高校檔案利用與服務(wù)研究

周兵

摘 要

為了提升檔案館的服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息的合理利用，高校檔案館必須加強(qiáng)檔案利用與服務(wù)的研究工作。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；服務(wù)利用；研究

近年來(lái)我國(guó)高校辦學(xué)水平有了很大提高，學(xué)校教育教學(xué)、教科研及師生對(duì)檔案館的服務(wù)提出了更高的要求。為了提升檔案館的服務(wù)水平，促進(jìn)檔案信息的合理利用，高校檔案館必須加強(qiáng)檔案利用與服務(wù)的研究工作。

1 研究高校檔案利用與服務(wù)的重要意義

檔案信息的利用體現(xiàn)了檔案管理工作的成果和作用，指明了檔案工作的方向。高校檔案真實(shí)地記載了學(xué)校各個(gè)時(shí)期的面貌，對(duì)于學(xué)校編纂校史，對(duì)學(xué)校行政管理、教育教學(xué)、教科研、對(duì)師生員工的利益，起著重要的憑證、借鑒作用，尤其是不同歷史時(shí)期的珍貴史料和科技領(lǐng)域的尖端成果檔案，對(duì)于發(fā)展我國(guó)教育事業(yè)，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有很高的利用價(jià)值。檔案的收集、裝訂、整理工作最終就是為了利用，為單位和個(gè)人服務(wù)，在我們遇到問(wèn)題時(shí)，便可通過(guò)查詢(xún)檔案得到真正的答案，也可使當(dāng)事人信服，否則就會(huì)造成社會(huì)不安定，影響社會(huì)和諧。因此，檔案利用關(guān)系著社會(huì)千家萬(wàn)戶(hù)，關(guān)系著高校師生的切身利益。另外通過(guò)對(duì)檔案利用的分析，還可以幫助我們找到工作中的不足，進(jìn)一步完善檔案工作，提高檔案的利用率。檔案服務(wù)也不僅僅就是熱情服務(wù)，更應(yīng)強(qiáng)調(diào)服務(wù)的有效性，即使用戶(hù)滿(mǎn)意，找到自己所需要的檔案信息。這樣我們才能夠取信于民。

2 加強(qiáng)檔案利用服務(wù)的做法

2.1 檔案編研是利用服務(wù)的最佳手段

檔案編研是檔案部門(mén)根據(jù)檔案館和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫(xiě)參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫(xiě)論文專(zhuān)著等。它是檔案館積極提供利用服務(wù)的一種有效方式，也是檔案管理工作中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，這就要求我們檔案工作者具備深厚學(xué)養(yǎng)，也就是說(shuō)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，其次，聘請(qǐng)有深厚文字功底和歷史知識(shí)的專(zhuān)家來(lái)承擔(dān)此項(xiàng)工作，加強(qiáng)與其他單位的聯(lián)系合作，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。第三，在編研過(guò)程中，還要運(yùn)用“內(nèi)外結(jié)合”即內(nèi)部挖掘和社會(huì)調(diào)查相結(jié)合的方法，彌補(bǔ)檔案資料的不足，使檔案編研工作更優(yōu)質(zhì)，更高效，更好地向社會(huì)提供利用服務(wù)。

2.2 豐富館藏，提高資源建設(shè)

豐富完善館藏資源，是檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)，也是檔案館提供多渠道利用服務(wù)以滿(mǎn)足利用者的多種需求的先決條件。檔案館可以通過(guò)多種形式進(jìn)行檔案接收和征集，不僅要收集紙質(zhì)檔案，還要收集不同載體的檔案資源，如電子檔案、實(shí)物檔案等，并及時(shí)進(jìn)行加密與利用權(quán)限設(shè)置，以確保利用的安全，拷貝和接收數(shù)據(jù)時(shí)必須保證數(shù)據(jù)的原始性、可靠性、完整性，這樣才能真正把檔案館建成一個(gè)全面、系統(tǒng)的檔案信息庫(kù)。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)條件下高校檔案的利用服務(wù)

目前高校自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的使用，提高了信息處理速度與工作效率，改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活環(huán)境，所以檔案部門(mén)必須順應(yīng)新形勢(shì)，轉(zhuǎn)變工作理念，為人們提供現(xiàn)代化的檔案利用服務(wù)。如利用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)。一般情況下人們都是到檔案館查看檔案資料，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，現(xiàn)在隨著社會(huì)的全面信息化，檔案部門(mén)也可以高校網(wǎng)站為基礎(chǔ)，搭建館內(nèi)局域網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化，開(kāi)展在線(xiàn)服務(wù) ，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)捷的獲得自己想要的信息。再如建立微信公眾平臺(tái)，平臺(tái)上建立與檔案服務(wù)系統(tǒng)相契合的系統(tǒng)，讓關(guān)注者隨時(shí)都可以了解學(xué)校的檔案方面的服務(wù)，既方便了利用者，也擴(kuò)大了影響。

3 檔案利用服務(wù)過(guò)程中需注意的問(wèn)題

3.1 創(chuàng)新檔案利用服務(wù)理念

建立高校檔案管理網(wǎng)站的主要目的就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向利用者提供方便快捷的服務(wù)，所以我們應(yīng)該創(chuàng)新觀(guān)念，從過(guò)去的“展示型”向現(xiàn)在的“服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，由過(guò)去的告訴訪(fǎng)問(wèn)者“我們只有這些”轉(zhuǎn)變到現(xiàn)在的“我們可以為你做什么”，樹(shù)立“以人為本、服務(wù)至上”的理念，一切服務(wù)以人們的需求為導(dǎo)向。

3.2 加強(qiáng)檔案信息的安全工作

一方面，在傳統(tǒng)的保密觀(guān)念影響下，檔案管理工作普遍存在著“重保管輕利用”的問(wèn)題，致使大批有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣，得不到充分的利用。另一方面，在使用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行操作的過(guò)程中，都會(huì)不可避免地產(chǎn)生誤操作、被偷竊、丟失、中病毒、遭黑客侵犯等問(wèn)題，因此應(yīng)該建立電子檔案安全系統(tǒng)，做好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，集中管理網(wǎng)站內(nèi)各歸檔的電子文件，只在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密性電子文件查詢(xún)利用服務(wù)，還要通過(guò)嚴(yán)格的人員管控，防止檔案工作者認(rèn)為泄密，存放檔案信息或安裝檔案管理軟件的電腦要加上密碼，不許閑雜人等使用，以確保檔案信息的安全性。

3.3 注重檔案利用的“評(píng)價(jià)“和“反饋”信息，提高服務(wù)質(zhì)量

檔案的利用只有通過(guò)事后收集合理性的評(píng)價(jià)，才能不斷進(jìn)行自我反思、自我調(diào)整，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。目前我國(guó)高校主要采取登記、調(diào)查問(wèn)卷的反饋方式獲取評(píng)價(jià)，再對(duì)這些評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，得出數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和真實(shí)存在的問(wèn)題，這樣就可以更科學(xué)、合理地利用檔案資源，從而提高服務(wù)質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)資源共享

當(dāng)今時(shí)代科技進(jìn)步日新月異，各方面的信息總量都在急劇增加，面對(duì)龐大繁雜的信息資料，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門(mén)都不可能將所有信息資料進(jìn)行全部收集、整理、加工、存檔。因此，必須加強(qiáng)檔案、圖書(shū)、情報(bào)、教學(xué)、科研等部門(mén)的橫向聯(lián)系，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，各部門(mén)之間還可以相互交流，相互學(xué)習(xí)，充分地聯(lián)合利用資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.5 學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷進(jìn)步

當(dāng)前，澳大利亞、美國(guó)、日本及一些歐洲國(guó)家的檔案管理已趨于完善，在檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定、員工培訓(xùn)、服務(wù)功能等方面都值得我們學(xué)習(xí)。像澳大利亞多次對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善補(bǔ)充，他們建立的是一個(gè)由多個(gè)分標(biāo)準(zhǔn)組成的全面的標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)檔案管理的各個(gè)方面都進(jìn)行規(guī)范，整個(gè)國(guó)家都統(tǒng)一按照這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，有利于管理。美國(guó)哈佛大學(xué)檔案網(wǎng)站把服務(wù)作為主要的內(nèi)容，一切以用戶(hù)的需要為中心，他們甚至為用戶(hù)“量身定做”個(gè)性化檔案信息服務(wù)，還為弱勢(shì)群體開(kāi)設(shè)特別的查找服務(wù)。

在當(dāng)今個(gè)性化信息需求日益增加的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，我們也要逐漸提供個(gè)性化的信息服務(wù)，開(kāi)辟一個(gè)多層次、多項(xiàng)目、全方位的服務(wù)空間，不僅具有濃厚的檔案專(zhuān)業(yè)色彩，還體現(xiàn)人文關(guān)懷。