新時期提高檔案收集歸檔質量的對策

摘 要：收集歸檔是檔案保存和利用的前提。本文結合新時期檔案收集歸檔要求更高、任務更復雜的特點，以資產檔案收集歸檔為例，針對資產檔案管理中的不足，指出加大對歸檔管理的支持力度，推動立卷歸檔制度的完善、加強復合型檔案隊伍建設、改善檔案發(fā)展條件、實施動態(tài)跟蹤檔案收集歸檔模式、加快檔案信息化建設，提高檔案收集歸檔質量，確保固定資產檔案的價值能夠完整、準確、快捷地得到體現(xiàn)和利用。

關鍵詞：檔案收集；固定資產；歸檔

檔案收集歸檔是檔案館、檔案室接收并將辦理完畢且有保存價值的文件經系統(tǒng)整理、保存的過程，是檔案管理的基本業(yè)務環(huán)節(jié)。近年來，隨著各項檔案政策陸續(xù)頒布和落實，尤其是國家檔案局第8、9號令的發(fā)布實施，文件材料的歸檔范圍、保管期限、價值鑒定等工作有了指導方針和標準規(guī)范。但從現(xiàn)階段檔案資料收集歸檔管理的細節(jié)來看，仍然存在亟待改善的地方。本文以固定資產檔案的收集歸檔為例，探討提高檔案收集歸檔質量的方法。

1 現(xiàn)階段固定資產檔案收集歸檔存在的問題分析

固定資產檔案是指固定資產從規(guī)劃、購置、安裝、使用、維修、更新直至報廢過程中形成的有保存價值的圖紙、文字、說明、憑證和記錄等文字材料，通過不斷的收集、整理、歸檔等工作建立起來的檔案。隨著科學技術的日新月異和辦公條件的日益改善，固定資產的種類越發(fā)繁多、更新變動也比較頻繁，經調查部分單位資產檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)資產檔案收集歸檔工作存在不少問題。

（一）固定資產檔案收集存在困難

首先，固定資產使用時間跨度較長給檔案收集帶來困難。按照《固定資產分類與代碼》（GB/T14885-2010）規(guī)定，資產使用年限一般6-12年，房屋建筑物等使用時間更長，相應地資料收集時間跨度長，持續(xù)收集困難較大。調查發(fā)現(xiàn)，有的單位資產購入階段的檔案資料殘缺不全，甚至連購入數(shù)量、型號都沒有清楚記錄；有的在資產使用階段，沒有使用部門和使用人的相關記錄資料。因此，較長一段時間內，如不適時做好平時收集歸檔工作，難免給資產的運行、管理留下隱患。其次，固定資產使用過程動態(tài)性較強給收集帶來困難。有些資產譬如通用設備經歷預算、審批、購置、使用、外借、調撥、報廢等生命周期，其中轉移、借用、領用等變更情況較為頻繁，尤其是遇到保管人退休、調動等人事變動時，如不及時收集、登記、備案，時間一長容易遺漏。一單位資產調撥后，調撥申報審批單及調撥申請這樣重要的檔案資料沒有得到保存，檔案的收集不能隨著資產的動態(tài)使用而呈現(xiàn)出動態(tài)性。再次，固定資產使用范圍較廣泛、檔案分散性較強，有些部門或個人出于使用便利，把操作手冊、維修說明書等放在手邊，不歸檔或延遲歸檔。

（二）固定資產檔案信息化程度不高

隨著信息技術的發(fā)展，資產管理已從傳統(tǒng)的手工管理演變?yōu)榘胧止?、信息化管理，目前所有行政事業(yè)單位都使用固定資產管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)能快捷準確地查到每份資產檔案資料。但是，信息化程度不高，資產管理系統(tǒng)仍需完善，數(shù)字檔案室建設也尚處于規(guī)劃階段，存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化步伐均有待提高，依然存在對賬困難、監(jiān)控不力等問題，影響單位內部資產管理信息的集中度、時效性和連續(xù)性，無法為資產調劑、共享提供及時、全面和準確的參考信息。

（三）固定資產檔案收集歸檔意識不強，制度執(zhí)行不到位

因對相關政策規(guī)定和檔案知識不是十分了解，一些單位對固定資產檔案管理工作不夠重視，沒有制定資產檔案管理的相關規(guī)定，存在“重使用、輕檔案”的錯誤意識，導致管理職責不明、檔案工作與業(yè)務工作聯(lián)系不緊密、有價值的資產檔案得不到歸檔保存等問題。盡管有的單位制定了比較健全的歸檔制度，但執(zhí)行力度不夠，出現(xiàn)不按規(guī)定統(tǒng)一管理的情況。有的片面追求歸檔率，將利用價值不高、不值得歸檔的文件資料移交給檔案部門，造成庫房面積的緊張和檔案利用的不便。

（四）賬外固定資產檔案收集歸檔不到位

對由歷史形成的未在賬內核算的賬外固定檔案，由于資金來源多元化、經手人員較多、各部門間缺乏溝通協(xié)作等原因，賬外資產檔案流失率較大，資料收集較不齊全。譬如，一些單位沒有原始資產材料可查，不同程度地出現(xiàn)“來歷不明”的資產，有些甚至將賬外資產連同賬內資產一同報廢處置，有的出現(xiàn)了難以理清使用部門的“閑置資產”。

2 新時期提高檔案收集歸檔的對策

（一）完善檔案工作制度，嚴把歸檔動態(tài)跟蹤管理環(huán)節(jié)

首先，積極接受上級檔案管理部門對檔案收集整理工作的監(jiān)督指導，及時建立健全單位內部檔案工作制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施，不管是賬內還是賬外的文件資料做到應歸盡歸、應收盡收。凡是應歸檔的文件材料及時向本單位檔案部門移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔；開展資產專項工作時，根據(jù)需要吸收檔案部門參加，確保建立檔案與開展專項工作同步進行。其次，明確規(guī)定檔案接收范圍，防止資源分散。有的單位明確規(guī)定“固定資產卡片、臺賬、會計賬簿、盤存核對表等均為重要的檔案材料，必須裝訂成冊，并按照有關檔案管理的規(guī)定妥善保管”，“要求對大型設備建立圖紙、使用說明、操作規(guī)程等技術檔案”[1]。其次，狠抓關鍵關口，實行動態(tài)跟蹤管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性。在“資產入口關”，加強支出管理，規(guī)范核算；在報批、購置、驗收時一般收集申購報告、請示、批復文件、采購合同、驗收報告等，內容清晰、齊全、規(guī)范。在“資產使用關”，一般收集借用單、轉移單、故障維修記錄、調撥單、資產卡片、資產清查盈虧表等。在“資產出口關”，一般收集處置協(xié)議、處置清單、處置審批單等。對歸檔后的基建檔案資料要做到及時跟蹤管理，實現(xiàn)資產檔案的動態(tài)管理。

（二）組建高素質的檔案管理隊伍，建立集中統(tǒng)一的檔案資源管理架構

積極運用遠程教育開展檔案繼續(xù)教育，學習培訓、鍛煉交流等活動，使檔案工作者具備豐富的檔案管理知識、扎實的管理能力與必備的資產管理知識，掌握有關資產檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案歸檔管理工作打好基礎。建立科學的育才引才機制，培養(yǎng)和引進既懂檔案又懂資產的復合型人才；關心檔案工作者成長，鼓勵他們埋頭苦干、樂于奉獻、銳意進取，保持檔案隊伍穩(wěn)定，不斷提高檔案隊伍素質，努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案隊伍。

同時，健全考核評價機制，堅持責任考核。將固定資產檔案工作列入職能部門和檔案管理人員年度考核內容，對好的做法加以總結推廣，突出個人予以表彰，對工作不到位，造成檔案損毀、遺失或拒不移交的部門和個人，依法追究責任并督促相關責任人積極予以補救。結合單位檔案管理實際，對檔案部門和人員進行有效整合，提高資產檔案工作效能。

形成以檔案主管部門為指導，以檔案管理員為主體、以各部門檔案協(xié)管員為輔助的檔案管理構架，檔案室負責落實資產材料收集、整理和歸檔等工作，在各使用部門指定協(xié)管員負責本部門資產的日常登記、維修、保養(yǎng)、檔案收集等工作。通過微信、QQ等信息平臺，促進管理員、協(xié)管員間雙向溝通，打破部門和條塊分割，整合單位內不同部門的檔案資源，推動檔案資源科學配置和高效利用。檔案室（員）及時規(guī)范檔案流向，嚴防檔案流失、材料缺失、價值判斷不一、歸檔范圍不全、移交滯后等問題，推動資產檔案的妥善管理。

（三）加強歸檔宣傳爭取重視，履行檔案管理職責

檔案室結合實際開展多種形式的宣傳教育，提高單位職工對國家檔案管理制度的了解和對固定資產檔案管理重要性的認識，以增強歸檔意識，形成重視、支持、參與檔案收集歸檔的工作局面，推動立卷歸檔管理日趨完善、檔案發(fā)展保障條件日益改善和檔案收集模式、管理手段的進一步創(chuàng)新。譬如，通過集中學習、分發(fā)宣傳品、微信、微博等途徑深入宣傳歸檔是法定義務，檔案是單位的血脈和歷史記錄，資產檔案是防止國有資產流失、促進保值增值、進行資產管理決策的重要參考；把檔案工作納入本單位發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，定期組織開展文件積累、歸檔知識，收集分類注意事項等活動，為自覺支持并認真做好歸檔工作奠定思想基礎。

嚴格依照《檔案法》、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等規(guī)定和科學可操作性的歸檔制度，明確相關責任人職責，有序開展檔案的統(tǒng)一移交、驗收、歸檔工作。檔案管理人員在歸檔時嚴把質量關，對文件的形成實施超前控制，有責任向領導和有關部門反映情況、提出改進意見，并督促整改，必要時請有關部門做補充記錄或要求列清相關數(shù)據(jù)等；尤其要定期開展檔案的自查、檢查工作，形成自查或檢查記錄，重視盤查、評價賬外資產檔案管理情況；分管領導或主要負責人定期督促檢查、聽取工作匯報，及時研究并協(xié)調解決檔案工作中的重大問題，提出指導性意見和建議，拓寬工作思路，形成工作有宣傳、有布置、有落實、有檢查、有反饋的良好局面，使得檔案工作和資產工作一起推進。

（四）做好固定資產管理工作，提高資產檔案管理信息化水平

把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，加快數(shù)字檔案室建設步伐，推進檔案存儲數(shù)字化、存量傳統(tǒng)賬檔案電子化和檔案利用網絡化，實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導，提供方便快捷優(yōu)質的資產檔案服務，實現(xiàn)檔案服務智慧化，徹底杜絕來歷不明或不人問津的資產情況存在。

資產管理和檔案管理工作相輔相成，資產管理混亂，資產檔案管理也不會出現(xiàn)良好的勢頭。完善資產管理信息系統(tǒng)、提升管理信息化水平，不但能提高資產管理效能，也促進資產檔案管理的信息化、規(guī)范化與標準化，使固定資產檔案管理變得方便快捷和準確全面。通過先進的資產管理系統(tǒng)結合資產分類統(tǒng)計等報表，實現(xiàn)“賬、卡、物”相符，實現(xiàn)固定資產從購置、領用、轉移到報廢等全方位準確齊全的記錄和保存。

總之，新時期檔案收集歸檔的要求更高、任務更復雜，固定資產檔案是涉及范圍較廣、系統(tǒng)性較強的信息資源。應高度重視檔案文件材料的收集與歸檔工作，推動立卷歸檔制度的完善、加強檔案隊伍建設、改善檔案發(fā)展條件、創(chuàng)新檔案收集模式、信息化手段，確保資產檔案的價值能夠完整、準確、系統(tǒng)地體現(xiàn)和利用，從而更好實現(xiàn)資產檔案管理工作邁上新臺階。

參考文獻

1、浙江省林業(yè)后勤管理服務中心有關政策和制度匯編[G]，2012.09

2、浙江省檔案局.檔案工作事務[M]，北京：中國檔案出版社，2009.06

3、馬良，加強固定資產檔案管理的途徑分析，陜西檔案[J]，2003.02

4、施書穩(wěn)、石海英，淺議固定資產檔案管理，黑龍江檔案[J]，2010.（14）

5、甘輝、劉志慧、胡丹，如何做實做深“五水共治”檔案工作，浙江檔案[J]，2015.05

作者簡介

劉志慧（1981-），女，漢，河南信陽，浙江省林業(yè)后勤管理服務中心，中級職稱（檔案館員），碩士研究生，研究方向：檔案管理與信息資源開發(fā)。