淺談高校教學(xué)秘書如何應(yīng)對(duì)新形勢(shì)新挑戰(zhàn)

王強(qiáng)強(qiáng)（吉林大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，吉林長(zhǎng)春130012）

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淺談高校教學(xué)秘書如何應(yīng)對(duì)新形勢(shì)新挑戰(zhàn)

王強(qiáng)強(qiáng)
（吉林大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，吉林長(zhǎng)春130012）

摘要：高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理鏈不可缺少的一環(huán)，其工作能力、自身素質(zhì)直接影響教學(xué)工作的開展。新形勢(shì)下教學(xué)秘書的工作面臨學(xué)術(shù)權(quán)力與行政權(quán)力的界限不清、大學(xué)生新特點(diǎn)與既有工作模式的碰撞、工作內(nèi)容與辦公手段的不斷變化等新挑戰(zhàn)?？梢栽趧?chuàng)新管理理念、增進(jìn)師生溝通、堅(jiān)持業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等方面下功夫，提高業(yè)務(wù)水平和管理水平，保證高校教學(xué)、科研工作的順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；行政管理；教學(xué)管理

Abstract:The work of teaching secretary in colleges and universities is an indispensable part of the teaching management. The work ability of teaching secretary and their quality directly affect the teaching work. In the new situation, teaching secretary work faces such challenges as the unclear line between academic power and administra原tive power, the collision between college students' new characteristics and existing operation modes, the constant changing of working content and working methods. This paper proposes that teaching secretary work should pay at原tention to the innovation of management idea, promote the communication between teachers and students, business study and so on, so as to improve the level of business and management, ensure the smooth progress of university teaching and scientific research work.

Keywords:university; teaching secretary; administration management; teaching management

習(xí)近平總書記在北京師范大學(xué)考察時(shí)指出，高校作為科技創(chuàng)新的生力軍，要?jiǎng)?chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制和教育方法，為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)造就更多的合格人才、創(chuàng)新人才[1]。在高校的眾多工作人員中，教學(xué)秘書是學(xué)校各部門、院系領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的橋梁，是負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)日常教學(xué)管理工作、考務(wù)工作及其他常規(guī)性工作的高校基層行政人員，其業(yè)務(wù)水平、工作能力與高校的發(fā)展、人才的培養(yǎng)密切相關(guān)。針對(duì)這些挑戰(zhàn)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，采取可行對(duì)策，積極應(yīng)對(duì)。

一、新形勢(shì)下高校教學(xué)秘書面臨的挑戰(zhàn)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，各高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校體制改革不斷深化，新的教學(xué)科研手段不斷出現(xiàn)，教學(xué)秘書的工作面臨諸多新挑戰(zhàn)。

（一）學(xué)術(shù)權(quán)力與行政權(quán)力的界限不清

學(xué)術(shù)權(quán)力與行政權(quán)力的主體分別是教師和包括教學(xué)秘書在內(nèi)的行政人員。教師的工作主要是教學(xué)與科研，其工作具有很大的獨(dú)立性，追求學(xué)術(shù)自由、平等，反對(duì)約束，排斥權(quán)威。而行政人員則通過嚴(yán)密的組織結(jié)構(gòu)、明確的責(zé)任分工，嚴(yán)格的規(guī)范來保證工作的順利進(jìn)行，追求高效和穩(wěn)定?？梢姸呗殬I(yè)文化背景不同，工作權(quán)責(zé)不同，追求的目標(biāo)也不相同[2]。教師時(shí)常會(huì)覺得行政人員的工作刻板生硬，反復(fù)傳達(dá)教師群體覺得不重要的信息，不斷組織教師群體覺得不重要的活動(dòng)，并時(shí)常對(duì)自己的教學(xué)和科研活動(dòng)提出范式要求。而行政人員則會(huì)感覺自己的工作不被理解與不被支持，感覺教師無法從集體、全局的角度看待工作，感覺教師對(duì)自己提出的意見不具有可操作性。這樣的差別與碰撞在日常工作中一直存在。而隨著高校的深化改革，去“行政化”、“官僚化”的深入人心，教師對(duì)高校運(yùn)行有了更多的話語權(quán)，這樣的碰撞日漸增多，而與教師直接接觸的教學(xué)秘書則需要直面這樣的碰撞。

（二）大學(xué)生新特點(diǎn)與既有工作模式的碰撞

目前，在校本科大學(xué)生已都是“90后”，并已有不少“95后”。新的大學(xué)生群體有著新的特點(diǎn)。一是依賴網(wǎng)絡(luò)卻不善運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)獲取有用信息。目前，在校大學(xué)生對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴達(dá)到前所未有的狀態(tài)，“低頭族”充斥課堂，傳統(tǒng)社交方式被各種社交網(wǎng)站、app取代。不少大學(xué)生上網(wǎng)的主要目的是娛樂消遣，在真正需要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)尋找教育資源等與自己切身相關(guān)的信息時(shí)卻發(fā)現(xiàn)無所適從。筆者曾遇到過學(xué)生找不到已公布在學(xué)院網(wǎng)站上的考試安排通知，只因該生所在班級(jí)班長(zhǎng)沒有將網(wǎng)頁鏈接發(fā)布在班級(jí)“QQ群”中。二是思想活躍卻不善解決問題。新一代大學(xué)生群體樂于思考、渴望獨(dú)立、崇尚自由[3]。但受限于社會(huì)閱歷和知識(shí)水平，常產(chǎn)生“思而不學(xué)則殆”的現(xiàn)象，在面對(duì)現(xiàn)實(shí)問題或與高校教學(xué)過程產(chǎn)生矛盾時(shí)首先想到的不是如何解決，而是發(fā)牢騷、“吐槽”。

在既有工作模式中，教學(xué)秘書常覺得當(dāng)今的學(xué)生難以約束、管教，沒有集體意識(shí)，思想片面幼稚。而學(xué)生則可能會(huì)覺得關(guān)乎自己前途的訴求不被重視，覺得自己的思想和行動(dòng)被束縛壓抑。這樣的矛盾如果處理不當(dāng)，可能會(huì)影響學(xué)生的心理健康，極少數(shù)學(xué)生甚至可能產(chǎn)生過激行為，損害學(xué)校聲譽(yù)。

（三）工作內(nèi)容與辦公手段的不斷變化

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，新的教學(xué)手段、教學(xué)方法也是不斷推陳出新。這些變化影響的不僅是高校教師，也影響著教學(xué)秘書的工作。比如，一個(gè)新的教學(xué)改革項(xiàng)目的申報(bào)、研究和結(jié)項(xiàng)過程中，教學(xué)秘書需要輔助進(jìn)行申報(bào)文件的準(zhǔn)備、申報(bào)事宜的聯(lián)絡(luò)，結(jié)項(xiàng)材料的統(tǒng)計(jì)整理等諸多事務(wù)性工作。每個(gè)項(xiàng)目在具體實(shí)踐中都不同，新種類項(xiàng)目的運(yùn)行更可能沒有先例可循，需要教學(xué)秘書進(jìn)行新的探索。

同時(shí)，隨著辦公信息化的發(fā)展，新的辦公手段也在不斷出現(xiàn)。比如作者曾使用過學(xué)生管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、職務(wù)申報(bào)系統(tǒng)等等許多不同的管理系統(tǒng)。也曾在師生與軟件開發(fā)者之間為了網(wǎng)絡(luò)實(shí)驗(yàn)平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)行了多次溝通協(xié)調(diào)。這些不同的管理系統(tǒng)間有著不同的底層邏輯和設(shè)計(jì)思路，有的系統(tǒng)需要教學(xué)秘書適應(yīng)，有的甚至需要教學(xué)秘書協(xié)助維護(hù)。

二、高校教學(xué)秘書應(yīng)對(duì)新挑戰(zhàn)的思路

教學(xué)秘書是組織協(xié)調(diào)員、宣傳員，也是院系領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。其業(yè)務(wù)水平、工作能力與高校的發(fā)展、人才的培養(yǎng)密切相關(guān)。因此，教學(xué)秘書面對(duì)新形勢(shì)與新挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新工作思路，為保證高校教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（一）創(chuàng)新管理理念，提高服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，明確角色定位，提高服務(wù)意識(shí)。不必割裂地看待學(xué)術(shù)權(quán)力與行政權(quán)力。教師與行政人員并不是一方領(lǐng)導(dǎo)另一方的關(guān)系，也不是主角與配角的關(guān)系[4]。不必害怕與教師之間的思想碰撞，實(shí)際上，“真理越辯越明”，很多高效的管理辦法都是在激烈的思想碰撞中產(chǎn)生的。同時(shí)，要善用自己的專業(yè)素養(yǎng)，要擁有行政人員也是專業(yè)技術(shù)人才的職業(yè)自信，在與教師的討論中多提供可行性分析。

（二）增進(jìn)師生溝通，提高理解信任

大多數(shù)的矛盾與沖突都來自于溝通不暢，因此增進(jìn)溝通了解就成為了解決矛盾與沖突的最好辦法。在與師生的日常接觸中，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)注意溝通方法，做好學(xué)校各部門、院系領(lǐng)導(dǎo)與師生之間的紐帶工作。

1.增進(jìn)與教師的溝通

（1）開辟多種溝通渠道。高校教師不“坐班”，平時(shí)教學(xué)壓力大，科研任務(wù)重，也時(shí)常出差參加學(xué)術(shù)會(huì)議，無法當(dāng)面?zhèn)鬟_(dá)信息的情況占大多數(shù)。這時(shí)，可利用信息化工具，如建立“QQ群”、“微信群”，方便及時(shí)傳達(dá)信息。同時(shí)，對(duì)于教師反饋的信息要予以重視，及時(shí)匯總分析處理。

（2）協(xié)商解決矛盾。在與教師有意見分歧時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考慮教師立場(chǎng)，冷靜客觀的分析問題，少向教師“吐苦水”，客觀闡述現(xiàn)實(shí)情況，以大局為重，共同商討解決對(duì)策。

（3）辦事客觀公允。在面對(duì)教師群體時(shí)要一視同仁，不能劃分親疏遠(yuǎn)近、厚此薄彼，辦事應(yīng)當(dāng)對(duì)事不對(duì)人，客觀公正。發(fā)布消息應(yīng)公開透明。把握和運(yùn)用好手中權(quán)力，預(yù)防實(shí)質(zhì)性沖突的發(fā)生，在日常工作中增進(jìn)與教師之間的相互了解和信任。

（4）發(fā)揮自身職業(yè)背景優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用好數(shù)據(jù)分析能力和文字表達(dá)能力，前置作業(yè)，為教師服務(wù)。比如輔助教師申報(bào)各類項(xiàng)目時(shí)，可將教師需要提交的材料、格式要求、時(shí)間限制進(jìn)行精簡(jiǎn)準(zhǔn)確的梳理，寫成通知或郵件發(fā)送給有需要的教師。

2.增進(jìn)與學(xué)生的溝通

（1）多途徑與學(xué)生互動(dòng)。囿于有限的社會(huì)閱歷，不少大學(xué)生不善表達(dá)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)主動(dòng)引導(dǎo)大學(xué)生表達(dá)真實(shí)需要。還可嘗試在校園BBS、微博、微信等大學(xué)生常用的網(wǎng)站上了解其思想動(dòng)態(tài)，使用大學(xué)生容易接受的表達(dá)方式在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布消息或與大學(xué)生互動(dòng)，引導(dǎo)大學(xué)生科學(xué)的利用網(wǎng)絡(luò)。

（2）對(duì)待學(xué)生溫和得體。在與大學(xué)生溝通時(shí)要柔和平靜，尊重學(xué)生的個(gè)性，理解學(xué)生的情感，包容學(xué)生的缺點(diǎn)和不足。比如有些問題可能已經(jīng)解釋多次，但仍應(yīng)耐心細(xì)致，急學(xué)生之所急。不能用高高在上的管理者的姿態(tài)面對(duì)學(xué)生，讓學(xué)生覺得自己被冷落排斥。

（3）及時(shí)正面地回應(yīng)質(zhì)疑。在大學(xué)生對(duì)教學(xué)手段或其他事務(wù)產(chǎn)生質(zhì)疑時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)正面回應(yīng)。向?qū)W生解釋學(xué)校的規(guī)定政策，在公開透明的條件下與學(xué)生交流。學(xué)生仍有異議的，應(yīng)向其介紹申訴等正規(guī)處理途徑，引導(dǎo)學(xué)生通過非沖突性的方式解決問題。

（4）與輔導(dǎo)員、教師相互配合，服務(wù)學(xué)生。比如，可以定期召開包括學(xué)生代表、輔導(dǎo)員、教學(xué)秘書、教師代表在內(nèi)的見面會(huì)，讓學(xué)生與教師、教學(xué)秘書面對(duì)面討論學(xué)業(yè)難點(diǎn)，共同商討更優(yōu)化的課程安排。教學(xué)秘書還應(yīng)當(dāng)及時(shí)向輔導(dǎo)員、教師通知學(xué)生成績(jī)情況，重點(diǎn)關(guān)注學(xué)習(xí)確有困難的同學(xué)，形成合力，及時(shí)提供幫助。

（三）堅(jiān)持業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)

時(shí)代在不停發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步。陶行知先生說：“出世便是破蒙，進(jìn)棺材才算畢業(yè)?！苯虒W(xué)秘書的工作內(nèi)容和工作方法也應(yīng)不斷更新。因此，應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的理念，不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)、工作水平和綜合素質(zhì)，保證工作高質(zhì)量高效率地開展。

1.學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)

各學(xué)科的課程內(nèi)容都在不斷更新，雖然教學(xué)秘書無法也確無必要掌握全部專業(yè)課程知識(shí)，但可以盡可能多的了解課程體系、課程設(shè)置、課程要求，協(xié)助教師選擇最適合的教學(xué)方法。而在每次輔助申報(bào)項(xiàng)目時(shí)，也應(yīng)多了解，多學(xué)習(xí)，分析不同項(xiàng)目在申請(qǐng)、運(yùn)行和結(jié)項(xiàng)中的通性與特性，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，方便日后工作的開展。

2.學(xué)習(xí)管理知識(shí)

教學(xué)秘書不能墨守陳規(guī)，依靠經(jīng)驗(yàn)處理所有業(yè)務(wù)。應(yīng)當(dāng)積極了解最新的管理知識(shí)，多和同事交流工作心得，多參加經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)和各種研討會(huì)。不斷更新管理知識(shí)，切實(shí)提高管理水平。

3.學(xué)習(xí)辦公知識(shí)

教學(xué)秘書需要處理大量的數(shù)據(jù)和文字材料，在日復(fù)一日的工作中可能會(huì)漸漸麻木，失去對(duì)數(shù)據(jù)和材料的重視，這種思想傾向很容易造成教學(xué)事故。因此，在日常的工作中，要時(shí)刻有危機(jī)意識(shí)，妥善保存各種數(shù)據(jù)和紙質(zhì)材料。同時(shí)，善用數(shù)據(jù)處理軟件，比如數(shù)據(jù)較多時(shí)在excel中使用一個(gè)合適的函數(shù)，可以減少大量的工作量。而在面對(duì)一個(gè)新的管理軟件時(shí)，則應(yīng)當(dāng)了解其功能，了解自己的權(quán)限以及權(quán)限開放的時(shí)間，了解誤操作時(shí)應(yīng)采取的補(bǔ)救措施。

新形勢(shì)下高校教學(xué)秘書面臨諸多實(shí)際挑戰(zhàn)，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)深化服務(wù)理念、提高溝通技巧，堅(jiān)持學(xué)習(xí)。迎難而上，履行職責(zé)，提高管理水平，保證高校教學(xué)、科研工作的順利進(jìn)行，為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)造就更多的合格人才、創(chuàng)新人才。

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作者簡(jiǎn)介：王強(qiáng)強(qiáng)（1988，9-），女，漢族，吉林松原人，吉林大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院教學(xué)秘書，研究實(shí)習(xí)員，碩士，畢業(yè)于吉林大學(xué)數(shù)學(xué)學(xué)院，主要研究方向：高教管理。

中圖分類號(hào)：G647

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：2096-000X（2016）08-0181-02