高校檔案數(shù)字化建設的思考與研究

王林娜

(河北廣播電視大學，河北 石家莊　050071)

?

高校檔案數(shù)字化建設的思考與研究

王林娜

(河北廣播電視大學，河北 石家莊050071)

摘要：隨著科學技術(shù)的發(fā)展，依托計算機、網(wǎng)絡多媒體、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代管理媒介的高校檔案數(shù)字化建設應運而生。各級各類高校應明確檔案數(shù)字化建設的必要性，并以檔案數(shù)字化建設中存在的問題為導向，探索加快高校檔案數(shù)字化建設的對策，以期最大限度地滿足高校師生對檔案信息化的需求，推動高校數(shù)字化校園建設和檔案信息資源共享，提升綜合辦學實力。

關(guān)鍵詞：高校；檔案數(shù)字化；必要性；問題；對策

高校檔案數(shù)字化建設是高?！皵?shù)字化校園”建設的重要組成部分，是在以數(shù)字媒體網(wǎng)絡為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下高校檔案信息資源共享的基礎(chǔ)[1]。高校檔案管理工作者應正確理解和把握高校檔案信息管理現(xiàn)代化的大趨勢，發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢和主觀能動性，積極投身于檔案數(shù)字化建設的研究和實踐。通過高校檔案信息數(shù)字化建設，實現(xiàn)檔案資源的長期保存和高效利用。

一、高校檔案數(shù)字化建設的必要性

高校是傳播先進科技文化的前哨，是引領(lǐng)社會發(fā)展進步的先鋒。面對全社會網(wǎng)絡信息技術(shù)快速發(fā)展的大環(huán)境，代表先進生產(chǎn)力的高校強化檔案數(shù)字化建設的必要性毋庸置疑。首先，檔案數(shù)字化建設是完善高校信息化和數(shù)字校園建設的客觀要求[2]。檔案管理部門通過計算機將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化為以光盤、磁盤、硬盤及網(wǎng)絡空間為載體的數(shù)字格式檔案，使得高校檔案呈現(xiàn)形式上的多樣化，最大限度地滿足檔案查閱者，特別是年輕查閱群體的查閱習慣和查閱要求。同時，在高校的教學、科研和管理過程中，計算機已成為不可或缺的工具，由此自然形成了大量電子文件，對這些電子文件的歸化處理成為高校檔案管理的重要內(nèi)容。其次，高校檔案數(shù)字化建設能夠促進高校檔案信息資源的開發(fā)利用。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案后，計算機檢索成為現(xiàn)實，檔案利用的時間和空間概念被打破，利用者可以在任一時間、任一地點借助檔案信息資源的共享平臺和網(wǎng)絡的“零距離”傳輸快速獲取需要的檔案信息，從時效性和廣泛性等方面表現(xiàn)檔案信息的社會服務價值[3]。最后，高校檔案數(shù)字化建設促進了檔案管理的優(yōu)化。高校的許多原始檔案具有唯一性和不可替代性，現(xiàn)場查閱難免會出現(xiàn)損壞或遺失，其后果無法彌補。數(shù)字化改變了館藏檔案結(jié)構(gòu)，將容易脆化的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，有利于延長檔案原件壽命，用戶可以經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)對相關(guān)檔案信息進行鏈接，有效避免了原始檔案的人為損毀；紙質(zhì)檔案的數(shù)字化壓縮打包，節(jié)省了檔案庫存的空間成本，使館藏檔案信息量得以極限增長[4]。而采用CD-R或DVD-R等只讀一次式光盤，確保了存檔文件的不可修改和記錄的可靠性。由此實現(xiàn)的檔案信息快速檢索，推動了現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的檔案管理和利用的模式轉(zhuǎn)化。

二、高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題

高校檔案數(shù)字化建設既是變革檔案管理方式的重要舉措，也是一項工作量大、涉及面廣的系統(tǒng)工程，其間存在的一些問題不容忽視。

1.對高校檔案數(shù)字化建設的認識不足

受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，部分高校領(lǐng)導忽視了計算機日益普及和網(wǎng)絡多媒體技術(shù)高速發(fā)展的現(xiàn)實，對檔案數(shù)字化建設在“數(shù)字化校園”建設中的地位理解不透徹，片面地認為：高校檔案涉及的內(nèi)容不多、數(shù)量不大，以既有的方式、方法也能夠做得不錯，搞不搞數(shù)字化建設意義不大[5]。一些高校檔案管理人員對數(shù)字化建設的認識存在偏差，跟不上檔案信息化的步伐[6]。在實際工作中習慣于紙質(zhì)檔案的收集、整理和手工管理模式。

2.檔案信息數(shù)字化建設處于較低層次

為了使高校檔案管理跟上時代的步伐，高校檔案管理部門都配置了包括計算機、掃描儀和局域網(wǎng)路由器在內(nèi)的數(shù)字化設備。但由于缺乏專業(yè)數(shù)據(jù)庫服務器、網(wǎng)絡信息傳輸交換機、檔案管理系統(tǒng)軟件等配套設施，有些計算機、掃描儀幾乎就是原始記錄方式的替代品，其作用不外乎收錄紙質(zhì)檔案和編制索引，數(shù)字化設備成了擺設，功能難以得到充分的發(fā)揮。許多高校檔案館雖與Internet聯(lián)網(wǎng)，但只能訪問其主頁，無法進入全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，使得現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)在高校檔案管理層面應用率不高，檔案信息數(shù)字化建設處于較低層次。

3.檔案資源數(shù)字化存儲標準不規(guī)范

由于缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，高校教學科研部門和行政管理機構(gòu)日常工作中形成的檔案信息龐雜，電子檔案的存儲格式也是各自為政。如視頻文件就有avi、mpeg、mov、rmvb、flash等多種格式，文字類檔案包括word、pdf、html等不同形式。各種文件缺乏兼容性，給檔案的后期處理和傳輸造成了較大的困難。在各類電子檔案的命名方面也沒有統(tǒng)一的規(guī)范，對關(guān)鍵詞、檢索工具缺乏認知，不便于計算機的快速檢索和查閱。

4.檔案管理人員復合專業(yè)能力有待提高

高校檔案數(shù)字化建設需要大量既有豐富的檔案管理經(jīng)驗，又掌握以計算機網(wǎng)絡多媒體為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的復合型專業(yè)人才。目前，高校檔案管理人員所學專業(yè)多為偏文科或管理類專業(yè)，擅長與檔案內(nèi)容直接相關(guān)的歷史學、語言學、管理學、圖書館學、情報學等方面的業(yè)務，而對計算機網(wǎng)絡知識和技術(shù)掌握有限，復合專業(yè)能力欠缺。只能從事文件掃描拍照、電子文件歸類建檔等簡單工作，對數(shù)據(jù)庫更新、網(wǎng)頁制作、文件格式轉(zhuǎn)換等技術(shù)含量高的工作不甚熟練，在一定程度上制約著高校檔案數(shù)字化建設。

5.電子檔案信息的完整性和真實性面臨威脅

由于電子檔案易于修改和復制，數(shù)字存儲介質(zhì)對溫度濕度的敏感，加之網(wǎng)絡的相互連通、檔案數(shù)據(jù)信息的共享和信息訪問的無邊界，使得數(shù)字化檔案在整理建檔、存儲備份、訪問查閱等環(huán)節(jié)均存在信息失真、損毀和篡改的可能，也面臨著木馬病毒、網(wǎng)絡攻擊和黑客入侵的挑戰(zhàn)，時刻威脅著檔案信息的完整性和真實性。

三、加快高校檔案數(shù)字化建設的對策

高校檔案數(shù)字化建設是一個不斷完善、不斷發(fā)展的過程。檔案管理工作者要直面高校檔案數(shù)字化建設存在的問題，以科學的態(tài)度探索富有實效性的對策。

1.切實提高對高校檔案數(shù)字化建設重要性的認識

能否對高校檔案數(shù)字化建設的重要性有完整、深刻的認識，決定著高校檔案數(shù)字化建設的發(fā)展進程。高校領(lǐng)導應結(jié)合《中華人民共和國檔案法》的要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)條件下檔案數(shù)字化建設的意義及其在“數(shù)字化校園”建設中的重要地位，從人力、物力、財力等方面對檔案數(shù)字化建設給予大力支持。高校檔案管理人員也要充分認識自己肩負的歷史使命，積極主動地掌握計算機和網(wǎng)絡信息技術(shù)，探索傳統(tǒng)檔案管理手段與現(xiàn)代數(shù)字管理手段的有機結(jié)合，培養(yǎng)與檔案數(shù)字化建設相適應的檔案管理能力。

2.在高校檔案管理中積極應用現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)

現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)是高校檔案數(shù)字化建設的基礎(chǔ)性支撐。要發(fā)揮現(xiàn)代數(shù)字媒體技術(shù)在高校檔案管理中的促進作用，首先應配置高校檔案管理專業(yè)數(shù)據(jù)庫服務器、網(wǎng)絡信息傳輸交換機、檔案管理系統(tǒng)軟件等配套設施，及時對設備更新維護。其次要建立檔案局域網(wǎng)，通過中心服務器為學校教學、科研、管理部門及普通檔案利用者提供館藏檔案的網(wǎng)上利用服務。再次應結(jié)合高校“數(shù)字化校園”建設，強化檔案局域網(wǎng)與學校其他數(shù)字化信息系統(tǒng)的鏈接，實現(xiàn)學校各院系、處室電子文件的自動收集、歸檔，保證檔案文件的真實、無疏漏。最后應進一步優(yōu)化檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設，通過學校官網(wǎng)實現(xiàn)檔案資源的遠距離共享。

3.規(guī)范和完善檔案資源數(shù)字化存儲標準

規(guī)范檔案資源數(shù)字化存儲標準要從源頭抓起。高校檔案館應以文件的形式，公示教學、科研、管理和服務等各類電子檔案文件的格式要求，完善對電子文件格式相關(guān)要素的規(guī)范設計和過程控制。如：圖片類文件為BMP或JPG格式，文檔類文件為word或pdf。這樣，各院系、處室在制作電子文件時就有了指導性建議。檔案館在原有紙質(zhì)館藏文件的數(shù)字化處理中也依據(jù)上述標準，從而避免檔案材料的五花八門，格式互不兼容，縮短電子化檔案收集整理歸檔時間，為檔案信息的網(wǎng)絡共享創(chuàng)造有利的條件。

4.建立高校檔案管理復合型人才隊伍

無論多么先進的設備和管理模式，離開了高素質(zhì)的實踐者都將失去價值。在高校檔案數(shù)字化建設中，檔案管理復合型人才建設起決定性作用。首先通過推薦《計算機應用基礎(chǔ)》《信息與檔案管理》《多媒體與數(shù)字檔案建設》等專業(yè)書目，指導現(xiàn)有檔案管理人員開展在職培訓和自我學習，從而掌握更多的計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡信息資源管理等知識，促進檔案管理人員的觀念、知識和技能更新。其次要加強與其他高校檔案館(室)的業(yè)務聯(lián)系，在檔案數(shù)字化建設技術(shù)、方法與經(jīng)驗等方面開展研討與交流，以他山之石推動檔案數(shù)字化建設的協(xié)調(diào)發(fā)展。最后注重對檔案管理復合型人才的進入，以新鮮血液活化高校檔案管理數(shù)字化人才隊伍建設，提高檔案管理隊伍綜合素質(zhì)。

5.強化高校檔案數(shù)字化建設的風險控制

安全是高校檔案數(shù)字化建設的第一要務，必須采取針對可能危害和侵襲的風險控制措施。第一要提高檔案管理人員的信息安全意識，掌握《互聯(lián)網(wǎng)安全保護技術(shù)措施規(guī)定》和檔案數(shù)字化建設的各類風險因素，嚴格規(guī)范查詢、修改、提交檔案的工作權(quán)限，減少不可預料情況的發(fā)生。第二要在檔案數(shù)字化建設總體規(guī)劃和立項中做好各種檔案數(shù)字化風險防控預案和系統(tǒng)設計，通過設置防火墻、密鑰、用戶身份識別和災難備份等防范手段，保證數(shù)字檔案信息的安全。第三要建立科學完善的網(wǎng)絡化病毒防范體系，嚴禁在工作網(wǎng)絡上安裝非法軟件，及時更新計算機殺毒系統(tǒng)，啟動入侵檢測及訪問控制的聯(lián)動，阻止各類非法訪問及網(wǎng)絡攻擊行為。

四、結(jié)語

21世紀是信息時代，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，整合、鏈接和展示高校教學、科研、建設、管理和服務等方面的電子檔案信息資源，使高校檔案信息服務從現(xiàn)場服務向網(wǎng)絡服務和專業(yè)化服務轉(zhuǎn)化，是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路。高校應將檔案數(shù)字化技術(shù)標準、數(shù)字化檔案對象選定及檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡建設納入數(shù)字校園建設總體規(guī)劃，整合教學信息管理系統(tǒng)、學生檔案傳遞系統(tǒng)和校園信息發(fā)布系統(tǒng)，構(gòu)建完整的、全方位的數(shù)字化檔案平臺。高校檔案管理工作者更要將數(shù)字化背景下的檔案管理作為新的研究課題，注重專業(yè)理論水平和計算機實操能力等相關(guān)業(yè)務素質(zhì)的提高，以合理的知識結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識和較強的信息能力迎接檔案數(shù)字化建設的挑戰(zhàn)。

參考文獻：

[1]楊丹.關(guān)于高校檔案信息數(shù)字化建設的若干思考[J].黑龍江檔案,2013(1):86.

[2]蔣志娟.淺淡高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題及應對策略[J].科技風,2013(4):76-77.

[3]陳敏.對高校檔案數(shù)字化建設的思考[J].中國管理信息化,2015(24):64-65.

[4]謝文杰.可持續(xù)發(fā)展理念下的高校檔案數(shù)字化建設分析[J].城建檔案,2016(2):75.

[5]楊碧倩.大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案信息數(shù)字化建設研究[J].蘭臺世界,2015(29):31-32.

[6]王運鐸，張年瑞.簡論新時期高校檔案數(shù)字化建設[J].黑龍江史志,2015(9):52.

Thinking and Research on the Construction of Digital Archives in Colleges and Universities

WANG Linna

(Hebei Radio & TV University, Shijiazhuang, Hebei 050071, China)

Abstract:Along with the development of computer network technology, database technology and multimedia technology, construction of digital archives came into being in colleges and university. Colleges and universities at all levels should make clear the necessity of the construction of archives digitalization, analyze archives digital construction problems and probe into the countermeasures of accelerating the construction of digital archives on campus. Thus to satisfy the demand of teachers and students for informationaized archives, promote the digital campus building and archives information resources sharing, enhance the comprehensive school strength.

Key words:colleges and universities; digital archives; necessity; problem; countermeasure

收稿日期：2016-03-25

作者簡介：王林娜(1979-)，女，河北石家莊人，檔案館員，主要從事檔案管理與研究。

中圖分類號：G270

文獻標識碼：A

文章編號：1008-469X(2016)03-0094-03