衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理研究

摘 要：由于衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)具有特殊的職能，其監(jiān)督執(zhí)法檔案具有類別眾多、分類精細、數(shù)量巨大等特征。衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理，旨將傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，從而提升建庫效率，最終提高檔案的應(yīng)用效率。本文主要分析了衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的重要性，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化內(nèi)容，衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)構(gòu)建數(shù)字化檔案的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法；檔案；數(shù)字化管理

1 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理的重要性

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案是指衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)在依據(jù)衛(wèi)生法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定，對行政管理相對人遵守法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的情況進行監(jiān)督檢查，對違法行為追究法律責(zé)任的行政執(zhí)法活動中，直接形成的具有保持價值的文字、圖表、聲像等各種形式為載體的文件材料。

（一）推動檔案數(shù)字化管理

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案將保管和利用檔案從傳統(tǒng)手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)椴杉畔⒑同F(xiàn)代化管理，科學(xué)配置衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案信息資源，是將優(yōu)質(zhì)服務(wù)提供給社會的主要途徑。通過衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化建設(shè)，可使衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法機構(gòu)及時、準確的收集信息，從而共享檔案信息資源。采用信息技術(shù)，不但可以節(jié)省時間，還對檔案內(nèi)容有效豐富。利用檔案數(shù)字化，促使衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案載體的多樣化，對檔案原件積極保護，提升管理檔案效率，獲得直觀與形象的檔案信息，為檔案應(yīng)用提升便利性。

（二）充分保證領(lǐng)導(dǎo)決策

及時準確的決策，恰當(dāng)?shù)墓芾泶胧?，需要通過可靠、穩(wěn)定的信息和迅速的綜合分析能力提供保障。對此，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理將體現(xiàn)出其優(yōu)勢：一方面，處理衛(wèi)生監(jiān)督文書過程與管理完成數(shù)字化管理，為領(lǐng)導(dǎo)提供了科學(xué)決策的手段；另一方面，衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法機構(gòu)依法監(jiān)督產(chǎn)生的電子檔案，對于衛(wèi)生管理水平的提升制造了條件。衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案是衛(wèi)生監(jiān)督工作的初始資料，是掌握衛(wèi)生監(jiān)督管理情況的重要條件。同時，各級領(lǐng)導(dǎo)還可以結(jié)合衛(wèi)生監(jiān)督檔案相關(guān)信息，制定工作計劃，進一步提升管理水平。

（三）提高執(zhí)法工作效率

檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，資源共享，不僅節(jié)約保管空間，避免紙張與人員的浪費，而且對于檔案的保存提供了更為可靠的安全保障，杜絕發(fā)生篡改檔案的行為。數(shù)字化管理要求檔案及時歸檔，從而保障衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)的完整性、即時性，方便執(zhí)法檔案的查閱，極大程度的提升檔案利用效率，提高衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)執(zhí)法服務(wù)質(zhì)量。

2 衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化內(nèi)容

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化是指將衛(wèi)生行政執(zhí)法全過程記錄中所產(chǎn)生的文字記錄、同步音像資料、采集的電子數(shù)據(jù)信息等各種載體的檔案資源，利用掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等方式轉(zhuǎn)化為圖片、聲音等數(shù)字化的檔案信息，在磁盤、光盤等容量大的存儲介質(zhì)上以數(shù)字化的形式保存，同時采取各類便捷的查詢方式對需要的檔案資料快速檢索，向局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等發(fā)布，進而達到數(shù)字化檔案管理目標。

1.檔案數(shù)字化。衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化過程也就是對衛(wèi)生行政執(zhí)法全過程記錄進行收集、整理與歸納。由于一些檔案資料大小制式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)格式不一致，所以在掃描、轉(zhuǎn)化等建檔過程中必須通過人工進行輔助，特別是在實物檔案的人工整理歸檔中可以恰當(dāng)融合輔助。針對頁面超大的材料，可以采取成本低廉的數(shù)字照相方法；利用掃描圖像化各種監(jiān)督執(zhí)法文書；在監(jiān)督執(zhí)法中拍攝的各類圖像資料可以實施技術(shù)處理，有效實行壓縮處理，建立較為完整的數(shù)字檔案庫。

檔案存儲的方式有兩種：文件與數(shù)據(jù)庫方式，文件方式雖然比較簡單容易完成，但是卻不能保證檢索效率與安全性，僅在沒有要求較高速度、安全性低的小型檔案庫中應(yīng)用。當(dāng)出現(xiàn)較大數(shù)量的檔案時，應(yīng)利用數(shù)據(jù)庫方式，選擇高性能、大容量、操作便捷的存儲系統(tǒng)。

2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。目前，大部分衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)都已成功應(yīng)用了網(wǎng)絡(luò)化。衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理也需要利用這一優(yōu)勢，只有檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，才可以充分表現(xiàn)出檔案數(shù)字化的所有優(yōu)勢，促使衛(wèi)生監(jiān)督工作程序化、規(guī)范化。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化有效的解決了傳統(tǒng)查詢檔案的很多問題，在時間與空間上不會對檔案的利用造成限制。通過提供優(yōu)秀的由數(shù)據(jù)庫支撐的檔案系統(tǒng)管理軟件，多人同時進行檔案查詢時不會出現(xiàn)沖突，不僅提升工作效率以及檔案信息的共享程度，而且對資源配置有效進行了優(yōu)化。

3.建立檔案管理軟件。根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案工作和提供服務(wù)的需求，建立功能完善、操作便捷的管理軟件。衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案已經(jīng)從卡片式目錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮幽夸浌芾?，實現(xiàn)“一戶一檔”管理，自動將日常衛(wèi)生監(jiān)督工作中對一個監(jiān)管對象的許可、監(jiān)督和處罰信息歸類在一起，設(shè)置在線歸檔、查閱、統(tǒng)計分析等多種功能，與日常業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，有效整合衛(wèi)生監(jiān)管的信息資源，為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法提供幫助。

3 衛(wèi)生監(jiān)督部門構(gòu)建數(shù)字化檔案的相關(guān)建議

當(dāng)前，我國大部分衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)都已開始推行衛(wèi)生行政執(zhí)法全過程記錄，衛(wèi)生行政許可、日常監(jiān)督、行政處罰數(shù)字化程度較高，可是徹底實現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化管理的卻極少，究其原因是檔案數(shù)字化管理還缺少一整套完善的規(guī)范之外，還存在基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、技術(shù)條件等限制。還需要從以下幾方面進行不斷努力。

1.培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)秀人才。數(shù)字化檔案管理工作不但要了解監(jiān)督執(zhí)法工作，還要熟悉數(shù)字化的開發(fā)與應(yīng)用，體現(xiàn)出很強的實踐性，這一優(yōu)秀的復(fù)合性人才是當(dāng)前全部管理工作中急需培養(yǎng)的重點，應(yīng)當(dāng)受到各級領(lǐng)導(dǎo)的極高關(guān)注。

2.檔案數(shù)字化管理工程體現(xiàn)出系統(tǒng)化特點，其并不是一蹴而就的工作，必須在科學(xué)規(guī)劃下，分步驟分階段的進行實施。數(shù)字化過程需要對衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案管理龐大的歷史存量檔案以及每一年增加的檔案全面考慮，科學(xué)設(shè)計建檔程序。對于存量檔案，可以通過具有較高利用率的、有效的監(jiān)督執(zhí)法材料先實施建檔，充分確保在短時間內(nèi)發(fā)揮數(shù)字化檔案庫的應(yīng)用價值。

3.衛(wèi)生監(jiān)督檔案數(shù)字化必須形成一致的標準。國家檔案局已經(jīng)制定了電子文件檔案要求，為全國性電子文件管理制定了科學(xué)規(guī)范。監(jiān)督執(zhí)法檔案其更加具有獨特性，當(dāng)前還是缺少一致的規(guī)范。一些單位已經(jīng)走了很多冤枉路，不能獲得較好的應(yīng)用效果。因此，最關(guān)鍵的是構(gòu)建一整套與衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法管理數(shù)字化檔案相適合的標準，以便對各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案工作進行規(guī)范。

4 結(jié)束語

隨著不斷發(fā)展和應(yīng)用的計算機技術(shù)，檔案事業(yè)將信息化建設(shè)作為發(fā)展重點。衛(wèi)生監(jiān)督機構(gòu)將信息化建設(shè)作為主要工作，也開始在檔案管理過程中啟用數(shù)字化。本文具體是對衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理實行分析，研究怎樣在確保質(zhì)量、提高效率的基礎(chǔ)上，對有著龐大數(shù)量的紙質(zhì)、電子檔案規(guī)范管理?？茖W(xué)制定衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，為檔案數(shù)字化工作提供大量經(jīng)驗，對信息化進程有效促進，提高應(yīng)用檔案的效率。

參考文獻

[1]王雪萍.淺析我國檔案數(shù)字化建設(shè)實踐與發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊，2011，（2）

[2]劉新安，桑書宇.檔案實體屬性的研究及其意義[J].浙江檔案，2013，（4）

作者簡介

丁偉明（1979-），男，河北承德，助理館員，本科，主要研究方向：檔案管理。