對(duì)高校辦公室工作效率的思考

高校的主要職能是培養(yǎng)人才、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)，它面對(duì)社會(huì)多個(gè)層次。而高校辦公室工作就是社會(huì)需要和本校工作聯(lián)系的紐帶，具有承上啟下的作用。當(dāng)前的高校辦公室工作還存在一些問(wèn)題，影響了工作效率。

一、高校辦公室的作用

高校辦公室和中小學(xué)辦公室的工作性質(zhì)有很大區(qū)別，中小學(xué)辦公室的主要工作就是關(guān)于教學(xué)工作，以及學(xué)生檔案管理。高校辦公室承擔(dān)的任務(wù)要繁重的多，這主要和高校職能有關(guān)。高校作為教育機(jī)構(gòu)，它負(fù)責(zé)培養(yǎng)尖端人才；作為科研機(jī)構(gòu)，它承擔(dān)著科研任務(wù)；而它最大的作用是為社會(huì)服務(wù)，育人如此，科研同樣如此。這些任務(wù)都要通過(guò)高校辦公室來(lái)轉(zhuǎn)換、協(xié)調(diào)，因此辦公室就成為高校與社會(huì)、與科研、與學(xué)生相聯(lián)系的橋梁。高校辦公室的主要作用有參謀作用、協(xié)調(diào)作用和服務(wù)作用。

（一）參謀作用

參謀作用主要是針對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)的決策而言，作為教育機(jī)構(gòu)的高校，在教學(xué)工作中，不僅要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家教育政策，有時(shí)還要針對(duì)教育政策存在的弊端提出改革方式。因此，高校不僅是教育政策的執(zhí)行者，也是教育改革的決策者。校領(lǐng)導(dǎo)的決策不是由校領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人拍腦袋決定，而是需要辦公室工作人員廣泛收集信息，經(jīng)過(guò)對(duì)比、歸納、分析，整理出相關(guān)數(shù)據(jù)，這樣才能方便領(lǐng)導(dǎo)作出決策。

參謀作用不僅體現(xiàn)在教育方面，科研和社會(huì)服務(wù)同樣需要辦公室提供參謀資料。

（二）協(xié)調(diào)作用

高校辦公室對(duì)于校領(lǐng)導(dǎo)而言，具有參謀作用；對(duì)于廣大的教師員工而言，它具有溝通校領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的協(xié)調(diào)作用。一般情況下，教師員工有訴求找到校領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，高校辦公室可以充當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)代言人的角色，幫助教師解決問(wèn)題；對(duì)于校領(lǐng)導(dǎo)而言，辦公室又是教師員工的意見(jiàn)箱兼信息庫(kù)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映下屬的意見(jiàn)和訴求。當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)和下屬部門(mén)在管理上意見(jiàn)相左或者思路不一樣時(shí)，辦公室可以在聽(tīng)取雙方面意見(jiàn)之后，向雙方面?zhèn)鬟_(dá)各自的想法和思路，這樣便于雙方溝通，使學(xué)校工作朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

（三）服務(wù)作用

高校辦公室不僅要為校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也要為廣大教師服務(wù)，更多的是為廣大學(xué)生服務(wù)。這種服務(wù)是傳達(dá)上級(jí)精神，收集中下層信息，就這樣承上啟下，保證學(xué)校工作正作常運(yùn)行。

二、高校辦公室工作存在的問(wèn)題

高校辦公室的工作具有多重意義，但目前很多高校辦公室工作存在一些問(wèn)題，妨礙了工作的有序進(jìn)行。大部分原因是工作人員素質(zhì)問(wèn)題。

第一個(gè)原因是工作人員在工作中缺少主動(dòng)性，一般都是按照傳統(tǒng)的方式，領(lǐng)導(dǎo)吩咐什么事就做什么，不會(huì)主動(dòng)參與，缺少參政意識(shí)。有些人有這種意識(shí)，但顧慮到由此會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿，而不愿意主動(dòng)分擔(dān)。與此相反的是有些人太主動(dòng)，參政意識(shí)太強(qiáng)，該管的不該管的都大包大攬，甚至將一些正在醞釀的計(jì)劃當(dāng)做既成事實(shí)去辦理，這樣也會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)工作。

第二個(gè)原因是有些人身在辦公室，但心不在辦公室。他們認(rèn)為在辦公室工作沒(méi)什么前途，一心想著通過(guò)考試轉(zhuǎn)到別的崗位工作，對(duì)辦公室工作缺乏熱情。還有的人因?yàn)檗k公室工作在評(píng)職稱、進(jìn)修等方面缺少機(jī)會(huì)，也提不起熱情，抱著“不求有功但求無(wú)過(guò)”的心態(tài)在工作，這樣就使辦公室工作缺少承上啟下的溝通職能。

第三個(gè)原因是辦公室工作人員缺少專業(yè)素質(zhì)，大多數(shù)辦公室工作人員要么是剛出校門(mén)的小青年，要么是從其他部門(mén)調(diào)來(lái)的工作人員。對(duì)于辦公室的日常工作，這些工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，都是邊工作邊摸索。有的剛好積累了一些經(jīng)驗(yàn)，又被派到新的崗位。導(dǎo)致辦公室工作隨機(jī)性大，無(wú)章法可循的現(xiàn)象存在。

三、提高高校辦公室工作效率的方式

提高高校辦公室工作效率，要從提高工作人員工作素質(zhì)和建立管理機(jī)制方面入手。

（一）提高工作人員素質(zhì)

要提高辦公室工作人員素質(zhì)，首先要做好辦公室工作的定位，當(dāng)前辦公室人員存在工作被動(dòng)的現(xiàn)象，主要還是他們對(duì)自己的工作定位不準(zhǔn)確。很多人將辦公室工作當(dāng)做“服務(wù)員”式的，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理完就行。這份工作真正的定位是承上啟下的橋梁，是將上級(jí)精神傳達(dá)給下級(jí)，將下級(jí)意見(jiàn)和建議反映給領(lǐng)導(dǎo)。只有這樣定位，才能使辦公室人員在工作中能夠理會(huì)上級(jí)精神，向下級(jí)傳達(dá)時(shí)能夠分析透徹；也只有這樣才能將下級(jí)的問(wèn)題先自行解決，解決不了的才轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，而不是像傳聲筒一樣只管傳話，不解決問(wèn)題。

其次，要培養(yǎng)一批辦公室專職人員，這樣對(duì)于后來(lái)的新手，可以由老手傳幫帶，不至于人人都來(lái)摸索。培養(yǎng)專業(yè)人員可以采用再學(xué)習(xí)和培訓(xùn)相結(jié)合的方式。再學(xué)習(xí)指的是隨著科技進(jìn)步，辦公室人員要接受新的辦公方式，就要不斷學(xué)習(xí)；而培訓(xùn)主要是指剛?cè)腴T(mén)的信任要接受專業(yè)訓(xùn)練。

辦公室工作人員都肩負(fù)著說(shuō)服人的職責(zé)，因此在招聘時(shí)應(yīng)該要將語(yǔ)言表達(dá)能力作為招聘目標(biāo)，不然招進(jìn)一些性格內(nèi)向，語(yǔ)言木訥的工作人員，不能履行傳達(dá)的職責(zé)，反而使下級(jí)誤認(rèn)為上級(jí)對(duì)自己不管不顧，使后續(xù)工作更加難做。

（二）建立有效的管理機(jī)制

高校辦公室工作人員看上去沒(méi)教學(xué)任務(wù)這樣的工作壓力，但他們的工作卻對(duì)整個(gè)學(xué)校的發(fā)展起著舉足輕重的作用。因?yàn)樗麄円?fù)責(zé)收集各種資料，還要和形形色色的人打交道。因此在管理上要做到人盡其才，根據(jù)不同個(gè)性安排不同工作。像性格穩(wěn)重的人，讓他們負(fù)責(zé)參謀工作，專門(mén)進(jìn)行資料收集和分析；而性格活潑外向的人，應(yīng)該負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作，傳達(dá)上級(jí)精神，聽(tīng)取下級(jí)意見(jiàn)后，如實(shí)向上反映。

在管理機(jī)制上，要采取激勵(lì)措施，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和淘汰制，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)，淘汰落后，這樣才能使辦公室工作充滿活力。

高校辦公室工作盡管和教學(xué)、科研沒(méi)直接關(guān)系，卻能對(duì)整個(gè)高校工作產(chǎn)生影響，因此提高辦公室工作效率，也促進(jìn)了高校教育、科研的發(fā)展。