淺談檔案掃描工作的要點(diǎn)

摘 要：社會(huì)的高度信息化給檔案工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案保護(hù)和利用工作，已不再適應(yīng)當(dāng)今科技發(fā)展的需求，為了便于檔案信息的收集、保存和利用，采用數(shù)字圖形處理技術(shù)等現(xiàn)代化手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，已成為當(dāng)今檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。而這一切都需要已檔案掃描為基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；數(shù)字化；檔案掃描

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，檔案信息化數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)是檔案管理工作的熱點(diǎn)和重點(diǎn)。所謂紙質(zhì)檔案數(shù)字化（簡(jiǎn)稱數(shù)字檔案）就是利用數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。它包含兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄的數(shù)字化，目標(biāo)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引并科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案全文信息的數(shù)字化。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用給我們檔案工作者帶來了極大的方便。人們對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍，一方面對(duì)計(jì)算機(jī)管理檔案又提出了新的要求，使計(jì)算機(jī)管理檔案的應(yīng)用項(xiàng)目由當(dāng)初的幾個(gè)環(huán)節(jié)逐步發(fā)展到檔案管理的過程，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理的對(duì)象由目錄發(fā)展到全文。近期，筆者通過對(duì)檔案的全文掃描、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、全文檢索應(yīng)用等工作實(shí)踐，認(rèn)識(shí)到要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檢索速度快、存儲(chǔ)容量大的優(yōu)勢(shì)，必須做好檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的手段之一就是通過計(jì)算機(jī)和掃描儀對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描并對(duì)掃描件進(jìn)行二次處理，做到檔案資源數(shù)字化的目標(biāo)。

在進(jìn)行檔案數(shù)字化加工過程中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1 掃描前的準(zhǔn)備工作

對(duì)需要掃描的館藏檔案進(jìn)行總體了解和統(tǒng)計(jì)。對(duì)需要進(jìn)行全文檢索以及目錄檢索的檔案進(jìn)行分類，因?yàn)檫@兩種方法在加工過程中的處理方式不同，因此對(duì)紙張的大小及數(shù)量進(jìn)行摸底，做到心中有數(shù)。

2 掃描的技術(shù)手段

檔案掃描是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)工作，掃描質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤上的檔案圖像文字的清晰度和還原效果，因此要保證質(zhì)量必須采取必要的技術(shù)手段。檔案原件的清晰度直接影響著掃描質(zhì)量，因此掃描過程中，應(yīng)針對(duì)原件的具體情況，采用相應(yīng)的技術(shù)手段，以達(dá)到滿意的效果。對(duì)于原件比較清晰的文書檔案一般采用300dpi，用此分辨率既能夠達(dá)到與原稿同樣地清晰度，并適合打印。但是對(duì)于原件不太清楚的檔案，應(yīng)具體情況具體分析，可以采用更高一些的分辨率。對(duì)于需要進(jìn)行全文檢索的文書檔案，分辨率應(yīng)不低于600dpi。因?yàn)閷?duì)于全文檢索的電子文件需要進(jìn)行二次處理，雖然較高的分辨率會(huì)多消耗計(jì)算機(jī)的資源，但是全文檢索能夠提高檢索的效率。

3 選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺绞?/p>

掃描方式直接影響到掃描的速度和掃描件的大小，因此在掃描之前，我們應(yīng)先根據(jù)被掃描檔案的類型，選擇一種適當(dāng)?shù)膾呙璺绞?，才有可能獲得較高的掃描效果。掃描程序一般提供了三種掃描方式：黑白、灰度和彩色。這種三種方式各有優(yōu)缺點(diǎn)，需要對(duì)不同的紙張進(jìn)行不同的選擇。對(duì)于一般性的文書檔案中“白紙黑字”的原稿，采用黑白掃描即可。對(duì)于一些像錄取名冊(cè)等這類復(fù)印紙張的檔案，可以采用灰度掃描，因?yàn)楹诎讙呙枞菀讈G失內(nèi)容。對(duì)于照片等需要保留色彩信息的檔案則采用彩色掃描。

4 圖像保存格式

檔案掃描是檔案信息化建設(shè)中一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。目前在檔案領(lǐng)域，存儲(chǔ)檔案數(shù)字化圖像的標(biāo)準(zhǔn)格式一致是國(guó)家檔案局推薦的通用文件格式—TIFF文件格式。TIFF（Tagged Image File Fromat），即標(biāo)記圖像文件格式，是一種專門為頁(yè)面排版開發(fā)的一種圖像文件格式，是使用最廣泛的圖像文件格式，大多數(shù)掃描儀都支持輸出TIFF格式圖像文件。目前大多數(shù)檔案館掃描原件生成的圖像都采用這種文件格式。近年來，由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化的要求越來越高，若需對(duì)電子檔案進(jìn)行全文檢索，則TIFF文件就有了一定的局限性。因此當(dāng)前在國(guó)內(nèi)數(shù)字化檔案館的試點(diǎn)工作中，對(duì)傳統(tǒng)檔案全文數(shù)字化，主要采用高速掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描成電子格式存儲(chǔ)并加以利用的過程，掃描后形成的電子信息為接近原件原貌的PDF（PortableDocument Format的簡(jiǎn)稱，意為“便攜式文檔格式”）文件格式，PDF文件以PostScrip語(yǔ)言圖像模型為基礎(chǔ)，無(wú)論在哪種打印機(jī)上都可以保證精確的顏色和準(zhǔn)確的打印效果，即PDF會(huì)忠實(shí)地再現(xiàn)原稿的每一個(gè)字符、顏色以及圖像。采用PDF格式可以達(dá)到存儲(chǔ)容量小、網(wǎng)上傳輸速度快等特點(diǎn)。當(dāng)然，這種大批量的檔案信息數(shù)字化過程需要相關(guān)系統(tǒng)軟件的配合，實(shí)現(xiàn)全文檢索。

5 數(shù)據(jù)備份

檔案掃描后形成的掃描件，通過檢驗(yàn)并審核“合格”后，應(yīng)及時(shí)的導(dǎo)入綜合檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，并與本單位的綜合檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接。除了在服務(wù)器中的數(shù)據(jù)備份以外，還應(yīng)有其他備份方式。本單位采用移動(dòng)硬盤和光盤刻錄兩套方案來備份。備份數(shù)據(jù)并非冗余數(shù)據(jù)，可以起到以防外衣的作用。對(duì)備份數(shù)據(jù)定期進(jìn)行檢查，檢查載體的物理狀態(tài)及其所存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的可讀性和可用性，以便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)挽救。若數(shù)據(jù)庫(kù)信息發(fā)生問題，及時(shí)啟動(dòng)備份數(shù)據(jù)信息進(jìn)行恢復(fù)。

以上為本文在此次檔案掃描工作過程中的一點(diǎn)心得體會(huì)，不足之處敬請(qǐng)批評(píng)指正。在以后的工作中希望檔案同仁互相溝通和交流，為檔案事業(yè)的發(fā)展盡綿薄之力。

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作者簡(jiǎn)介

王曉敬（1983-），女，河南安陽(yáng)，館員，碩士，三峽大學(xué)檔案館，檔案管理。