高職院校教務(wù)處協(xié)同創(chuàng)新內(nèi)部管理體制機(jī)制的探索與實(shí)踐

[摘要]隨著高職教育的不斷發(fā)展壯大，高職院校的教學(xué)管理形勢(shì)發(fā)生了巨大變化。為適應(yīng)新形勢(shì)下高職教育教學(xué)管理的要求，文章根據(jù)高職院校教務(wù)處“三多、四大”的實(shí)際狀況，按照“扁平管理、授權(quán)管理、規(guī)范管理”的原則，改革教務(wù)處內(nèi)部管理的體制機(jī)制，通過(guò)管理的協(xié)同與創(chuàng)新來(lái)提高管理效率，使教務(wù)處管理工作由過(guò)程型管理轉(zhuǎn)向目標(biāo)型管理，由微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀管理，由事務(wù)型管理轉(zhuǎn)向服務(wù)型管理。

[關(guān)鍵詞]高職教育 "教務(wù)處管理 "協(xié)同創(chuàng)新 "體制機(jī)制

[作者簡(jiǎn)介]唐芳（1971- ），女，廣西岑溪人，順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副教授，研究方向?yàn)楣ど坦芾韺I(yè)建設(shè);龍建佑（1974- ），男，重慶人，順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處處長(zhǎng)，教授，博士，研究方向?yàn)楦呗殞I(yè)建設(shè)與教學(xué)管理;曹利（1973- ），女，湖南郴州人，順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，研究方向?yàn)樨?cái)政稅收專業(yè)建設(shè)。（廣東 順德 "528300）

[課題項(xiàng)目]本文系2014年度廣東省高等職業(yè)教育教學(xué)改革立項(xiàng)項(xiàng)目“基于‘課證融合’的高職院校統(tǒng)計(jì)課程改革研究與實(shí)踐”（項(xiàng)目編號(hào)：2014-SJJGPT06）、廣東省教育科學(xué)“十二五”規(guī)劃2011年度研究項(xiàng)目“以職業(yè)能力培養(yǎng)為核心的多層次銜接的高職人才培養(yǎng)模式研究與實(shí)踐”（項(xiàng)目編號(hào)：2010TJK427）和2013年順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)改革與研究重點(diǎn)項(xiàng)目“基于‘課證融合’的高職統(tǒng)計(jì)課程研究與實(shí)踐”（項(xiàng)目編號(hào)：2013-SZJGXM10）的階段性研究成果。

[中圖分類號(hào)]G717 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1004-3985（2016）02-0031-03

教務(wù)處是高校校長(zhǎng)和主管教學(xué)副校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的、實(shí)施教學(xué)管理的核心機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著貫徹高校辦學(xué)思想、落實(shí)教學(xué)任務(wù)、提高教學(xué)質(zhì)量的重任。教學(xué)管理是教務(wù)處根據(jù)學(xué)校辦學(xué)定位和人才培養(yǎng)目標(biāo)，按照特定的管理原則、管理程序和管理方法，有效地對(duì)各種教學(xué)資源進(jìn)行組織和控制的過(guò)程。①高職院校承擔(dān)著培養(yǎng)高等技術(shù)應(yīng)用型人才的根本任務(wù)，這決定了教務(wù)處在全校管理部門中的核心位置。因此，高職院校教務(wù)處必須根據(jù)高職教育自身的特點(diǎn)，改革內(nèi)部管理體制，通過(guò)協(xié)同與創(chuàng)新來(lái)提高管理效率和效能，履行好教學(xué)管理的職能。

一、高職院校教務(wù)處的基本特點(diǎn)

高職院校教學(xué)管理的主要職責(zé)部門是教務(wù)處。在實(shí)行“大教務(wù)”體制的高校，教務(wù)處是在校長(zhǎng)或主管教學(xué)副校長(zhǎng)之下，位于學(xué)校與二級(jí)學(xué)院（系）之間的亞校級(jí)權(quán)力中心。②教育部原副部長(zhǎng)周遠(yuǎn)清曾說(shuō)：“教務(wù)處是天下第一大處。”③這一提法說(shuō)明了教務(wù)處在高職院校教學(xué)管理中的重要地位，也說(shuō)明了教務(wù)處的工作繁重。高職院校教務(wù)處的特點(diǎn)，可歸納為“三多、四大”?！叭唷保嚎剖胰藛T多、職能事務(wù)多、工作面對(duì)的對(duì)象多;“四大”：工作權(quán)力大、工作責(zé)任大、工作牽涉面大、管理工作改進(jìn)與創(chuàng)新空間大。

二、高職院校教務(wù)處內(nèi)部管理的基本原則

由于高職院校教務(wù)處的職能繁重，具有“三多、四大”的基本特點(diǎn)，因此，應(yīng)有針對(duì)性地實(shí)行“授權(quán)管理、扁平管理、規(guī)范管理”三原則，以合理規(guī)范工作流程，科學(xué)管理人、財(cái)、物、信息、設(shè)施等資源，提高管理效率。

1.扁平管理。管理體制是管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與組成方式。具體來(lái)講，一是采用一定的組織形式，并將這些組織形式整合成有機(jī)系統(tǒng);二是采用一定的手段和方法來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的任務(wù)與目的，其核心是管理架構(gòu)的設(shè)置。④教務(wù)處作為高校的“天下第一大處”，其內(nèi)部管理體制的靜態(tài)反映就是內(nèi)部管理架構(gòu)的設(shè)置，并通過(guò)對(duì)該架構(gòu)的運(yùn)作來(lái)實(shí)現(xiàn)管理職能。

管理系統(tǒng)的設(shè)置，必須考慮管理幅度和管理層級(jí)兩個(gè)相關(guān)聯(lián)的問(wèn)題。在某個(gè)管理系統(tǒng)中，管理人員只能直接管理或控制一定數(shù)量的人員，當(dāng)直接管理或控制的人員過(guò)多時(shí)，管理效率就會(huì)降低。所以，管理人員要想有效地管理下屬、保證管理效率，就需要考慮能直接管轄多少下屬的問(wèn)題，即管理幅度問(wèn)題。當(dāng)單位（公司）發(fā)展壯大后，一般會(huì)增大管理隊(duì)伍并增加管理層級(jí)。若管理層級(jí)過(guò)多，就會(huì)大大增加管理的難度和復(fù)雜性，導(dǎo)致管理效率降低。指令從高層經(jīng)由各層級(jí)向下傳達(dá)到基層時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)遺漏和曲解等失真現(xiàn)象;信息從基層經(jīng)由各層級(jí)向上反饋到高層時(shí)，往往會(huì)產(chǎn)生速度慢和扭曲等困難問(wèn)題。⑤由于具有“科室人員多”的特點(diǎn)，高職院校教務(wù)處要想實(shí)施高效管理，就必須認(rèn)真考慮管理層級(jí)問(wèn)題。

順德職院教務(wù)處目前在崗26人，內(nèi)設(shè)科室6個(gè)，每個(gè)科設(shè)置3～5崗。下圖為其內(nèi)部扁平化管理架構(gòu)。內(nèi)部管理扁平化措施：第一，處長(zhǎng)授權(quán)副處長(zhǎng)在分管工作范圍內(nèi)負(fù)責(zé)，即將處長(zhǎng)與副處長(zhǎng)扁平化為同一級(jí);第二，將科長(zhǎng)崗定位為非純管理崗，科長(zhǎng)兼任科內(nèi)具體某個(gè)崗位工作，即將科長(zhǎng)與科員扁平化為同一級(jí)。扁平化后，整個(gè)教務(wù)處從原來(lái)的“處長(zhǎng)→副處長(zhǎng)→科長(zhǎng)→科員”的四級(jí)管理架構(gòu)扁平化為“處長(zhǎng)（副處長(zhǎng)）→科長(zhǎng)（科員）”的兩級(jí)管理架構(gòu)，大大提高了管理的效率和效能。

2. 授權(quán)管理。由于具有“職能事務(wù)多”的特點(diǎn)，高職院校教務(wù)處往往會(huì)設(shè)置2～3個(gè)副處長(zhǎng)崗位協(xié)助處長(zhǎng)進(jìn)行管理，以履行教務(wù)處繁重的職能。由于具有“權(quán)力大、責(zé)任大”的特點(diǎn)，高職院校教務(wù)處的事務(wù)在集中管理的同時(shí)必須實(shí)行授權(quán)管理。

集中管理主要指信息的集中，具體來(lái)說(shuō)，就是處長(zhǎng)一方面必須管理好外來(lái)工作文件這一進(jìn)口，合理分配好任務(wù)并指導(dǎo)下級(jí)開展工作;另一方面必須管理好向外發(fā)出工作文件這一出口，確保所有信息、指令正確、清晰。但集中管理不是集權(quán)管理，不能把所有涉及人、財(cái)、物、信息、設(shè)施等資源分配的決策權(quán)集中于處長(zhǎng)一個(gè)人，而應(yīng)按照管理學(xué)中“責(zé)、權(quán)、利對(duì)等原則”，在要求副處長(zhǎng)承擔(dān)分管責(zé)任的同時(shí)，授予其相應(yīng)的管理權(quán)限，以發(fā)揮副處長(zhǎng)的主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

對(duì)工作文件必須集中管理。所有外來(lái)工作文件一律由處長(zhǎng)按性質(zhì)和內(nèi)容分為重大、重要和一般三級(jí)之后再簽署處理意見。重大和需要協(xié)調(diào)其他部門的工作由處長(zhǎng)親自負(fù)責(zé)辦理，重要和需要協(xié)調(diào)處內(nèi)科室的工作由處長(zhǎng)授權(quán)并指導(dǎo)副處長(zhǎng)負(fù)責(zé)辦理，一般和常規(guī)性工作由處長(zhǎng)交予副處長(zhǎng)并由副處長(zhǎng)指定并指導(dǎo)相關(guān)科室人員負(fù)責(zé)辦理。所有向外發(fā)出的工作文件，必須由處長(zhǎng)審核簽字后方可發(fā)出，以確保所有信息、指令正確、清晰。

經(jīng)費(fèi)管理和人事管理可采取集中管理與授權(quán)管理結(jié)合的方式。部門經(jīng)費(fèi)由處長(zhǎng)統(tǒng)一集中管理，教學(xué)相關(guān)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)則由處長(zhǎng)授權(quán)分管副處長(zhǎng)管理?？剖胰藛T的人事由處長(zhǎng)授權(quán)分管副處長(zhǎng)管理，而副處長(zhǎng)的人事由處長(zhǎng)管理。

3.規(guī)范管理。（1）制度化管理。規(guī)范管理首先是制度化管理，避免情感主導(dǎo)的隨意性管理行為。規(guī)范化管理最終要落到制度層面上，以制度的形式予以界定，并通過(guò)規(guī)章制度的制定和貫徹實(shí)施來(lái)落實(shí)。因此，建立健全制度和機(jī)制，形成一套完整、規(guī)范、詳細(xì)的規(guī)章制度體系，是規(guī)范管理的前提和基礎(chǔ)。高職院校教務(wù)處需制定專業(yè)及課程管理、教學(xué)計(jì)劃管理、教學(xué)運(yùn)行管理、教學(xué)質(zhì)量管理、實(shí)踐教學(xué)管理、教研教改管理和招生管理七方面的制度，形成適合高素質(zhì)高技能型人才培養(yǎng)的教學(xué)管理制度體系。（2）人本管理。規(guī)范管理其次是人本管理，要體現(xiàn)人在管理中的主觀能動(dòng)性。管理制度的形成，需要管理者和被管理者廣泛參與，群策群力、集中眾人的智慧;管理制度的貫徹實(shí)施需要執(zhí)行者深入理解制度并達(dá)成共識(shí)，從而激發(fā)執(zhí)行者的責(zé)任心和工作熱情。在執(zhí)行者和被管理者的管理互動(dòng)活動(dòng)中，發(fā)現(xiàn)管理制度存在缺陷和不適應(yīng)的情況時(shí)，要及時(shí)修訂管理制度，體現(xiàn)人的積極性和創(chuàng)造性。因此，在管理中為了充分體現(xiàn)人的價(jià)值和充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，需要準(zhǔn)確把握人的本質(zhì)特性，通過(guò)構(gòu)建組織文化來(lái)確立一套價(jià)值觀，這是規(guī)范管理的核心和保障。

人本管理借鑒了管理專家舒化魯?shù)墓芾硭枷擘?，從以下三方面進(jìn)行了規(guī)范：第一，規(guī)范管理崗位角色。即通過(guò)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)，建立共同愿景、凝聚上下的意志，使每個(gè)崗位角色形成做好工作的意愿;通過(guò)繼續(xù)教育和崗位業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，保證每個(gè)崗位角色都具備與其工作職責(zé)相適應(yīng)的知識(shí)、能力和素質(zhì);通過(guò)績(jī)效管理和激勵(lì)機(jī)制，使每個(gè)崗位角色在不斷接受外在激勵(lì)的同時(shí)強(qiáng)化內(nèi)在激勵(lì)，不斷提升崗位角色的成就感、歸屬感和幸福感。第二，規(guī)范管理業(yè)務(wù)流程。即通過(guò)規(guī)范工作流程，明確每個(gè)崗位角色的職責(zé)，確定每個(gè)崗位角色要承擔(dān)哪些具體工作內(nèi)容、采用何種工作方法、走什么樣的工作流程等;通過(guò)管理改革，采用新的技術(shù)手段、創(chuàng)新工作方式、提高工作效率和效益。第三，規(guī)范管理決策模式。即通過(guò)決策過(guò)程的程序化、規(guī)范化和制度化，保障員工的知情權(quán)，并正確引導(dǎo)每個(gè)崗位角色廣泛參與決策，充分尊重每個(gè)崗位角色的尊嚴(yán)、價(jià)值、地位和個(gè)性，使內(nèi)部管理的每項(xiàng)規(guī)章制度在執(zhí)行前已達(dá)成共識(shí)，成為管理者和被管理者之間的共同約定。

三、高職院校教務(wù)處內(nèi)部管理的協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制

高職院校教務(wù)處設(shè)置了科室，明確了各崗位職責(zé)。各崗位人員大多能夠各在其位、各司其職、各負(fù)其責(zé)，但由于教務(wù)處工作具有“牽涉面大、管理工作改進(jìn)與創(chuàng)新空間大”的特點(diǎn)，仍然需要開展協(xié)同創(chuàng)新工作。協(xié)同創(chuàng)新實(shí)質(zhì)上是一種管理創(chuàng)新。有效實(shí)施協(xié)同創(chuàng)新的關(guān)鍵在于搭建協(xié)同創(chuàng)新平臺(tái)。順德職院教務(wù)處特別成立了由處長(zhǎng)直接管理的“質(zhì)量建設(shè)辦公室”，統(tǒng)籌學(xué)校教學(xué)管理方面的協(xié)同創(chuàng)新工作。目前通過(guò)“三個(gè)面向”開展協(xié)同創(chuàng)新工作。

1.面向管理層。通過(guò)“高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)”和“專業(yè)建設(shè)與職業(yè)發(fā)展管理平臺(tái)”，收集全校教學(xué)和人才培養(yǎng)質(zhì)量相關(guān)信息，分析研究后形成《高等職業(yè)教育人才培養(yǎng)質(zhì)量年度報(bào)告》，上報(bào)給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)教育主管部門。這樣做便于教育主管部門對(duì)學(xué)校進(jìn)行宏觀管理，也便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門找到自身優(yōu)勢(shì)和差距，有利于學(xué)校自我協(xié)同創(chuàng)新發(fā)展。

2.面向全校。一方面，根據(jù)教學(xué)管理需要，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)教學(xué)管理平臺(tái)，提高教學(xué)管理的信息化水平和管理效率。包括：研發(fā)可實(shí)現(xiàn)教考分離的網(wǎng)絡(luò)題庫(kù)考試管理平臺(tái)，提高考務(wù)工作的效率，實(shí)現(xiàn)科學(xué)全面的考試分析，降低考試運(yùn)行成本;研發(fā)人才培養(yǎng)方案管理平臺(tái)和實(shí)踐教學(xué)管理平臺(tái)，提高教學(xué)計(jì)劃和實(shí)踐教學(xué)管理的信息化水平和管理效率。另一方面，通過(guò)立項(xiàng)建設(shè)一批人才培養(yǎng)創(chuàng)新項(xiàng)目，創(chuàng)新協(xié)同人才培養(yǎng)模式，提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。項(xiàng)目?jī)?nèi)容包括：與本科院校協(xié)同培養(yǎng)四年制本科高技術(shù)人才項(xiàng)目，與中職學(xué)校協(xié)同開展“三二分段”中高職銜接人才培養(yǎng)項(xiàng)目，與企業(yè)協(xié)同培養(yǎng)區(qū)域緊缺型高職精英人才項(xiàng)目，與企業(yè)協(xié)同培養(yǎng)未來(lái)企業(yè)家的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才項(xiàng)目等。

3.面向教務(wù)處內(nèi)部。統(tǒng)籌教務(wù)處內(nèi)部學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的任務(wù)。通過(guò)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)，對(duì)內(nèi)構(gòu)建了和諧、尊重、理解、信任的人際關(guān)系，營(yíng)造了良好的工作和學(xué)習(xí)氛圍，通過(guò)鼓勵(lì)管理改革與創(chuàng)新培養(yǎng)了銳意進(jìn)取的開拓創(chuàng)新精神;對(duì)外建立真誠(chéng)交流的環(huán)境，爭(zhēng)取二級(jí)學(xué)院、職能部門、校領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)教育主管部門對(duì)學(xué)校教學(xué)管理工作的理解和支持。學(xué)習(xí)型組織建設(shè)活動(dòng)包括：制訂部門內(nèi)部教學(xué)管理協(xié)同創(chuàng)新計(jì)劃，要求每個(gè)學(xué)期每個(gè)科室每個(gè)崗位除常規(guī)工作之外重點(diǎn)抓一項(xiàng)協(xié)同創(chuàng)新性工作;推行“首問(wèn)負(fù)責(zé)制”，制定實(shí)施細(xì)則，并明確首問(wèn)負(fù)責(zé)制的內(nèi)涵、適用對(duì)象范圍、執(zhí)行流程、執(zhí)行要求、責(zé)任追究制度及監(jiān)督機(jī)制等，以增強(qiáng)全體工作人員服務(wù)意識(shí)和提高辦事效率，更好地為學(xué)校改革發(fā)展服務(wù)，更好地為廣大師生員工服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著高職教育的迅猛發(fā)展和高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高職院校教學(xué)工作發(fā)生了很大的變化。新形勢(shì)下高職院校教務(wù)處應(yīng)根據(jù)“三多、四大”的實(shí)際狀況，按照“扁平管理、授權(quán)管理、規(guī)范管理”的原則，改革內(nèi)部管理體制和機(jī)制，通過(guò)協(xié)同與創(chuàng)新內(nèi)部管理提高管理效率，由過(guò)程型管理轉(zhuǎn)向目標(biāo)型管理，由微觀管理轉(zhuǎn)向宏觀管理，由事務(wù)型管理轉(zhuǎn)向服務(wù)型管理，以更好地發(fā)揮管理與服務(wù)職能。

[注釋]

①柳亮，羅佐杰，陳罡，等.高校教學(xué)管理隊(duì)伍專業(yè)化發(fā)展探析[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（4）：67.

②陳流汀，杜惠平，安世全.大學(xué)教學(xué)管理改革困境與突圍[M].北京：等教育出版社，2008（11）：24.

③林超.提高高等教育質(zhì)量中高校教務(wù)處的職能[J].長(zhǎng)春工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：高教研究版，2013（2）：20.

④燕廷淼.我國(guó)高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)構(gòu)建研究[J].河南社會(huì)科學(xué)，2013（9）：74.

⑤姜海榮.企業(yè)組織結(jié)構(gòu)類型的比較與選擇[J].勝利油田黨校學(xué)報(bào)，2008（6）：91.

⑥舒化魯.企業(yè)規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)體系[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2004：48.