規(guī)范高等學(xué)校會計檔案管理對策的研究

楊園

摘要：2015年財政部和國家檔案局重新修訂了《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。文章以當(dāng)前高等學(xué)校會計檔案在管理和利用中存在的問題，并結(jié)合高等學(xué)校會計檔案管理的實際情況，提出規(guī)范和加強(qiáng)會計檔案管理的建議和對策，從而使高校的會計檔案管理工作既具有管理性又具有服務(wù)性。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；會計檔案；管理對策

一、高等學(xué)校會計檔案的概念及其分類

（一）定義

高等學(xué)校會計檔案是指高等學(xué)校在從事教學(xué)、科研、行政管理以及其他各項會計核算過程中直接形成的、記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的原始發(fā)票、合同等具有保存價值的各種形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表的會計核算資料。高等學(xué)校會計檔案是高等學(xué)校檔案管理的重要組成部分，不僅包括最終打印出的會計記賬憑證、會計賬簿等紙質(zhì)會計檔案，還應(yīng)包括整個財務(wù)會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用過程中所形成的全套電子檔案。

（二）分類

1.會計憑證包括會計原始憑證和會計記賬憑證；

2.會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、現(xiàn)金和銀行存款日記賬及其他輔助性賬簿；

3.財務(wù)會計報告包括月度、季度、年度財務(wù)決算會計報告；

4.其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他具有保存價值的會計資料。

二、當(dāng)前高等學(xué)校會計檔案管理中存在的主要問題

高等學(xué)校會計檔案的真實、準(zhǔn)確、完整以及科學(xué)的管理對高等學(xué)校財務(wù)決策起到重要的輔助作用。

（一）高等學(xué)校會計檔案的管理制度不健全

2015年財政部和國家檔案局重新修訂了《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。高等學(xué)校缺乏學(xué)校內(nèi)部的會計檔案管理制度，目前高等學(xué)校財務(wù)管理已經(jīng)全部實現(xiàn)了會計電算化管理，但各個學(xué)校沒有根據(jù)自己的實際情況將會計電算化管理所產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫等電子資料納入學(xué)校的會計檔案管理辦法中，原來的會計檔案管理辦法只是對會計原始憑證、會計賬簿、會計報表等資料的收集、整理、歸檔和保管等，甚至有的學(xué)校就沒有制定適合本學(xué)校的會計檔案管理辦法。

（二）高等學(xué)校會計檔案管理人員配備不足及檔案室設(shè)施投入不夠

目前大部分高校會計檔案管理人員均由會計人員兼任，缺乏既懂財務(wù)專業(yè)知識，又懂會計檔案管理知識的復(fù)合型人才，同時會計檔案管理人員流動過于頻繁，這些人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對會計檔案管理要求不夠明確，導(dǎo)致會計檔案裝訂不規(guī)范、案卷整理的質(zhì)量不高，再加上高校查詢會計檔案的數(shù)量逐漸增加，使得會計檔案的利用效率降低。

高等學(xué)校對會計檔案室經(jīng)費投入少，缺少必要的防火、防蟲等措施，存放保管會計檔案的空間狹小、不方便老師現(xiàn)場查詢，凡是有需要（如科研結(jié)題和不定期檢查）調(diào)閱會計檔案時，必須搬運會計檔案到查閱地方，容易造成會計檔案資料的缺失，同時造成會計檔案管理人員的工作重復(fù)增加。

（三）缺乏會計檔案的電子化管理

目前大部分高校會計賬務(wù)實行了會計電算化，定期會將會計賬簿和報表打印輸出裝訂，但原始發(fā)票并沒有掃描形成電子化管理，同時裝訂成冊的會計檔案也沒有實現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財務(wù)軟件全套文檔資料及財務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。

三、加強(qiáng)高校會計檔案管理工作的對策及措施

（一）提高對會計檔案管理工作的認(rèn)識

高等學(xué)校會計檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是國家各類檢查以及科研結(jié)題審計的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。各高校應(yīng)加大對會計檔案管理制度的宣傳，會計檔案管理工作需要做到妥善安全保管、科學(xué)有序存放、方便查詢利用。要轉(zhuǎn)變“重保管輕利用”的觀念，樹立“為全校師生提供檔案利用服務(wù)”的觀念，同時還需增強(qiáng)老師們的檔案意識，利用校園廣播，問卷調(diào)查等各種形式，全面提高高校師生對會計檔案的法治意識，極力加強(qiáng)學(xué)校各級人員對會計檔案管理工作的認(rèn)識，促進(jìn)會計檔案管理工作水平的提高。

（二）建立健全高等學(xué)校會計檔案的管理制度

2015年財政部和國家檔案局重新修訂了《會計檔案管理辦法》，并于2016年1月1日起正式施行。各高校應(yīng)該依據(jù)新修訂《會計檔案管理辦法》的要求，結(jié)合各自學(xué)校的實際，建立健全各個學(xué)校自己的會計檔案管理制度，將會計檔案的收集、歸檔、保管、銷毀及其他各項管理工作納入到管理制度中，依次來規(guī)范學(xué)校的會計檔案管理工作，保證會計檔案的完整，分類標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，會計檔案利用的規(guī)范，確保學(xué)校會計檔案工作的有序開展。

（三）加強(qiáng)高校會計檔案管理人員的隊伍建設(shè)

高等學(xué)校會計檔案管理人員大多數(shù)都是財會專業(yè)出身，對全面綜合的會計檔案管理知識缺乏，各個高校應(yīng)合理配備專門的會計檔案管理人員，加強(qiáng)會計檔案管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)，既要熟悉會計電算化的知識，又要懂得會計檔案管理的專業(yè)知識，具備實際管理會計檔案的應(yīng)用能力，增強(qiáng)他們?nèi)婢C合的會計檔案管理知識，使他們能夠熟練掌握會計檔案的管理方法和技術(shù)，進(jìn)而提高本單位的會計檔案管理水平。

（四）加大會計檔案管理工作的投入

高等學(xué)校要重視會計檔案管理工作，根據(jù)會計檔案查閱工作量的增加，應(yīng)加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案工作的環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理的水平和效率，因此高校要有足夠的保證會計檔案保管存放的空間，還要配備專用的計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便老師或檢查人員查閱會計檔案。

（五）提高檔案管理的信息化程度

隨著網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)的發(fā)展，各高等學(xué)校應(yīng)該采用先進(jìn)技術(shù)的手段加強(qiáng)會計檔案管理，同時認(rèn)真學(xué)習(xí)與借鑒其他行業(yè)的會計檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗。各個學(xué)校要積極調(diào)整會計檔案的內(nèi)部管理體制，可以通過學(xué)校的校園網(wǎng)建立一個相對開放的信息交流系統(tǒng)，將學(xué)校會計信息的收集和綜合利用納入到高校信息網(wǎng)的建設(shè)中，實現(xiàn)會計檔案的有序、集中、統(tǒng)一管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)高校會計檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實現(xiàn)高校會計檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新，為學(xué)校老師和審計人員等利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。

科學(xué)規(guī)范的高等學(xué)校會計檔案管理工作，加上會計檔案管理人員開展創(chuàng)造性的管理工作，就能夠促進(jìn)高校資金的運轉(zhuǎn)效率，保證高校的各項經(jīng)濟(jì)活動有序的進(jìn)行，對推動高校各項事業(yè)順利開展有著深遠(yuǎn)的意義，同時高等學(xué)校的會計檔案工作水平也一定能提升到一個新的層次。

參考文獻(xiàn)：

[1]財政部.國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法.2015.

[2]黃煥敏.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題.合作經(jīng)濟(jì)與科技，2014（01）

[3]戴敏.高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及解決辦法.中國證券期貨，2013（04）

[4]鄧濤.依法治檔的內(nèi)涵與重點.中國檔案，2010（03）

[5]舒愛娟.高等學(xué)校會計檔案的綜合管理.陜西檔案，2010（03）