“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題與對策

馬仁杰+費燕+高元昕

摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來為檔案部門的發(fā)展帶來了機遇和挑戰(zhàn)，檔案部門為向用戶提供更加便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，需要借助檔案服務(wù)外包加快檔案館數(shù)字化建設(shè)進程。本文從檔案服務(wù)外包安全、檔案外包行業(yè)水平、檔案服務(wù)外包的工作質(zhì)量、檔案外包人員這四個方面闡述了“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，旨在促進“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包事業(yè)的不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案；服務(wù)外包；問題；對策

在第十二屆全國人民代表大會第三次會議上，李克強總理首次提出“制定‘互聯(lián)網(wǎng)+行動計劃，推動移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等與現(xiàn)代制造業(yè)結(jié)合，促進電子商務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)金融健康發(fā)展，引導(dǎo)互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)拓展國際市場”。[1]“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的提出是站在一個新的高度來看待互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)與傳統(tǒng)行業(yè)的結(jié)合，可以預(yù)見在政府的引導(dǎo)下，“互聯(lián)網(wǎng)+”將更加快速地向服務(wù)業(yè)各領(lǐng)域進行全面滲透。檔案部門作為一個用戶面極廣的公共服務(wù)機構(gòu)，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，為順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，必須依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將互聯(lián)網(wǎng)與檔案部門相結(jié)合，通過館藏資源數(shù)字化、檔案數(shù)字網(wǎng)站建設(shè)等途徑完成檔案部門的轉(zhuǎn)型。因此，全國各級檔案部門都在陸續(xù)開展檔案數(shù)字化建設(shè)，為互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)與檔案部門的結(jié)合做好前期準備工作。而檔案部門受人力、物力資源緊缺等多方面因素制約，大多選擇了借助檔案服務(wù)外包降低檔案部門的業(yè)務(wù)成本，提高檔案工作效率，緩解檔案工作者的工作壓力，加快數(shù)字化建設(shè)進程。目前學(xué)界對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包的研究還不夠深入，理論研究和實踐的結(jié)合也不夠緊密。因此，本文從理論與實踐結(jié)合的角度出發(fā)，通過對“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題及其原因進行分析，從而給出了相應(yīng)的解決措施。希望對檔案部門進行服務(wù)外包有所幫助，能夠促進檔案部門和檔案服務(wù)外包行業(yè)的共同發(fā)展。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包存在的問題

1.1 檔案服務(wù)外包面臨安全風(fēng)險

1.1.1 檔案實體的損毀風(fēng)險。檔案實體在服務(wù)外包過程中面臨著潛在的安全問題，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，部分檔案外包公司的工作條件較差，溫度、濕度等條件不能達到檔案的保存要求，容易造成檔案實體的損失。另一方面，檔案服務(wù)外包過程中必然會涉及檔案的搬運、取出、拆盒、裝盒等工作環(huán)節(jié)，例如在對檔案進行分頁掃描和信息錄入時，會對案卷進行拆解。如果外包工作人員的檔案意識不強，不能小心謹慎地對待檔案，很容易造成檔案實體的損毀。

1.1.2 檔案信息的失密風(fēng)險。檔案涉及的信息面很廣，以高校學(xué)生類檔案為例，新生登記表上面詳細記載了學(xué)生及其家庭情況等眾多信息，一旦泄露，會造成嚴重的社會影響，帶來巨大的危害性。檔案外包人員在對檔案進行掃描、錄入及核對等過程中，必然會知曉大量的檔案信息。某條信息的泄露可能造成的影響相對較小，若檔案外包人員出于個人利益，將檔案信息轉(zhuǎn)賣給不法之人，后果將不堪設(shè)想，不僅會使檔案信息涉及的有關(guān)人員受到傷害，還會對檔案部門的形象造成惡劣影響。

1.2 外包行業(yè)整體水平低，缺乏統(tǒng)一管理

1.2.1 檔案外包行業(yè)發(fā)展不均衡。我國檔案外包公司最早出現(xiàn)于20世紀90年代，興起時間不長，仍處于發(fā)展的初期階段。全國目前有數(shù)百家檔案外包公司，其中經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)的檔案外包公司的水平相對較高。例如北京、上海等地的檔案外包公司相對其他地區(qū)數(shù)量較多、規(guī)模較大、技術(shù)更為先進、業(yè)務(wù)水平相對較高。而中西部地區(qū)的檔案外包公司大多存在資金短缺、設(shè)備不齊全、技術(shù)水平落后、員工的專業(yè)素質(zhì)較低等眾多問題，目前只能提供一些技術(shù)含量低的外包服務(wù)，服務(wù)種類較少、服務(wù)水平較低，不能夠發(fā)揮檔案外包公司獨有的專業(yè)優(yōu)勢。[2]以北京量子偉業(yè)信息技術(shù)股份有限公司和安徽省檔案縮微技術(shù)服務(wù)中心為例。量子偉業(yè)注冊資金1000萬元，員工總計100余人，擁有一大批高素質(zhì)的技術(shù)人員，致力于檔案信息化領(lǐng)域新技術(shù)的研發(fā)，多次獲得國家檔案局優(yōu)秀科技成果獎。而安徽省檔案縮微技術(shù)服務(wù)中心注冊資金為5萬元，注冊員工人數(shù)3人，只能提供檔案錄入等勞動密集型工作。中西部地區(qū)類似這樣的小規(guī)模檔案服務(wù)公司較多，發(fā)達地區(qū)和中西部地區(qū)的檔案外包公司發(fā)展程度存在較大差距，我國的檔案外包行業(yè)發(fā)展水平整體較低，未來尚存很大的發(fā)展空間。

1.2.2 檔案外包行業(yè)缺乏統(tǒng)一管理。檔案服務(wù)外包行業(yè)的長遠發(fā)展需要規(guī)范化的市場環(huán)境，然而目前我國的檔案外包公司基本處于分散的狀態(tài)，尚不存在一個統(tǒng)一的行業(yè)管理標(biāo)準，也沒有一個公認的組織對其進行統(tǒng)一管理。主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，我國檔案外包公司的興起時間不長，發(fā)展時間較短，行業(yè)發(fā)展不成熟，檔案業(yè)務(wù)外包行業(yè)還沒有形成一個完整的體系對檔案外包公司進行約束，檔案外包公司容易因為追求利潤最大化，進行惡意競爭，較難形成一個良好的發(fā)展環(huán)境。另一方面，檔案外包公司的員工素質(zhì)參差不齊，部分檔案外包公司中的工作人員在上崗前甚至沒有進行過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案意識比較薄弱，檔案專業(yè)素質(zhì)比較低，行業(yè)內(nèi)缺乏系統(tǒng)的從業(yè)考核規(guī)定對檔案外包公司工作人員進行約束。

1.3 檔案外包公司的工作質(zhì)量有待提升。檔案部門選擇將部分檔案工作外包給檔案外包公司，前提是保證工作質(zhì)量，目的是提高檔案工作效率。但是在實際的檔案服務(wù)外包工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)外包的工作質(zhì)量還有很大的提升空間。分析原因，檔案外包公司的工作質(zhì)量較低主要是由以下幾個方面造成的：一方面，檔案部門在確定了檔案外包公司后，通常會選擇將外包的檔案工作完全委托給檔案外包公司，給予檔案外包公司足夠的自主權(quán)，全程交由檔案外包公司自由安排，其間檔案部門的工作者和檔案外包公司的員工很少會溝通交流，使得檔案外包公司的工作人員不能準確把握檔案發(fā)包方的工作要求，最終導(dǎo)致檔案服務(wù)外包的工作質(zhì)量達不到預(yù)期的目標(biāo)。另一方面，檔案部門針對外包工作缺乏一套科學(xué)而合理的驗收標(biāo)準。檔案部門很少會在服務(wù)外包過程中進行分階段的驗收，大多是在檔案服務(wù)外包工作完成后對其進行統(tǒng)一驗收，此時需要驗收的檔案數(shù)量龐大，時間有限，容易忽略掉一些問題。檔案部門也沒有針對檔案服務(wù)外包工作情況制定獎懲辦法，這些管理上的欠缺勢必會影響到檔案外包公司的工作質(zhì)量。

1.4 檔案外包人員專業(yè)素質(zhì)欠缺。檔案外包公司的工作者專業(yè)素質(zhì)較低是檔案服務(wù)外包行業(yè)整體發(fā)展較為緩慢的一個重要原因。檔案外包公司為了追求利潤最大化、不斷降低成本，公司運作基本以業(yè)務(wù)為中心，招聘的全職人員非常少，通常根據(jù)業(yè)務(wù)情況增減員工。雇的員工多為低學(xué)歷的工作者和兼職的在校生，一方面是因為需要支付給他們的報酬相對比較少，另一方面是因為檔案外包公司目前提供的外包服務(wù)多為簡單的勞動密集型工作，不需要高層次的檔案工作者。檔案外包公司吸納這樣的員工從短期來看是能夠給企業(yè)帶來一定的利潤，但是從長期來看，會阻礙公司的長遠發(fā)展。檔案外包公司因為員工的專業(yè)素養(yǎng)欠缺，只能提供一些技術(shù)水平比較低的檔案整理和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作等，不能為檔案部門提供系統(tǒng)軟件開發(fā)和檔案數(shù)字網(wǎng)站建設(shè)等高層次、高利潤的外包服務(wù)，將會錯失很多的發(fā)展機會。

2“互聯(lián)網(wǎng)+”時代應(yīng)對檔案服務(wù)外包問題的對策

2.1 采取有效的檔案安全風(fēng)險防范措施

2.1.1 外包場所的安全管理。檔案服務(wù)外包工作的安全問題不容忽視，國家檔案局于2014年12月8日頒布的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對數(shù)字化場所做出了明確的規(guī)定，能夠更加有效地保證檔案外包加工的順利進行。因此，檔案外包場所做好以下幾個方面工作能降低安全風(fēng)險，保證檔案的實體安全和信息安全。首先，檔案外包加工場所必須裝有視頻監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控設(shè)備要求遍布各個角落，不能出現(xiàn)無監(jiān)控死角，檔案部門需要定期對視頻監(jiān)控內(nèi)容進行檢查。其次，檔案外包加工場所應(yīng)備有足夠的檔案裝具，分開存放待處理和已經(jīng)完成處理的檔案，以免造成混淆。再次，檔案外包場所的所有檔案加工設(shè)備都不能帶有無線網(wǎng)絡(luò)功能，防止造成檔案信息的外泄。最后，工作人員不得將和工作無關(guān)的私人物品帶進工作場所，特別是各種電子設(shè)備和各種移動存儲介質(zhì)，更不能將檔案外包場所的物品帶走。這一系列的規(guī)定都有助于保護檔案安全。

2.1.2 信息內(nèi)容的安全管理。保障信息安全需要借助法律手段，檔案部門與檔案外包公司簽訂合約時，應(yīng)該將保密條款列入合同中，要求檔案外包公司不能以任何理由和形式將檔案實體帶離工作場所，不能向第三方泄露檔案信息。一旦發(fā)生泄密事件，檔案部門有權(quán)追究檔案外包公司的刑事責(zé)任，從而以法律形式明確規(guī)定檔案服務(wù)外包機構(gòu)的責(zé)任和義務(wù)。不僅檔案部門與檔案外包公司需要簽訂保密協(xié)議，檔案外包公司在選擇員工時，鑒于檔案工作的特殊性，除了要求員工在入職前提供公安部門出具的《無犯罪記錄證明》，更應(yīng)該在簽訂合同時向員工說明檔案信息保密的重要性以及泄密的嚴重后果，與員工簽訂保密協(xié)議，并對員工進行信息安全方面的知識培訓(xùn)。

2.2 完善檔案服務(wù)外包的行業(yè)管理

2.2.1 強化國家檔案行政管理部門的職能。國家檔案行政管理部門需要定時定期地對檔案外包公司進行專項檢查，檢查內(nèi)容可以量化、制度化。對于檢查不合格的機構(gòu)，國家檔案行政管理部門應(yīng)該記錄在案，超過一定的標(biāo)準，應(yīng)該取消其職業(yè)資格，從根本上對檔案外包公司進行約束，為檔案外包公司營造一個良好的經(jīng)營環(huán)境。

2.2.2 加強外包公司的資質(zhì)管理。目前我國還沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準對檔案外包公司進行資格認證，僅有部分省份出臺了本省的檔案管理條例，但是規(guī)定相對比較簡單，不夠細致。而現(xiàn)階段由于檔案服務(wù)外包行業(yè)比較混亂，需要一個明確的標(biāo)準對檔案中介機構(gòu)的成立條件、注冊資金和人員進行規(guī)定，也需要對檔案外包公司的業(yè)務(wù)范圍、收費標(biāo)準和工作者的職業(yè)道德做出明確的要求。

2.2.3 發(fā)揮檔案學(xué)會的作用。中國檔案學(xué)會是中國檔案工作者的學(xué)術(shù)性群眾團體，是中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會的組成部分，在我國的檔案學(xué)界有較大的影響力。檔案學(xué)會有能力對檔案外包公司進行理論和實踐方面的指導(dǎo)，也可以根據(jù)檔案外包公司的發(fā)展?fàn)顩r提出適當(dāng)?shù)慕ㄗh。檔案學(xué)會還可以通過吸納檔案外包公司的負責(zé)人成為其會員，對他們進行新技術(shù)、新知識的培訓(xùn)，從而提升檔案外包公司的整體行業(yè)水平。[3]

2.3 優(yōu)化檔案服務(wù)外包的過程管理

2.3.1 施行質(zhì)量控制績效管理。質(zhì)量控制績效管理能夠有效地提高檔案外包公司的工作質(zhì)量，因此檔案部門可以根據(jù)本部門的情況制定一套完整的績效評估體系。在選擇了檔案外包公司后，檔案部門應(yīng)將績效計劃和工作目標(biāo)告知檔案外包公司，為檔案外包公司順利開展工作提供依據(jù)。在檔案服務(wù)外包工作實施過程中，檔案部門應(yīng)該指派專人負責(zé)檔案外包工作。隨時了解檔案外包公司的工作進展。檔案外包的績效評估指標(biāo)也應(yīng)根據(jù)實際情況隨時調(diào)整，如果遇到問題，雙方應(yīng)該共同協(xié)商解決。檔案部門采取質(zhì)量控制績效管理的方法對檔案外包工作進行全程監(jiān)督，能夠促進檔案外包公司不斷提高工作效率，在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量地完成工作。

2.3.2 采取獎懲制度。檔案部門和檔案外包公司擬定合同時，可以協(xié)商制定獎懲條約。檔案外包公司在最后進行業(yè)務(wù)驗收時，如果準確率達到規(guī)定的要求，檔案部門應(yīng)該按照合同對其進行獎勵。反之，如果準確率尚未達標(biāo)，檔案外包公司不僅要修正錯誤的問題，還要接受相應(yīng)的處罰。采取獎勵和懲罰相結(jié)合的制度，有助于提高檔案外包公司的工作質(zhì)量。

2.4 提高檔案外包公司的技術(shù)水平及員工素質(zhì)。部分檔案外包公司規(guī)模小、服務(wù)種類單一與其單位負責(zé)人落后的經(jīng)營理念密不可分，再加上公司員工的專業(yè)水平整體較低，造成現(xiàn)階段檔案外包公司的整體水平有待提升。為此可以從以下幾個方面進行：

2.4.1 改變管理者的經(jīng)營理念。檔案外包公司管理者的經(jīng)營理念直接決定了外包公司的業(yè)務(wù)水平和發(fā)展前景。例如量子偉業(yè)時代信息技術(shù)有限公司，憑借先進的技術(shù)，自主研發(fā)了多款PDE檔案管理軟件，獲得了多項國家級認證，成為該行業(yè)的領(lǐng)先者。因此，檔案外包公司負責(zé)人首先應(yīng)轉(zhuǎn)變自己的經(jīng)營理念，在現(xiàn)階段提供勞動密集型服務(wù)的基礎(chǔ)之上，擴大業(yè)務(wù)范圍，多提供一些高質(zhì)量、高水平的技術(shù)服務(wù)。

2.4.2 引進檔案專業(yè)人才。檔案外包公司缺乏一批掌握專業(yè)知識和熟練操作技能的專業(yè)人才，專業(yè)人才能夠運用自己的專業(yè)優(yōu)勢，引導(dǎo)整個團隊為顧客提供高水平、有針對性的外包服務(wù)。因此，檔案外包公司應(yīng)大力引進專業(yè)人才，帶動整個機構(gòu)的發(fā)展。

2.4.3 提升檔案外包人員的綜合素質(zhì)。人才是一個機構(gòu)發(fā)展的源泉，現(xiàn)代化的檔案服務(wù)外包工作需要外包人員具備一定的專業(yè)知識和強烈的檔案意識。因此檔案外包公司需要定期給工作人員進行職業(yè)培訓(xùn)，讓他們了解檔案的分類體系和特點，熟悉檔案法律法規(guī)，掌握新技術(shù)的操作，成為合格的檔案工作者。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案部門采取服務(wù)外包，在一定程度上幫助了檔案部門節(jié)約成本，提高工作效率，檔案服務(wù)外包有著巨大的市場潛力和良好的發(fā)展前景。但是檔案外包過程中的各種問題也日益凸顯，只有針對問題采取有效的解決措施，才能更好地運用檔案服務(wù)外包。相信隨著檔案外包公司的發(fā)展，檔案服務(wù)外包能夠在檔案工作中發(fā)揮更加重要的作用，從而推動檔案事業(yè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]政府工作報告（全文） http：//www.gov.cn/guowuyuan/2015-03/16/content_2835101.htm.

[2][3]許風(fēng)風(fēng).我國檔案業(yè)務(wù)外包研究[D].安徽大學(xué)，2013.