動車養(yǎng)護水平；機動車保險采購中，多數(shù)中心支行對保費金額、投保項目進行推敲，通常直接選擇與知名財險公司締約，而不關注具體的條款約定、賠付標準，在極端情況下機動車事故的出現(xiàn)易誘發(fā)大額免賠、自擔風險的情況。如各保險公司在三者險賠付方面，針對責任比例與賠付的約定不同，共分為A、B、C三類，其具體表述存在明顯差異。

2015-2016年總行集中采購項目及標準文件要求分支行下載采購目錄，實踐中，部分機構僅將該文件直接提及的項目納入集中采購計劃，對政府采購目錄中投影儀、掃描儀、計算機軟件、視頻會議系統(tǒng)及會議音頻系統(tǒng)、服務器、鈔票處理設備等未予以關注。

4.公示。集中采購涉及的公示主要是采購年度結束后，對本年采購情況以適當方式公開的情況，分支行在該環(huán)節(jié)因時間、恰當方法等原因，多未能較好執(zhí)行。

四、改進建議

針對上述常見、典型問題，應從如下幾個方面改進。首先，完善內(nèi)部控制，全面實現(xiàn)財、事權分離；調(diào)整職責分工，將不相容崗位分離；根據(jù)日常采購實際，改進、完善操作規(guī)程，規(guī)避隨機風險；其次，改進需求調(diào)查、統(tǒng)計分析，由需求部門綜合成交價格、使用年限、維護費用、便利程度等因素，提出備選方案，再由會計財務部門結合本年、歷年預算，兼顧項目特點，選擇合理采購方式，交后勤部門實施；同時，應追加使用周期養(yǎng)護情況作為統(tǒng)計分析的主要內(nèi)容，在相似、相同采購中作為參考，從根本上實現(xiàn)預算資金的高效使用；再次，在采購項目認定、方式選擇上，應組織有關人員認真學習《中國人民銀行集中采購管理辦法》及分行、省會中心支行下發(fā)的集中采購文件，及時調(diào)整、修訂本行實施細則，明確項目、標準要求。

具體實施中，耗材等項目具有在一定期間，規(guī)格和標準不變，采購具有連續(xù)性的特點，實行定點采購、協(xié)議供貨應為最佳采購方式，但該方式下的供應商需通過公開招標的方式確定，考慮公開招標費用、人員不足等因素制約，應參照《中國人民銀行辦公廳關于2015-2016年集中采購項目及標準的通知》（銀辦發(fā)[2015] 93號）中“應當從中央國家機關政府采購中心或各省市地方政府采購中心確定的協(xié)議供貨商、定點采購供應商或電子商城中選擇”的建議，從中央國家機關或所在地政府采購中心確定的協(xié)議供貨商處采購，繼而降低費用、減少舞弊；同時，通過登陸政府采購網(wǎng)，利于分支機構實現(xiàn)對節(jié)能、環(huán)保產(chǎn)品的認定、預留專門面向中小企業(yè)的采購目標實現(xiàn)。

機動車保險采購應綜合報價，賠付標準、方式以及保險公司綜合實力等多方面因素，同時，考慮到最大限度保護被保險人利益的客觀要求，選擇出具A類條款的保險公司較為合適，其代表為人保財險；機動車維修保養(yǎng)方面，應根據(jù)實際情況，如，運鈔車的維修保養(yǎng)，介于其用途特殊，可定點運鈔車制造廠商指定維修點；其他車輛可視情況采取競爭性談判、詢價等方式，如，針對進口車應優(yōu)先選擇品牌4S店，合資、國產(chǎn)車應綜合考慮技術水平、服務價格等因素選擇定點維修機構；當然，也可選擇政府公務用車指定維修廠作為定點機構。

公示環(huán)節(jié)的操作需要會計財務科人員綜合采購價格、數(shù)量、使用人等因素，合理選擇公示范圍，對涉及敏感信息的部分可以選擇備案、報集中采購管理委員會審核的方式不公開；公開是采購完成的后續(xù)環(huán)節(jié)，是否可以合理公示，一方面需要會計財務科匯總采購數(shù)據(jù)、分析后商定；另一方面則由集中采購的方式?jīng)Q定，如，機動車維修、耗材等日常支出頻繁、金額較大的項目，選擇地方政府協(xié)議供應商、摘錄其公示信息可減少工作量，該方式下，會計財務人員的工作量、責任相對較輕。

集中采購的實質(zhì)要求是在會計財務科統(tǒng)籌全行資金，在期間連續(xù)、資金有限條件下對資源進行合理配置的過程，各行因所處地域的經(jīng)濟發(fā)展水平、人員素質(zhì)差異，所選擇的方式也不會完全一致，但都應以計劃、有效節(jié)約、連續(xù)可行為基本操作原則。

參考文獻：

[1]《中國人民銀行集中采購管理辦法》（銀發(fā)〔2010〕21號）.

[2]《中國人民銀行集中采購工作規(guī)程》（銀辦發(fā)〔2007〕1號）.

[3]《中國人民銀行辦公廳關于2015-2016年集中采購項目及標準的通知》（銀辦發(fā)〔2015〕93號）.

[4]《中華人民共和國政府采購法》.

[5]《政府采購非招標采購方式管理辦法》（中華人民共和國財政部令第74號）.

[6]《國務院辦公廳關于印發(fā)中央預算單位2015-2016年政府集中采購目錄及標準的通知》（國辦發(fā)〔2014〕53號）.