數(shù)字化時(shí)代高校檔案工作新模式的構(gòu)建研究

彭　飛

（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院圖書(shū)館，湖北武漢430205）

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數(shù)字化時(shí)代高校檔案工作新模式的構(gòu)建研究

彭飛

（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院圖書(shū)館，湖北武漢430205）

摘要：本文以高效檔案新模式的構(gòu)建要求作為出發(fā)點(diǎn)，并從革新檔案信息化建設(shè)、完善檔案管理工作制度等方面探討了構(gòu)建高校檔案管理新模式的相關(guān)思路，以期為提高高校檔案工作效率和質(zhì)量提供一些參考和意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；高校檔案；新模式；模式構(gòu)建

一、引言

21世紀(jì)是一個(gè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，其外在表現(xiàn)特征為時(shí)代性、個(gè)性化和經(jīng)濟(jì)化。單純的信息交換方式已不能滿(mǎn)足人類(lèi)日益增長(zhǎng)的物質(zhì)文化需要。檔案管理工作作為高校管理體系的重要組成部分，在提高高校管理與服務(wù)質(zhì)量方面扮演重要角色。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展腳步的加快，高校檔案管理工作自身的信息化和共享化特征日趨突出，在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中尤為明顯，而社會(huì)大眾對(duì)高校檔案管理工作的關(guān)注度逐漸增加。

二、高校檔案新模式的構(gòu)建要求

（一）保障高校檔案工作信息化和共享化

高校檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化和共享化，就需要與時(shí)代接軌，與社會(huì)主張的開(kāi)放性有效銜接，促使高校檔案管理工作向多元化、共享化、開(kāi)放化和專(zhuān)業(yè)化方向轉(zhuǎn)變。由于高校檔案觀念工作自身的信息化和共享化特征的存在，促使高校檔案管理工作在信息資源整理模塊需要杜絕一切“重藏輕用”現(xiàn)象。除此之外，高校檔案管理工作人員需要追隨時(shí)代發(fā)展的腳步，改變落后的管理模式，將高校檔案信息資源真正落實(shí)到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

所謂信息資源共享化，是指高校檔案管理工作模式以現(xiàn)代信息技術(shù)作為有效載體，并與社會(huì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代有效銜接，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作與社會(huì)經(jīng)濟(jì)的有效融合提供保障。其外在表現(xiàn)形式主要表現(xiàn)為學(xué)校檔案信息過(guò)渡到社會(huì)時(shí)的有關(guān)信息整理工作、學(xué)生作為交換生時(shí)的信息資源檔案工作等。高校檔案管理工作人員需要深入挖掘檔案其他有用信息，力求最大限度地發(fā)揮檔案工作功能價(jià)值的最大化。

首先，根據(jù)高校不同專(zhuān)業(yè)優(yōu)化、豐富檔案庫(kù)藏，從而為進(jìn)一步提高高校檔案管理工作效率提供保障。比針對(duì)財(cái)務(wù)管理、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、汽車(chē)維修、航空運(yùn)輸、醫(yī)學(xué)管理等不同專(zhuān)業(yè)的學(xué)生建立特色檔案庫(kù)藏體系。

其次，在構(gòu)架檔案管理工作體系時(shí)，高校需要將檔案本身的信息化特色充分體現(xiàn)在全校師生服務(wù)過(guò)程中，面向全體師生宣傳檔案管理信息化管理模式。為進(jìn)一步方便師生查閱信息資料提供便利，還需要面向校外，幫助學(xué)生解決校外相關(guān)學(xué)習(xí)和生活問(wèn)題。

最后，高校要豐富檔案管理形式，由單一的紙質(zhì)查閱檔案信息向網(wǎng)上查閱、電話(huà)查閱、傳真查閱等轉(zhuǎn)變。

（二）體現(xiàn)高校檔案工作自動(dòng)化

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)知識(shí)化和經(jīng)濟(jì)化的時(shí)代，將高新技術(shù)作為高校檔案管理模式的有效形式，不僅可以提高檔案信息處理效率，還可以提高工作人員的工作質(zhì)量。將檔案管理與信息技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，可以改變以往落后的以勞動(dòng)力為主的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向高效率、高科技方向發(fā)展。具體表現(xiàn)在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、檔案信息資源的及時(shí)更新、檔案容量?jī)?chǔ)存量增加、數(shù)據(jù)精確度提高等。

三、構(gòu)建高校檔案管理新模式的相關(guān)思路

（一）將檔案工作納入高校整體規(guī)劃中

就高校整體規(guī)劃而言，加強(qiáng)高校整體戰(zhàn)略目標(biāo)的制定和實(shí)施是加快高校管理進(jìn)程的有效途徑。而作為高校管理體系的重要組成部分之一的檔案管理工作，在提高高校管理工作效率和水平方面占據(jù)重要地位。

首先，高校需要結(jié)合自身教育發(fā)展理念以及檔案管理工作特色，制定科學(xué)合理的檔案管理目標(biāo)。并根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，為進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基石。檔案管理目標(biāo)主要包括檔案管理分類(lèi)工作、檔案整合問(wèn)題等，檔案管理人員在展開(kāi)各項(xiàng)工作之前需要將目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化、針對(duì)不同年級(jí)、不同專(zhuān)業(yè)、不同類(lèi)別的檔案信息進(jìn)行有效整合，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作目標(biāo)。

其次，高校在加強(qiáng)檔案管理工作目標(biāo)的制定和實(shí)施時(shí)，需要通過(guò)國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定嚴(yán)格規(guī)范檔案管理制度，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作與高校發(fā)展的有機(jī)結(jié)合提供制度保障。比如，高校檔案工作人員需要在工作計(jì)劃的指導(dǎo)下，有序地開(kāi)展檔案管理工作。并加強(qiáng)與各部門(mén)之間的溝通與交流，組織有關(guān)人員參與到檔案管理過(guò)程中，為構(gòu)建全面性、科學(xué)化的檔案管理模式提供堅(jiān)實(shí)的群眾基礎(chǔ)。

（二）利用數(shù)字化時(shí)代先進(jìn)信息技術(shù)作為檔案工作的有效載體

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理模式不再是以紙質(zhì)記錄形式為主，而是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理模式代替紙質(zhì)記錄模式，從而跟上社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的步伐。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為高校檔案管理形式的主要載體，不僅可以有效實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館管理向多元化、體系化、制度化、信息化方向發(fā)展，還可以促使提高高校檔案管理功能的實(shí)現(xiàn)。新技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用主要表現(xiàn)在運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式、保障全校師生在第一時(shí)間獲取檔案相關(guān)資料、利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)檔案管理工作新模式等?？偠灾F(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的廣泛應(yīng)用不僅可以提高檔案信息整合的功能，還可以提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量。

（三）檔案管理工作模式的信息化革新

作為高校檔案管理模式中的重要理念之一的信息化管理，是有效提高檔案管理管理水平的關(guān)鍵因素，也是改善檔案管理服務(wù)質(zhì)量的重要原因。傳統(tǒng)的高校檔案管理信息化管理方式主要是以?xún)?chǔ)存檔案資料、向全體師生傳遞檔案資料為主，而信息化管理模式則是以自由化的服務(wù)理念以及數(shù)字化形式的傳播方式為主，不僅在空間上打破了傳統(tǒng)落后的管理理論，而且在加快檔案管理信息化管理方面具有積極的推動(dòng)作用。比如，利用數(shù)字化形式向全體師生宣傳檔案管理工作的重要性、加強(qiáng)服務(wù)于校外的檔案管理工作目標(biāo)等。總而言之，革新高校檔案管理信息化管理模式是加快現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)腳步的重要途徑之一。

（四）制定和完善高校檔案管理制度、

完善的檔案管理規(guī)章制度是我國(guó)高校檔案管理快速發(fā)展的重要保障，任何行業(yè)的發(fā)展都需要一定的政策支持和制度限制，才能夠保證企業(yè)走向和諧、健康的發(fā)展道路。因此，國(guó)家相關(guān)部門(mén)要根據(jù)高校檔案管理的現(xiàn)狀制定出合理合法的檔案管理法規(guī)，規(guī)范檔案信息系統(tǒng)，使高校的檔案管理有法可依、有規(guī)章制度可循、有數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算。盡管隨著信息化時(shí)代的腳步不斷加快，高校檔案管理有了很大的技術(shù)提升，但是高校檔案管理部門(mén)還是存在一些制度缺失，導(dǎo)致檔案管理人員在實(shí)際工作中會(huì)迷失方向。因此，建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度可以保證高校檔案管理工作的正常實(shí)施。

四、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要國(guó)家制定相關(guān)法律法規(guī)，高校要合理規(guī)劃管理目標(biāo)，確保高校檔案檔案管理系統(tǒng)得以安全、快速、穩(wěn)定運(yùn)行，為構(gòu)建一個(gè)科技化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、多元化的檔案管理體系提供保障。

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