加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)的探討

夏艷

【摘要】檔案在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著舉足輕重的作用，主要記錄了個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的奮斗經(jīng)過，隨著我國進(jìn)入信息化時(shí)代，創(chuàng)新檔案管理體系與實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理具有非常重要的作用。

【關(guān)鍵詞】檔案；創(chuàng)新體；數(shù)字化建設(shè)

檔案管理在檔案工作中處于重要地位，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值與檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，則需改革當(dāng)前的管理模式和服務(wù)思路，引進(jìn)科學(xué)化管理措施才能發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

一、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

（一）思路的創(chuàng)新。1.管理觀念的創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變思想是非常重要的一環(huán)。只有首先轉(zhuǎn)變觀念才有利于推進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，在開展管理創(chuàng)新過程中，觀念創(chuàng)新首當(dāng)其沖，只有轉(zhuǎn)變管理觀念，實(shí)現(xiàn)了觀念的創(chuàng)新，管理工作才能實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，在人們的意識(shí)中，總以為檔案管理工作就是保存檔案資料，而沒有認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，導(dǎo)致檔案文獻(xiàn)不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。2.管理內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案室不能收藏所有的文獻(xiàn)，因此在利用館藏資源時(shí)有時(shí)會(huì)感到缺乏，不能滿足用戶查閱資料的需求，因此當(dāng)前急需創(chuàng)新管理內(nèi)容，不能滿足于當(dāng)前保存的資料，而應(yīng)該有目的、有計(jì)劃地搜集檔案資源，檔案資源才能做到實(shí)時(shí)、豐富、高質(zhì)量，做到這些，檔案室才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。3.管理方式的創(chuàng)新。管理質(zhì)量的優(yōu)劣決定著一種事物的成敗，因此要認(rèn)真對待檔案管理工作。當(dāng)前的社會(huì)要求在各個(gè)領(lǐng)域都實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，因此檔案管理方式也要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新和改革。改革就是改變傳統(tǒng)思想、傳統(tǒng)思路，創(chuàng)新就是依據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況認(rèn)真進(jìn)行管理，發(fā)揮當(dāng)前設(shè)備、資源、人員的最大作用，要利用現(xiàn)代的眼光看問題、謀發(fā)展。4.人才資源的創(chuàng)新。不但包括上面的內(nèi)容，人才資源的創(chuàng)新在檔案管理當(dāng)中也屬于非常重要的一環(huán)，在確定檔案管理人員時(shí)，不但要求具備較高的個(gè)人能力而且還需擁有較強(qiáng)的觀察力，同時(shí)開展培訓(xùn)工作，一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理人員不但要具備高超的專業(yè)技能而且還需具備較高的學(xué)習(xí)能力與靈敏的思維能力。

（二）手段的創(chuàng)新。在傳統(tǒng)檔案管理工作中較多應(yīng)用手工完成，隨著我國進(jìn)入信息化時(shí)代，社會(huì)也得到了較快發(fā)展。如果依然應(yīng)用傳統(tǒng)管理模式則會(huì)與當(dāng)前社會(huì)脫節(jié)。利用自動(dòng)化系統(tǒng)展示自己的要求和意見，發(fā)揮新時(shí)期計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用，促進(jìn)教研工作的順利發(fā)展，保證管理手段逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、多元化與優(yōu)質(zhì)化。

二、檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐

（一） 引進(jìn)以人為本的管理理念。在檔案管理工作中要切實(shí)做到以人為本，管理人員在管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，工作人員的積極性和主動(dòng)性是做好管理工作的根本，因此在檔案管理工作中要考慮到每一個(gè)工作人員的需求，真正做到以人為本，才能激發(fā)工作人員的工作熱情，檔案管理工作才能順利開展。

（二）加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開展資源整合。1.豐富室藏資源，優(yōu)化館藏資源，做到物盡其用，發(fā)揮館藏的價(jià)值。2.強(qiáng)化信息技術(shù)利用，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息技術(shù)的快捷、高效性。

（三）人才資源管理。1.要考慮到員工的發(fā)展?jié)摿?，為了進(jìn)一步激發(fā)員工的工作熱情可以應(yīng)用績效獎(jiǎng)勵(lì)的做法，激勵(lì)員工創(chuàng)新。2.在編排工作輪崗時(shí)要做到科學(xué)，保證員工有充足的學(xué)習(xí)時(shí)間，可以利用開展講座和討論會(huì)，吸引員工參與，有利于提高員工的專業(yè)知識(shí)技能。3.利用員工的在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育，有利于提高員工的專業(yè)知識(shí)水平，開展適量的培訓(xùn)課程，將當(dāng)前的新技術(shù)傳授給員工，才能不斷提高工作效率。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題

（一）觀念問題。不重視檔案管理工作，不進(jìn)行設(shè)備的更新和新技術(shù)的引進(jìn)，不能發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用，管理效率低下。雖然有的部門也另外設(shè)置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒有改變實(shí)質(zhì)，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。

（二）技術(shù)層面的問題。1.在數(shù)字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數(shù)據(jù)庫不能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系，因此要根據(jù)實(shí)際情況建立非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫。2.互聯(lián)網(wǎng)不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)安全還不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現(xiàn)狀都嚴(yán)重制約著數(shù)字檔案室的順利發(fā)展。3.要想建立規(guī)范的數(shù)字檔案室，首先要具備系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)，但當(dāng)前的標(biāo)準(zhǔn)還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實(shí)際中應(yīng)用。4.建立數(shù)字檔案到就是為了保證讓更多的人享受資源，但當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全還不能達(dá)到人們的滿意。

四、 檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題解決對策

（一）加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定。檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，首要問題就是制訂系統(tǒng)化的標(biāo)準(zhǔn)，只有具備規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)才有利于順利實(shí)施，因此制訂科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)才有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作的規(guī)范化。

（二）重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，當(dāng)前已進(jìn)入信息化時(shí)代，在檔案管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的管理軟件，才能保證數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)，因此可以與軟件公司合作，也可以開展自主研發(fā)，從而確定自己的管理軟件。

（三） 安全性方面的建議。保證信息安全在數(shù)字化檔案管理中具有舉足輕重的作用，因此要提高信息安全意識(shí)，建立完善的管理制度，及時(shí)備份館藏資源，專門針對電子檔案中的盒音像檔案建立專庫，切實(shí)保障數(shù)字化管理的安全。

總之，隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，只有實(shí)現(xiàn)管理上的創(chuàng)新和數(shù)字化，才能與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，才能逐步實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與完善，才能促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，才能滿足人們的需要。

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