企業(yè)合同過程管理的思考

杜峰輝

摘 要：在依法治國的大背景下，企業(yè)合同管理的剛性約束在不斷強(qiáng)化，但多數(shù)國有企業(yè)的合同管理大多以合同審查為工作核心，也就是以確保合同的法律性為主，致使合同的經(jīng)濟(jì)性和管理性未能得到足夠重視。

關(guān)鍵詞：依法治企；合同管理；責(zé)任體系；合同考核

一、合同過程管理中普遍存在的問題

企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)作中，企業(yè)的合同大多由業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)選擇具有履約能力的單位為合作對象，經(jīng)常出現(xiàn)以下問題：

（一）“先干活后補(bǔ)合同”、“合同簽訂程序倒置”現(xiàn)象時有發(fā)生。造成原因多數(shù)是業(yè)務(wù)部門主觀上存在著不嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)定，風(fēng)險意識淡薄。

（二）業(yè)務(wù)部門自行審查或不審查對方的企業(yè)資質(zhì)、信用等級等相關(guān)證件的情況，對合作單位的生產(chǎn)能力、技術(shù)和裝備條件、產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平等也欠缺專業(yè)審查，易造成項(xiàng)目質(zhì)量無法保證。

（三）業(yè)務(wù)部門選擇合作企業(yè)后，極少組織企業(yè)其他職能部門如計(jì)劃、合同管理、價格定額、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門與合作對象進(jìn)行實(shí)質(zhì)性洽談。

（四）利用信息技術(shù)進(jìn)行合同審查后，實(shí)現(xiàn)了合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，但審查效率不高卻成了突出問題。主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員全程監(jiān)控運(yùn)行力度不夠和審批節(jié)點(diǎn)審查時間過長問題。一是有的合同經(jīng)辦人員發(fā)起合同后，就很少進(jìn)入信息系統(tǒng)查看審批情況，被退回也不知道，更沒有及時通知節(jié)點(diǎn)審批人審查合同，影響合同審批時限，個別合同審批時間近1個月甚至超過1個月。二是部分合同在審批人節(jié)點(diǎn)耽擱時間較長。另外，審批人退回后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門也經(jīng)常不能及時落實(shí)審批節(jié)點(diǎn)未通過的原因而造成合同留滯。

（五）合同提報(bào)質(zhì)量不高。一是存在著合同文本選擇有誤、條款漏項(xiàng)、填寫不規(guī)范、約定不明確等。二是系統(tǒng)運(yùn)行操作不規(guī)范。

（六）合同履行過程中，缺少閉環(huán)管理。如在合同簽訂時，一般要約定質(zhì)量保證金，結(jié)算時在合同標(biāo)的的總金額中扣除，質(zhì)保期滿后若未發(fā)生任何質(zhì)量問題，再將質(zhì)保金支付給對方單位。但是實(shí)際操作過程中不規(guī)范造成了合同履行法律風(fēng)險，極易產(chǎn)生合同糾紛，對方單位有足夠理由，依據(jù)合同約定對企業(yè)進(jìn)行起訴。

（七）項(xiàng)目完工后業(yè)務(wù)部門組織的驗(yàn)收小組普遍存在“走馬觀花”的驗(yàn)收方式，很難保證項(xiàng)目的質(zhì)量。

二、強(qiáng)化法治思維和法治意識，推動合同管理合規(guī)運(yùn)行

企業(yè)合同管理合規(guī)運(yùn)行的基礎(chǔ)是不斷加強(qiáng)依法治企，把依法合規(guī)貫穿于生產(chǎn)經(jīng)營管理全過程，做決策、辦事情、抓運(yùn)行，不僅要從技術(shù)和經(jīng)濟(jì)上是否可行去考量，更要從法律上是否允許、政策上是否合規(guī)去審視。

（一）建立合同主辦、審查、監(jiān)管全方位責(zé)任體系。實(shí)行合同主辦單位、部門負(fù)責(zé)制，合同的主辦單位、部門是合同簽訂、履行的責(zé)任主體。領(lǐng)導(dǎo)、各級審查審批部門，承擔(dān)涉及權(quán)限內(nèi)或本部門業(yè)務(wù)專業(yè)范圍合同相關(guān)信息的審查責(zé)任。合同管理部門承擔(dān)合同業(yè)務(wù)運(yùn)行的監(jiān)督管理責(zé)任，對合同運(yùn)行過程督導(dǎo)，及時協(xié)調(diào)處理運(yùn)行中遇到的相關(guān)問題，保障合同項(xiàng)目平穩(wěn)運(yùn)行。

（二）項(xiàng)目監(jiān)控重點(diǎn)前移，從項(xiàng)目決策開始介入。目前，企業(yè)合同管理部門參與項(xiàng)目決策，還停留在“項(xiàng)目計(jì)劃立項(xiàng)、批復(fù)被通知的階段”，基本未參與項(xiàng)目前期決策，項(xiàng)目是否按照“先審批，后簽合同，再執(zhí)行”的程序來監(jiān)管，仍停留在紙面上，造成了合同管理的滯后。因此，要建立項(xiàng)目立項(xiàng)聯(lián)席決策、運(yùn)行監(jiān)控和完成反饋制度，與現(xiàn)行的各項(xiàng)制度融合，形成貫穿項(xiàng)目運(yùn)行周期始終的無縫運(yùn)行監(jiān)管體系。企業(yè)必須要優(yōu)化工作流程、審批設(shè)置，突出制度設(shè)計(jì)、考核監(jiān)督，建立合同管理考核體系，充分發(fā)揮合同的約束、預(yù)防、管控作用。

（三）建立靜態(tài)和動態(tài)相結(jié)合的合同管理制度。采取靜態(tài)和動態(tài)相結(jié)合的管理方式，根據(jù)企業(yè)發(fā)展形勢需要，不斷調(diào)整合同管理辦法和合同管理考核細(xì)則，施行管理制度動態(tài)化， 對合同全過程監(jiān)督考核。從合同經(jīng)辦人員在cmis系統(tǒng)是否認(rèn)真、及時、準(zhǔn)確的錄入合同信息、簽約依據(jù)、招投標(biāo)情況（合同談判）等相關(guān)資料信息，到跟蹤合同業(yè)務(wù)流程運(yùn)行情況，提示相關(guān)審查人員及時審批合同，并根據(jù)合同業(yè)務(wù)流程運(yùn)行情況，及時辦理合同訂立、履行結(jié)算、終結(jié)、歸檔等相關(guān)工作，每項(xiàng)都應(yīng)做出詳細(xì)的考核內(nèi)容，納入各業(yè)務(wù)部門經(jīng)營考核中，使之更加符合依法治企的要求。

（四）依托合同管理信息系統(tǒng)，抓好合同項(xiàng)目運(yùn)行和考核監(jiān)督。通過建立的合同管理考核體系，完善各項(xiàng)考核內(nèi)容，采取指標(biāo)測評、網(wǎng)上跟蹤監(jiān)控、重點(diǎn)問題督導(dǎo)解決等方式，落實(shí)考核機(jī)制。同時加強(qiáng)量化考核、排名通報(bào)力度，在考核模式上注重過程管理、過程考核，在考核范圍上注重全面覆蓋、重點(diǎn)突出，在考核重心上注重責(zé)任連帶、壓力傳遞，以確?？己酥笜?biāo)的完成。

（五）拓寬項(xiàng)目驗(yàn)收方式、方法和途徑。目前，國內(nèi)工程和維修項(xiàng)目驗(yàn)收已經(jīng)基本建立起常態(tài)化的管理機(jī)制，但其他項(xiàng)目由于項(xiàng)目特點(diǎn)等因素還存在驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方式、方法的管理缺失，企業(yè)將著力研究各類項(xiàng)目的屬性，拓寬驗(yàn)收途徑，強(qiáng)化項(xiàng)目的驗(yàn)收管理。

（六）建立溝通例會機(jī)制，加強(qiáng)問題督導(dǎo)。合同管理考核體系的確立，可以充分發(fā)揮了考核“指揮棒”導(dǎo)向作用，但這并不是最終目的，還應(yīng)建立合同管理運(yùn)行溝通例會制度，針對各項(xiàng)目運(yùn)行過程中的問題，搞好溝通配合，通過共同研究、整體部署、協(xié)同作戰(zhàn)、相互促進(jìn)，才能持續(xù)提升合同管理水平。

（七）建立定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，采用多種培訓(xùn)形式，提高合同經(jīng)辦人員素質(zhì)。針對不層次的企業(yè)合同管理人員，應(yīng)制定不同教學(xué)培訓(xùn)方案，講解合同法、合同信息系統(tǒng)操作、各種合同文本的法律認(rèn)知等內(nèi)容。及時分析培訓(xùn)效果，增刪培訓(xùn)內(nèi)容、查找遺漏點(diǎn)，根據(jù)需要不定期召開合同管理答疑座談會，對各部門遇到的問題和難題集中解答。并制作了經(jīng)辦人、審批人及信息系統(tǒng)運(yùn)行各階段不同層次的操作視頻，方便隨時下載學(xué)習(xí)、提高技能，打造一支具有較高素質(zhì)的合同管理工作人員隊(duì)伍。

隨著依法治企的深入開展，規(guī)范經(jīng)營逐漸深入人心，企業(yè)各個管理層次都將不同程度的重視加強(qiáng)合同風(fēng)險管理的力度，規(guī)范運(yùn)作，經(jīng)過對合同管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化，相信可以做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，使合同的簽訂、履行、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。