“知識(shí)型”高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求及方案

邱玥

摘 要：知識(shí)管理就是將知識(shí)視為某種資源加以管理。對(duì)“知識(shí)管理”的概念可從狹義和廣義的不同角度理解。所謂狹義的知識(shí)，包括對(duì)知識(shí)的創(chuàng)造、獲取、管理主要是針對(duì)知識(shí)本身的管理加工、存儲(chǔ)、傳播、應(yīng)用和管理；而廣義的知識(shí)管理不僅包括對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理而且還包括與知識(shí)有關(guān)的各種資源和無(wú)形資產(chǎn)的管理，涉及知識(shí)組織、知識(shí)設(shè)施、知識(shí)資產(chǎn)、知識(shí)管理人員的全過(guò)程的管理。本文旨在借助知識(shí)管理的理念思考闡述“知識(shí)型”高校數(shù)字檔案館建設(shè)的要求與方案。

關(guān)鍵詞：知識(shí)型；高校；數(shù)字檔案館

1 高校數(shù)字檔案館實(shí)施目標(biāo)

高校數(shù)字檔案館的目標(biāo)是通過(guò)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行檔案統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理，利用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，建立具有管理標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、安全可靠的數(shù)字化檔案館，構(gòu)建高校行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案業(yè)務(wù)管理體系，并為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員提供決策支持和信息服務(wù)，使之成為通貫高校歷史，橫聚知識(shí)精華的行業(yè)內(nèi)示范性數(shù)字檔案館。

2 基于知識(shí)管理的高校數(shù)字檔案館建設(shè)要求

高校涉及到行政部門(mén)、教學(xué)系部、基礎(chǔ)研究室等不同部門(mén)。為此建立的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)系統(tǒng)要能夠覆蓋整個(gè)高校的處室、及個(gè)人，使其建立不同層次的檔案知識(shí)庫(kù)，滿(mǎn)足檔案管理的需求及實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，并可滿(mǎn)足高校分級(jí)管理的目的。

在高校檔案信息服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)上，概括起來(lái)要滿(mǎn)足以下幾點(diǎn)要求：

1、檔案信息服務(wù)集成化。

（1）要實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)外部知識(shí)的集成化。數(shù)字檔案館平臺(tái)要能成為一個(gè)綜合性的檔案信息利用平臺(tái)?？梢葬槍?duì)互聯(lián)網(wǎng)上與本部門(mén)工作有關(guān)的熱點(diǎn)信息、最新動(dòng)態(tài)、相關(guān)政策等信息，設(shè)計(jì)關(guān)鍵詞進(jìn)行抓取，進(jìn)入自建檔案庫(kù)，供日常工作參考利用。

（2）是對(duì)數(shù)字檔案館藏檔案信息的知識(shí)管理。數(shù)字檔案館平臺(tái)對(duì)高校各種檔案信息要素進(jìn)行融合集成，如文書(shū)檔案、科研檔案、教學(xué)檔案等等，通過(guò)集成，形成統(tǒng)一的檢索平臺(tái)、一次性用戶(hù)認(rèn)證以及不同系統(tǒng)間的無(wú)縫鏈接，從而建立起完整的、綜合的、集成化的檔案信息服務(wù)平臺(tái)體系。檔案網(wǎng)站信息服務(wù)集成能夠?yàn)闄n案網(wǎng)站的用戶(hù)提供快捷、全面、結(jié)構(gòu)化、經(jīng)濟(jì)性的檔案信息服務(wù)。同時(shí)保證批量檔案信息的快速導(dǎo)入導(dǎo)出。

2、檔案信息服務(wù)動(dòng)態(tài)化。

檔案信息服務(wù)動(dòng)態(tài)化，即檔案信息服務(wù)的更新。數(shù)字檔案館平臺(tái)通過(guò)信息服務(wù)動(dòng)態(tài)化建設(shè)，將用戶(hù)的信息需求擺在首要地位，充分注重用戶(hù)的反饋情況，并據(jù)此不斷調(diào)整服務(wù)策略與方式。同時(shí)，通過(guò)建立對(duì)用戶(hù)需求的調(diào)查與預(yù)測(cè)以及與用戶(hù)的交互，對(duì)用戶(hù)需求做出更加敏捷的反應(yīng)，形成一個(gè)面向用戶(hù)的動(dòng)態(tài)化檔案網(wǎng)站系統(tǒng)。

3、檔案信息服務(wù)知識(shí)化。

檔案知識(shí)服務(wù)強(qiáng)調(diào)在分析的基礎(chǔ)上對(duì)檔案資源進(jìn)行深層的開(kāi)發(fā)和利用，從文獻(xiàn)單元深化到知識(shí)單元，提供知識(shí)服務(wù)。數(shù)字檔案館平臺(tái)應(yīng)利用自己獨(dú)特的知識(shí)能力，通過(guò)信息的分析和重組形成符合用戶(hù)需要的，為用戶(hù)創(chuàng)造價(jià)值的檔案知識(shí)產(chǎn)品，通過(guò)顯著提高數(shù)字檔案信息用戶(hù)的知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新效率實(shí)現(xiàn)其價(jià)值增值。

可以在數(shù)字檔案館信息管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上構(gòu)建館內(nèi)知識(shí)管理平臺(tái)，構(gòu)架館內(nèi)知識(shí)管理平臺(tái)并不是要拋棄原有的信息管理平臺(tái)另建一套系統(tǒng)，可以充分利用原有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及建設(shè)好的系統(tǒng)，當(dāng)然需要在原有的平臺(tái)上增加補(bǔ)充某些功能。

3 基于知識(shí)管理的高校數(shù)字檔案館建設(shè)方案

根據(jù)以上要求，系統(tǒng)應(yīng)具備一下幾種功能，從而滿(mǎn)足知識(shí)管理的要求。

1、系統(tǒng)提供情報(bào)搜索的功能，通過(guò)定義主題，并根據(jù)主題定義其包含關(guān)鍵詞信息，系統(tǒng)可以根據(jù)主題包含的關(guān)鍵詞從互聯(lián)網(wǎng)上自動(dòng)搜索相關(guān)信息并自動(dòng)歸入到對(duì)應(yīng)主題下，為所有用戶(hù)的日常業(yè)務(wù)工作提供素材。

2、系統(tǒng)提供管理信息平臺(tái)化、全文檢索、通用接口以及數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。通過(guò)利用信息化平臺(tái)功能，管理員可以建立對(duì)多種檔案類(lèi)型的管理規(guī)則，包括檔案類(lèi)型、報(bào)表、檔號(hào)規(guī)則、字段值設(shè)置、數(shù)據(jù)查重等業(yè)務(wù)規(guī)則；通過(guò)利用全文檢索功能，系統(tǒng)提供統(tǒng)一的檢索平臺(tái)，系統(tǒng)所有用戶(hù)均可利用該平臺(tái)完成權(quán)限范圍內(nèi)檔案信息的檢索；通過(guò)利用數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出功能，用戶(hù)可以將系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息導(dǎo)出以供其它系統(tǒng)利用，也可以將外部信息導(dǎo)入到系統(tǒng)中；通過(guò)利用通用接口功能，任何遵循接口標(biāo)準(zhǔn)的其他系統(tǒng)均可將其歸檔數(shù)據(jù)接入到本系統(tǒng)中。通過(guò)與用戶(hù)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成，可以實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄。

3、系統(tǒng)提供在線交流的功能。通過(guò)利用該功能，普通用戶(hù)可以將自己意見(jiàn)和建議及時(shí)地反饋給管理員，管理員可以及時(shí)地對(duì)用戶(hù)的意見(jiàn)和建議給與答復(fù)，并根據(jù)用戶(hù)的意見(jiàn)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行改造和提升，以滿(mǎn)足廣大用戶(hù)的要求。

4、系統(tǒng)利用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及檔案知識(shí)對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行分類(lèi)組織，將最新檔案信息“推送”到用戶(hù)面前，開(kāi)展各種個(gè)性化服務(wù)，包括的內(nèi)容有創(chuàng)建個(gè)人的收藏夾、保存檢索結(jié)果和檢索歷史，創(chuàng)建個(gè)人的數(shù)據(jù)庫(kù)檢索集和電子檔案列表，并可定制專(zhuān)題檔案資料。

總之，基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館對(duì)檔案信息的處理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)知識(shí)的識(shí)別、挖掘和重組，知識(shí)管理的目的是在檔案信息管理的基礎(chǔ)上，通過(guò)知識(shí)挖掘和知識(shí)重組，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新，提高組織的創(chuàng)新能力、反應(yīng)能力以及技術(shù)技能。知識(shí)管理在管理對(duì)象、管理方式和技術(shù)以及管理目的等方面對(duì)檔案信息管理予以拓展和深化。

將目前基于信息管理的數(shù)字檔案館建設(shè)上升到基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館建設(shè)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的要求，尤其對(duì)于大量即將建設(shè)的國(guó)家數(shù)字檔案館來(lái)說(shuō)，直接進(jìn)行基于知識(shí)管理的體系結(jié)構(gòu)建設(shè)，可以使其具有先進(jìn)性，省去信息管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)換的環(huán)節(jié)，同時(shí)為社會(huì)提供更好的知識(shí)服務(wù)。