公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料的收集與整理

魏 慶

(麗水市公路管理局)

第三部分 專(zhuān)門(mén)檔案與特殊載體檔案管理

公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料的收集與整理

魏 慶

(麗水市公路管理局)

筆者從公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料的收集與整理方面入手,提出完善管理機(jī)制、加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)等措施,實(shí)現(xiàn)公路檔案規(guī)范化、科學(xué)化。

公路 應(yīng)急搶險(xiǎn) 檔案資料 收集整理

公路應(yīng)急搶險(xiǎn)涉及的情形有路基水毀、邊坡坍塌、雨雪冰凍,以及重大交通事故等,公路涉險(xiǎn)的直接后果是交通中斷,或者人員車(chē)輛等受到傷害,必須第一時(shí)間采取措施救援。公路搶險(xiǎn)的主要責(zé)任單位是所轄路段的公路管理部門(mén),搶險(xiǎn)往往涉及應(yīng)急預(yù)案的啟動(dòng)、人員的值班、搶險(xiǎn)隊(duì)伍的成立、機(jī)械物資的準(zhǔn)備、搶險(xiǎn)指揮以及善后工作等。記錄和反映公路應(yīng)急搶險(xiǎn)的檔案十分重要,必須及時(shí)做好檔案收集與整理工作。

一、公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料管理現(xiàn)狀分析

由于公路應(yīng)急搶險(xiǎn)涉及面廣,環(huán)節(jié)多,加上時(shí)間緊迫,搶險(xiǎn)檔案資料收集與整理往往被忽視,造成檔案缺失的情形,主要表現(xiàn)在：

(一)檔案資料收集的意識(shí)不強(qiáng)

公路一旦發(fā)生險(xiǎn)情,公路部門(mén)會(huì)第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案,從目前情況看,很少有人將應(yīng)急搶險(xiǎn)的檔案收集工作納入預(yù)案中,因此沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)搶險(xiǎn)資料的檔案收集工作;由于搶險(xiǎn)對(duì)時(shí)間要求的特殊性,在搶險(xiǎn)過(guò)程中,大家集中全力搶險(xiǎn)保暢,也很少有人關(guān)注對(duì)搶險(xiǎn)經(jīng)過(guò)的檔案留存;當(dāng)任務(wù)結(jié)束,險(xiǎn)情排除后,重大險(xiǎn)情可能會(huì)有些新聞報(bào)道,一般險(xiǎn)情基本上不會(huì)留下痕跡,好像沒(méi)有發(fā)生過(guò)一樣。

(二)檔案資料收集質(zhì)量不高

資料的收集工作是檔案集中統(tǒng)一管理的重要內(nèi)容和一項(xiàng)首要的具體措施,資料收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的整理、鑒定和利用等環(huán)節(jié)。在公路搶險(xiǎn)時(shí),由于未形成收集網(wǎng)絡(luò),最終只收集到一些零星的資料片段。如水毀公路搶險(xiǎn),涉及氣象、地質(zhì)、國(guó)土、施工立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)撥付、交竣工驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié),時(shí)間跨度較長(zhǎng),環(huán)節(jié)較多,內(nèi)容也較豐富。但在收集資料時(shí),影像資料只得到一些用手機(jī)拍攝的現(xiàn)場(chǎng)照片,文字資料只有一些簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù),根本無(wú)法獲得水毀公路搶險(xiǎn)和施工的全方位信息,無(wú)法反映該項(xiàng)工程的全貌,從而喪失了為該路段提供大中修工程技術(shù)參考的重要依據(jù)。

(三)檔案資料整理不夠規(guī)范

從目前收集到的公路搶險(xiǎn)資料來(lái)看,涉及圖片、視頻,以及新聞稿和政務(wù)信息的內(nèi)容較多,這些資料大多是為新聞宣傳和信息上報(bào)服務(wù)的,時(shí)效性失效后,很少立卷歸檔;另外搶險(xiǎn)涉及的人員信息、資金撥付、物資調(diào)運(yùn)和使用等資料則掌握在業(yè)務(wù)部門(mén)手中,如抗冰凍保暢通搶險(xiǎn),搶險(xiǎn)人員信息在人事部門(mén)那里,采購(gòu)物資如融雪劑、工業(yè)鹽等資料在財(cái)務(wù)人員那里,機(jī)械運(yùn)行情況和耗損情況又在養(yǎng)護(hù)人員那里,交通秩序維持等資料又在路政人員那里,等等。因此,從總體上來(lái)看,公路搶險(xiǎn)的檔案資料存在散、雜、亂等特點(diǎn),整理難度比較大。

(四)檔案管理工作不夠到位

由于公路搶險(xiǎn)屬于突發(fā)事件,并非常態(tài)化管理工作,有些部門(mén)甚至未將其納入公路檔案管理體系,認(rèn)為只是臨時(shí)性事件,不需要立檔,忽視了公路作為重要基礎(chǔ)設(shè)施,其維護(hù)保養(yǎng)的歷史信息對(duì)其確保安全暢通的特殊意義。如此,公路搶險(xiǎn)檔案資料的內(nèi)容有哪些,收集的標(biāo)準(zhǔn)是什么,如何整理歸檔等一系列問(wèn)題均未被考慮,從而導(dǎo)致檔案收集不及時(shí),人員不專(zhuān)業(yè),資料散、亂、差等情況出現(xiàn)。因此,如何有效規(guī)范公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案的收集與整理,明確收集與整理的內(nèi)容、流程、人員等,是擺在我們面前突出的問(wèn)題。

二、公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料的收集與整理

所謂公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料,就是在公路應(yīng)急搶險(xiǎn)過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、聲像,以及其他各種方式和不同載體的原始記錄,它是反映公路應(yīng)急搶險(xiǎn)過(guò)程的一項(xiàng)重要工作,也是公路管養(yǎng)和交通安全管理的重要參考依據(jù)。

(一)建立公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料的收集與整理網(wǎng)絡(luò)

針對(duì)公路險(xiǎn)情頻發(fā)的特點(diǎn),在公路應(yīng)急搶險(xiǎn)預(yù)案中增添檔案資料收集整理內(nèi)容,將檔案留存工作作為應(yīng)急搶險(xiǎn)的一部分;由公路管養(yǎng)機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)牽頭,成立公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料收集與整理工作小組,小組成員為搶險(xiǎn)涉及的各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員,明確工作職責(zé)和任務(wù)分工;在搶險(xiǎn)時(shí),小組成員有針對(duì)性、有意識(shí)地收集有關(guān)信息,如辦公室負(fù)責(zé)收集文書(shū)資料(抗災(zāi)搶險(xiǎn)文件等)、宣傳資料,養(yǎng)護(hù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集人員、物資、機(jī)械等到位缺考和工作情況,財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)搶險(xiǎn)投入的資金量,路政部門(mén)負(fù)責(zé)搶險(xiǎn)現(xiàn)場(chǎng)秩序及評(píng)估搶險(xiǎn)成效等。各部門(mén)在搶險(xiǎn)工作結(jié)束后,必須將收集到的信息歸口至辦公室檔案管理人員手中,然后按照建檔要求整理好相關(guān)信息資料,從而實(shí)現(xiàn)收集與整理無(wú)縫對(duì)接。

(二)明確公路應(yīng)急搶險(xiǎn)資料的收集與整理要求

根據(jù)公路應(yīng)急搶險(xiǎn)的特點(diǎn),結(jié)合檔案規(guī)范化要求,按照數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)收集整理。首先,可以對(duì)搶險(xiǎn)檔案單獨(dú)立卷,對(duì)檔案裝具、編號(hào)、卷內(nèi)目錄等提出明確建檔標(biāo)準(zhǔn);其次,明確檔案資料內(nèi)容,按照一險(xiǎn)一檔的要求,注意收集險(xiǎn)情概述、搶險(xiǎn)文書(shū)、搶險(xiǎn)過(guò)程文字影像記錄、險(xiǎn)情解除資料等內(nèi)容。險(xiǎn)情概述包含公路涉險(xiǎn)時(shí)間、路段、原因以及受損程度等;搶險(xiǎn)文書(shū)包含上級(jí)搶險(xiǎn)收文、本部門(mén)搶險(xiǎn)發(fā)文等;搶險(xiǎn)過(guò)程記錄包含的文字記錄有搶險(xiǎn)人數(shù)、搶險(xiǎn)機(jī)械種類(lèi)和數(shù)量、搶險(xiǎn)物資投入情況以及搶險(xiǎn)的具體情形描述,影像記錄有公路涉險(xiǎn)前路段全貌,涉險(xiǎn)后路段全貌,搶險(xiǎn)時(shí)全景和近景資料,險(xiǎn)情排除后路段全貌等。此外,還需收集搶險(xiǎn)物資清單、資金使用情況等資料。

(三)注意公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料收集流程

由于公路應(yīng)急搶險(xiǎn)具有突發(fā)性、緊急性特點(diǎn),現(xiàn)場(chǎng)收集信息資料往往匆忙,因此要注重事前準(zhǔn)備和事后追蹤。事前準(zhǔn)備就是檔案人員事先設(shè)定好公路應(yīng)急搶險(xiǎn)資料收集模板,內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、人員、機(jī)械、物資、資金、險(xiǎn)情描述、搶險(xiǎn)過(guò)程、險(xiǎn)情排除等,在接到險(xiǎn)情后,有序收集相關(guān)資料填充。事后追蹤就是積極聯(lián)系參與搶險(xiǎn)的部門(mén)和人員,收集搶險(xiǎn)的文件、圖片視頻、宣傳資料等,最后對(duì)所有收集的資料進(jìn)行整理?？紤]到公路應(yīng)急搶險(xiǎn)的不同類(lèi)別,可以按年度建立公路搶險(xiǎn)總目錄,按照水毀類(lèi)、地質(zhì)災(zāi)害類(lèi)、交通事故類(lèi)、抗冰雪類(lèi)等立卷,從而確保檔案的條理性與完整性。

(四)完善公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料的評(píng)價(jià)機(jī)制

針對(duì)收集到的公路應(yīng)急搶險(xiǎn)資料,必須對(duì)資料的真實(shí)性、完整性與檔案價(jià)值進(jìn)行有效評(píng)價(jià),尤其是資料涉及的搶險(xiǎn)等級(jí)、搶險(xiǎn)資金,以及搶險(xiǎn)中公路技術(shù)參數(shù)的變量、后續(xù)措施等,必須請(qǐng)相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)評(píng)價(jià),確保檔案的真實(shí)性與科學(xué)性。同時(shí),檔案管理部門(mén)還必須對(duì)圖片、視頻及數(shù)據(jù)等信息的有效性進(jìn)行判斷,剔除無(wú)關(guān)的信息,保留有價(jià)值的資料,使搶險(xiǎn)檔案更加準(zhǔn)確到位。

總之,真實(shí)、準(zhǔn)確的公路應(yīng)急搶險(xiǎn)檔案資料能夠在公路工程建設(shè)、養(yǎng)護(hù)、管理等方面發(fā)揮重要作用,如在事故黑點(diǎn)整治、預(yù)防性養(yǎng)護(hù)、邊坡整治、路基路面大中修工程、橋梁修復(fù)施工等方面都具有重要作用。因此,科學(xué)有效地收集公路應(yīng)急搶險(xiǎn)資料檔案,對(duì)公路管養(yǎng)能起到更加精準(zhǔn)、更加規(guī)范的促進(jìn)作用。