新形勢下高校公體類行政秘書特征及能力培養(yǎng)研究

紀(jì)偉哲（廈門理工學(xué)院 公共體育部，福建 廈門 361024）

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新形勢下高校公體類行政秘書特征及能力培養(yǎng)研究

紀(jì)偉哲
（廈門理工學(xué)院 公共體育部，福建 廈門 361024）

摘 要：本文分析探討了高校公體類行政秘書的工作職責(zé)和當(dāng)前高校公體類行政秘書的工作現(xiàn)狀以及自身必須具備的素質(zhì)，并在此基礎(chǔ)上提出提高公體類行政秘書工作能力的策略.

關(guān)鍵詞：公共體育部；公體類；行政秘書；工作職責(zé)

行政秘書是在高校管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助高校行政領(lǐng)導(dǎo)做好行政事務(wù)以及相關(guān)管理工作的基層行政工作人員，肩負(fù)著高校教育管理中溝通上下、協(xié)調(diào)左右以及聯(lián)系內(nèi)外的重要責(zé)任，對學(xué)校日常工作的正常運轉(zhuǎn)及促進(jìn)學(xué)校行政部門之間交流溝通等方面起著中樞橋梁作用，是高校行政管理隊伍的重要組成部分.高校公共體育部或體育教研室主要承擔(dān)著全校公共體育教學(xué)、體育科研、群眾體育、運動競賽、業(yè)余訓(xùn)練、課外活動等多項體育工作，對校園體育文化建設(shè)有著重要意義.而公體類行政秘書作為高?；鶎庸芾砣藛T，在高校體育教育管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用，行政秘書的職業(yè)道德、工作能力以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低在一定程度上會影響到全校體育教學(xué)的順利開展.本文通過分析高校公體類行政秘書的工作職責(zé)，分析當(dāng)前高校公體類行政秘書的工作現(xiàn)狀以及自身必須具備的素質(zhì)，在此基礎(chǔ)之上提出提高公體類行政秘書工作能力的優(yōu)化策略.

1 高校公體類行政秘書工作職責(zé)

1.1 會務(wù)管理工作

會務(wù)管理工作是高校公體部日常工作的重要組成部分，行政秘書必須做好各種會議的前期準(zhǔn)備工作，負(fù)責(zé)進(jìn)行會議記錄以及會后相關(guān)資料的整理；負(fù)責(zé)做好全體教師參加校內(nèi)外各種會議的安排和考勤；做好公共體育部所承擔(dān)的相關(guān)會議工作的接待服務(wù)工作.

1.2 行政管理工作

協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)落實開展學(xué)校以及相關(guān)職能部門部署的各項行政管理工作；協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好日常安全隱定工作；負(fù)責(zé)院系領(lǐng)導(dǎo)與員工、學(xué)校職能部門、單位內(nèi)各部門之間的聯(lián)系和溝通；制定本單位教師考勤、加班及假期值班工作.與此同時，公體類行政秘書作為本單位公章的保管負(fù)責(zé)人，必須嚴(yán)格按照相關(guān)管理規(guī)定，對公章使用進(jìn)行審核并登記.

1.3 文書管理工作

公體類行政秘書應(yīng)該具備一定的文章寫作能力以便協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定本單位發(fā)展規(guī)劃、單位管理計劃、單位工作總結(jié)、各種通知文件以及請示匯報等；負(fù)責(zé)本單位上報學(xué)校的各類文件的草擬、校對、上報以及存檔管理；負(fù)責(zé)學(xué)校各職能部門下發(fā)的各種文書的日常傳閱、登記以及歸檔工作；同時協(xié)助單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定本單位的規(guī)章制度.

1.4 財務(wù)管理工作

協(xié)助相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好本單位的財務(wù)管理工作，負(fù)責(zé)做好單位各項經(jīng)費的報銷、領(lǐng)?。回?fù)責(zé)領(lǐng)取和發(fā)放本單位教職工的各種福利和獎金.負(fù)責(zé)登記、檢查和發(fā)放本單位教職工日常辦公用品.

1.5 信息管理工作

公體類行政秘書應(yīng)協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)收集匯總本單位教學(xué)科研工作的相關(guān)信息，為單位領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策提供依據(jù)；按照要求將學(xué)校相關(guān)規(guī)定準(zhǔn)確地傳遞給單位領(lǐng)導(dǎo)，從而保證信息的暢通；根據(jù)相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)本單位教職工的出勤考核、崗位變動、職稱評定、年度考核、福利事務(wù)等相關(guān)事項的收集、整理和上報.

此外還包括日常教學(xué)中的常規(guī)性事務(wù)，總之，公體類行政秘書的工作較為繁瑣.

2 高校公體類行政秘書工作特點

高校公體類行政秘書主要服務(wù)于本單位的教學(xué)、行政和科研工作，具有以下幾個主要特點：

2.1 協(xié)調(diào)性

高校公體類行政秘書的協(xié)調(diào)工作是輔助單位管理層化解各種矛盾、理順各種關(guān)系進(jìn)而提高單位行政管理工作效率的重要途徑，是單位行政管理工作的重要補(bǔ)充和有效延伸.在高校行政管理體系中，許多行政工作任務(wù)都是由多個行政管理部門共同配合之下而完成的.而公體類行政秘書恰好處于公共體育部與學(xué)校各職能部門、教職工及學(xué)生的信息交匯點，從而成為各種行政管理最為集中的焦點.因此,高校公體類行政秘書必須具備較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，才可以協(xié)助單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對和處理好各種矛盾，形成健康和諧的工作氛圍.

2.2 輔助性

高校公體類行政秘書主要是在單位領(lǐng)導(dǎo)者的組織和指揮下協(xié)助其完成共同的行政管理任務(wù)，扮演著重要的助手角色.高校公體類行政秘書核心的工作職責(zé)是順利完成單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種工作任務(wù).由于公共體育部領(lǐng)導(dǎo)不僅要承擔(dān)本單位的行政管理工作，同時又有較為繁重的教學(xué)科研任務(wù)，難以做到面面俱到，這就要求公體類行政秘書必須及時完成領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)，還要對工作開展情況進(jìn)行跟蹤和督促，及時將工作進(jìn)展情況向單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋、匯報和提醒.

2.3 參謀性

高校公體類行政秘書作為連接學(xué)校公共體育部和學(xué)校各個職能部門、學(xué)院的橋梁，在單位領(lǐng)導(dǎo)遇到各種難題時應(yīng)從單位實際情況出發(fā)，平衡考慮多方情況，提供相應(yīng)的解決對策和工作思路，從而成為單位領(lǐng)導(dǎo)的重要“參謀”,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)正確處理好黨務(wù)工作、教學(xué)工作、行政工作中出現(xiàn)的各種矛盾，從而使單位領(lǐng)導(dǎo)集中精力完成自身的本職工作.

2.4 廣泛性

高校公體類行政秘書工作事務(wù)繁多且范圍大，從而呈現(xiàn)出廣泛性特征.在日常工作中不僅需要為單位領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，而且還要負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件以及進(jìn)行會議通知，其工作從和學(xué)生輔導(dǎo)員、黨務(wù)秘書、教學(xué)秘書的配合到與單位領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、財務(wù)處、人事處、學(xué)生處等相關(guān)職能部門的上下聯(lián)絡(luò)、溝通和協(xié)調(diào)，工作內(nèi)容包羅萬象.

2.5 機(jī)密性

由工作性質(zhì)高校公體類行政秘書，在日常工作中難以避免會接觸到不同保密級別的機(jī)要文件，因此涉秘的內(nèi)容較多且時間最早.因此，高校公體類行政秘書工作具有一定的機(jī)密性，要求必須嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度和保密制度辦事，以避免不必要的泄密事件的發(fā)生.

3 新形勢下高校公體類行政秘書能力的培養(yǎng)策略

特殊的工作職責(zé)要求高校公體類行政秘書必須具備較高的綜合素質(zhì).在新形勢下應(yīng)該從以下幾個方面培養(yǎng)高校公體類行政秘書的能力.

3.1 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念給予公體類行政秘書更多的關(guān)愛與理解

公體類行政秘書作為高?；鶎庸芾砣藛T，在高校體育教育管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用.然而，目前許多高校沒有認(rèn)識到高校公體類行政秘書隊伍建設(shè)的重要性，行政秘書工作被錯誤的認(rèn)為是可替代性的事務(wù)性工作，普遍存在著重教學(xué)而輕管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致在人員配備上沒有進(jìn)行科學(xué)管理，秘書隊伍整體素質(zhì)普遍不高.因此，高校領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想觀念,正確認(rèn)識到高校公體類行政秘書對于學(xué)校行政管理的重要性，樹立高校公體類行政秘書工作與教學(xué)科研工作同等重要的觀念.其次，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對公體類行政秘書工作人員的關(guān)懷和理解，在肯定其工作業(yè)績的同時給予業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和生活上的關(guān)心，從而使其感受到更多的人文關(guān)懷以增強(qiáng)工作幸福感.

3.2 制定量化與質(zhì)化相結(jié)合的考核標(biāo)準(zhǔn)對其工作進(jìn)行約束

正如對于教師教學(xué)科研工作進(jìn)行相應(yīng)的年度績效考核、對學(xué)生的學(xué)習(xí)效果進(jìn)行成績考核一樣，在新形勢下也必須制定量化與質(zhì)化相結(jié)合的考核標(biāo)準(zhǔn)，對高校行政秘書的工作進(jìn)行相應(yīng)的考核.因此，相關(guān)高?？梢越Y(jié)合本校實際情況制定出以民主測評和工作實效相給合的考核制度，利用量化考核手段將高校公體類行政秘書工作轉(zhuǎn)化為可以量化的測量指標(biāo)，實現(xiàn)對高校公體類行政秘書工作的科學(xué)化考核.當(dāng)然，行政秘書工作具有很大的不確定性，難以對其所有工作全部進(jìn)行量化考核，因此可以選擇部分重要核心指標(biāo)進(jìn)行，并且將量化指標(biāo)和質(zhì)化指標(biāo)有機(jī)整合，從而使考核更科學(xué)準(zhǔn)確.

3.3 高校公體類行政秘書應(yīng)該提高自身的綜合素質(zhì)與綜合能力

人的綜合素質(zhì)與綜合能力都是在后天的學(xué)習(xí)、工作和實踐中不斷發(fā)展和提高的，因此在新形勢下高校公體類行政秘書必須以積極的學(xué)習(xí)態(tài)度在工作實踐中不斷提高自身的綜合素質(zhì)與綜合能力.一方面，隨著高校教育體制改革的不斷深入，高校公體類行政秘書必須處理更多的工作事務(wù)，從而提高了其工作難度.另一方面，隨著社會的迅速發(fā)展，各種新的管理理念和管理手段不斷涌現(xiàn)，需要高校公體類行政秘書必須具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)和綜合能力以便更好的運用全新的管理技術(shù)與管理理念.因此行政秘書必須不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在工作實踐中提高交流溝通能力、文字寫作能力以及信息處理能力，其次，高校公體類行政秘書要提高自己的文化素養(yǎng)，由于服務(wù)對象都是文化素養(yǎng)較高的知識分子，行政秘書要想更好的發(fā)揮服務(wù)職能就應(yīng)該提高自身的文化素養(yǎng)，將自己打造成為“復(fù)合型”優(yōu)秀人才.

3.4 學(xué)校應(yīng)制定高校行政秘書職業(yè)發(fā)展規(guī)劃拓展其發(fā)展空間

目前，高校的許多改革措施都向教學(xué)科研人員傾斜,不僅拉大了行政工作人員和教學(xué)科研工作人員之間的收入差距，而且使行政工作人員安心從事秘書工作的決心信心發(fā)生了動搖,容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠.首先，高校應(yīng)對現(xiàn)行管理制度進(jìn)行調(diào)整，建立健全行政秘書職業(yè)規(guī)劃拓展其發(fā)展空間，為其提供更多的職稱評定以及崗位晉升的機(jī)會，從而提高學(xué)校公體類行政秘書對工作的認(rèn)同感.其次，為行政秘書提供更多的職業(yè)培訓(xùn)和交流的機(jī)會，加強(qiáng)對其職業(yè)技能、職業(yè)道德以及管理技能等方面的培訓(xùn)，提高學(xué)校公體類行政秘書隊伍的整體水平.

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中圖分類號：G64

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1673-260X（2016）06-0215-02

收稿日期：2016-03-27