基于內(nèi)部控制的高校票據(jù)管理探究

摘 要：文章從高校票據(jù)管理的現(xiàn)狀出發(fā)，發(fā)現(xiàn)、整理了當(dāng)前高校票據(jù)管理存在的主要問(wèn)題，并從內(nèi)部控制的角度分析提出了“分權(quán)審批、宣傳培訓(xùn)、制約追蹤、監(jiān)督檢查、信息系統(tǒng)”等幾項(xiàng)內(nèi)控措施，以期實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：高校 票據(jù)管理 內(nèi)部控制

中圖分類(lèi)號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）12-231-02

財(cái)政部發(fā)布實(shí)施的《財(cái)政票據(jù)管理辦法》明確規(guī)定：財(cái)政票據(jù)是財(cái)務(wù)收支和會(huì)計(jì)核算的原始憑證，是財(cái)政、審計(jì)等部門(mén)監(jiān)督檢查的重要依據(jù)。與此同時(shí)，新修訂的《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》之支出管理中增設(shè)了票據(jù)管理的內(nèi)容，并以第三十條加以明確“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各類(lèi)票據(jù)管理，確保票據(jù)來(lái)源合法、內(nèi)容真實(shí)、使用正確，不得使用虛假票據(jù)?！庇纱丝梢?jiàn)，財(cái)政票據(jù)管理是高校財(cái)務(wù)管理中重要的基礎(chǔ)性工作，也是加強(qiáng)政府非稅收入征收管理和高校財(cái)務(wù)監(jiān)督的有效手段。

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高校收入來(lái)源日漸多元化、層次化，使得高校收費(fèi)類(lèi)型日趨復(fù)雜、票據(jù)的使用也日趨多樣化。而如何科學(xué)、規(guī)范、高效使用財(cái)政票據(jù)的關(guān)鍵在于加強(qiáng)內(nèi)部控制。筆者認(rèn)為可以從梳理近年來(lái)高校票據(jù)管理存在的問(wèn)題入手，并圍繞這些問(wèn)題提出針對(duì)性的內(nèi)部控制措施，以期實(shí)現(xiàn)票據(jù)管理的制度化、規(guī)范化，從而進(jìn)一步完善高校內(nèi)部控制制度。

一、當(dāng)前高校票據(jù)管理的現(xiàn)狀及存在的主要問(wèn)題

1.票據(jù)管理工作意識(shí)淡薄，管理制度不健全。隨著國(guó)家對(duì)教育財(cái)政投入的加大，經(jīng)費(fèi)監(jiān)管、預(yù)算執(zhí)行成了高校財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)，導(dǎo)致很多高校在探索財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新時(shí)常常忽視票據(jù)管理這一基礎(chǔ)性工作，有些高校的票據(jù)管理僅限于傳達(dá)國(guó)家和主管部門(mén)的相關(guān)法律法規(guī)，并未結(jié)合本校實(shí)務(wù)建立具體的實(shí)施細(xì)則、管理措施等，沒(méi)有具體管理措施的指導(dǎo)，相關(guān)法律法規(guī)也就很難真正落到實(shí)處。

2.票據(jù)使用權(quán)屬不清、范圍不當(dāng)。根據(jù)財(cái)政部頒發(fā)的《財(cái)政票據(jù)管理辦法》（財(cái)政部令2012年第70號(hào)），結(jié)合高校實(shí)際，目前高校（以廣東省為例）管理使用的票據(jù)主要有如下幾類(lèi)：高等學(xué)校收費(fèi)收據(jù)、行政事業(yè)單位資金往來(lái)票據(jù)、行政事業(yè)性收費(fèi)統(tǒng)一票據(jù)、接受社會(huì)捐贈(zèng)收據(jù)、經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)自制的內(nèi)部結(jié)算票據(jù)等。每類(lèi)不同的票據(jù)應(yīng)當(dāng)分別適用于不同的收費(fèi)項(xiàng)目，由于高校收入來(lái)源渠道多樣，票據(jù)使用種類(lèi)增多，導(dǎo)致有些高校在處理收款業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常會(huì)混淆收入性質(zhì)，串用票據(jù)，出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)性收入誤開(kāi)財(cái)政票據(jù)，導(dǎo)致漏繳稅等違規(guī)行為。

3.票據(jù)監(jiān)督管理乏力，內(nèi)部控制制度缺失。為了滿足辦學(xué)、科研以及日常校內(nèi)結(jié)算等業(yè)務(wù)的需要，不僅是財(cái)務(wù)部門(mén)，各部門(mén)以及各二級(jí)學(xué)院也在申請(qǐng)領(lǐng)用各類(lèi)票據(jù)。這種票據(jù)使用部門(mén)的分散現(xiàn)狀不便于票據(jù)的集中統(tǒng)一管理；票據(jù)管理涉及票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、發(fā)放、使用、保管、核銷(xiāo)等多個(gè)環(huán)節(jié)，大部分高校只是重視票據(jù)的領(lǐng)用，對(duì)票據(jù)的領(lǐng)用審批及開(kāi)票范圍進(jìn)行一定的控制，往往忽視已開(kāi)票據(jù)的及時(shí)收款與入賬。由于學(xué)校內(nèi)部監(jiān)督制度不健全，使票據(jù)管理缺乏有效監(jiān)督和約束機(jī)制。長(zhǎng)期以來(lái)，勢(shì)必造成入賬不及時(shí)、票據(jù)缺失、核銷(xiāo)滯后等情況，更滋生了“亂收費(fèi)”、私設(shè)“小金庫(kù)”、坐收坐支、截留挪用等違法亂紀(jì)行為。

4.票據(jù)管理手段落后，信息化管理水平偏低。目前多數(shù)高校仍在使用財(cái)政部門(mén)監(jiān)制的手工票據(jù)，故對(duì)票據(jù)的領(lǐng)用、發(fā)放、核銷(xiāo)等管理工作也大多采用了傳統(tǒng)落后的手工記錄方式，或簡(jiǎn)單電子表格統(tǒng)計(jì)方法，并非所有的票據(jù)都納入了信息化管理。這種落后的管理手段無(wú)形中增加了票據(jù)管理人員的工作強(qiáng)度，降低了工作效率和效果，使得票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、發(fā)放、使用、保管、核銷(xiāo)等各個(gè)環(huán)節(jié)漏洞不斷、差錯(cuò)難免，這已然不順應(yīng)現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理理念，跟不上《財(cái)政票據(jù)管理辦法》倡導(dǎo)的科學(xué)化、精細(xì)化管理的思路，更不符合高校信息化發(fā)展的要求。

二、完善內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)高校票據(jù)管理的建議

1.分權(quán)審批控制，建立健全票據(jù)管理責(zé)任制。目前高校票據(jù)管理基本由學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)主管核算，而財(cái)務(wù)部門(mén)大都未設(shè)專(zhuān)人管理，有些學(xué)校甚至隨意更換票據(jù)管理人員，致使各部處、二級(jí)學(xué)院等非法人核算單位在申請(qǐng)領(lǐng)用過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)申領(lǐng)手續(xù)不全，票據(jù)發(fā)放隨意、使用混亂、結(jié)報(bào)不及時(shí)等現(xiàn)狀。因此，高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)《財(cái)政票據(jù)管理辦法》的要求，結(jié)合本校票據(jù)管理的現(xiàn)狀，建立健全適合本校的票據(jù)管理制度和具體辦法，合理確定財(cái)務(wù)、各院系、部處、非法人核算單位等部門(mén)票據(jù)管理人員在票據(jù)使用過(guò)程中的職責(zé)和權(quán)限，建立健全票據(jù)管理責(zé)任制。如通過(guò)建立《票據(jù)說(shuō)明手冊(cè)》、《收費(fèi)人員行為規(guī)范》、《票據(jù)領(lǐng)用、保管、繳銷(xiāo)管理辦法》、《票據(jù)管理人員工作制度》等規(guī)章制度，確立財(cái)務(wù)部門(mén)為票據(jù)管理的責(zé)任主體，并指定專(zhuān)人具體負(fù)責(zé)票據(jù)的領(lǐng)購(gòu)、保管、發(fā)放、核銷(xiāo)等日常管理工作；通過(guò)編制《票據(jù)簽收表》、《票據(jù)使用情況統(tǒng)計(jì)表》、《票據(jù)移交登記表》、《票據(jù)核銷(xiāo)表》等具體辦法，規(guī)范票據(jù)在各部處、二級(jí)學(xué)院等非法人核算單位的流通使用。從而使高校的票據(jù)管理有章可循，有法可依；確保高校票據(jù)使用的合規(guī)性、合理性和真實(shí)性。

2.宣傳、培訓(xùn)控制，切實(shí)更新票據(jù)管理理念。隨著政府非稅收入征收管理的強(qiáng)化和部門(mén)預(yù)算、“收支兩條線”制度改革的推進(jìn)，財(cái)政票據(jù)“以票控費(fèi)、以票促收”的基礎(chǔ)性作用不斷增強(qiáng)，財(cái)政票據(jù)管理理念不斷更新。因此，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)票據(jù)管理工作的宣傳力度，可以細(xì)化編制票據(jù)管理操作手冊(cè)并輔之以簡(jiǎn)顯易懂的流程圖通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行宣傳，提升廣大師生員工依法合規(guī)使用票據(jù)的意識(shí)和繳費(fèi)索要票據(jù)的自我保護(hù)意識(shí)，從源頭上遏制各種亂收費(fèi)、私設(shè)“小金庫(kù)”等違法違規(guī)行為的發(fā)生；還可以通過(guò)開(kāi)展一些培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)向?qū)W校有關(guān)票據(jù)使用部門(mén)及票據(jù)管理人員集中講解高校票據(jù)的管理模式、管理流程、操作規(guī)范等，并逐步建立票據(jù)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，促使票據(jù)管理人員不僅要用心研讀、全面熟悉票據(jù)管理的相關(guān)法律法規(guī)，還要隨時(shí)關(guān)注有關(guān)法律法規(guī)的最新變化，并運(yùn)用自己掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)合職業(yè)判斷，幫助開(kāi)票員解決實(shí)際工作中的具體問(wèn)題。以此增強(qiáng)票據(jù)管理人員的責(zé)任心與自覺(jué)性，提高票據(jù)管理隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保高校票據(jù)使用規(guī)范、管理有序。

3.制約追蹤控制，嚴(yán)格預(yù)借票據(jù)的使用與監(jiān)管。隨著高?？蒲惺聵I(yè)的發(fā)展，來(lái)自與校外企、事業(yè)單位合作的科研課題經(jīng)費(fèi)（橫向課題經(jīng)費(fèi)）也在大規(guī)模增長(zhǎng)，一些項(xiàng)目委托方為求簡(jiǎn)化項(xiàng)目款項(xiàng)支付手續(xù)，往往強(qiáng)勢(shì)要求高校先行開(kāi)具發(fā)票，故而導(dǎo)致目前許多高校普遍存在經(jīng)費(fèi)未到發(fā)票先開(kāi)的狀況。由于借出發(fā)票長(zhǎng)期得不到處理，預(yù)開(kāi)發(fā)票款項(xiàng)不能及時(shí)收回或者長(zhǎng)期無(wú)法收回，致使預(yù)借稅款不能及時(shí)沖銷(xiāo)，不僅影響該借款項(xiàng)目的結(jié)題決算，更因已開(kāi)發(fā)票的常年掛賬而造成會(huì)計(jì)信息失真。故高校應(yīng)當(dāng)對(duì)借出發(fā)票嚴(yán)格控制，可以將預(yù)借發(fā)票納入管理系統(tǒng)，如按照高校實(shí)際需要對(duì)預(yù)借發(fā)票的權(quán)限根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目的數(shù)量和期限進(jìn)行事前預(yù)算控制；對(duì)已借發(fā)票超過(guò)一定數(shù)量或超過(guò)限定期限而尚未結(jié)題決算的項(xiàng)目限制再次借票，甚至還可以對(duì)已借出發(fā)票超期不處理的項(xiàng)目，通過(guò)限制項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的借款權(quán)限加以控制。

4.監(jiān)督檢查控制，強(qiáng)化票據(jù)管理稽查機(jī)制。高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)票據(jù)管理的稽查工作，健全包括二級(jí)學(xué)院、人事、科研、財(cái)務(wù)、審計(jì)、監(jiān)察等部門(mén)在內(nèi)的票據(jù)管理監(jiān)督體系，建立票據(jù)管理的稽核檢查機(jī)制，合理保證各項(xiàng)收入數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確。如票據(jù)稽核人員應(yīng)當(dāng)實(shí)時(shí)跟蹤票據(jù)使用情況，定期或不定期地核查票據(jù)的領(lǐng)、銷(xiāo)、存數(shù)量是否正確；仔細(xì)檢查已開(kāi)票據(jù)的金額大小寫(xiě)是否一致，存根號(hào)碼是否連續(xù)；及時(shí)復(fù)核各項(xiàng)收費(fèi)票據(jù)的金額匯總是否正確，是否適時(shí)足額上繳；票據(jù)管理人員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)對(duì)票據(jù)使用及收費(fèi)款項(xiàng)的上繳情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總、分析，并及時(shí)反饋至用票單位和稽查部門(mén)，有效防止票款的坐收坐支、截留挪用、私設(shè)小金庫(kù)等違規(guī)亂紀(jì)行為，真正發(fā)揮票據(jù)的資金監(jiān)管職能，提高高校資金的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

5.信息系統(tǒng)控制，全面提升票據(jù)管理水平。隨著票據(jù)管理制度的逐步健全， 高校應(yīng)當(dāng)加大票據(jù)管理系統(tǒng)信息化建設(shè)，盡可能將票據(jù)從購(gòu)買(mǎi)、入庫(kù)、領(lǐng)用、開(kāi)票、繳款、核銷(xiāo)、銷(xiāo)毀、稽查等各個(gè)環(huán)節(jié)納入統(tǒng)一管理；并使之與賬務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、監(jiān)審系統(tǒng)等互聯(lián)互通，將票據(jù)管理和學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密聯(lián)系。

首先，通過(guò)信息化手段對(duì)票據(jù)的購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、核銷(xiāo)、結(jié)存等環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)科學(xué)的管理流程，將全校所有的票據(jù)都納入票據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理并加以控制。其次，設(shè)立票據(jù)保管（發(fā)放）人員和票據(jù)審批人員的權(quán)限范圍，并通過(guò)和人事系統(tǒng)的互聯(lián)互通明確票據(jù)專(zhuān)管員責(zé)任，從制度上保證了票據(jù)領(lǐng)用的安全性。再次，根據(jù)《財(cái)政票據(jù)管理辦法》的規(guī)定，針對(duì)各使用單位開(kāi)展的業(yè)務(wù)設(shè)定相應(yīng)的收費(fèi)項(xiàng)目，明確收費(fèi)對(duì)象、收費(fèi)依據(jù)、啟用時(shí)間、截至?xí)r間，并可以在票據(jù)管理系統(tǒng)中直接生成及打印收費(fèi)許可證，真正做到依法合規(guī)收費(fèi)。最后，在票據(jù)管理系統(tǒng)中通過(guò)對(duì)使用部門(mén)、收費(fèi)項(xiàng)目、票據(jù)類(lèi)型等各項(xiàng)流程的設(shè)置，來(lái)規(guī)范票據(jù)的使用范圍和用途，并通過(guò)與賬務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通和財(cái)務(wù)入賬項(xiàng)目、入賬科目等財(cái)務(wù)入賬規(guī)則進(jìn)行校驗(yàn)，直接生成臨時(shí)憑單， 自動(dòng)進(jìn)行賬務(wù)處理，極大提高票據(jù)管理工作效率。

票據(jù)管理信息系統(tǒng)的健康運(yùn)行可以有效支持“申請(qǐng)使用、繳舊領(lǐng)新、分次限量、票款同步”的票據(jù)監(jiān)管新模式。符合《財(cái)政票據(jù)管理辦法》倡導(dǎo)的科學(xué)化、精細(xì)化管理的思路，有助于票據(jù)管理水平的全面提升。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校票據(jù)管理是財(cái)務(wù)管理中重要的基礎(chǔ)性工作，票據(jù)管理水平的提高離不開(kāi)日益完善的制度建設(shè)，人員素質(zhì)的不斷提升，票據(jù)電子化監(jiān)管的不斷推進(jìn)；由于票據(jù)管理環(huán)節(jié)眾多、種類(lèi)復(fù)雜、人員分散，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)票據(jù)管理的內(nèi)部控制建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和檢查；規(guī)范高校收費(fèi)行為，嚴(yán)禁違規(guī)使用財(cái)政票據(jù)，杜絕亂收費(fèi)；加強(qiáng)信息與溝通，搭建連接財(cái)務(wù)、人事、科研、審計(jì)等相關(guān)職能部門(mén)在內(nèi)的票據(jù)監(jiān)管信息平臺(tái)，確保票據(jù)領(lǐng)用有審批、開(kāi)票內(nèi)容有核對(duì)、收款入賬有監(jiān)督、票據(jù)核銷(xiāo)有督促，全面促進(jìn)票據(jù)管理科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。

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（作者單位：嘉應(yīng)學(xué)院財(cái)務(wù)處 廣東梅州 514015）

（作者簡(jiǎn)介：尹小娟，高級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：高校財(cái)務(wù)管理。）

（責(zé)編：賈偉）