淺議學校干部人事檔案的管理和改革

包志芳

摘 要：干部人事檔案不僅是考察和選擇使用干部的重要憑據(jù)，更是國家檔案管理工作的重要組成部分。對于學校而言，其不但是為貫徹執(zhí)行黨的方針路線，對選拔人才、知人善任進行服務的重要內(nèi)容之一，更是隸屬于學校管理的范疇。但是不可否認的是，隨著社會科技經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以及多元化思潮的不斷迸發(fā)，目前學校干部人事檔案的管理出現(xiàn)了諸多問題，甚至會對整個學校的發(fā)展乃至社會的精神文明及文化建設產(chǎn)生重大的影響，鑒于此，充分認識和改正這些問題，并對傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法進行改革，是當下不得不去面臨和解決的問題。本文以“學校干部人事檔案的管理和改革”為研究對象，通過對其重要性、以及目前管理工作中所存在的問題進行分析認知，進而從思想認識、管理基礎和質(zhì)量以及人員素質(zhì)等幾個方面來指出具體的改革措施，望對我校學校干部人事檔案的管理工作提出具體的、有針對性的措施與見解，促進學校檔案管理工作的開展與進行。

關鍵詞：人事檔案管理；干部人事檔案；管理改革

干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是組織、人事等有關部門按照黨的政策在培養(yǎng)選拔和任用干部等工作中形成的記載干部人事經(jīng)歷、政治、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料。干部人事檔案以干部個人為單位，便于集中保管和提供利用。筆者在2014年12月參加了由南平市人事局組織的學校干部人事檔案規(guī)范化整理的工作，有幾點深切認識和體會：

1 學校干部人事檔案管理工作的重要性

學校是培育知識分子和培養(yǎng)人才相對集中的地方，發(fā)掘人才、重用人才更是其一切管理工作的重中之重。而干部作為學校管理層面的靈魂人物，加強對其人事檔案的管理工作，對于整個學校的檔案管理工作而言，既是基礎，也是不容忽視的存在。

1、學校干部人事檔案是學校和干部教工的聯(lián)系紐帶

干部人事檔案是學校檔案的重要組成部分，是學校干部管理資料的核心內(nèi)容，是各所學校推進干部人事制度改革、干部教師隊伍建設等工作的重要參考資料。干部人事檔案記載了干部的自然狀況、社會關系和歷史、現(xiàn)實的表現(xiàn)，把這些材料存放保管在單位組織人事部門，可使廣大教職工對單位有一種歸屬感和信任感，加強了個人和組織的聯(lián)系。同時，對干部、教工形成一種無形的約束力，促使他們能夠更好地為學校的穩(wěn)定和發(fā)展做好本職工作，使學校的各項管理工作能夠順利實施。

2、學校干部人事檔案促進了教師隊伍的建設管理

學校教師隊伍的建設是學校培養(yǎng)適應我國經(jīng)濟建設需要的合格人才的重要保證。教師是學校教育過程中的主體，起著重要的主導作用，教師的素質(zhì)和水平直接影響教育教學質(zhì)量。學校干部人事檔案真實地記錄了全校每位教師的個人簡歷、學歷水平、專業(yè)技術考核、思想品德、工作業(yè)績等原始材料。學校依照這些原始材料，就可以了解每位教師的業(yè)務能力、學術水平，合理地使用每一位教師，使其在教學崗位上發(fā)揮更重要的作用。同時，在選拔優(yōu)秀人才、評定職稱時也可把個人人事檔案作為重要的依據(jù)，從而調(diào)動教師的積極性，促進了教師隊伍的建設和管理。

2 學校干部人事檔案管理工作中存在的問題

事實證明，雖然目前我國大部分學校已經(jīng)認識到干部人事檔案管理工作的重要性，但是卻不能從根本上理解解決很久以前遺留至今的問題，這些問題主要表現(xiàn)在干部人事檔案管理的意識淡薄、管理機制和管理方法的落后以及管理質(zhì)量的參差不齊。對于廣大學校而言，這些問題的出現(xiàn)，是由多方面原因所造成的，唯有正確看待和充分認知這些問題，才能有目的、有針對性的找到解決的方法，才能更好的促進學校檔案管理工作的開展。

1、管理的意識淡薄

干部人事檔案工作是組織人事工作的重要組成部分，是干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環(huán)節(jié)，管理好干部人事檔案在干部選拔任用工作中具有重大的意義。由于干部人事檔案工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項不引人注目、默默無聞的工作，因此有的同志會忽視了它的重要性。有的同志認為干部人事檔案工作是人事檔案工作人員的事情，與自己關系不大；有的同志雖然在口頭上講干部人事檔案工作的重要性，但在實際工作中卻不太重視。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和干部人事制度改革的深化，一些人產(chǎn)生了錯覺，以為干部人事檔案只是干部身份的記錄，可有可無。這些認識和做法都是錯誤的、有害的，在干部人事檔案管理過程中，出現(xiàn)了許多問題，可以說，管檔意識的淡薄是制約干部人事檔案工作的一個重要因素。

2、管理的機制和方法滯后

從這次的檔案規(guī)范化整理工作來看，各個學校對干部人事檔案的管理方法不同。有的學校干部人事檔案隸屬于組織部門，有的隸屬于人事部門，有的隸屬于辦公室，個人干部人事檔案材料非常不齊全。從工作性質(zhì)上來講，干部檔案應與文書檔案、科技檔案、會計檔案等一并歸入校綜合檔案室管理。但是許多學校并沒理順關系，材料較分散。如反映教學情況、教學獎懲的材料沒有及時歸入個人人事檔案，而是作為教師業(yè)務檔案存放在教務處。分散的管理格局，使干部檔案材料不能全面地反映干部的真實面貌，不能準確地反映個人的真實情況，也不能準確地評價一個人。管理的方法也只是單一的傳統(tǒng)模式，就是把記載干部本人原始基本狀況的履歷表、登記表、任免表、工資表裝入個人人事檔案，記載信息簡單，不能全面反映干部的特征。干部檔案信息載體形式單一，使用價值低，管理手段相對落后，基本處于手工操作階段。

3、管理的質(zhì)量不高

干部人事檔案管理的核心是提高檔案的質(zhì)量。但是從這次的規(guī)范化整理來看，各校都存在著檔案卷宗質(zhì)量不高普遍現(xiàn)象。有的個人人事檔案沒有及時歸檔，材料很不齊全，不能反映出個人的真實情況；有的材料沒有經(jīng)過認真鑒別，不應或重復歸檔，造成資源浪費；有的整理不規(guī)范，裝訂不整齊等狀況，大大降低了干部人事檔案的利用價值。

3 學校干部人事檔案管理工作改革措施

1、充分認識新形勢下加強干部人事檔案工作的重要意義

胡錦濤同志指出：“檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來?！痹谛碌男蝿莺托碌娜蝿障?，檔案工作者應該從全局和戰(zhàn)略的高度，認真深刻地理解上級的有關文件精神，進一步加強干部人事檔案工作，改革傳統(tǒng)的干部人事檔案材料的陳舊觀念和管理模式，充分發(fā)揮干部人事檔案工作的作用。

2、夯實基礎，狠抓業(yè)務工作

（1）注重人事檔案資料的收集

人事檔案材料的平時收集是檔案完整性、齊全性、準確性的基礎保證。在資料收集方面建立收集工作崗位責任制，使平時的收集工作落實到人，還要發(fā)揮檔案工作者的主觀能動性，改變檔案員只滿足于現(xiàn)狀坐等接收，別人交多少就收多少，交什么就收什么的情況，采取各種有效措施，把應該歸檔的個人檔案全部收集起來，調(diào)整和補充現(xiàn)有的個人檔案信息，使個人檔案材料更加完整齊全。與此同時，在高速發(fā)展的信息時代，一切工作都已節(jié)奏的快和準尉基本要素，因此在檔案信息的收集和整理方面，快速可以使其增值、落后也有可能喪失一切價值。因此檔案管理人員還必須無時無刻保持一種能夠緊張、高效地工作狀態(tài)，不僅能夠依靠常規(guī)的判斷與方法進行干部人事檔案的管理和手機，還能夠及時發(fā)現(xiàn)資料、及時歸檔。換言之，這需要其具備眼觀六路、耳聽八方的技能，需要其擁有敏銳的信息感知度，及時了解最先進的信息動態(tài)，做到及時收集，為領導的快速決策提供最最強有力的支持。

（2）注重人事檔案的歸檔質(zhì)量

明確歸檔的質(zhì)量要求，要熟練掌握個人人事檔案材料的范圍，把應該歸檔的文件應完整地歸檔，遵循人事檔案材料的形成規(guī)律和特點，保持材料之間的有機能聯(lián)系，保證歸檔檔案的質(zhì)量，提高人事檔案的利用價值和意義。當今世界競爭的本質(zhì)其實是人才的競爭，要想在競爭中求得生存、實現(xiàn)發(fā)展，歸根到底就是需要注重培養(yǎng)人才、發(fā)掘人才。而對于學校而言，人事檔案管理恰恰能為此提供最大程度的便利。因此，人事檔案管理工作要注意真實、全面的反應人員信息，包括來自學歷、職稱以及外語、計算機等等級證明材料；收集和整理各類科研成果，包括學術論文以及期刊著作發(fā)表等情況。本著一切利于學校人才配置、利于人才培養(yǎng)和專業(yè)設置的目的，全面、高效、細致地進行此方面工作，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（3）注重人事檔案的整理完善

檔案工作者在收集完各種個人檔案材料后要及時進行整理、分類，對多余或重復的資料進行篩選，從事人事檔案管理人員應該及時定期地對個人資料進行收集和整理規(guī)范，保證個人檔案信息能及時更新、充分反映出個人的現(xiàn)實情況，使其個人人事檔案更具有較高的使用和利用價值。

3、更新思想觀念，規(guī)范干部人事檔案管理

隨著科學技術的不斷發(fā)展，許多學校的干部檔案管理工作水平有著不同程度的提高。但從目前的狀況看，現(xiàn)有的索引目錄和檢索案卷目錄是遠遠不夠的，檔案管理現(xiàn)代化已提上日程。要大膽解放思想，改變過去那種把干部人事檔案工作神秘化、孤立化的舊觀念，要把干部人事檔案和干部信息結(jié)合起來。同時，要沖破傳統(tǒng)的干部人事檔案材料的管理模式，立足于干部檔案資源的開發(fā)利用，規(guī)范干部人事檔案管理。因此要進一步完善干部人事檔案查借閱、收集、鑒別歸檔、轉(zhuǎn)遞、檢查核對等制度，加強與形成干部人事檔案材料部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，形成有效的工作機制，將工作落實到日常管理中，不斷鞏固和提高干部人事檔案工作水平。

4、加強干部人事檔案管理隊伍的建設，提高干部檔案管理人員素質(zhì)。

做好干部人事檔案工作，必須建設一支政治強、業(yè)務精、作風硬的專業(yè)人才隊伍。學校干部人事檔案管理人員應具備優(yōu)秀的思想政治品質(zhì)、埋頭實干的優(yōu)良作風、無私奉獻的優(yōu)良品質(zhì)、扎實的檔案專業(yè)基礎知識和現(xiàn)代管理能力等。檔案管理人員要經(jīng)得起市場經(jīng)濟的考驗，樂于奉獻，具有良好的職業(yè)道德和吃苦耐勞的精神。學校干部人事檔案管理員要通過自學、參加培訓等形式，成為熟悉組織人事工作和掌握有關業(yè)務技能的多面手，深入研究新時期組織人事工作的特點和需求，增強工作的預見性和主動性，為學校干部人事檔案工作決策提供高質(zhì)量高效率的服務。

綜上所述，隨著改革開放的深入進行以及社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，不同學校在其教育教學以及管理質(zhì)量上都出現(xiàn)了“質(zhì)”的飛躍。雖然不少學校在干部人事檔案的管理上進行了一定程度的改革和創(chuàng)新，但同社會科技的快速行進相比，其還是存在著些許落后與不足，鑒于此就需要廣大學校在充分認識新形勢下加強干部人事檔案工作重要意義的前提下，不斷夯實基礎、狠抓業(yè)務工作，并且隨時更新思想觀念，規(guī)范干部人事檔案管理；加強干部人事檔案管理隊伍的建設，提高干部檔案管理人員素質(zhì)。唯有如此才能與日新月異的社會經(jīng)濟與學校發(fā)展抓概況相適宜，進而不斷提高人事檔案管理的價值。

參考文獻

[1]柳恩旺，陳玉成.社會主義市場經(jīng)濟條件下干部人事檔案的建設和管理[J].檔案天地，2002（04）.

[2]陳燕農(nóng)，楊一江，于蘇紅.改革人事檔案管理，適應社會發(fā)展需要[J]. 成都理工大學學報（社會科學版），2004（04）.

[3]郭明，齊園園，唐亮.淺議如何加強高校干部人事檔案管理工作[J].科技視界，2013（29）.

[4]陳源.淺談干部人事檔案管理工作在改革開放中存在的問題[J].科教文匯（下旬刊），2012（11）.

[5]王紅.加強高校干部檔案管理工作 為高校的建設和發(fā)展提供重要保證[J].廣西中醫(yī)學院學報，2003（02）.

[6]李華天，邱美鳳.高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].湖北水利水電職業(yè)技術學院學報，2007（02）.