從數(shù)字檔案室的發(fā)展趨勢論智慧檔案室的建設
——以寧波國家高新區(qū)管委會數(shù)字檔案室為例

郇菁菁

(寧波國家高新區(qū)管委會辦公室)

從數(shù)字檔案室的發(fā)展趨勢論智慧檔案室的建設
——以寧波國家高新區(qū)管委會數(shù)字檔案室為例

郇菁菁

(寧波國家高新區(qū)管委會辦公室)

數(shù)字檔案室的建立雖然是傳統(tǒng)檔案管理模式的巨大突破,但其依然受理念、資源、技術等因素制約,還存在著一定的局限性,本文以寧波國家高新區(qū)管委會數(shù)字檔案室為例,提出在數(shù)字檔案室的基礎上,建設智慧檔案室的方法。

檔案管理 數(shù)字化 智能化 RFID技術

隨著信息時代的到來,數(shù)字檔案室的建立給檔案工作帶來了巨大變革。它以存量檔案的數(shù)字化、增量檔案的電子化為主要建設路徑,基本解決了傳統(tǒng)檔案載體數(shù)量龐大、存儲保管困難、查閱利用效率低的問題。但從發(fā)展、創(chuàng)新的眼光來看,數(shù)字檔案室受理念、資源、技術等因素制約,還存在著一定的局限性,如寧波國家高新區(qū)綜合檔案室已建成的數(shù)字檔案室,在科學管理、檔案利用、信息共享等方面還存在著一些缺陷,這就需要在數(shù)字檔案室的基礎上加入智慧檔案的先進技術和新的網絡應用模式,通過創(chuàng)建智慧檔案室來加以解決。

一、寧波國家高新區(qū)管委會數(shù)字檔案室的運行架構

寧波國家高新區(qū)管委會綜合檔案室開展的數(shù)字檔案室建設以區(qū)電子政務網絡平臺為依托,以提供、滿足管委會內部和區(qū)內企業(yè)、居民的檔案查閱利用和檔案集中統(tǒng)一管理為目標。其總體構架如下圖所示。

從圖中我們可以清楚地看到,寧波高新區(qū)管委會數(shù)字檔案室總體構架分為五個層次、三大保障體系。五個層次包括基礎設施層、數(shù)據(jù)庫層、應用支撐層、應用層、接入層。三大保障體系包括信息化安全保障體系、信息化標準規(guī)范體系和信息化運行保障體系。具體地講：

基礎設施層包括網絡系統(tǒng)、主機系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、備份系統(tǒng)和系統(tǒng)軟件。

數(shù)據(jù)庫層主要包括三個檔案資源數(shù)據(jù)庫,即檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。根據(jù)現(xiàn)有室藏檔案收集規(guī)模和種類,目前已經完成了第一類數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建和應用,全文數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建正在具體操作、銜接當中。多媒體數(shù)據(jù)庫因管理體制和技術層原因,相關檔案一直未能進行移交和歸檔,目前還未創(chuàng)建。

應用支撐層包括信息化標準規(guī)范、消息服務、流程控制、目錄服務、安全服務和管理服務等。目前,區(qū)內信息化標準規(guī)范已經建立,26個全宗部門的數(shù)字檔案室系統(tǒng)內部登錄、查閱打印檔案目錄和電子文件的功能已全部完成,流程控制已經實現(xiàn),安全管理由區(qū)信息中心定期進行數(shù)據(jù)備份和記錄。但管理服務還僅限于管委會內部各部門之間的互聯(lián)使用。

應用層主要包括室藏業(yè)務綜合管理系統(tǒng)、政務平臺檔案業(yè)務綜合管理系統(tǒng)和電子文件中心。電子文件中心主要通過與寧波市電子公文傳輸系統(tǒng)和高新區(qū)各部門現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)進行對接,實現(xiàn)對電子文件的實時采集,以及對歷史電子文件進行收集,并加以管理和利用。目前,電子文件中心功能還不健全,檔案登記備份管理中心功能還未實現(xiàn),現(xiàn)行文件中心未單獨成立。

接入層包括檔案信息網、寧波市電子公文傳輸系統(tǒng)、各部門現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)、政府信息查閱點的接入,為社會公眾以及機關工作人員提供數(shù)字檔案的訪問接入。但為社會公眾提供數(shù)字檔案訪問接入尚未實現(xiàn)。

在“互聯(lián)網+”時代,檔案工作面臨三大矛盾：一是檔案本質屬性與管理理念的矛盾,智慧時代產生的檔案信息以原生電子檔案、多媒體檔案為主,而檔案部門仍按傳統(tǒng)實體檔案思維進行管理;二是檔案數(shù)據(jù)規(guī)模與管理能力的矛盾,當前數(shù)字檔案爆發(fā)性增長,檔案室已經成為一個龐大的數(shù)字化倉庫,僅憑機關檔案部門現(xiàn)有的技術、設備和人員難以支撐海量數(shù)據(jù)的管理;三是檔案服務能力與社會發(fā)展需求的矛盾,在轉型升級的時代背景下,倘若檔案部門不能及時融入和順應時代潮流,就不能在智慧城市建設中提供更好的檔案公共服務。因此,在數(shù)字檔案室的基礎上,開展智慧檔案室的建設已是十分必要,且具有可能性。

二、數(shù)字檔案室升級到智慧檔案室的方法

(一)采用大協(xié)作的運行模式

建立統(tǒng)一的標準格局,對現(xiàn)有的系統(tǒng)進行集成與升級,形成統(tǒng)一的、大規(guī)模的檔案應用系統(tǒng)(包括大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng))。在應用規(guī)范統(tǒng)一、應用部署統(tǒng)一、應用節(jié)奏統(tǒng)一的前提下,區(qū)內各部門、科研院所、企事業(yè)單位在數(shù)字檔案室的平臺上進行有條不紊的協(xié)同工作,形成“三統(tǒng)一”模式下的檔案工作環(huán)境,避免檔案信息資源的重復建設和浪費。

(二)利用RFID技術,實現(xiàn)數(shù)字檔案室智能化升級

智慧檔案的核心技術是感知技術,RFID(RadioFrequencyIdentification)技術是實施感知的重要手段。將特定格式的數(shù)據(jù)寫入RFID電子標簽,然后將標簽附著在檔案的表面,當貼有電子標簽的檔案進入讀寫器識讀區(qū)域時,讀寫器以非接觸方式自動讀取標簽中所保存的各個檔案的數(shù)據(jù)信息,并將其傳送至RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),實現(xiàn)對每一件檔案信息的遠距離、無接觸式采集,快速讀寫,無線傳輸。在RFID技術的基礎之上,同時采用物聯(lián)網、互聯(lián)網、云計算等新的網絡應用型技術,通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術,實現(xiàn)物聯(lián)網、互聯(lián)網和移動互聯(lián)網等網絡互聯(lián),來隨時采集環(huán)境信息、物體動態(tài)信息,對包括檔案收集、管理、利用、存儲、監(jiān)督等活動在內的各種需求做出智能響應和智慧支持。比如,檔案部門可以運用云計算技術建立一個“平臺式服務”模式,整合檔案行業(yè)的服務器、存儲器等設備,部署云計算環(huán)境。也可以將區(qū)政府機構的基礎設施進行云建設,構建一個統(tǒng)一的電子文件管理業(yè)務平臺和數(shù)字檔案管理平臺的云計算環(huán)境,同時,還可以將檔案行業(yè)的云計算服務提供給其他行業(yè)使用,這樣可以大量節(jié)約重復性的設施建設經費,既省時,又省力,還省錢。

(三)針對不同檔案信息來源和內容,對大數(shù)據(jù)進行分類管理

隨著檔案信息化建設不斷推進,負面的東西也隨之而來。例如,傳統(tǒng)檔案管理有嚴格、封閉的標準,出錯率較低。檔案數(shù)字化、信息化的躍進式發(fā)展,海量信息以不同形式迅速進入系統(tǒng),在豐富檔案數(shù)據(jù)庫的同時,也可能造成大量錯誤信息的存在,需要有相應的檢驗措施。有的檔案目錄缺少應有的字段值,如缺檔號,缺立卷時間、立卷人等;有的檔案目錄與原文不統(tǒng)一,張冠李戴。問題的主要原因出自獲取信息的渠道,檔案信息有的來自政府部門,有的來自直屬企業(yè),有的來自生產、建設部門等。信息沒有按檔案標準進行預整理,或者進行了預整理,卻不符合檔案統(tǒng)一的歸檔格式要求,這樣就可能導致檔案數(shù)據(jù)庫內的數(shù)據(jù)出現(xiàn)混亂,影響智慧檔案的建設進程。要在大數(shù)據(jù)時代發(fā)揮智慧檔案的作用,可將大數(shù)據(jù)分成兩部分,即歸檔數(shù)據(jù)(按檔案標準管理的數(shù)據(jù))和其他相關數(shù)據(jù)(可直接調用其他應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù))。將兩者分別進行管理,在利用中進行有機關聯(lián)。

(四)加強對檔案管理系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)安全

智慧檔案室建設的關鍵是檔案信息的整合和共享,即通過計算機和網絡把所有數(shù)據(jù)都放在一個敞開的檔案公共信息資源平臺上,大家按需利用。因此,只有平臺安全才能保障數(shù)據(jù)安全,一旦平臺被惡意破壞,數(shù)據(jù)就面臨盜用和流出風險。所以,必須提高數(shù)據(jù)的安全保障,檔案部門應該從源頭開始保障數(shù)據(jù)安全。除采用身份識別、數(shù)據(jù)備份、訪問控制、防火墻技術外,還需進一步完善安全防范措施,采取專用核心密碼加密系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行加密保護。日常要及時發(fā)現(xiàn)、消除各種隱患,確保計算機和數(shù)字檔案的安全。其次,提高檔案管理的計算機網絡安全性。檔案管理計算機網絡必須采取強有力的安全措施,包括技術措施(如權限設置、個人身份鑒別、防火墻、數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)等)和管理措施(如建立健全網絡管理體制,建立完善網絡管理規(guī)章制度,加強網絡運行進程中的監(jiān)控與管理,等等)。

智慧檔案室的核心理念是智慧服務,就是將檔案、網絡、數(shù)據(jù)、庫房以及用戶統(tǒng)一在智能網絡中,通過以物聯(lián)網RFID技術為核心的信息感知技術,進行檔案室內、外部信息交換,構建一個基于物聯(lián)網的全面感知的檔案智慧系統(tǒng)。高新區(qū)可以在原有數(shù)字檔案室的基礎上,引入新的智能技術,創(chuàng)建區(qū)智慧檔案室,更多、更快地量化、分類各類載體的檔案信息,通過對用戶在大數(shù)據(jù)移動環(huán)境中的行為軌跡、服務需求進行分析、預測,發(fā)現(xiàn)用戶的真實行為偏好和意愿,盡可能地還原大數(shù)據(jù)環(huán)境下用戶的行為模式、需求與能力、檔案利用方向等,更好地為信息移動推薦提供可靠、全面的情境,為用戶推薦更合適的檔案信息,更好地提供檔案大數(shù)據(jù)服務。

[1]郭鑫杰.基于“互聯(lián)網+”思維的智慧檔案建設策略研究[J].浙江檔案,2015 (11).

[2]謝建云.RFID技術應用于檔案館的功能分析與實踐[J].檔案時空,2014(12).