人力資源管理中人事檔案管理的作用及其有效發(fā)揮

謝淑梅

摘 要：主要研究人力資源管理中人事檔案管理工作的作用以及人事檔案管理工作的有效開展，討論了人事檔案管理工作和人力資源管理工作之間的相關(guān)性和人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作提出的新的要求，在此基礎(chǔ)上分析了人事檔案管理工作在人力資源管理工作中的作用及其開展策略。本文從人事檔案管理的概念出發(fā)，通過對(duì)人事檔案管理與人力資源管理相關(guān)性的論述，提出了現(xiàn)代化人力資源管理工作對(duì)人事檔案管理的新要求、新方法，并在此基礎(chǔ)上全面闡述了人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要作用及開展策略。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；薪酬績(jī)效

人事檔案是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位人員信息的重要載體，人事檔案管理工作是人力資源管理工作中非常關(guān)鍵的內(nèi)容，高質(zhì)量的人事檔案管理工作能夠提高人力資源管理工作水平和人力資源利用效率，落后的人事檔案管理工作會(huì)阻礙人力資源管理工作的有序開展。正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，將人事檔案管理工作在人力資源管理中的作用充分發(fā)揮出來，是提高人力資源管理工作質(zhì)量的必要措施。

1 人事檔案管理

人事檔案管理是對(duì)人事檔案的收集、統(tǒng)計(jì)和保管工作，人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷記錄檔案，是一個(gè)人社會(huì)生活的真實(shí)反映。人力資源管理是從組織管理工作實(shí)際出發(fā)，從事的針對(duì)組織內(nèi)人員的招聘、培訓(xùn)、使用等活動(dòng)，通過必要的管理措施提高人力資源管理水平，創(chuàng)造更多的價(jià)值。

（一）人事檔案管理與人力資源管理的相關(guān)性

人力資源管理是對(duì)和物力相結(jié)合的人力的科學(xué)管理、組織、培訓(xùn)，維持人力物力之間的比例平衡，適當(dāng)控制調(diào)整人的心理、思想和行為，充分調(diào)動(dòng)人的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。人力資源的管理對(duì)象是人，而人事檔案管理的管理對(duì)象是人事檔案，人事檔案是社會(huì)組織或者國(guó)家機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)人經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)的記錄性文件材料，有著真實(shí)性、機(jī)密性、動(dòng)態(tài)性的特征，是人才選拔和使用的全面、歷史性的考察依據(jù)。

人事檔案管理工作和人力資源管理工作之間有著明顯的隸屬關(guān)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成，人事檔案管理是人力資源管理工作關(guān)鍵性的參考依據(jù)，人力資源的合理配置和價(jià)值的最大化依賴人事檔案提供的信息。

2 人事檔案管理

（一）人事檔案管理與人力資源管理的相關(guān)性

人事檔案是社會(huì)組織或者國(guó)家機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)人經(jīng)歷、德才能績(jī)和工作表現(xiàn)的記錄性文件材料，有著真實(shí)性、機(jī)密性、動(dòng)態(tài)性的特征，是人才選拔和使用的全面、歷史性的考察依據(jù)，是一個(gè)人社會(huì)生活的真實(shí)反映。人事檔案管理是對(duì)人事檔案的收集、統(tǒng)計(jì)和保管工作。人力資源管理是從組織管理工作實(shí)際出發(fā)，從事的針對(duì)組織內(nèi)人員的招聘、培訓(xùn)、使用等活動(dòng)，是對(duì)和物力相結(jié)合的人力的科學(xué)管理、組織、培訓(xùn)，維持人力物力之間的比例平衡，適當(dāng)控制調(diào)整人的心理、思想和行為，充分調(diào)動(dòng)人的主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

（二）現(xiàn)代化人力資源管理工作對(duì)人事檔案管理工作的新要求

1、事業(yè)單位核心價(jià)值體系的形成

核心價(jià)值體系的形成是事業(yè)單位核心價(jià)值觀念的體現(xiàn)，是事業(yè)單位發(fā)展和形成凝聚力的基礎(chǔ)，優(yōu)秀的事業(yè)單位核心價(jià)值觀念能夠促進(jìn)單位內(nèi)智力資源的挖掘，是單位自身發(fā)展的思想武器和戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的指導(dǎo)思想，人事檔案管理工作也要重視對(duì)事業(yè)核心價(jià)值體系的構(gòu)建，為人力資源管理提供對(duì)事業(yè)核心價(jià)值體系形成和發(fā)展有促進(jìn)作用的人才。

2、綜合價(jià)值評(píng)價(jià)體系的建設(shè)

現(xiàn)階段，對(duì)人才的考核評(píng)價(jià)逐漸從傳統(tǒng)的單一技能考核轉(zhuǎn)向多層次、多角度、多專業(yè)的綜合價(jià)值評(píng)價(jià)，個(gè)人要素評(píng)價(jià)方式逐漸淘汰，事業(yè)績(jī)效、組織績(jī)效和團(tuán)隊(duì)績(jī)效基礎(chǔ)上的個(gè)人考核評(píng)價(jià)才能夠適應(yīng)人力資源管理對(duì)人才專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)的需求。

3、績(jī)效導(dǎo)向的薪酬激勵(lì)

績(jī)效導(dǎo)向下的薪酬回報(bào)體系重視薪酬回報(bào)和薪酬激勵(lì)，形成以工作業(yè)績(jī)、個(gè)人技能和勝任力為主的績(jī)效薪酬因素。當(dāng)績(jī)效真正成為一種激勵(lì)，就會(huì)使更多的員工樹立主人翁責(zé)任感，從而報(bào)以企業(yè)更多的忠誠(chéng)及使員工貢獻(xiàn)最大化。

3 人事檔案管理工作對(duì)人力資源管理的作用與有效開展

（一）人事檔案管理工作在人力資源管理工作中發(fā)揮的作用

1、為人力資源管理工作提供可靠信息

人事檔案中記錄著職工的過去主要經(jīng)歷和人生軌跡，了解職工的過去和現(xiàn)在，對(duì)預(yù)測(cè)職工未來的發(fā)展有著重要意義。人事檔案中記錄著各種有價(jià)值的信息，人力資源管理工作者能夠從檔案中及時(shí)發(fā)現(xiàn)組織中優(yōu)秀的新人，避免因?yàn)閴褐圃斐扇瞬怕駴]。應(yīng)用人事檔案提供的信息，能夠了解各類人才的長(zhǎng)處和短板，提高人才配置的合理性，優(yōu)化人才組合形式，提高工作效率。

2、提高人力資源配置合理性

通過對(duì)人事檔案的研究能夠了解更多關(guān)于職工的信息，對(duì)人力資源配置和管理工作的科學(xué)性、合理性提高有著一定幫助，高質(zhì)量的人事檔案管理工作可以為人力資源管理工作提供必要的職工信息，了解不同職工各自的特點(diǎn)，根據(jù)人才能力和特點(diǎn)之間的差別，取長(zhǎng)補(bǔ)短，將人才相對(duì)優(yōu)勢(shì)最大化，實(shí)現(xiàn)人力資源在不同部門、組織和系統(tǒng)之間的有序流動(dòng)，給人才提供發(fā)揮和成長(zhǎng)的空間。

3、提高人力資源需求預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性

組織內(nèi)部的變化對(duì)人力資源需求的影響最為顯著，為了及時(shí)了解組織內(nèi)人力資源需求變化情況，需要開展人事檔案的深入研究，通過必要的分析，形成檔案分析報(bào)表，幫助人事主管部門及時(shí)了解人力資源需求變化情況，編制更合理的人力資源應(yīng)用計(jì)劃，對(duì)人力資源需求進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)。

（二）人事檔案管理工作的有效開展

1、加快人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的信息化管理無論是理論還是技術(shù)措施都逐漸發(fā)展成熟，疾控機(jī)構(gòu)需要根據(jù)單位人事檔案管理工作現(xiàn)狀和實(shí)際情況，建立信息化的管理制度，積極開展人員的信息技術(shù)教育培訓(xùn)，形成整個(gè)檔案管理部門對(duì)信息化的自覺意識(shí)，建立信息化的管理觀念和機(jī)構(gòu)體系，提高疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的信息化水平。

2、提高檔案信息利用率

疾控中心的檔案不同于其他事業(yè)單位的檔案，有著很高的醫(yī)學(xué)和防疫研究?jī)r(jià)值，疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理工作應(yīng)該服務(wù)于檔案信息的利用，檔案管理部門應(yīng)該建立一個(gè)現(xiàn)代化、可拓展性強(qiáng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，同時(shí)形成對(duì)檔案原始數(shù)據(jù)表格化、圖示化的二次分析，形成次級(jí)分析數(shù)據(jù)庫，定期生成統(tǒng)計(jì)報(bào)告提交給管理人員，實(shí)現(xiàn)決策者對(duì)檔案信息的直觀掌握，便于疾病控制工作的開展。

3、檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)

高質(zhì)量的人事檔案管理工作離不開一支專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理人員隊(duì)伍。如果檔案管理工作人員政治素養(yǎng)不高，缺乏組織紀(jì)律性和職業(yè)道德，對(duì)待檔案工作態(tài)度不認(rèn)真，將對(duì)人事檔案的真實(shí)性、完整性造成影響，因此在日常工作中，要重視人事檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)和綜合素質(zhì)培養(yǎng)，不斷豐富檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使之能夠適應(yīng)人力資源管理工作對(duì)人事檔案管理提出的越來越高的要求。

4 結(jié)語

人事檔案管理工作是人力資源管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，是人力資源管理工作開展的重要依據(jù)，在人力資源管理工作中是不可或缺的，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、信息化的人事檔案管理能夠提高人力資源管理工作水平，優(yōu)化事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)，對(duì)人力資源健康和諧的發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。

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