淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略

郭蕾

摘 要：目前我國社會經(jīng)濟(jì)已經(jīng)得到了全面且快速的發(fā)展，在此情況下，我國的電子計算機(jī)信息水平與技術(shù)水平亦得到了顯著提高。由此，我國各方面的檔案管理中逐漸引進(jìn)了數(shù)字化管理模式。檔案管理實(shí)際上是我國一項(xiàng)較為基礎(chǔ)的管理工作，與國家的安全生產(chǎn)等息息相關(guān)。檔案數(shù)字化建設(shè)將能夠使得我國檔案管理更加符合時代發(fā)展需求。為了探究目前我國檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與發(fā)展策略，本文主要對檔案數(shù)字化概念及其建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行了闡述。在此基礎(chǔ)上分析了個別存在與檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐中的問題，并提出了兩點(diǎn)發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

檔案當(dāng)中記錄了我們?nèi)粘Ｉ町?dāng)中的基本資料，檔案管理是我國信息資源管理工作之一?，F(xiàn)今人們的生活水平隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展已經(jīng)得到了顯著提高，檔案的形式、內(nèi)容以及種類均逐漸增多。采用傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行檔案管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)今時代發(fā)展的需求。因而，我國需要采用先進(jìn)的、科學(xué)的數(shù)字化管理方式進(jìn)行檔案管理。通過數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，且保證檔案資源的完整性。在該方面，我國已經(jīng)取得了一定成績，但是仍舊需要不斷深入進(jìn)行研究，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，制定發(fā)展策略。

1 檔案數(shù)字化概念

伴隨先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息通訊技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了快速的發(fā)展。我國各個行業(yè)中均出現(xiàn)了數(shù)字化技術(shù)的身影，檔案管理工作中亦涉及到了數(shù)字化技術(shù)，即檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化主要是指在檔案管理中，管理人員將檔案當(dāng)中的資料與信息均以數(shù)字化的形式，通過計算機(jī)系統(tǒng)和程序進(jìn)行存儲。如此便能夠節(jié)省大量的實(shí)體檔案資料存放空間。存儲與計算機(jī)信息系統(tǒng)中的檔案資源能夠直觀、簡單且便捷的進(jìn)行查找。并且能夠通過網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享。由此有利于資源的調(diào)動，最終實(shí)現(xiàn)了檔案資源的優(yōu)化配置。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容

檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容可以分為三個不同角度進(jìn)行理解。第一，就檔案數(shù)字化的應(yīng)用程度而言。首先包含了檔案管理部門的目錄索引數(shù)據(jù)庫建設(shè)，便于管理人員進(jìn)行檔案資料的查找。其次包含了檔案全部內(nèi)容數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，其中涵蓋的目錄索引、檔案數(shù)據(jù)庫等更加完整和全面。第二，就檔案數(shù)字化的應(yīng)用對象而言。首先，表現(xiàn)為紙質(zhì)檔案。該部分檔案需要進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而上傳到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中。其次，表現(xiàn)為高校、企事業(yè)檔案[1]。高校和企事業(yè)單位均需要建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，便于進(jìn)行檔案信息的存儲，以保證其具有真實(shí)、準(zhǔn)確和及時性。第三，就檔案的應(yīng)用過程而言。檔案數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)該包含收集、整理、上傳、存儲以及查詢等多個方面功能。

3 我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐存在的問題

3.1 人們檔案數(shù)字化觀念較為落后

目前人們?nèi)耘f比較習(xí)慣采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式進(jìn)行檔案管理。該部分紙質(zhì)檔案目前仍被采用了目錄式、柜架式的保存形式。該種傳統(tǒng)的檔案管理方法不僅占用了大量的實(shí)體存儲空間，亦產(chǎn)生了較高的管理成本。同時，在管理當(dāng)中若發(fā)生了保存不當(dāng)現(xiàn)象，將會使檔案資料出現(xiàn)嚴(yán)重的損毀。雖然個別單位已經(jīng)采用了先進(jìn)的數(shù)字化管理模式，但是僅僅對檔案的目錄級別進(jìn)行了管理，并未將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化。因而在實(shí)際的使用過程中，仍舊需要在檔案庫房中進(jìn)行查詢。該種方式并不能夠稱為檔案數(shù)字化。

3.2 檔案數(shù)字化管理盲目性較大

我國為了加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立了諸多數(shù)字檔案館。政府對其網(wǎng)絡(luò)工程的建設(shè)力度逐漸加大，已經(jīng)加快了數(shù)字化建設(shè)的步伐。在此情況下，部分傳統(tǒng)的檔案館均開始積極籌備資金，準(zhǔn)備展開檔案數(shù)字化建設(shè)工程。但是，對于大部分正在建設(shè)或未開始建設(shè)的檔案館而言，均存在著技術(shù)性問題難以良好解決、資金投入不足等問題[2]。由于上述問題的存在，使得建成投入使用的檔案數(shù)字化并不能夠真正發(fā)揮其重要作用。大部分檔案館僅能夠提供檔案的一級或者二級目錄搜索，并不能夠?qū)n案進(jìn)行有效查閱。

4 我國檔案數(shù)字化建設(shè)的時間發(fā)展策略

4.1 加大檔案數(shù)字化建設(shè)的人才培養(yǎng)力度

未來的檔案數(shù)字化建設(shè)中，需要大力引進(jìn)優(yōu)秀人才，并且要加強(qiáng)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)力度。通過優(yōu)秀人才對檔案數(shù)字化的建設(shè)，逐漸提高建設(shè)水平，改變?nèi)藗兊膫鹘y(tǒng)認(rèn)知。在選擇人才時，傳統(tǒng)檔案管理工作人員并不能夠符合要求，其并沒有符合時代發(fā)展的數(shù)字化建設(shè)意識。因而需要挑選更加專業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)、人才，將其分布于檔案數(shù)字化建設(shè)的管理與技術(shù)執(zhí)行等方面，以便更加有效的配合工作。選擇人才時，首先要考慮人才是否具有檔案管理的能力。其次，在培養(yǎng)人才的過程中要逐漸發(fā)現(xiàn)其優(yōu)點(diǎn)以及特長，發(fā)揮其工作的積極性和帶動性，逐漸帶領(lǐng)人們認(rèn)識檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)。

4.2 正確處理檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)性問題

檔案數(shù)字化建設(shè)中存在技術(shù)性問題將會導(dǎo)致建成后的檔案數(shù)字館難以有效發(fā)揮其作用。在進(jìn)行建設(shè)的過程中，必須綜合考慮到檔案數(shù)字化適用性與技術(shù)之間的重要管理[3]。涉及到的每一項(xiàng)技術(shù)均需要提供大量資金進(jìn)行支持。一般面對該情況，檔案管理部門均會采用技術(shù)外包的形式進(jìn)行建設(shè)，以便獲得有力的技術(shù)支持。外包的形式主要依靠企業(yè)進(jìn)行計算機(jī)信息網(wǎng)站以及數(shù)字檔案建設(shè)工作。但是，采用技術(shù)外包的形式需要大量的費(fèi)用，大部分傳統(tǒng)檔案館均難以承受。因而，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時，可以采用主要技術(shù)和相關(guān)技術(shù)外包的形式進(jìn)行建設(shè)，以此將此建設(shè)成本。

5 結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)今人們生活水平的提高產(chǎn)生了各種類型和形式的檔案。檔案管理工作面臨著重要的挑戰(zhàn)。但是在計算機(jī)信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展下，檔案管理將逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，必須注意避免建設(shè)觀念落后、建設(shè)資金投入不足以及建設(shè)技術(shù)性問題難解決等問題。必須重視依靠優(yōu)秀的建設(shè)人才，以及先進(jìn)的建設(shè)技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化的建設(shè)，以便保證投入使用的數(shù)字化檔案館能夠提供安全、有效、簡便的檔案信息共享。

參考文獻(xiàn)

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