高校教學(xué)秘書如何做好教學(xué)檔案管理工作

云南師范大學(xué)商學(xué)院　楊　菲　李　楊

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高校教學(xué)秘書如何做好教學(xué)檔案管理工作

云南師范大學(xué)商學(xué)院楊菲李楊

摘 要：教學(xué)檔案管理是高校教學(xué)秘書日常管理工作中的重要組成部分，教學(xué)秘書的檔案管理水平?jīng)Q定教學(xué)檔案管理質(zhì)量，本文分析教學(xué)秘書管理檔案中存在的問題，提出教學(xué)秘書做好檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 檔案意識 檔案管理

高校教學(xué)秘書管理工作范圍廣泛，包括教學(xué)日常管理、學(xué)籍管理、教研管理等。工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料形成了龐大的教學(xué)檔案，對教學(xué)檔案的收集與鑒定、整理與保管、檢索與利用是教學(xué)秘書日常管理工作的重要組成部分。

教學(xué)秘書對檔案的管理水平?jīng)Q定教學(xué)檔案的質(zhì)量，高質(zhì)量的教學(xué)檔案應(yīng)具有連續(xù)性，齊全、完整，便于檢索利用，不僅能在日常教學(xué)工作中較好地發(fā)揮其查考和憑證作用，也能快速為學(xué)校應(yīng)對各種評估檢查提供完整材料。但由于高校教學(xué)秘書的日常管理工作任務(wù)繁雜，文件資料數(shù)量龐大，教學(xué)檔案管理存在許多問題，本文針對這些問題提出建議。

一、高校教學(xué)秘書檔案管理中存在的主要問題

1.檔案意識淡薄，思想輕視

檔案意識是管理人員對檔案和檔案工作的感知度、洞察力以及捕捉、反饋、分析、判斷、吸收檔案信息的自覺程度。高校教學(xué)秘書是教學(xué)管理的基層人員，工作繁多瑣碎，教學(xué)秘書除了日常教學(xué)管理，還有學(xué)院辦公室行政工作，工會(huì)、資產(chǎn)管理等工作。但是人員配置有限，選拔入職時(shí)也沒有專業(yè)限制，教學(xué)崗位人員流動(dòng)大，教學(xué)管理隊(duì)伍常以應(yīng)屆畢業(yè)生為主，不僅缺乏檔案管理專業(yè)知識，還缺乏經(jīng)驗(yàn)，對日常管理工作中產(chǎn)生的資料文件認(rèn)識不到位，導(dǎo)致大部分管理人員“重事務(wù)輕檔案”，事情處理完畢不留存、不整理，保管相關(guān)資料文件或者存放時(shí)雜亂無章，需要提取時(shí)如同大海撈針。

2.因循守舊，目光短淺，缺乏專人管理

檔案管理并不是簡單留存、收集和保管，實(shí)際工作中，大部分教學(xué)秘書只是檔案管理的“看門人”“收藏者”，管理缺乏專業(yè)化，管理人員流動(dòng)性大，缺少溝通交流，看不到檔案發(fā)展具有社會(huì)化、系統(tǒng)化和專業(yè)化特點(diǎn)。認(rèn)為做好基礎(chǔ)的立卷歸檔和鑒定保管即可，缺少對檔案的分析、編研和信息交流，使檔案管理成了“保管”，喪失了檔案服務(wù)功能，面對新形勢、新局面時(shí)無法做到“心中有數(shù)、胸有成竹”，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新工作更無從談起。

3.專業(yè)管理水平不高，管理手段落后

教學(xué)秘書工作繁雜，缺乏專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，沒有足夠的精力與時(shí)間了解和學(xué)習(xí)檔案管理知識，根本無從談起檔案管理的專業(yè)化，存在連基本的檔案管理標(biāo)識都不清楚的現(xiàn)象。從管理手段來說，教學(xué)秘書仍以手工操作、收集紙質(zhì)資料為主，計(jì)算機(jī)只用于目錄編寫和留存，即使留存電子檔案也和紙質(zhì)資料難以對接，存儲時(shí)雜亂無章，根本無法快速進(jìn)行檢索。

4.學(xué)校缺乏對二級學(xué)院檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范，指導(dǎo)、督促不到位

教學(xué)檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和要求，學(xué)校檔案部門對二級學(xué)院缺少及時(shí)指導(dǎo)、交流、檢查、督促。學(xué)校和學(xué)院之間的管理標(biāo)準(zhǔn)存在差異，連檔案盒編目都天差地別，各成一家，每逢遇上檢查、評估工作時(shí)，檔案新的排序、組合、鑒定和目錄編寫工作使大家苦不堪言。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)秘書教學(xué)檔案管理的建議和對策

1.加強(qiáng)宣傳、培訓(xùn)和督促，增強(qiáng)檔案意識

對于教學(xué)秘書來說，培養(yǎng)和增強(qiáng)檔案意識非常重要。通過檔案管理的相關(guān)宣傳和培訓(xùn)，做好管理交接工作，學(xué)校相關(guān)檔案管理部門要做好督促檢查工作，促使教學(xué)秘書形成檔案管理的自覺性，深刻認(rèn)識到科學(xué)、及時(shí)收集整理檔案，有序、合理地編目和保管，保證教學(xué)檔案齊全完整，對于學(xué)院、學(xué)校工作至關(guān)重要。

2.優(yōu)化管理，提升服務(wù)

教學(xué)管理活動(dòng)中形成的原始材料是學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是開展教學(xué)檔案的基礎(chǔ)，是學(xué)院開展后續(xù)工作和迎接上級評估的重要材料。但原始材料作具有原始性、分散性，會(huì)給利用工作帶來不便。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，深層次地進(jìn)行鑒定、分類、歸納、綜合、篩選和匯編，使教學(xué)檔案系統(tǒng)化、規(guī)范化，才能更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，使利用者更好地提取有用信息。

3.利用現(xiàn)代化技術(shù)改進(jìn)管理方式

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，高校教學(xué)秘書工作計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，工作中產(chǎn)生的很多資料文件都是電子版與紙質(zhì)版同步，有時(shí)還有聲像資料，這就需要教學(xué)秘書同步保管和整理好電子、紙質(zhì)、聲像資料。同時(shí)，高校內(nèi)部有覆蓋全校的校園網(wǎng)，教學(xué)秘書可以利用網(wǎng)絡(luò)共享平臺擴(kuò)大檔案的使用范圍，使檔案能突破時(shí)空限制，便利于學(xué)校的管理工作。

4.實(shí)施統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理制度

統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理制度要體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性，管理制度的建設(shè)需要與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)學(xué)校工作實(shí)際情況不斷完善。加強(qiáng)實(shí)施力度，真正做到規(guī)范、統(tǒng)一，按標(biāo)準(zhǔn)保質(zhì)保量完成，督促、檢查等工作要真正落到實(shí)處并持之以恒。另外，制度的建立應(yīng)形成完整科學(xué)體系，包括：教學(xué)檔案的編目分類制度、分級管理制度、存儲借閱制度和教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)與激勵(lì)制度。

參考文獻(xiàn)：

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文章編號：ISSN2095-6711/Z01-2016-05-0062