高校學(xué)生人事檔案材料歸檔范圍的探討

卞咸杰+周瑩瑩

摘? 要：對(duì)我國(guó)高校學(xué)生人事檔案材料歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定作了介紹，分析了現(xiàn)行規(guī)定對(duì)學(xué)生人事檔案材料的歸檔范圍缺少權(quán)威性、規(guī)范性和指導(dǎo)性，提出學(xué)生人事檔案歸檔的內(nèi)容應(yīng)與干部人事檔案銜接、學(xué)生人事檔案歸檔的范圍應(yīng)圍繞學(xué)生的各項(xiàng)活動(dòng)而展開(kāi)等原則，建議從入學(xué)材料、大學(xué)（研究生）材料、組織材料、出國(guó)材料和其他材料等五個(gè)方面劃分高校學(xué)生人事檔案材料的歸檔范圍。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;學(xué)生人事檔案;歸檔范圍

Abstract： This paper introduced the existing rules of filingscope of university students personnel archives in China， analyzed that the scope offiling of university students personnel archives lacks of authority、standardability、and guidance under existing rules， proposed principlesthat filing content of studentspersonnelarchives should link up with carders personnel archives、scope of filing of studentspersonnelarchives should be launched around students activities， etc， suggested that the scope of filing of university students personnel archives should be divided into five aspects， such as， admission materials、university materials、organization materials、abroad materials、and other materials.

Key words： Institution of higher education? ;Students personnel archives; Scope of filing

學(xué)生人事檔案，記述和反映學(xué)生個(gè)人在成長(zhǎng)過(guò)程中的經(jīng)歷、德才能績(jī)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)，以學(xué)生個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。正確劃分學(xué)生人事檔案材料的歸檔范圍，科學(xué)管理學(xué)生人事檔案，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。學(xué)生人事檔案是高校檔案工作的重要組成部分，“在我國(guó)近代高等教育歷史上，既有學(xué)生檔案之名，也有學(xué)生檔案之實(shí)”，^[1]同時(shí)也是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據(jù)。因此，在高校檔案管理中，學(xué)生人事檔案應(yīng)為高校檔案管理中的重要內(nèi)容之一。通過(guò)劃分專門(mén)的高校學(xué)生人事檔案的歸檔范圍，指導(dǎo)全國(guó)性高校學(xué)生人事檔案的管理工作。

1? 高校學(xué)生人事檔案材料歸檔范圍的現(xiàn)行規(guī)定

1.1? 教育部、國(guó)家檔案局關(guān)于學(xué)生人事檔案材料歸檔的規(guī)定。目前我國(guó)沒(méi)有制定全國(guó)性的學(xué)生人事檔案的管理辦法，但教育部和國(guó)家檔案局2008年制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（第27號(hào)令）與國(guó)家教育委員會(huì)1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)）相比，在原有歸檔范圍的基礎(chǔ)上增加了學(xué)生類檔案。其第十五條關(guān)于高等學(xué)校文件材料的歸檔范圍第3款專門(mén)設(shè)定了學(xué)生類檔案的歸檔范圍“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等”。 ^[2]這也是目前唯一能體現(xiàn)全國(guó)性的關(guān)于學(xué)生人事檔案歸檔范圍的規(guī)定，但這一規(guī)定并沒(méi)有說(shuō)明是學(xué)生的人事檔案，更沒(méi)有說(shuō)明學(xué)生類檔案管理的最終去向。

1.2? 省級(jí)政府部門(mén)關(guān)于學(xué)生人事檔案材料歸檔的規(guī)定。全國(guó)31個(gè)省、自治區(qū)、直轄市中（不含港、澳、臺(tái)），只有四川省教育廳于2007年頒布了《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）（川教[2007]26號(hào)），對(duì)高校學(xué)生檔案的管理作出具體的規(guī)定，對(duì)全省高校的學(xué)生檔案管理起了指導(dǎo)性作用。此外，有些省、自治區(qū)、直轄市根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定了實(shí)施細(xì)則，關(guān)于學(xué)生檔案的歸檔范圍只是沿用了《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，沒(méi)有新意。也有個(gè)別省印發(fā)了高校畢業(yè)生檔案管理的文件，如江蘇省教育廳辦公室2013年印發(fā)的《關(guān)于規(guī)范我省高校畢業(yè)生檔案管理工作的通知》（蘇教辦指[2013]9號(hào)），但歸檔范圍并不準(zhǔn)確、完整。

《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）與《高等學(xué)校檔案管理辦法》相比，增加了出國(guó)留學(xué)材料和有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案材料。其第三章第十條把學(xué)生檔案的歸檔范圍分成十大類，具體為“第一類 學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表;第二類 鑒定、考核、考察材料;第三類 學(xué)生成績(jī)卡（表）、授予學(xué)位決定、學(xué)籍異動(dòng)材料;第四類 加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)或其他黨派、團(tuán)體等組織的材料;第五類 獎(jiǎng)勵(lì)材料（含三好學(xué)生，優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎(jiǎng)學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等登記表）;第六類 處分材料（包括個(gè)人檢查、調(diào)查報(bào)告、校級(jí)處分決定或免于、撤銷處分的意見(jiàn)等）;第七類 出國(guó)留學(xué)材料;第八類 學(xué)生入學(xué)及畢業(yè)體檢表，大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)登記卡片或免予執(zhí)行體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)表;第九類 有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案材料;第十類 其他可供學(xué)校及社會(huì)錄用人才時(shí)參考的材料”。^[3]

江蘇省教育廳、江蘇省檔案局印發(fā)的《江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法》（蘇教規(guī)〔2012〕5號(hào)）關(guān)于高校學(xué)生人事檔案材料的歸檔范圍作了詳細(xì)的規(guī)定，與《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（試行）相比，學(xué)生人事檔案的文件材料歸檔范圍增加了高考檔案材料，如體檢表、高考報(bào)名登記表、志愿卡。此外，把學(xué)生人事細(xì)分為本?？粕律⒈緦？飘厴I(yè)生、碩士畢業(yè)生和博士畢業(yè)生。如“碩士畢業(yè)生檔案歸檔材料主要包括：報(bào)考攻讀碩士研究生登記表、畢業(yè)研究生登記表、研究生學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、授予碩士學(xué)位決定、碩士畢業(yè)體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等。博士畢業(yè)生檔案歸檔材料主要包括：報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表、專家推薦書(shū)、畢業(yè)研究生登記表、研究生學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、授予博士學(xué)位決定、博士畢業(yè)體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料等”。^[4]

江蘇省教育廳辦公室2013年印發(fā)的《關(guān)于規(guī)范我省高校畢業(yè)生檔案管理工作的通知》（蘇教辦指[2013]9號(hào)）規(guī)定高校畢業(yè)生歸入檔案的材料有八大類：（1）《畢業(yè)生登記表》;（2）學(xué)習(xí)成績(jī)登記表;（3）獎(jiǎng)懲情況;（4）學(xué)位授予證明;（5）入黨（團(tuán)）志愿書(shū)等;（6）畢業(yè)離校前體檢結(jié)果;（7）《就業(yè)通知書(shū)》;（8）其他需要?dú)w檔的材料。

1.3? 校級(jí)關(guān)于學(xué)生人事檔案材料歸檔的規(guī)定。據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)資料表明，目前全國(guó)高等學(xué)校共計(jì)達(dá)到2845所，其中普通高校有2553所。這么多的高校中制定學(xué)生人事檔案歸檔范圍的高校不足1/10，部屬院校中主要有武漢大學(xué)、浙江大學(xué)、北京師范大學(xué)、東南大學(xué)、中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)等。許多高校把學(xué)生人事檔案按照其形成階段來(lái)劃分為本科生、碩士研究生和博士研究生三個(gè)階段，每一個(gè)階段均包含三大方面：新生入學(xué)檔案材料、在校期間形成的檔案材料和畢業(yè)檔案材料，如《北京師范大學(xué)學(xué)生人事檔案管理辦法》（試行）。也有高校按照學(xué)生人事檔案的內(nèi)容劃分，如《浙江大學(xué)學(xué)生檔案管理暫行辦法》把學(xué)生人事檔案歸檔范圍細(xì)分為十六個(gè)大類：登記表、高考當(dāng)前信息、各類鑒定（考核、考察）材料、學(xué)籍材料、黨團(tuán)材料、軍訓(xùn)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、出國(guó)留學(xué)材料、體檢材料、實(shí)習(xí)（社會(huì)實(shí)踐）材料、資格證書(shū)材料、等級(jí)證書(shū)材料、就業(yè)通知書(shū)、助學(xué)貸款材料和其他可供學(xué)校及社會(huì)錄用人才時(shí)參考的材料。

2? 現(xiàn)有規(guī)定中歸檔范圍存在的問(wèn)題

2.1? 缺少權(quán)威性。目前全國(guó)關(guān)于專門(mén)檔案管理的文件并不缺少，如中共中央組織部印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)），財(cái)政部、國(guó)家檔案局印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)），國(guó)家檔案局、水利部、國(guó)家能源局印發(fā)的《水利水電工程移民檔案管理辦法》（檔發(fā)〔2012〕4號(hào)）等，但沒(méi)有專門(mén)的學(xué)生檔案管理規(guī)定。教育部、國(guó)家檔案局印發(fā)的《辦法》雖然增加了“學(xué)生類”檔案，從其包含的內(nèi)容來(lái)看，并沒(méi)有完全反映學(xué)生在德、能、智、體等各種方面的活動(dòng)。

2.2? 缺少規(guī)范性?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》增加了學(xué)生類檔案，有些省、自治區(qū)、直轄市制定了學(xué)生檔案的管理辦法或相關(guān)文件，許多高校也印發(fā)學(xué)生檔案的管理文件，但并不規(guī)范。如《高等學(xué)校檔案管理辦法》中的學(xué)生類檔案，其歸檔范圍與教學(xué)類、科研類、黨群類、行政類等類別的檔案相比，顯得不協(xié)調(diào)。因?yàn)槠渌悇e的檔案是由高校檔案管理部門(mén)收集、保管和利用，而學(xué)生類檔案是歸檔隨人走，最終要轉(zhuǎn)遞到學(xué)生就業(yè)單位或人才市場(chǎng)。顯然，學(xué)生類檔案應(yīng)該單獨(dú)制定管理辦法?！督K省高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)學(xué)生類檔案作了明確的劃分，提出“學(xué)生類檔案在實(shí)際操作中應(yīng)當(dāng)分為兩種，一種是隨學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)而派遣的學(xué)生人事檔案材料;另一種是由高校檔案機(jī)構(gòu)永久或定期保存的與教學(xué)、科研等活動(dòng)相關(guān)的學(xué)籍類文件材料。兩種學(xué)生類檔案在歸檔范圍、工作流程、管理模式與體制等方面應(yīng)當(dāng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，并制定相應(yīng)的管理辦法。前者作為高校專門(mén)檔案管理，后者納入高校綜合檔案管理”。

2.3? 缺少指導(dǎo)性。2015年全國(guó)高校應(yīng)屆畢業(yè)生總量為749萬(wàn)左右。這么多高校的學(xué)生檔案管理沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的指導(dǎo)性文件，許多高校各自為政，學(xué)生人事檔案材料的歸檔范圍五花八門(mén)。而《高等學(xué)校檔案管理辦法》雖然增加了學(xué)生類檔案，但歸檔范圍并不全面，如學(xué)生實(shí)習(xí)（實(shí)踐）材料、出國(guó)材料等都不在此列，尤其是畢業(yè)生重要的材料——《就業(yè)通知書(shū)》（或《就業(yè)報(bào)到證》）存根也明確在歸檔范圍內(nèi)。而《關(guān)于規(guī)范我省高校畢業(yè)生檔案管理工作的通知》中的表述與此相比并不一致，對(duì)全省高校而言，缺少執(zhí)行力，沒(méi)有指導(dǎo)價(jià)值。

3? 學(xué)生檔案歸檔范圍確定的原則

3.1? 學(xué)生人事檔案歸檔的內(nèi)容應(yīng)與干部人事檔案銜接。高校學(xué)生檔案作為干部人事檔案的重要組成部分，其歸檔的內(nèi)容應(yīng)與干部人事檔案歸檔的要求相吻合。中共中央組織部2009年印發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號(hào)）把干部人事檔案歸檔的類別劃分為25大類，其中與高校學(xué)生檔案有關(guān)的有10大類，分別是履歷材料、考察（考核、鑒定）材料、學(xué)歷學(xué)位材料、職業(yè)（任職）資格材料、黨團(tuán)組織材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、涉紀(jì)涉法材料、出國(guó)（境）材料、健康材料和其他材料（畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證）。高校學(xué)生檔案的收集、整理應(yīng)圍繞這些類別展開(kāi)。

3.2? 學(xué)生人事檔案歸檔的范圍應(yīng)圍繞學(xué)生的各項(xiàng)活動(dòng)而展開(kāi)。高校學(xué)生人事檔案反映的是學(xué)生在校期間參與各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，不僅記錄其學(xué)習(xí)成績(jī)，而且也記錄德育、體育、美育等方面的活動(dòng)，全面而又真實(shí)地記錄人才成長(zhǎng)歷程。高校學(xué)生人事檔案的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，高校各部門(mén)都有責(zé)任、有義務(wù)詳盡記錄學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)歷程。現(xiàn)有的歸檔范圍獨(dú)自為政，不夠系統(tǒng)，不夠全面。既不能涵蓋其全貌，也不能使用人單位對(duì)學(xué)生有全面準(zhǔn)確的了解。所以，當(dāng)前應(yīng)根據(jù)大學(xué)生（研究生）學(xué)習(xí)、科研、生活、工作的特點(diǎn)，補(bǔ)充、擴(kuò)大高校學(xué)生檔案歸檔范圍。通過(guò)這些檔案材料真實(shí)反映其個(gè)性化發(fā)展特征，更好地為學(xué)生的成長(zhǎng)成才服務(wù)，為高校的各項(xiàng)管理服務(wù)，為社會(huì)選拔優(yōu)秀人才服務(wù)。

4? 學(xué)生檔案歸檔范圍的建議

根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等規(guī)章、文件的要求，建議高校學(xué)生人事檔案材料的歸檔范圍從五個(gè)方面考慮，入學(xué)材料和高考材料、大學(xué)（研究生）材料、組織材料、出國(guó)材料和其他材料。

4.1? 入學(xué)材料。招收入學(xué)的本科生檔案材料，一般應(yīng)包括高中（職中、中專）學(xué)籍卡、高中（職中、中專）畢業(yè)生登記表、高考報(bào)名登記表、高考體檢表、高考志愿表、高考成績(jī)單等材料;招收入學(xué)的研究生除原有個(gè)人檔案應(yīng)有材料外，還應(yīng)有報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表（含錄取為直接攻博生）、推薦免試攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、報(bào)考攻讀博士學(xué)位研究生登記表、推薦免試直接攻讀博士學(xué)位登記表或在校碩士生提前攻讀博士學(xué)位申請(qǐng)表、報(bào)考博士學(xué)位和單獨(dú)考試的碩士學(xué)位研究生的專家推薦表等材料。

4.2? 大學(xué)（研究生）材料。這一部分材料是整個(gè)歸檔范圍的核心內(nèi)容，主要有八個(gè)方面：一是學(xué)習(xí)成績(jī)材料：大學(xué)、碩士、博士等各學(xué)習(xí)階段各類課程的學(xué)習(xí)成績(jī)登記表等材料。二是學(xué)籍材料：各大學(xué)、碩士、博士等學(xué)習(xí)階段退學(xué)、結(jié)業(yè)、肄業(yè)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、保留入學(xué)資格、復(fù)學(xué)等變更材料（注：有些高校這兩類材料合為學(xué)籍卡）。三是鑒定材料：組織上對(duì)學(xué)生本人的各種鑒定表等材料。四是實(shí)習(xí)（實(shí)踐）材料：大學(xué)、碩士、博士等各學(xué)習(xí)階段實(shí)習(xí)（實(shí)踐）報(bào)告、總結(jié)及成績(jī)等材料。五是畢業(yè)材料：高校畢業(yè)生（畢業(yè)研究生）登記表、畢業(yè)生（畢業(yè)研究生）就業(yè)通知書(shū)（就業(yè)報(bào)到證）等材料。六是學(xué)位材料：各學(xué)習(xí)階段學(xué)位申請(qǐng)、授予等材料（這部分材料有些高校與畢業(yè)生登記表合在一起，或者與學(xué)籍卡合二為一）。七是獎(jiǎng)懲材料：在校期間獲得各級(jí)表彰獎(jiǎng)勵(lì)的材料，包括獲得三好學(xué)生（研究生）、優(yōu)秀學(xué)生（研究生）干部、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀畢業(yè)生（畢業(yè)研究生）等榮譽(yù)稱號(hào)的登記表，各類獎(jiǎng)學(xué)金登記表及其他獲獎(jiǎng)評(píng)審證明材料;處分材料：在校期間違反校紀(jì)校規(guī)，觸犯國(guó)家法律等形成的各類處分材料（警告以上處分材料）。八是體檢材料：入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表等材料。

4.3? 組織材料。入黨、入團(tuán)的申請(qǐng)書(shū)、志愿書(shū)，自傳、入黨積極分子考察表、政審材料、思想?yún)R報(bào)，預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，黨團(tuán)組織建設(shè)上形成的其他材料;參加民主黨派的申請(qǐng)書(shū)、登記表等材料。入團(tuán)材料基本上在初中形成，也有少量學(xué)生的入團(tuán)材料是在高中、大學(xué)階段形成。入黨材料最早在高中形成，大部分學(xué)生是在本科階段或研究生階段形成。

4.4? 出國(guó)材料。因公（私）出國(guó)（出境）審查表、備案表，在國(guó)（境）外學(xué)習(xí)、進(jìn)修情況或鑒定等材料。

4.5? 其他材料。入學(xué)前參加工作期間的工資、考核、職務(wù)（職稱）、勞動(dòng)合同等材料以及具有保存價(jià)值、應(yīng)予歸檔的學(xué)生個(gè)人材料。

總之，要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，把高校學(xué)生人事檔案作為一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓，準(zhǔn)確、科學(xué)劃分其歸檔范圍，全面收集高校學(xué)生人事檔案材料，追補(bǔ)缺失的檔案材料，切實(shí)把反映高校學(xué)生德、能、勤、績(jī)等方面的材料，及時(shí)收集歸檔，提升高校學(xué)生人事檔案的利用價(jià)值。

*本文為2014年度江蘇省檔案局科技項(xiàng)目《就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案服務(wù)體系建設(shè)研究》（項(xiàng)目編號(hào)：2014-12）、2013年江蘇省高校檔案研究會(huì)科研課題《加強(qiáng)高校學(xué)生檔案服務(wù)功能的研究》（項(xiàng)目編號(hào)：JSGDF2013-21）階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部辦公廳.《高等學(xué)校檔案管理辦法》解讀[M] .北京：高等教育出版社，2010：49.

[2]教育部、國(guó)家檔案局. 高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//www.china.com.cn/policy/txt/2008-09/12/content_16441222.htm

[3]四川省教育廳. 四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//archives.scu.edu.cn/detail.asp？id=627

[4]江蘇省教育廳、江蘇省檔案局. 江蘇省高等學(xué)校檔案管理辦法[EB/OL].[2015-08-12]. http：//dangan.yzu.edu.cn/art/2012/9/3/art_5715_240680.html

（作者單位：鹽城師范學(xué)院? 來(lái)稿日期：2015-08-20）