現(xiàn)行文件公開與檔案提供利用的比較

許璐

【摘要】現(xiàn)行文件公開與檔案提供利用都是信息公開的重要組成部分，二者都在順應(yīng)公民知情權(quán)實(shí)現(xiàn)需求日益增強(qiáng)的趨勢(shì)不斷發(fā)展，本文主要從概念、開放目的、理論依據(jù)、服務(wù)對(duì)象等方面探討了二者的異同。

【關(guān)鍵詞】信息公開；現(xiàn)行文件公開；檔案利用；政府信息

一、現(xiàn)行文件公開與檔案提供利用概念

現(xiàn)行文件是指沒有失去行政和法律效力的文件，現(xiàn)行文件公開是指向社會(huì)公眾提供利用除了涉密文件之外的現(xiàn)行文件。根據(jù)馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學(xué)概論》中的概念，檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐中直接形成的具有清晰確定的原始記錄作用的固化信息。檔案提供利用工作亦稱檔案利用服務(wù)，是指檔案保管部門以所收藏的檔案文化財(cái)富為基礎(chǔ)，通過一定的方式與方法直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

從兩者的概念可以看出，檔案的前身不僅包括文件，還有許多其他的具有原始記錄作用的信息，比如圖紙，實(shí)物等。其中從文件轉(zhuǎn)化而來的檔案，是文件中有價(jià)值的、需長(zhǎng)期保存供今后工作查考的那部分文件。因而，現(xiàn)行文件與檔案之間的關(guān)系是交叉重合關(guān)系。這也就決定了現(xiàn)行文件公開和檔案提供利用之間存在著許多聯(lián)系與區(qū)別。

二、現(xiàn)行文件公開與檔案提供利用的聯(lián)系

（一）信息資源來源的相似之處。觀察檔案的形成，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)許多檔案都是從文件轉(zhuǎn)化而來的，文件辦理完畢，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成檔案?！拔募芷诶碚摗币舱J(rèn)為檔案的本質(zhì)是文件，只是在文件的運(yùn)動(dòng)過程中，產(chǎn)生了不文件和檔案階段，由此可見，現(xiàn)行文件的公開與檔案提供利的客體都屬于文件?，F(xiàn)行文件和檔案信息資源來源的相似性，造就了兩種開放信息在處理過程中的許多相似之處。

（二）開放利用的目的相同。現(xiàn)行文件公開與檔案提供利用的目的具有一致性，都是為了開發(fā)信息資源，從而為社會(huì)服務(wù)。現(xiàn)行文件公開是提供的主要內(nèi)容實(shí)際上是各種政務(wù)信息，這順應(yīng)了公眾對(duì)政府透明化要求日趨強(qiáng)烈的趨勢(shì)。觀察當(dāng)前我國(guó)的現(xiàn)行文件公開實(shí)踐可以發(fā)現(xiàn)，其正是圍繞公民對(duì)與其生活緊密聯(lián)系的政策信息的需求開展的，不斷推進(jìn)公民知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)，這與檔案提供利用的主要目的是一樣的?，F(xiàn)行文件的公開與檔案信息的開放，相輔相成，互利互補(bǔ)，在實(shí)踐中有利地方便了公眾。

三、現(xiàn)行文件公開與檔案提供利用的區(qū)別

（一）開放利用理論依據(jù)不同?，F(xiàn)行文件公開是建立在政務(wù)信息自擴(kuò)散性理論基礎(chǔ)上的。政府所產(chǎn)生的信息，大部分都是與社會(huì)治理相關(guān)的，其主要目的一方面是實(shí)現(xiàn)政府對(duì)社會(huì)的管理，一方面也要滿足社會(huì)需求，因而政府信息必須向行政環(huán)境中的社會(huì)組織和個(gè)人擴(kuò)散，以實(shí)現(xiàn)其最終行政目標(biāo)。這種自擴(kuò)散性，內(nèi)在地決定了公開現(xiàn)行文件的必然與合理。

檔案開放利用的理論依據(jù)則主要是檔案作用理論和檔案價(jià)值理論。檔案的作用只有在檔案利用實(shí)踐中才能實(shí)現(xiàn)，在檔案提供利用實(shí)踐中，檔案部門應(yīng)該自覺地根據(jù)檔案利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度、檔案機(jī)密性的變化，合理地組織和開展檔案提供利用工作。

（二）提供服務(wù)的主體不同。現(xiàn)行文件公開的主體是在一定范圍內(nèi)的，其主體往往是國(guó)家行政機(jī)關(guān)或者其下屬單位，以及經(jīng)行政機(jī)關(guān)授權(quán)的社會(huì)組織。這是由于現(xiàn)行文件仍在其生命周期中的運(yùn)行階段，屬于以上機(jī)構(gòu)管理。至于檔案的提供利用，則沒有對(duì)服務(wù)主體加以限制。我國(guó)的檔案館保管的檔案根據(jù)檔案法規(guī)定，在其形成后滿30年即可向社會(huì)開放，但被動(dòng)提供利用并不受這一時(shí)間規(guī)定的限制，因此任何國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位或者個(gè)人都可以成為檔案提供利用服務(wù)的對(duì)象。

（三）滿足的利用需求不同?，F(xiàn)行文件公開的內(nèi)容主要是當(dāng)前政府的行政法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件，一些國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃、區(qū)域規(guī)劃及相關(guān)政策財(cái)政預(yù)算、決算報(bào)告，以及一些扶貧、教育、醫(yī)療、社會(huì)保障、促進(jìn)就業(yè)等方面的政策等等。這些信息都與民眾的日常生活息息相關(guān)，利用者會(huì)根據(jù)自身需要及時(shí)查詢利用相關(guān)信息。由此可見，現(xiàn)行文件公開需主要滿足利用者“現(xiàn)實(shí)的”利用需求。至于檔案利用，不論是非現(xiàn)行期的文件，還是其他各種形式的檔案，記錄的都是在檔案形成之前一段時(shí)間的事物，保存下來以備查考。因而利用者從檔案中得到的往往是歷史信息，所以，檔案提供利用更多的是滿足利用者“歷史的”利用需求。

四、小結(jié)

根據(jù)以上分析可以看出，現(xiàn)行文件公開與檔案提供利用之間存在著許多區(qū)別與聯(lián)系，二者都是我國(guó)現(xiàn)行文件，公開方式方法仍需摸索，相對(duì)于現(xiàn)行文件公開，檔案提供利用工作開展的更加有序，更加成熟一些，但是仍需不斷改進(jìn)，我們應(yīng)當(dāng)利用以后經(jīng)驗(yàn)，再公開加快政治民主化建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán)。

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