試析數(shù)字檔案資源公共服務(wù)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)

張珊

[摘 要] 基于檔案資源整合的視角，分析了檔案資源整合對(duì)公共服務(wù)能力提升所起的作用，以此為基礎(chǔ)，筆者結(jié)合數(shù)字檔案資源的特點(diǎn)，創(chuàng)新性地將”工作人員的素質(zhì)”、”數(shù)字檔案資源整合”和”檔案管理機(jī)構(gòu)協(xié)同”增加到”公共價(jià)值理論”的指標(biāo)體系中，豐富了”公共價(jià)值理論”在此領(lǐng)域中的內(nèi)涵。

[關(guān)鍵詞] 數(shù)字檔案資源；公共服務(wù)；評(píng)價(jià)指標(biāo)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 093

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）07- 0202- 02

對(duì)“國家數(shù)字檔案資源整合與服務(wù)機(jī)制研究”的任務(wù)之一就是：整個(gè)調(diào)研的起點(diǎn)是放在國家層面上，是為完成國家數(shù)字檔案資源在公共服務(wù)能力方面的頂層設(shè)計(jì)而進(jìn)行的調(diào)研活動(dòng)，調(diào)查的方向是目前我國數(shù)字檔案資源在公共服務(wù)能力方面最新、最先進(jìn)的前沿應(yīng)用情況。以下對(duì)“公共服務(wù)供給力”“公共服務(wù)保障力”和“公共服務(wù)滿意度”三大方面中的一些重要評(píng)價(jià)指標(biāo)的合理性和實(shí)用性給予解釋。

1 公共服務(wù)供給力

“公共服務(wù)供給力”包括兩個(gè)方面。

1.1 信息的提供

提供方式主要包含下面兩種：①政務(wù)部門主導(dǎo)檔案（電子文件）信息資源公共服務(wù)應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)，提供利用的依據(jù)是《中華人民共和國政府信息公開條例》；②檔案部門主導(dǎo)檔案信息資源公共服務(wù)應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)（數(shù)字化掃描件），提供利用的依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》。

1.2 信息的質(zhì)量

目前，我國政府各級(jí)部門生成的信息資源，其主要使用目的不是供信息資源服務(wù)，而只是滿足其自身工作需求的；各部門只關(guān)心其關(guān)注的那些信息，保證這部分信息的質(zhì)量水平，其他與自身工作無關(guān)的信息，質(zhì)量并不能保障，因此信息的質(zhì)量具有“局部性”。

對(duì)數(shù)字方式生成的電子文件檔案而言，制定數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃確保其數(shù)字生成、數(shù)字保存和數(shù)字方式提供利用，建立風(fēng)險(xiǎn)控制制度、規(guī)范和措施，確保其可取、可信和可持續(xù)再用，對(duì)提高信息的質(zhì)量水平意義重大。目前大多數(shù)檔案部門一般采用的方法是將 OA系統(tǒng)數(shù)字生成的電子文件紙質(zhì)打印移交保存，然后再電子掃描進(jìn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)提供利用。

2 公共服務(wù)保障力

“公共服務(wù)保障力”包括五個(gè)方面。

2.1 檔案公共服務(wù)管理機(jī)構(gòu)的效率：

提高檔案公共服務(wù)管理機(jī)構(gòu)的效率，制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是十分必要的。而檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)考慮以下幾個(gè)因素：①應(yīng)重視國家標(biāo)準(zhǔn)的頂層設(shè)計(jì)、互操作性和開放性，以利于不同機(jī)構(gòu)協(xié)同工作；②在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)，應(yīng)明確各機(jī)構(gòu)的職能及其應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和角色定位，否則，基層檔案工作者在具體實(shí)踐過程中，對(duì)自己應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任將會(huì)不清晰；③標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的具體細(xì)節(jié)及相關(guān)解釋應(yīng)詳盡，便于新建立的檔案標(biāo)準(zhǔn)的推廣及執(zhí)行。

2.2 工作人員的素質(zhì)

工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)要求有：①歷史知識(shí)的掌握程度；②文字能力；③實(shí)際動(dòng)手能力；④計(jì)算機(jī)能力，高級(jí)檔案管理人員應(yīng)知曉部門所使用的檔案系統(tǒng)及系統(tǒng)中的檔案信息資源的類別及管理特點(diǎn)；⑤信息素質(zhì)，由于目前很多機(jī)構(gòu)都采用無紙化辦公模式，所以信息素質(zhì)尤其重要；⑥在職培訓(xùn)，客觀上要求檔案專業(yè)人員須接受長(zhǎng)期的在職培訓(xùn)，而建立在職培訓(xùn)中心，從體制上保證各級(jí)檔案專業(yè)人員素質(zhì)的提高。

2.3 數(shù)字檔案資源的開放性

目前，國家對(duì)檔案信息開放所制訂的政策、內(nèi)容較寬泛，難以操作，同時(shí)由于牽扯到保密責(zé)任，基層檔案工作者對(duì)此不容易掌握，實(shí)際部門迫切需要制定開放利用和利用免責(zé)的依據(jù)。西方有些國家制訂了相關(guān)的免責(zé)制度，但這是否適合中國國情，還值得學(xué)者們進(jìn)一步研究。

2.4 檔案公共管理機(jī)構(gòu)對(duì)公眾詢問的響應(yīng)：

現(xiàn)在應(yīng)采用協(xié)同工作的模式，將各種檔案信息資源統(tǒng)一到一個(gè)公共服務(wù)平臺(tái)上。具體可采用以下方法實(shí)現(xiàn)：①根據(jù)相關(guān)管理部門制定的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，按要求將檔案信息錄入統(tǒng)一公共服務(wù)平臺(tái)；②政府建立“政府協(xié)同辦公移動(dòng)平臺(tái)”，并將檔案部門納入此平臺(tái)中，檔案部門根據(jù)授權(quán)直接從中選擇適當(dāng)?shù)臋n案信息資源加以處理并發(fā)布在公共服務(wù)平臺(tái)上來服務(wù)于公眾。

2.5 數(shù)字檔案資源的整合

在公共檔案館中有檔案實(shí)體整合的方式。檔案實(shí)體整合即物理整合，一般做法是：將專業(yè)檔案數(shù)量大或與民生聯(lián)系非常緊密的部門采用進(jìn)駐的方式納入檔案局的管理體系中。對(duì)進(jìn)駐的機(jī)構(gòu)，檔案局負(fù)責(zé)檔案中心空間資源的調(diào)配，負(fù)責(zé)分配檔案窗口，而檔案實(shí)體機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)派人員進(jìn)行日常管理及對(duì)外提供服務(wù)，檔案局只對(duì)其擁有監(jiān)管職責(zé)。采用這種整合手段，所需政府財(cái)政上的支持是巨大的，可在有條件的地區(qū)試點(diǎn)實(shí)施。

3 公共服務(wù)滿意度

“公共服務(wù)滿意度”包括檔案的公平性、用戶在線使用檔案公共服務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)能力的提升、用戶對(duì)數(shù)字檔案資源的信任、數(shù)字檔案資源的安全和保密性、數(shù)字檔案資源對(duì)環(huán)境的影響五個(gè)方面。

公共服務(wù)的績(jī)效評(píng)價(jià)一般存在兩種基本模式，即公眾主觀評(píng)價(jià)和客觀測(cè)量，公眾主觀評(píng)價(jià)注重于對(duì)服務(wù)滿意度等軟指標(biāo)的評(píng)價(jià)上。雖然目前公民滿意度調(diào)查已經(jīng)廣泛應(yīng)用于公共服務(wù)績(jī)效評(píng)估中，但在反映公共服務(wù)績(jī)效時(shí)存在諸多先天缺陷：具有政治利益訴求性、政績(jī)宣傳性、政府價(jià)值表達(dá)性等工具性價(jià)值，沒有客觀數(shù)據(jù)證明公民滿意度與公共服務(wù)績(jī)效存在顯著相關(guān)，所以，不能盲目根據(jù)公眾主觀評(píng)價(jià)結(jié)果來評(píng)判實(shí)際的服務(wù)質(zhì)量。

總之，今后的任務(wù)：可在此能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的基礎(chǔ)上，以公眾的視角進(jìn)行實(shí)證研究，收集實(shí)證數(shù)據(jù)，并提出相關(guān)的數(shù)據(jù)分析方法來進(jìn)行此能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的統(tǒng)計(jì)分析與驗(yàn)證工作，為研究出一整套符合實(shí)際的“數(shù)字檔案資源公共服務(wù)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系”打下牢固的基礎(chǔ)。