福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理

文/張旭

福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理

文/張旭

福利院收養(yǎng)人員檔案屬于福利院的特色檔案，是保障福利院收養(yǎng)人員合法權(quán)益的重要憑證。這些檔案的收集和整理對收養(yǎng)人員今后的成長和教育提供了保障，為他們今后的生活打下了安全的基礎(chǔ)。因此福利院收養(yǎng)人員檔案作為福利院檔案管理的重要組成部分，不僅涉及到福利院自身管理的需要，還是收養(yǎng)人員的重要保障

檔案收集和整理工作是社會福利工作中一項重要的基礎(chǔ)工作，它對福利院實現(xiàn)社會保障功能、進(jìn)行精神文明建設(shè)有著重要意義。而收養(yǎng)人員檔案的收集和管理更關(guān)系到收養(yǎng)人員的切身利益。因此，要做好檔案管理工作，就必須重視檔案的收集與整理工作。

一、收養(yǎng)人員檔案收集整理的意義

福利院收養(yǎng)人員檔案是指收養(yǎng)人員在進(jìn)入福利院開始到被收養(yǎng)為止，期間在福利院形成的真實原始記錄。其中包括收養(yǎng)人員的個人基本信息、具有保存價值的相關(guān)文字和影像記錄，以及收養(yǎng)家庭的相關(guān)文件。這些檔案的收集和整理對收養(yǎng)人員今后的成長和教育提供了保障，為他們今后的生活打下了安全的基礎(chǔ)。因此福利院收養(yǎng)人員檔案作為福利院檔案管理的重要組成部分，不僅涉及到福利院自身管理的需要，還是收養(yǎng)人員的重要保障。

二、收養(yǎng)人員檔案收集范圍及建檔方式

1、收養(yǎng)人員檔案收集范圍

收養(yǎng)人員檔案收集范圍設(shè)定主要參考以下方面，一是要確保真實、完整記錄收養(yǎng)人員信息。二是保證檔案收集的成本和便利性，提高檔案的歸檔率和完整率。如果范圍過窄，則會漏掉一些收養(yǎng)人員的重要信息，為以后收養(yǎng)人員的學(xué)習(xí)和生活造成困擾；如果范圍過寬，不僅增加了檔案收集成本，而且造成部分檔案歸檔率較低，完整性較差。在依據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合收養(yǎng)人員檔案工作的實際情況，筆者整理了收養(yǎng)人員檔案收集范圍如下：心理檔案、健康檔案、入院、離院時間和照片，入院登記表、病歷記錄、康復(fù)日志、體格檢查、成長報告、成長狀況表、受教育記錄、家庭收養(yǎng)記錄、反饋信息等資料。（1）收養(yǎng)人員入院記錄，包括由民政局提供準(zhǔn)確信息和審批的收養(yǎng)人員和社會棄嬰。內(nèi)容要求具備兒童照片、形成孤兒情況說明，當(dāng)?shù)卣畽C構(gòu)的證明，如果是棄嬰的話還要有撿拾報案證明、確認(rèn)棄嬰(兒)身份證明、棄嬰(兒)移送單、撿拾棄嬰登記表、福利院機構(gòu)接收棄嬰入院登記表及其它相關(guān)材料。（2）相關(guān)健康檢查記錄，包括收容孤兒、棄嬰(兒)初檢情況記錄以及入院時的體檢記錄、入院后建立的健康檔案等。（3）康復(fù)性治療記錄，即收養(yǎng)人員在院期間的康復(fù)等材料。（4）家庭收養(yǎng)記錄。即有關(guān)收養(yǎng)情況的材料，主要包括申請、證明、中國收養(yǎng)兒童養(yǎng)父母情況證明材料、送養(yǎng)過程中產(chǎn)生的各類文字及照片材料。（5）受教育記錄，即收養(yǎng)人員在福利院期間接受教育的相關(guān)記錄。（6）離院記錄。即收養(yǎng)人員因收養(yǎng)、回原籍、轉(zhuǎn)院、死亡等原因離院時的材料。尤其是收養(yǎng)家庭的相關(guān)檔案，必須翔實準(zhǔn)確。主要內(nèi)容包括收養(yǎng)關(guān)系確定文件、收養(yǎng)公證書、收養(yǎng)登記申請書、收養(yǎng)協(xié)議收養(yǎng)人夫婦影印件、結(jié)婚證影印證、家庭狀況調(diào)查報告及公證書、收養(yǎng)人的出生證和身體健康檢查表及公證書、財產(chǎn)證明及公證書、工作單位證明、無犯罪記錄證明及公證書、國家證明上述出證的公證所合法的材料。（7）其他，包括尋親記錄和收養(yǎng)人員及家庭回訪記錄等。

2、收養(yǎng)人員檔案建檔方式

收養(yǎng)人員檔案不同于福利院其他文書類檔案，它是以收養(yǎng)人員的基本信息和生活軌跡為主要依據(jù)，隨著收養(yǎng)人員在入院時、入院后及離院時的各類文字、表格、影像資料為內(nèi)容的檔案?；谝陨蟽?nèi)容，我們可以按照人事檔案的建檔方式為他們建立檔案，按照內(nèi)容和步驟進(jìn)行整理。收養(yǎng)人員檔案的立卷原則要保證一人一卷，重點關(guān)注法律關(guān)系的確定文件。因為收養(yǎng)人員尚是未成年人，沒有明確的保護(hù)人，只有通過檔案來保護(hù)收養(yǎng)人員的生存權(quán)、受教育權(quán)及其他一切合法權(quán)利不受侵犯。從收養(yǎng)人員進(jìn)入福利院開始，其個人檔案就要開始建立，包括其基礎(chǔ)健康材料收集整理、戶籍建立等內(nèi)容。建立檔案后，要有專門的部門負(fù)責(zé)檔案的管理，包括為收養(yǎng)人員建立統(tǒng)一的檔案編碼，每個人都有著獨立的個人檔案。在檔案建檔過程中，要注重檔案的獨立性和連貫性。并且其檔案要有一定的開放性，便于后期檔案的錄入，尤其是收養(yǎng)人員離院后，后期的反饋信息也能及時進(jìn)行添加，不斷充實其個人檔案。

三、收養(yǎng)人員檔案管理及利用

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，對社會保障的范圍也逐步擴大，在生活、醫(yī)療、教育、心理健康等方面的水平也不斷提升。收養(yǎng)人員的檔案信息統(tǒng)計范圍也隨之?dāng)U大。所以收養(yǎng)人員的檔案管理工作難度和準(zhǔn)確度也逐步提高。這就要求福利院在收養(yǎng)人員檔案管理上制定完善的制度和流程，并且提高福利院檔案管理的資金投入和重視程度，鍛煉檔案管理隊伍。在檔案利用上，收養(yǎng)人員也可以通過查詢自己檔案的行為來實現(xiàn)尋親、確認(rèn)過往病史等。所以要做好檔案的收藏和統(tǒng)計工作，盡可能的利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲，方便收養(yǎng)人員查閱。

總之，收養(yǎng)人員檔案管理工作是一項影響到福利院日常管理和收養(yǎng)人員自身權(quán)益的重要工作，要重視檔案的收集，加強檔案的管理，挖掘檔案中存在的信息，更好的為社會福利保障事業(yè)提供信息支持。

（作者單位：延安市兒童福利院）