電子信息時(shí)代檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法探討

王群麗

摘要：傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，計(jì)算機(jī)技術(shù)引領(lǐng)的電子信息檔案管理正在全面的推廣應(yīng)用。辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為檔案管理最為明顯的特點(diǎn)。電子信息檔案管理采用的方式更加的便捷，能夠避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的問題。但是電子信息檔案管理由于受到計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，在安全上具有較大的風(fēng)險(xiǎn)。這樣會(huì)導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)外泄情況的發(fā)生。因此，針對(duì)這種問題，制定電子信息時(shí)代檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制方法，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率，已經(jīng)成為未來電子信息檔案管理發(fā)展的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電子信息時(shí)代；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

一、電子信息時(shí)代檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制方法

在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)是檔案管理采取的首要方式。但是一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生就要根據(jù)實(shí)際情況采取措施避免電子信息檔案發(fā)生泄露。保證檔案內(nèi)部信息的安全具有重要的意義。

先進(jìn)的科技是保證電子信息檔案管理安全的重要措施。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)該結(jié)合多元化措施，這也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生最為直接的方法。引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)能夠使電子信息檔案管理更加的安全，同時(shí)設(shè)置密碼將是現(xiàn)代化操作的具體體現(xiàn)。在密碼設(shè)置成功之后需要專業(yè)人員進(jìn)行管理控制，這樣將會(huì)避免外界因素的影響。制度的完善將會(huì)為電子信息檔案管理提供保障。電子信息檔案資源的安全性需要在管理制度下不斷地完善。應(yīng)該積極主動(dòng)的制定具有針對(duì)性特點(diǎn)的制度有效的預(yù)防檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的時(shí)候需要及時(shí)地進(jìn)行消除，這樣能夠確保檔案數(shù)據(jù)的完整性，同時(shí)也能夠消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)。在計(jì)算機(jī)維修的過程中，很容易導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，這時(shí)候就要采取主動(dòng)防范措施進(jìn)行完善。及時(shí)有效預(yù)防將會(huì)消除電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)因素，這也是保護(hù)電子信息檔案完整性最為關(guān)鍵的措施。消除影響因素，使電子信息檔案管理不受外界環(huán)境的影響，將會(huì)進(jìn)一步地提升檔案管理的可靠性。

將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移是緩解電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的重要措施。電子信息檔案管理過程中要根據(jù)管理要求制定應(yīng)變措施，保證恢復(fù)計(jì)劃的有效性，根據(jù)資產(chǎn)重新布置的要求將低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)候的嚴(yán)重后果。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的緩解主要是采用事前預(yù)防、事中解決、事后完善。在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的時(shí)候需要降低損失，這時(shí)候就需要事前預(yù)防措施的制定。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的時(shí)候要根據(jù)特點(diǎn)制定解決措施保證損失不會(huì)進(jìn)一步的擴(kuò)大。在解決成功之后就要完善存在的問題，避免類似問題的發(fā)生。特別要注意的是，電子信息檔案管理發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候無論情況大小都要進(jìn)行分積極有效的措施進(jìn)行處理，這是電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的主要原則。

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所以轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散，即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。這樣的處理之后，我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行簡(jiǎn)化，再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強(qiáng)調(diào)的是，外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn)，如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn)，那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

二、評(píng)估檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的措施

當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的時(shí)候需要對(duì)檔案管理采取積極有效的措施進(jìn)行完善，降低風(fēng)險(xiǎn)的影響，避免危機(jī)的進(jìn)一步擴(kuò)大。風(fēng)險(xiǎn)防范的措施要具有多元特點(diǎn)。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，這樣能夠使預(yù)防措施更加的合理。電子信息時(shí)代檔案風(fēng)險(xiǎn)控制要進(jìn)行全面的分析，明確其中存在的聯(lián)系。需要根據(jù)評(píng)估風(fēng)析的結(jié)果降低危機(jī)發(fā)生的概率，并且將危機(jī)發(fā)生的嚴(yán)重后果控制在能夠接受的范圍之內(nèi)。管理人員要樹立風(fēng)險(xiǎn)防范觀念，制定完整的風(fēng)險(xiǎn)控制防范體系。特別說明的是，檔案管理過程中需要對(duì)存在的問題進(jìn)行控制，這在一定程度上說明了防范工作并沒有被重視。在檔案管理的過程中管理人員會(huì)認(rèn)為電子檔案管理不存在危險(xiǎn)性，因此不能夠及時(shí)地對(duì)電子檔案管理制定安全措施，這樣就為以后電子檔案管理發(fā)生危險(xiǎn)帶來一定的幾率。檔案管理人員要在工作期間對(duì)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，特點(diǎn)是評(píng)估檔案管理風(fēng)險(xiǎn)作為重點(diǎn)。同時(shí)在評(píng)估的過程中應(yīng)該保證電子檔案的完整性，對(duì)于檔案安全管理要注意時(shí)刻注意，對(duì)潛在的危機(jī)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并且處理，將危險(xiǎn)扼殺在萌芽階段。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要做好處理工作，降低危險(xiǎn)發(fā)生的損失。管理人員在進(jìn)行電子信息檔案管理的過程中要清晰的認(rèn)識(shí)到檔案管理風(fēng)險(xiǎn)屬于客觀存在的問題，并且這種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生具有不確定性特點(diǎn)，帶來的風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)較大。要時(shí)刻對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生保持警覺度，將預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生作為電子信息檔案管理的重點(diǎn)項(xiàng)目。積極有效的制定風(fēng)險(xiǎn)方法措施。這樣才能夠提升電子信息檔案管理水平，有效的降低危險(xiǎn)發(fā)生時(shí)候的損失。評(píng)估檔案管理風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率對(duì)于提升檔案管理水平具有重要的影響意義。

結(jié)束語(yǔ)

電子信息時(shí)代檔案管理要特別注重安全防范工作的開展，這是保證檔案管理最為關(guān)鍵的方面。計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及在一定的程度上帶動(dòng)了檔案管理的創(chuàng)新，能夠充分應(yīng)用信息技術(shù)是提升檔案管理效率的重點(diǎn)。注重電子信息時(shí)代檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方式的拓展能夠避免病毒、黑客的攻擊，保證電子檔案的安全。檔案管理人員要清楚地認(rèn)識(shí)到電子信息時(shí)代對(duì)于檔案管理工作的影響，樹立檔案管理安全價(jià)值觀念，隨時(shí)面對(duì)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)有效的控制檔案管理發(fā)生的危機(jī)。將風(fēng)險(xiǎn)控制工作作為電子信息時(shí)代檔案管理工作的重點(diǎn)，制定積極有效的風(fēng)險(xiǎn)控制方式，這樣才能夠不斷提升檔案管理水平，降低風(fēng)險(xiǎn)帶來的損失。

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