企業(yè)物資采購質(zhì)量管理與有效控制

李二保

摘要：物資采購作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部門，負(fù)責(zé)企業(yè)所需一切物資的采購。物資采購部門的支出是企業(yè)成本支出的主要部分，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)、有效地管理是企業(yè)降低支出成本，提高資金利用率，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵手段。文章從企業(yè)采購物資行為的特點(diǎn)入手，就企業(yè)物資采購質(zhì)量的管理和控制進(jìn)行深入分析，以期為促進(jìn)企業(yè)的快速、健康發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：物資采購；質(zhì)量管理；控制

一、物資采購質(zhì)量的重要性

工業(yè)企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)力量，不僅提供了國(guó)民基本生產(chǎn)的物料，也是近年來我國(guó)出口創(chuàng)匯的重要組成。由于工業(yè)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中需要大量進(jìn)行物資采購工作，物資采購質(zhì)量是這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)。因?yàn)槲镔Y采購質(zhì)量的提升不僅有利于提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，還有利于保證企業(yè)生產(chǎn)有節(jié)奏、持續(xù)進(jìn)行，更有利于保證企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和使用環(huán)節(jié)的安全。

在企業(yè)供應(yīng)鏈管理體系構(gòu)建中，物資采購質(zhì)量與是這一體系中的基本要求。所以在進(jìn)行物資采購前需要綜合考慮物資采購設(shè)計(jì)、采購需求和供應(yīng)商資質(zhì)等因素，開展針對(duì)全過程的以預(yù)防為主體的物資采購管理模式。

二、物資采購質(zhì)量創(chuàng)造利潤(rùn)

獲得美國(guó)波多里奇國(guó)家質(zhì)量獎(jiǎng)的知名酒店——麗嘉酒店認(rèn)為利潤(rùn)是質(zhì)量的產(chǎn)物，即質(zhì)量創(chuàng)造利潤(rùn)。就企業(yè)物資設(shè)備采購部門而言，物資采購質(zhì)量達(dá)標(biāo)，采購時(shí)效準(zhǔn)確，都為工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)提供了有利條件，使其連續(xù)性生產(chǎn)成為可能，物資質(zhì)量的保證也提高了生產(chǎn)成品的良品率，對(duì)企業(yè)在市場(chǎng)中口碑的提升有所幫助，無形中提高了企業(yè)的軟實(shí)力，使企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力增強(qiáng)，知名度擴(kuò)大，為創(chuàng)造更多利潤(rùn)打下基礎(chǔ)。同時(shí)物資采購質(zhì)量的提高避免了同供應(yīng)商的質(zhì)量糾紛，物流成本和相關(guān)配套費(fèi)用也會(huì)降低，這些利好也創(chuàng)造了利潤(rùn)。

三、提高物資采購質(zhì)量的有效手段分析

上文中分析了物資采購質(zhì)量的重要性和物資采購質(zhì)量創(chuàng)造利潤(rùn)，使提高物資采購質(zhì)量的有效手段被重視，下文從三個(gè)方面對(duì)提升物資采購質(zhì)量的手段進(jìn)行了分析。

（一）對(duì)所采購物資等級(jí)進(jìn)行科學(xué)劃分

為了能夠采購到適宜的物資，需要對(duì)所采購物資等級(jí)進(jìn)行科學(xué)劃分。目前，被廣泛采用的物資等級(jí)劃分方法需要綜合考量采購支出資金、物資采購風(fēng)險(xiǎn)性和預(yù)期收益等，從物資設(shè)備的可靠性、故障后果、物資品級(jí)特質(zhì)、可替換性等等指標(biāo)進(jìn)行量化評(píng)估，并對(duì)采購方案的各項(xiàng)評(píng)估結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比，得出該物資采購的重要分級(jí)。

（二）根據(jù)物資采購內(nèi)容的重要等級(jí)進(jìn)行分級(jí)管理

企業(yè)在進(jìn)行物資采購前可以根據(jù)物資采購內(nèi)容的重要等級(jí)不同進(jìn)行分級(jí)管理。對(duì)于關(guān)系企業(yè)發(fā)展的重要物資進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)管，比如制作工藝復(fù)雜、質(zhì)量監(jiān)管有難度、質(zhì)量問題危害嚴(yán)重等，通過對(duì)其進(jìn)行有效監(jiān)管，以保證物資的質(zhì)量，使得物資的使用價(jià)值得到充分發(fā)揮。

（三）制定科學(xué)的企業(yè)物資采購方案

企業(yè)在進(jìn)行物資采購的過程中，需要根據(jù)自身的采購需求和物資重要性等級(jí)制作出一套完整的采購方案，包括采購物資要求、采購合同范本、采購物資質(zhì)量判定標(biāo)準(zhǔn)、采購負(fù)責(zé)人等，并建立采購物資的后期使用反饋機(jī)制，對(duì)現(xiàn)有的物資采購方案進(jìn)行優(yōu)化完善。

四、對(duì)采購物資質(zhì)量進(jìn)行全程管理

（一）重視物資采購前的準(zhǔn)備工作

企業(yè)在進(jìn)行物資采購前需要做足準(zhǔn)備，加強(qiáng)對(duì)工作人員進(jìn)行物資采購重要性的思想教育工作，以預(yù)防為主，從源頭把好質(zhì)量關(guān)。具體可以采用以下措施：第一，謹(jǐn)慎選擇“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的優(yōu)質(zhì)物資供應(yīng)商。企業(yè)根據(jù)自身的物資采購需求尋找適宜的供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行全面了解和審核，對(duì)供應(yīng)商的行業(yè)口碑、技術(shù)服務(wù)能力、產(chǎn)品創(chuàng)新能力和管理水平進(jìn)行綜合考量；第二，對(duì)于企業(yè)進(jìn)行合作的物資供應(yīng)商定期進(jìn)行資格復(fù)查，以全面了解供應(yīng)商的動(dòng)向變化，根據(jù)其發(fā)展軌跡對(duì)其物資供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行預(yù)估，建立動(dòng)態(tài)的考核反饋機(jī)制；第三，根據(jù)行業(yè)發(fā)展要求不斷更新物資采購標(biāo)準(zhǔn)，并將此信息反饋給現(xiàn)有的物資采購供應(yīng)商，確保有效溝通。在這個(gè)過程中要尤其注意的是，需要在采購合同中明確物資采購要求和質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，在合同中不得存在表意不清和含糊的字眼；第四，現(xiàn)階段，企業(yè)為了能夠采購到更符合企業(yè)發(fā)展需求的產(chǎn)品，采購企業(yè)會(huì)建立起與供應(yīng)商之間的交流平臺(tái)，就如何提高產(chǎn)品質(zhì)量、改善產(chǎn)品性能進(jìn)行分析，以探尋有效地改善策略。有些想法局限的人士并不贊同這一做法，認(rèn)為采購方的這一努力在為物資供應(yīng)企業(yè)做嫁衣，不僅增加了自身的采購成本，卻沒有收到明確的收益。但從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度，采購到更符合企業(yè)發(fā)展和需求的物資可以加速企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)資金周轉(zhuǎn)周期，從而有效控制經(jīng)營(yíng)成本；第五，對(duì)物資采購人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括物資采購重要性、物資采購流程、物資采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、人際溝通能力等等，即以物資采購相關(guān)知識(shí)為載體，重在培養(yǎng)工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，提高其對(duì)采購市場(chǎng)的敏感性和判斷力，降低企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)收益。

（二）對(duì)物資采購全過程進(jìn)行有效管理

企業(yè)對(duì)其所采購的物資需要根據(jù)類型和批次進(jìn)行詳細(xì)審查，保證入廠材料與采購合同要求一致。在物資檢驗(yàn)合格后，按照事先規(guī)劃好的區(qū)域進(jìn)行合理存放，現(xiàn)如今，很多物資供應(yīng)商對(duì)生產(chǎn)全過程按照工序進(jìn)行定點(diǎn)檢查，即只有通過檢驗(yàn)的材料才可以進(jìn)行下一工序，以保證產(chǎn)品的合格率和質(zhì)量。另外，當(dāng)?shù)氐馁|(zhì)檢部門也會(huì)對(duì)物資材料供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)水平和產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽檢，真正做到“三檢制”，即工序檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)和質(zhì)監(jiān)抽查。

（三）對(duì)所采購物資進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收

企業(yè)在其所采購的物資運(yùn)達(dá)后，需要將實(shí)際物資與采購合同上所標(biāo)注的要求進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，并查看裝運(yùn)清單，對(duì)到貨數(shù)量進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，同時(shí)記錄到貨質(zhì)量狀況，在確認(rèn)符合要求后簽字接收，辦理交接。

五、建立健全物資采購監(jiān)管機(jī)制

就企業(yè)而言，由于采購物資的特殊性和渠道來源單一等限制，使得采購物資時(shí)往往面對(duì)供貨商市場(chǎng)壟斷等行為，使采購行為不正當(dāng)，為企業(yè)帶來成本控制和物資質(zhì)量的隱患。所以在采購監(jiān)管上要重視以下兩點(diǎn)：

首先，企業(yè)建立健全物資采購監(jiān)管機(jī)制不僅是對(duì)采購過程的監(jiān)管，也是對(duì)采購質(zhì)量的監(jiān)管，同時(shí)也是采購公開化的標(biāo)志。通過對(duì)采購質(zhì)量管理工作的全面監(jiān)管，能夠保證采購流程的科學(xué)合理，采購過程規(guī)范化和體系化，對(duì)維護(hù)企業(yè)利益、降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本、提升經(jīng)濟(jì)效益大有裨益。所以，采購監(jiān)管機(jī)制的建立健全既是采購質(zhì)量管理控制的重要組成部分，也是保證物資采購質(zhì)量的基礎(chǔ)。

其次，“三級(jí)監(jiān)管”制度的設(shè)立和落實(shí)。傳統(tǒng)企業(yè)物資采購監(jiān)管是逐級(jí)審批，效率低，更易導(dǎo)致相互推諉等情況發(fā)生。在“三級(jí)監(jiān)管”制度建設(shè)中，將企業(yè)各個(gè)部門劃分為三個(gè)部分。

“一級(jí)監(jiān)管”由企業(yè)物資設(shè)備部主導(dǎo)，向物資供應(yīng)商進(jìn)行詢問、提出采購意向，將供應(yīng)商所提交的物資設(shè)備等級(jí)品級(jí)，價(jià)格等指標(biāo)與生產(chǎn)部門、質(zhì)檢部門、技術(shù)部門和財(cái)務(wù)部門等會(huì)商、審核與評(píng)議，將報(bào)告提交至“二級(jí)監(jiān)管”。

“二級(jí)監(jiān)管”是企業(yè)內(nèi)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員、資深營(yíng)銷專家等組成，通過市場(chǎng)調(diào)研和分析，對(duì)“一級(jí)監(jiān)管”所提交報(bào)告進(jìn)行分析核準(zhǔn)，提交報(bào)告至“三級(jí)監(jiān)管”。

“三級(jí)監(jiān)管”由企業(yè)物資設(shè)備部領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)分管采購的主管領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)負(fù)責(zé)人構(gòu)成，通過與物資供應(yīng)商的反復(fù)溝通，對(duì)物資品質(zhì)品級(jí)和價(jià)格進(jìn)行商定并進(jìn)行采購。

上述在整個(gè)物資采購“三級(jí)監(jiān)管”審批程序過程中，加強(qiáng)了采購各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，突出成本控制、品質(zhì)控制、優(yōu)化管理措施，尋找挖潛增效的途經(jīng)，努力提升企業(yè)生產(chǎn)效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。

六、總結(jié)

綜上所述，對(duì)企業(yè)物資采購質(zhì)量進(jìn)行管理和控制十分重要。針對(duì)這一情況，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，就如何對(duì)物資采購進(jìn)行有效管理，從根據(jù)企業(yè)需求制定物資采購計(jì)劃、對(duì)采購物資質(zhì)量進(jìn)行全程管理、建立健全物資采購監(jiān)管機(jī)制角度對(duì)企業(yè)物資采購質(zhì)量的管理和控制進(jìn)行深入分析，以提高采購效率、保證采購物資質(zhì)量、節(jié)約采購成本、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展為己任。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：中條山有色金屬集團(tuán)有限公司物資設(shè)備部）