高等院校教學(xué)秘書的管理能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)

姚紅艷

[摘 要]教學(xué)秘書是高等院校教學(xué)管理的最基層工作人員。隨著高等院校招生規(guī)模的擴(kuò)大以及教學(xué)制度改革的推進(jìn)，信息化、現(xiàn)代化的教學(xué)管理因時(shí)代而發(fā)展，教學(xué)秘書工作也成為教學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)該探討如何促進(jìn)并改善教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力和教學(xué)秘書應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而更好地促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升，保障學(xué)校教學(xué)秩序有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

[關(guān)鍵詞]高校教學(xué)；管理人員；教學(xué)秘書；管理能力；業(yè)務(wù)素質(zhì)

[中圖分類號(hào)] C931.46-4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2016）02-0183-02

高等院校的教學(xué)管理工作人員是教學(xué)管理的基礎(chǔ)，是高等院校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)施和教學(xué)評(píng)價(jià)的直接參與者、執(zhí)行者、組織者和協(xié)調(diào)者。在這一系列管理過(guò)程中，教學(xué)秘書是極其重要的。教學(xué)秘書不僅是教務(wù)部與各系部之間的橋梁，也是系部與教師、教師與學(xué)生、學(xué)生與系部之間聯(lián)系的紐帶[1]；其工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)極大地影響著高等院校教學(xué)管理秩序和教學(xué)質(zhì)量。因此，在高校信息化、現(xiàn)代化高速發(fā)展的時(shí)期，教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)提高高校教學(xué)管理質(zhì)量、推進(jìn)高校教學(xué)改革進(jìn)程等方面都具有深遠(yuǎn)而重大的意義。

一、教學(xué)秘書的定義以及教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的作用

（一）教學(xué)秘書的定義

教學(xué)秘書是指中國(guó)某些高等學(xué)校設(shè)立的協(xié)助系主任或副系主任進(jìn)行系教學(xué)管理工作的人員，他們接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為師生服務(wù)[2]，簡(jiǎn)稱為“教秘”。

（二）教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的作用[3]

1.輔助作用。教學(xué)秘書是最基層的教學(xué)管理人員，既要配合教務(wù)處做好日常的教學(xué)工作，也受到系主任的直接領(lǐng)導(dǎo)，在工作中服從系主任的安排。所以，教學(xué)秘書在整個(gè)教學(xué)管理過(guò)程中既是實(shí)施者又是輔助者。2.紐帶作用。教學(xué)秘書不僅是教務(wù)處和院系之間溝通的紐帶，也是學(xué)院和系、師生之間聯(lián)系的橋梁，具有上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)的重要作用。

二、教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力培養(yǎng)

教學(xué)工作是高等院校工作的首要任務(wù)。教學(xué)管理工作是高等院校教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，也是高校工作的核心內(nèi)容。作為基層管理人員，教學(xué)秘書起到承上啟下的作用，其管理能力決定著教學(xué)管理的質(zhì)量。

（一）不斷學(xué)習(xí)，增進(jìn)知識(shí)，提高教學(xué)管理能力

教學(xué)秘書通過(guò)日常細(xì)致的教學(xué)管理工作，積累工作經(jīng)驗(yàn)，提高工作能力；強(qiáng)化與各系部教學(xué)管理人員的學(xué)習(xí)和交流，在不斷提高自己管理能力的同時(shí)還要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代基礎(chǔ)管理的理論知識(shí)，如教育學(xué)、管理學(xué)、信息科學(xué)等，學(xué)習(xí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力，熟練掌握各類辦公軟件的使用技巧，用知識(shí)武裝自己，逐漸提高自身的管理能力。作為系部、教師、學(xué)生之間聯(lián)系的橋梁，教學(xué)秘書還需要熟知學(xué)校制定的各項(xiàng)管理方針、政策、計(jì)劃、規(guī)范，以更好地為全院師生服務(wù)，提高高校的管理形象。

（二）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌兼顧的能力

在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書需要增加自己組織工作、協(xié)調(diào)工作的能力，從管理工作全局出發(fā)，點(diǎn)面結(jié)合，將系部工作、學(xué)生工作等各工作系統(tǒng)單位元看作一個(gè)有機(jī)整體，統(tǒng)籌兼顧各單位元的需求，以提高教學(xué)管理工作效率。另外，教學(xué)秘書應(yīng)該清楚自己的管理職責(zé)范圍，根據(jù)教學(xué)計(jì)劃制訂教學(xué)管理工作計(jì)劃，理清管理事務(wù)的輕重緩急，統(tǒng)籌安排，完成教學(xué)管理工作。

（三）提高溝通協(xié)調(diào)能力

溝通協(xié)調(diào)能力是教學(xué)秘書管理工作能力的基礎(chǔ)，是教秘應(yīng)該具備的素質(zhì)。在實(shí)際教學(xué)管理工作中，高校與外校管理職能部門，校內(nèi)上級(jí)教學(xué)管理部門，系部?jī)?nèi)管理人員、教師、學(xué)生等均需要教學(xué)秘書一一溝通、一一協(xié)調(diào)，這樣才可以確保各項(xiàng)教學(xué)管理工作的正常運(yùn)行。在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書還要充分發(fā)揮自己的橋梁紐帶作用，加強(qiáng)溝通能力，將遇到的問題及時(shí)反映給領(lǐng)導(dǎo)，整理反饋信息，第一時(shí)間向教師、學(xué)生準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意見，做到工作心中有數(shù)，步調(diào)保持一致，嚴(yán)格把握原則，不越權(quán)、不越位、不錯(cuò)發(fā)信息，協(xié)調(diào)好各項(xiàng)管理工作。

（四）加強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)能力

教學(xué)秘書僅有協(xié)調(diào)能力還不夠，還得在語(yǔ)言表達(dá)方面注重技巧，也就是說(shuō)要加強(qiáng)語(yǔ)言表達(dá)能力。在工作中，教學(xué)秘書要做到語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要、行為措辭得當(dāng)、表達(dá)意思清楚，如制訂教學(xué)計(jì)劃、調(diào)整發(fā)放課時(shí)表、預(yù)訂教材、管理學(xué)籍、組織考試等工作，均需要和工作對(duì)象反復(fù)磋商、協(xié)調(diào)，避免各種矛盾產(chǎn)生，使教學(xué)管理工作得以順利進(jìn)行。

（五）加強(qiáng)管理創(chuàng)新意識(shí)，提高管理創(chuàng)新能力

隨著高等院校規(guī)模的不斷拓展，高校招生規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，教學(xué)管理質(zhì)量要求因此越來(lái)越高。教學(xué)秘書應(yīng)具有豐富的想象力、創(chuàng)造力，與時(shí)俱進(jìn)，完善自己，結(jié)合自己工作的實(shí)際情況，積極思考和努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法，在教學(xué)管理工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題、研究問題、解決問題，堅(jiān)持創(chuàng)新精神，進(jìn)一步提高創(chuàng)新能力。

三、教學(xué)秘書工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)

教學(xué)秘書的工作繁瑣、細(xì)致，在現(xiàn)代化、信息化日益完善的高等院校管理工作中，高校教秘如果僅憑一股工作熱情或經(jīng)驗(yàn)，顯然已經(jīng)不能適應(yīng)或者勝任日常教學(xué)管理工作。因此，新型管理模式對(duì)教秘的社會(huì)交際能力、心理素質(zhì)以及業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。

（一）教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的政治思想覺悟以及責(zé)任感、事業(yè)心和敬業(yè)精神

教學(xué)秘書必須具備良好的政治思想覺悟，熱愛黨的教育事業(yè)，實(shí)事求是，具有嚴(yán)格的組織紀(jì)律和大局觀念。教學(xué)秘書的工作繁雜且瑣碎，在管理工作中需要多個(gè)工作對(duì)象協(xié)同完成。這就要求教學(xué)秘書要有高度的責(zé)任心，始終堅(jiān)持和遵守學(xué)校的規(guī)章制度，按章程辦事；辦事時(shí)要細(xì)心、耐心，不急不躁，把教學(xué)工作當(dāng)作一份事業(yè)，要具有高度的敬業(yè)精神。

（二）教學(xué)秘書應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)個(gè)人修養(yǎng)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書頭腦要冷靜理智，心態(tài)要積極向上，服務(wù)要熱心周到，態(tài)度要和藹可親，努力培養(yǎng)自己良好的心理素質(zhì)，提高個(gè)人修養(yǎng)；在教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書的工作要以教師為主導(dǎo)，以學(xué)生為主體，以期為師生提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提升。在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書更應(yīng)該嚴(yán)于律己、嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、無(wú)私奉獻(xiàn)，積極發(fā)揮工作的主動(dòng)性、能動(dòng)性和創(chuàng)造性，樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。